Teamspaces

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Teamspaces erklärt

In Team Spaces kannst du Teams oder Abteilungen deiner Organisation verwalten. Du kannst neue Teams erstellen und jedem Team eine Farbe, ein Symbol und eine Beschreibung zuweisen. Außerdem kannst du deine Organisationsstruktur abbilden, indem du Teams per Drag & Drop anordnest und bei Bedarf übergeordnete Teams zuweist. Für jedes Team kannst du direkt neue Mitglieder hinzufügen und auch einen Eigentümer bestimmen. Team-Eigentümer haben automatisch das Recht, neue Mitglieder zu ihrem Team hinzuzufügen, ohne dass zusätzliche Admin-Einstellungen erforderlich sind. Falls du Teams umstrukturieren oder zusammenführen musst, Projekte pausieren oder abschließen möchtest, hast du die Möglichkeit, ein Team zu archivieren. Dadurch wird es aus deiner Seitenleiste entfernt, aber alle zugehörigen Ziele und Dashboards bleiben zugänglich. Alternativ gibt es auch die Option, das Team zusammen mit allen seinen Zielen vollständig zu löschen.

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So verwendest du Team Spaces

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Ein Team erstellen

Navigiere als Admin zu Einstellungen > Workspace > Teams. Dort kannst du über den blauen Button Team erstellen ein neues Team anlegen, wie im Screenshot unten gezeigt. In dem sich öffnenden Modal kannst du den Namen des Teams eingeben, ein passendes Symbol und eine Farbe hinzufügen sowie bei Bedarf eine Beschreibung verfassen und abschließend auf Erstellen klicken. Über Übergeordnetes Team kannst du deinem neuen Team aus einer Liste bestehender Teams ein übergeordnetes Team zuweisen. Wenn du später ein übergeordnetes Team erstellen oder hinzufügen möchtest, kannst du dies per Drag & Drop in der Teamübersicht tun.

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Teamübersicht

Als Admin kannst du über Einstellungen > Workspace > Teams auf die Teamübersicht zugreifen (siehe Screenshot oben). Neben dem Seitentitel findest du in Klammern die aktuelle Anzahl aktiver Teams. Darunter befinden sich vier Tabs, die deine aktiven Teams von archivierten Teams und von Teams trennen, denen du als Mitglied zugewiesen bist. Unter Alle findest du eine Liste aller aktiven und archivierten Teams. In allen Tabs siehst du den Namen der Teams, die Anzahl der Mitglieder, den Eigentümer sowie den Status. Der Tag Beigetreten zeigt dir, dass du Mitglied eines Teams bist. Du hast auch eine Suchfunktion über das Suchsymbol direkt neben dem blauen Button Team erstellen.

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Ein Team bearbeiten und Teammitglieder hinzufügen

Wenn du in der Teamübersicht auf ein Team klickst, öffnet sich ein Team-Einstellungen-Modal. Auf dem Tab Allgemein kannst du alle ursprünglichen Einstellungen wie Name, Symbol, Farbe, Beschreibung und übergeordnetes Team bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, ein Team zu archivieren oder zu löschen.

Auf dem Tab Mitglieder findest du eine Liste aller Teammitglieder und ihrer Rolle als Mitglied oder Eigentümer, einschließlich einer Suchfunktion in der oberen rechten Ecke der Liste. Über Mitglieder hinzufügen kannst du ein neues Mitglied zum Team hinzufügen. Eine Person kann Mitglied in einem oder mehreren Teams sein. Durch Klicken auf die Rolle einer Person kannst du über Entfernen ein Mitglied aus dem Team entfernen. Hier kannst du auch den Status eines Teammitglieds von Mitglied zu Eigentümer oder umgekehrt ändern.

In der Teamübersicht erscheint bei Rechtsklick auf ein Team ein Menü. Hier kannst du entweder das Team archivieren oder löschen, ein Unterteam erstellen oder direkt über Team öffnen zu den Zielen des Teams navigieren. Wenn du mit der Maus über ein Team fährst, erscheint ein Symbol neben dem Teamnamen. Über dieses Symbol findest du die gleichen Funktionen. Außerdem kannst du das Symbol verwenden, um das Team per Drag & Drop an eine andere Position in der Übersicht zu verschieben.

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Teams anordnen und ausrichten

In der Teamübersicht kannst du deine Teams einfach anordnen und ausrichten. Fahre dazu mit der Maus über das Team, das du verschieben möchtest, und verwende das Symbol, das links neben dem Team erscheint, zum Drag & Drop. Du kannst ein Team an jede Position in der Liste verschieben und es außerdem in andere Teams ablegen, um es zu einem Unterteam eines bestehenden Teams zu machen. Auf diese Weise kannst du deine Organisationsstruktur einfach darstellen und neu ordnen.

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Einen Team-Eigentümer zuweisen und Eigentumsrechte

Um einem Team einen Eigentümer zuzuweisen, klicke in der Teamübersicht auf ein Team, wähle den Tab Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen, um die Person hinzuzufügen, die Eigentümer werden soll. Wenn diese Person bereits Teammitglied ist, kannst du diesen Schritt überspringen. Du kannst direkt auf das Dropdown-Menü Rolle neben dem Mitglied klicken und die Rollenoption Eigentümer wählen. Mit dieser Rolle hat das Mitglied nun das Recht, neue Mitglieder zu seinem Team hinzuzufügen, ohne dass zusätzliche Administratorrechte erforderlich sind. Besonders für größere Organisationen kann dies die Administration deutlich erleichtern. Bitte beachte, dass neue Teammitglieder nur aus der bestehenden Nutzerbasis des Organisationskontos hinzugefügt werden können. Ein Team-Eigentümer hat nicht das Recht, neue Benutzer zum Konto hinzuzufügen.

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Teams archivieren, wiederherstellen und löschen

Falls du Teams umstrukturieren oder zusammenführen musst, Projekte pausieren oder abschließen möchtest, hast du die Möglichkeit, Teams zu archivieren oder zu löschen. Wenn du in der Übersicht auf ein Team klickst, findest du unter Aktionen die Option Team archivieren. Diese Option entfernt ein Team aus deiner Seitenleiste, aber alle zugehörigen Ziele und Dashboards bleiben zugänglich. Nach der Archivierung hast du die Möglichkeit, das Team über den Tab Archiviert und einen Rechtsklick auf das wiederherzustellende Team zu reaktivieren. Mit der zweiten Option, Team löschen, wird das Team vollständig gelöscht, einschließlich aller seiner Ziele. Um ein Team vollständig zu löschen, kannst du auch eine Abkürzung über einen Rechtsklick auf ein Team in der Teamübersicht verwenden.