Sobre GS1 Germany
Los códigos de barras de GS1 se escanean más de seis mil millones de veces al día y son un estándar universal en el comercio global. Los 24 estándares de GS1, presentes en más de 20 sectores, son el lenguaje global para procesos de negocio eficientes y seguros, con validez más allá de las fronteras entre empresas y continentes.
GS1 funciona como una red global que engloba alrededor de 115 organizaciones GS1, atiende con sus productos a más de 90.000 clientes solo en Alemania y lleva más de 45 años trabajando para empresas de todo el mundo.
En conversación con Elena Riedel, GS1 Germany
Elena, preséntate brevemente. ¿Cuál es tu rol?
Como coach de OKR, acompaño a los equipos en la introducción e implementación del método y les ayudo a formular Objetivos y Resultados clave claros.
También modero distintos formatos de OKR, como las sesiones de planificación y las retrospectivas. Como coach de OKR, no solo doy orientación práctica, sino que también contribuyo a que todo el proceso resulte atractivo y motivador, para aprovechar al máximo el potencial del método OKR en la organización. Así, apoyo el arraigo de la metodología OKR en la cultura corporativa y actúo como agente de cambio para la transformación cultural.
Desafío
Explícanos cómo surgió la introducción de los OKRs. ¿A qué desafíos se enfrentaba tu empresa?
En un mundo cada vez más volátil, incierto, complejo y ambivalente, nosotros, como muchas otras empresas, nos enfrentamos a una multitud de asuntos, ya sea a nivel operativo o estratégico. El desafío consistía en centrarnos en aquellos temas estratégicos que son realmente decisivos. También era importante para nosotros elegir un método para operacionalizar nuestra estrategia que permitiera una medición clara.
En ese momento nos topamos con la metodología ágil de OKR, que parecía ofrecer todas las soluciones que buscábamos: alineación clara, resultados medibles y un fuerte enfoque en las necesidades de nuestros clientes. Con esa idea en mente, dimos el paso y pusimos en marcha el proceso de OKR.
¿Qué problemas o desafíos llevaron a tu empresa a decidir implementar un software de OKR?
Desde el principio éramos conscientes de que el software adecuado era esencial para trabajar con éxito con OKR. Para evitar un enredo interminable de hojas de cálculo de Excel, nuestro equipo de digitalización se ocupó de este tema y finalmente tomó la decisión de apostar por Mooncamp.
Solución e implementación
¿Qué posibles soluciones se valoraron? ¿Se compararon otras alternativas?
A la hora de seleccionar una herramienta adecuada, hicimos un análisis a fondo y estudiamos distintas opciones. Entre ellas comparamos aplicaciones SaaS, extensiones de Jira y Microsoft Excel.
¿Cómo llegó tu empresa a conocer Mooncamp?
Durante nuestra intensa búsqueda de una herramienta adecuada, nos topamos con Mooncamp. Esta herramienta llamó nuestra atención y despertó nuestro interés particular porque ofrece un software ágil y fácil de entender que, al mismo tiempo, incluye una amplia gama de funciones completas.
¿Cuáles fueron los criterios de tu empresa para elegir Mooncamp? ¿Cuál fue la razón principal para elegir Mooncamp?
Antes de investigar para encontrar una herramienta de OKR adecuada, primero definimos nuestros requisitos principales. Evaluamos y priorizamos cuidadosamente estos criterios para asegurarnos de que la herramienta elegida cubriera nuestras necesidades. Los siguientes criterios se consideraron especialmente importantes:
- Transparencia:
- La visualización del impacto de nuestros OKRs en los objetivos de nivel superior.
- La posibilidad de que cualquier empleado vea todos los OKRs y su progreso.
- Capacidad de colaboración: Garantizar una colaboración fluida entre empleados y equipos, sin interrupciones por cambios de herramienta.
- Experiencia de usuario / usabilidad: Una barrera de entrada baja para todos los usuarios y un manejo fácil de entender de la aplicación.
- Función de recordatorios: La posibilidad de recibir recordatorios periódicos para asegurarnos de que el conjunto de OKRs esté siempre actualizado.
- Cumplimiento del RGPD: Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) era un factor clave.
- Representación automática y visual del progreso: La actualización automática del progreso de los Resultados clave a medida que se implementan y completan las tareas, que se transmite a todos los niveles.
- Integración (Microsoft Teams, Jira): La capacidad de integrar la herramienta sin fricciones con herramientas ya establecidas en la organización, como Microsoft Teams y Jira.
- Relación calidad-precio: Una relación calidad-precio razonable.
- Reporting: La capacidad de generar informes automatizados, especialmente al final de un ciclo de OKR.
- Configuración: El esfuerzo y la preparación necesarios antes de poder aprovechar la herramienta al máximo.
En un siguiente paso, ponderamos estos criterios según las necesidades y prioridades de nuestra empresa y evaluamos las distintas aplicaciones mediante un análisis de utilidad. En este proceso, Mooncamp destacó especialmente en las áreas de experiencia de usuario e integración. La aplicación se caracteriza por una interfaz fácil de entender y un uso intuitivo, lo que mantiene baja la barrera de entrada. Además, se integró sin fricciones con Microsoft Teams, una aplicación que ya se usa a diario en toda la empresa.
El cumplimiento del RGPD fue otro aspecto importante que influyó en la decisión a favor de Mooncamp.
Cuéntanos un poco entre bastidores. ¿Tu proceso de OKR ya funciona a la perfección o todavía hay cosas que optimizar?
¿Dónde funciona algo a la perfección? En cada ciclo adquirimos continuamente nuevos conocimientos y damos forma a nuestra propia manera de implementar los OKRs en la empresa, bajo el lema "hacer, aprender, evolucionar". Al hacerlo, nos aseguramos de que los OKRs encajen con nosotros y de no actuar de forma rígida según los principios tradicionales de OKR. Es un proceso continuo en el que es inevitable cometer errores de vez en cuando y pasar por ciclos de aprendizaje. Aun así, esta dinámica da lugar a algo nuevo que, en última instancia, nos hace avanzar a todos.
¿Cómo han adoptado Mooncamp los empleados? ¿Tienes algún consejo secreto para integrarlo con éxito en el día a día?
La introducción de Mooncamp entre los colegas que empiezan su recorrido con los OKRs se desarrolla, a grandes rasgos, en tres fases:
- Euforia: Al principio hay una cierta euforia por el hecho de estar usando una herramienta de OKR específica. Los empleados están muy curiosos y abiertos.
- Fase de adaptación: Tras el entusiasmo inicial, hemos notado que algunos empleados pasan por una pequeña fase de adaptación, ya que al principio no saben muy bien por dónde empezar al introducir su conjunto de OKRs. Sin embargo, esta fase es una parte natural del proceso de aprendizaje y permite a los equipos aprovechar al máximo las completas y flexibles funciones de Mooncamp.
- Rutina: Una vez que los empleados se familiarizan con la herramienta, con el tiempo se instaura una cierta rutina. Actualizan continuamente sus conjuntos de OKRs y usan Mooncamp para las actualizaciones periódicas en sus reuniones OKR Weekly. Esto fomenta la interacción entre los miembros del equipo, ya que comparten su progreso entre sí.
Mooncamp también juega un papel central en nuestras reuniones OKR Coaches Weekly, donde, como coaches, revisamos juntos los conjuntos de OKRs y el progreso. Esto nos permite identificar desafíos, darnos consejos valiosos y apoyarnos mutuamente.
Aun así, seguramente muchas personas ya conocen un consejo secreto para integrar con éxito este tipo de herramientas en el trabajo diario: la práctica, la práctica y la aplicación constante son decisivas, como ocurre con tantas cosas en la vida. Al fin y al cabo, crear una rutina e integrarla en el día a día es clave para el uso a largo plazo y el éxito de estas herramientas en la organización. La comunicación y el apoyo continuos durante la fase de implementación también son fundamentales. Además, es importante destacar los beneficios y el valor añadido de la herramienta para el trabajo en equipo.
¿Cómo se preparó a tus colegas de antemano para usar Mooncamp?
Mooncamp se caracteriza por su excepcional facilidad de uso y su manejo intuitivo. Por eso animamos a nuestros colegas a familiarizarse primero con la herramienta por su cuenta y, por supuesto, les indicamos los tutoriales en vídeo disponibles. Como ya mencioné, integramos el uso de Mooncamp en nuestro trabajo diario con bastante rapidez, ya que todos actualizan allí su progreso.
En nuestros equipos hay colegas con distintos niveles de experiencia con los OKRs y en el uso de Mooncamp. Esto crea un ambiente en el que todos se ayudan y se apoyan mutuamente. Además, nuestro coach siempre está disponible para asesorar y echar una mano, y así asegurar que nuestro recorrido con los OKRs transcurra sin problemas.
Resultados
¿Cómo ha influido Mooncamp en el éxito general o en el éxito de tu equipo?
Mooncamp está demostrando ser una herramienta muy útil para visualizar los conjuntos de OKRs. Gracias a su función de actualización automática del estado, la herramienta permite comprobar fácilmente, mediante un código de colores (verde, amarillo y rojo), el progreso de los temas en estado positivo, en curso o retrasado. Si se desea, también se puede ajustar el estado manualmente. La visibilidad en toda la empresa permite identificar rápidamente los avances y los retrasos, lo que a su vez ayuda a dirigir los recursos de la empresa de forma más focalizada y fomenta el apoyo mutuo de manera autónoma.
¿Cómo se beneficia tu proceso de OKR de Mooncamp?
La posibilidad de medir y seguir el progreso dentro de la metodología OKR es, sin duda, una gran ventaja. Cuando actualizas tu conjunto de OKRs y desplazas el control deslizante de progreso hacia la derecha, se genera una sensación increíblemente positiva. Al mismo tiempo, ese progreso se muestra de forma transparente para toda la organización.
Esta transparencia y la representación visual del progreso pueden aumentar considerablemente la motivación y la satisfacción de los empleados. Genera una sensación de plenitud y muestra con claridad cómo los esfuerzos individuales contribuyen a alcanzar los objetivos comunes de la empresa.
En el caso de nuestra empresa, podemos afirmar con claridad que la transparencia del método, sobre todo en combinación con el uso de la herramienta de apoyo, ya ha generado un compromiso mucho mayor con los objetivos estratégicos de la empresa. Los objetivos ambiciosos animan a nuestros empleados a mejorar continuamente su rendimiento, impulsar iniciativas, crecer como equipo y alcanzar los objetivos de la empresa. Sin una herramienta adecuada como Mooncamp, todo esto llevaría mucho más tiempo y probablemente también afectaría a la adopción general de la metodología OKR.
Conclusión
La introducción e implementación de Mooncamp en GS1 Germany pasó por distintas fases, desde la euforia inicial hasta una fase de adaptación y el establecimiento de una rutina. Los desafíos a los que se enfrentó GS1, en especial en cuanto a centrarse en los temas estratégicos y operacionalizar su estrategia, encontraron solución en el método OKR y, en particular, en Mooncamp, que da prioridad a la transparencia, la colaboración y una medición clara.
Mooncamp ha demostrado ser no solo intuitivo y fácil de usar, sino también una herramienta que apoya de forma eficaz la visualización y la medibilidad de los OKRs. La plataforma ha impulsado la transparencia y la colaboración en toda la organización y desempeña un papel central en los procesos de OKR de GS1, al ofrecer una visión clara del progreso y los desafíos, lo que ayuda a dirigir los recursos con eficacia y a afinar la dirección estratégica de la organización.
La experiencia de GS1 con Mooncamp subraya la importancia de la transparencia, los resultados medibles y el fomento de una cultura de trabajo colaborativa en el entorno empresarial actual. Con una visión clara y el uso constante de una herramienta eficaz como Mooncamp, GS1 ha demostrado un enfoque proactivo para afrontar los desafíos e impulsar el crecimiento estratégico.
