Sobre a GS1 Germany
Os códigos de barras da GS1 são escaneados mais de seis bilhões de vezes por dia e são um padrão universal no comércio global. Os 24 padrões da GS1, presentes em mais de 20 setores, formam a linguagem global para processos de negócio eficientes e seguros, com validade além das fronteiras entre empresas e continentes.
A GS1 opera como uma rede global que reúne cerca de 115 organizações GS1, atende com seus produtos mais de 90.000 clientes só na Alemanha e está presente há mais de 45 anos junto a empresas do mundo todo.
Conversamos com Elena Riedel, GS1 Germany
Elena, apresente-se brevemente. Qual é a sua função?
Como coach de OKR, acompanho as equipes na introdução e na implementação do método, ajudando-as a formular Objetivos e Resultados-Chave claros.
Também conduzo diferentes formatos de OKR, como sessões de planejamento e retrospectivas. Como coach de OKR, não me limito a dar orientação prática: também ajudo a tornar todo o processo mais atrativo e motivador, para explorar ao máximo o potencial do método OKR na organização. Assim, contribuo para consolidar a metodologia OKR na cultura da empresa e atuo como agente de mudança na transformação cultural.
Desafio
Explique como vocês chegaram a introduzir os OKRs. Quais desafios vocês enfrentaram?
Em um mundo cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo, nós, assim como muitas outras empresas, lidamos com uma infinidade de questões, seja no nível operacional, seja no estratégico. O desafio era focar nos temas estratégicos que realmente importam. Também era importante para nós escolher um método de operacionalizar a nossa estratégia que permitisse uma medição clara.
Foi nesse momento que conhecemos a metodologia ágil OKR, que parecia oferecer todas as soluções que buscávamos: alinhamento claro, resultados mensuráveis e um forte foco nas necessidades dos nossos clientes. Com isso em mente, demos o passo e colocamos o processo de OKR em prática.
Quais problemas ou desafios levaram vocês a decidir implementar um software de OKR?
Sabíamos desde o início que o software certo era essencial para o sucesso do trabalho com OKR. Para evitar uma bagunça de planilhas complexas no Excel, a nossa equipe de digitalização assumiu essa questão e, no fim, decidiu apostar no Mooncamp.
Solução e implementação
Que possíveis soluções vocês consideraram? Vocês compararam outras alternativas?
Na hora de escolher a ferramenta certa, fizemos uma análise cuidadosa e avaliamos várias opções, entre elas aplicações SaaS, extensões do Jira e o Microsoft Excel.
Como vocês conheceram o Mooncamp?
Durante a nossa busca intensa por uma ferramenta adequada, encontramos o Mooncamp. Ele chamou a nossa atenção e despertou um interesse especial porque oferece um software simples e fácil de entender, mas que, ao mesmo tempo, reúne uma ampla gama de funcionalidades completas.
Quais foram os critérios de vocês para escolher o Mooncamp? Qual foi o principal motivo da escolha?
Antes de pesquisar uma ferramenta de OKR adequada, primeiro definimos os nossos principais requisitos. Avaliamos e priorizamos cada critério com cuidado para garantir que a ferramenta escolhida atendesse às nossas necessidades. Os seguintes critérios foram considerados especialmente importantes:
- Transparência:
- Visualização do impacto dos nossos OKRs nas metas de nível superior.
- A possibilidade de qualquer colaborador ver todos os OKRs e o progresso deles.
- Capacidade de colaboração: garantir uma colaboração fluida entre colaboradores e equipes, sem interrupções por causa de troca de ferramentas.
- Experiência do usuário / usabilidade: uma barreira de entrada baixa para todos os usuários e um manuseio fácil de entender da aplicação.
- Função de lembretes: a possibilidade de receber lembretes regulares para manter o conjunto de OKRs sempre atualizado.
- Conformidade com o GDPR: cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR) foi um fator decisivo.
- Representação automática e visual do progresso: a atualização automática do progresso dos Resultados-Chave, conforme as tarefas são implementadas e concluídas, refletida em todos os níveis.
- Integração (Microsoft Teams, Jira): a capacidade de integrar a ferramenta sem atrito com as ferramentas já usadas na organização, como o Microsoft Teams e o Jira.
- Relação custo-benefício: uma relação custo-benefício justa.
- Reporte: a capacidade de gerar relatórios automatizados, principalmente ao final de um ciclo de OKR.
- Configuração: o esforço e a preparação necessários antes de conseguir aproveitar a ferramenta ao máximo.
Na etapa seguinte, ponderamos esses critérios de acordo com as necessidades e prioridades da nossa empresa e avaliamos as diferentes aplicações por meio de uma análise de utilidade. Nesse processo, o Mooncamp se destacou especialmente nas áreas de experiência do usuário e integração. A aplicação se caracteriza por uma interface fácil de entender e um uso intuitivo, o que mantém a barreira de entrada baixa. Além disso, integrou-se sem atrito com o Microsoft Teams, uma aplicação já usada diariamente em toda a empresa.
A conformidade com o GDPR foi outro aspecto importante que pesou na decisão pelo Mooncamp.
Fique à vontade para contar um pouco sobre o processo de vocês. O processo de OKR já funciona perfeitamente ou ainda há pontos a otimizar?
Onde já se viu um processo perfeito? A cada ciclo, aprendemos coisas novas e vamos moldando o nosso próprio jeito de aplicar OKR na empresa, sob o lema “fazer, aprender, evoluir”. Com isso, garantimos que os OKRs se encaixam com a gente e evitamos seguir os princípios tradicionais do OKR de forma rígida. É um processo contínuo, no qual é inevitável cometer erros de vez em quando e passar por ciclos de aprendizado. Ainda assim, essa dinâmica dá origem a coisas novas, que no fim das contas nos fazem avançar.
Como os colaboradores adotaram o Mooncamp? Vocês têm alguma dica secreta para integrar a ferramenta com sucesso à rotina diária?
A introdução do Mooncamp para os colegas que estão começando a jornada de OKR acontece, basicamente, em três fases:
- Euforia: no início, existe uma certa euforia por estarmos usando uma ferramenta específica de OKR. Os colaboradores ficam bem curiosos e abertos.
- Fase de adaptação: depois do entusiasmo inicial, percebemos que alguns colaboradores passam por uma pequena fase de adaptação, já que no começo ficam em dúvida sobre por onde começar ao inserir o conjunto de OKRs. Mas essa fase é uma parte natural do processo de aprendizado e permite que as equipes aproveitem ao máximo as funcionalidades completas e flexíveis do Mooncamp.
- Rotina: depois que os colaboradores se familiarizam com a ferramenta, uma certa rotina se estabelece com o tempo. Eles atualizam o conjunto de OKRs continuamente e usam o Mooncamp para as atualizações regulares nas reuniões de OKR Weekly. Isso incentiva a interação entre os membros da equipe, que compartilham o progresso uns com os outros.
O Mooncamp também tem um papel central nas nossas reuniões de OKR Coaches Weekly, em que nós, como coaches, analisamos juntos o conjunto de OKRs e o progresso. Isso nos permite identificar desafios, trocar conselhos valiosos e nos apoiarmos mutuamente.
Mas, na verdade, muita gente já conhece a dica secreta para integrar esse tipo de ferramenta com sucesso ao dia a dia: praticar, praticar e aplicar continuamente, como em tantas outras coisas na vida. Afinal, criar uma rotina e incorporá-la ao cotidiano é o que garante o uso e o sucesso dessas ferramentas na organização a longo prazo. Comunicação e apoio constantes durante a fase de implementação também são fundamentais. Além disso, é importante destacar os benefícios e o valor que a ferramenta agrega ao trabalho em equipe.
Como vocês prepararam os colaboradores com antecedência para usar o Mooncamp?
O Mooncamp se destaca pela facilidade de uso excepcional e pelo manuseio intuitivo. Por isso, incentivamos os nossos colegas a se familiarizarem com a ferramenta por conta própria e, claro, indicamos os tutoriais em vídeo disponíveis. Como já mencionei, integramos o uso do Mooncamp à nossa rotina relativamente rápido, já que todo mundo atualiza o progresso por lá.
Nas nossas equipes, há colegas com diferentes níveis de experiência com OKR e com o Mooncamp. Isso cria um ambiente em que todo mundo se ajuda e se apoia. Além disso, o nosso coach está sempre disponível para orientar e ajudar, garantindo que a nossa jornada de OKR flua bem.
Resultados
Qual foi o impacto do Mooncamp no sucesso geral da empresa ou da sua equipe?
O Mooncamp está se mostrando uma ferramenta extremamente útil para visualizar o conjunto de OKRs. Graças à funcionalidade de atualização automática de status, dá para checar facilmente, por código de cores (verde, amarelo e vermelho), o progresso dos temas em status positivo, em andamento ou atrasado. Se quiser, também é possível ajustar o status manualmente. A visibilidade em toda a empresa permite identificar rapidamente o progresso e os atrasos, o que ajuda a direcionar os recursos da empresa de forma mais focada e incentiva o apoio mútuo de maneira autônoma.
Como o processo de OKR de vocês se beneficia do Mooncamp?
A possibilidade de medir e acompanhar o progresso dentro da metodologia OKR é, sem dúvida, um baita benefício. Quando você atualiza o conjunto de OKRs e move o controle de progresso para a direita, isso gera uma sensação incrivelmente positiva. Ao mesmo tempo, esse progresso fica exibido de forma transparente para toda a organização.
Essa transparência e a representação visual do progresso podem aumentar bastante a motivação e a satisfação dos colaboradores. Isso cria uma sensação de realização e mostra claramente como os esforços individuais contribuem para alcançar as metas comuns da empresa.
Na nossa empresa, dá para afirmar com clareza que a transparência do método, especialmente combinada ao uso da ferramenta de apoio, já aumentou bastante o comprometimento com as metas estratégicas da empresa. As metas ambiciosas incentivam os nossos colaboradores a melhorar continuamente o desempenho, impulsionar iniciativas, crescer como equipe e alcançar as metas da empresa. Sem uma ferramenta adequada como o Mooncamp, tudo isso levaria muito mais tempo e provavelmente também afetaria a adoção geral da metodologia OKR.
Conclusão
A introdução e a implementação do Mooncamp na GS1 Germany passaram por várias fases, da euforia inicial a uma fase de adaptação, até chegar à rotina consolidada. Os desafios enfrentados pela GS1, principalmente em focar nos temas estratégicos e operacionalizar a estratégia, encontraram solução no método OKR e, em especial, no Mooncamp, que prioriza transparência, colaboração e medição clara.
O Mooncamp se mostrou não só intuitivo e fácil de usar, mas também uma ferramenta que apoia de forma eficaz a visualização e a medição dos OKRs. A plataforma fortaleceu a transparência e a colaboração em toda a organização e tem um papel central nos processos de OKR da GS1, oferecendo uma visão clara do progresso e dos desafios, o que ajuda a direcionar os recursos com eficácia e a afinar o direcionamento estratégico da organização.
A experiência da GS1 com o Mooncamp reforça a importância da transparência, dos resultados mensuráveis e do fomento a uma cultura de trabalho colaborativa no ambiente de negócios atual. Com uma visão clara e o uso constante de uma ferramenta eficaz como o Mooncamp, a GS1 mostrou uma postura proativa diante dos desafios e no impulso ao crescimento estratégico.
