OKR Review: Meeting Leitfaden

Mar 3, 2022
5 Minuten Lesezeit
OKR Review
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Das OKR Review ist neben dem OKR Planning, dem OKR Weekly und der OKR Retrospektive eines der vier wesentlichen Ereignisse des OKR-Prozesses.

Das Ziel von OKR Reviews

Das OKR Review findet normalerweise am Ende von jedem Zyklus statt, in welchem alle Teams (auch das FĂŒhrungsteam) den abschließenden Stand ihrer OKRs evaluieren. Das Ziel ist hier insbesondere zu bewerten und zu analysieren, warum OKRs erreicht oder nicht erreicht wurden. Die gewonnenen Erkenntnisse können den Teams dann in Zukunft helfen besser zu priorisieren. DarĂŒber hinaus helfen OKR Reviews dabei, eine Baseline fĂŒr die OKRs des nĂ€chsten Zyklus zu finden oder zu entscheiden, ob bestimmte OKRs noch relevant sind oder nicht.

OKR Review Meeting Factsheet

⏱ Dauer und HĂ€ufigkeit

  • Vor dem OKR Planning und Drafting fĂŒr den nĂ€chsten Zyklus (meist bereits zwei Wochen vor Ablauf des gegenwĂ€rtigen Zyklus, da wesentliche Learnings bereits ersichtlich sind und diese so in die nĂ€chsten OKRs einfließen können)
  • 45 - 90 Minuten (abhĂ€ngig von Zusammensetzung und OKR-Erfahrung des Teams)

đŸ‘„ Teilnehmende

  • Alle Mitglieder eines Teams
  • (Der OKR Coach oder OKR Master des Teams)
  • (Ggf. weitere direkt involvierte Stakeholder)

Checkliste zur Vorbereitung des OKR Review Meetings

Um ein Review-Meeting so produktiv wie möglich zu gestalten, sollten ein paar Vorbereitungen getroffen werden.

  1. Der Termin sollte den Teilnehmenden mit genĂŒgend Vorlaufzeit kommuniziert werden, damit alle sich vorbereiten können.
  2. Alle Teilnehmenden sollten vor dem Meeting die jeweiligen OKRs analysieren, und sich Gedanken machen, warum welche Ziele erreicht oder nicht erreicht wurden.
  3. Das Review sollte anhand einer festgelegten Agenda durchgefĂŒhrt werden.

OKR Review Meeting Agenda

Im Folgenden ein Vorschlag fĂŒr die Agenda des OKR Reviews.

1. EinfĂŒhrung durch Teamleitung oder OKR Coach
(5 Minuten)

2. Aufschreiben von Learnings
(20 Minuten)

3. Welche OKRs werden mit in den nÀchsten Zyklus genommen?
(15 Minuten)

4. NĂ€chste Schritte und Zusammenfassung
(20 Minuten)

1. BegrĂŒĂŸung und EinfĂŒhrung (5 Minuten)

BegrĂŒĂŸe alle Teilnehmenden kurz und erklĂ€re das Ziel und gewĂŒnschte Ergebnis des OKR Review-Meetings.

Weiterhin hilft es, kurz an ein paar Regeln zu erinnern:

  • Das Meeting ist zum Lernen da, sodass sich alle im nĂ€chsten Zyklus verbessern können. Persönliche Kritik und Schuldzuweisungen sind hier fehl am Platz.
  • Alle Teilnehmenden sollten offen und verstĂ€ndnisvoll gegenĂŒber den Anmerkungen der anderen sein.
  • Stelle klar, dass es sich nur um den vergangenen Zyklus handelt.
  • Stelle klar, dass es nur um die Inhalte der OKRs und ihre Zielerreichung geht, nicht um den OKR-Prozess selbst. DafĂŒr ist die OKR Retrospektive da.

Zuletzt: Ein positiver Start in das OKR Review setzt die Stimmung fĂŒr den Rest des Meetings. Es kann daher helfen, am Anfang ein bis zwei SĂ€tze ĂŒber die ein oder andere Erfolgsgeschichte zu verlieren.

2. Zusammenfassung der Learnings (20 Minuten)

In dieser Übung wird die Liste der Objectives einfach von Anfang bis Ende durchgegangen. Pro Objective werden Learnings aufgeschrieben. Die Key Results selbst mĂŒssen nicht noch separat mit Learnings versehen werden, da dies der Übersichtlichkeit nur abtrĂ€glich wĂ€re.

Stelle pro Objective die folgenden Fragen (oder eigene, wenn diese fĂŒr euer Team mehr Sinn ergeben):

Mitwirkung der Verantwortlichen

  • Wurde dem Objective genĂŒgend Zeit gewidmet?
  • Waren die notwendigen FĂ€higkeiten und Kenntnisse gegeben, um das Objective zu erreichen?
  • Wurden effektive Taktiken zur Erreichung angewandt?
  • Gab es ausreichende finanzielle Mittel?
  • Wurde gutes Urteilsvermögen bewiesen?

Mitwirkung von involvierten Dritten

  • Haben andere Teams die Zeit beigetragen, die von ihnen benötigt wurde?
  • Hatten andere Teams die notwendigen FĂ€higkeiten und Kenntnisse?
  • Haben sie effektiv mit den Verantwortlichen und mit anderen zusammengearbeitet?
  • Wurde gutes Urteilsvermögen bewiesen?

Relevanz des Objectives

  • Blieben das Objective und seine Key Results relevant?
  • Hatte es weiterhin PrioritĂ€t?
  • Muss das Objective im nĂ€chsten Zyklus noch berĂŒcksichtigt werden?

💡 Ein paar Hinweise:

  • Benutze die obigen Fragen lediglich als Inspiration und lasst euch nicht durch diese einschrĂ€nken
  • Versucht darĂŒber hinaus ein greifbares Beispiel aus dem letzten Zyklus fĂŒr jedes Learning zu finden, sodass es besser hĂ€ngen bleibt.
  • Und zuletzt: Versucht so viel wie möglich zu kĂŒrzen und die Quintessenz herauszuarbeiten. Das macht die Dokumentation und das Teilen der Erkenntnisse mit anderen Teams deutlich einfacher.

3. Welche OKRs werden mit in den nÀchsten Zyklus genommen? (15 Minuten)

Nach Bearbeitung der OKRs gemĂ€ĂŸ der vorangegangenen Übung, haben sich vermutlich schon eine Reihe von Objectives herauskristallisiert, die mit in den nĂ€chsten Zyklus genommen werden. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn OKRs nicht erreicht wurden aber strategisch wichtig sind, oder wenn Objectives erreicht wurden und man sie mit aktualisierten Key Results ĂŒbernehmen möchte.

An dieser Stelle gilt es eine kurze Liste zu dokumentieren und ein gemeinsames VerstĂ€ndnis zu schaffen, warum die Objectives ĂŒbernommen werden sollten.

Diese Liste sollte dann im OKR Planning fĂŒr den nĂ€chsten Zyklus berĂŒcksichtigt werden.

4. Zusammenfassung und nÀchste Schritte (20 Minuten)

  • Kurze Zusammenfassung der Erkenntnisse
  • Bestimmung einer Person, die die Erkenntnisse als kurze Memo aufbereitet, um diese mit anderen (innerhalb und außerhalb des Teams) zu teilen
  • Bestimmung von Verantwortlichen fĂŒr etwaige Aufgaben, die innerhalb des OKR Reviews entstanden sind, sodass nichts verloren geht und alle Informationen fĂŒr das anstehende OKR Planning und Drafting verfĂŒgbar sind

Optional kann basierend auf den Erkenntnissen des OKR Reviews auch eine kurze PrÀsentation vorbereitet werden, falls die Ergebnisse im Rahmen eines Firmenevents oder eines Town Hall-Meetings vorgestellt werden sollen.

DafĂŒr bietet sich folgende Struktur an:

1.Wie haben wir abgeschnitten?
2. Was haben wir gemacht?
3. Was haben wir gelernt?

Fazit

Ein gut gefĂŒhrtes OKR Review kann viele wichtige Vorteile und Learnings hervorbringen. Einmal ist es essenziell, dass zum Start des nĂ€chsten Zyklus jedes Teammitglied auf dem neusten Stand der Dinge ist. Dieser Punkt wird durch die individuelle Vorbereitung mit gemeinsamer Bewertung und Diskussion in der Gruppe gewĂ€hrleistet.

Dieser gemeinsame Kenntnisstand dient ebenfalls als Ausgangspunkt fĂŒr die Zielformulierungen des nĂ€chsten Zyklus. So soll ein Klima der kontinuierlichen Verbesserung geschaffen werden. Falls gewisse Ziele nicht erreicht worden sind, können sie außerdem auf Basis der Erkenntnisse aus dem OKR Review gegebenenfalls noch umformuliert oder angepasst werden. Manchmal Ă€ndern sich eben die UmstĂ€nde, unter denen in den nĂ€chsten Zyklus gegangen wird. Man muss sich nur darĂŒber im Klaren sein.

Und zuletzt: ein gemeinsames OKR Review am Ende eines erfolgreichen Zyklus stĂ€rkt den Zusammenhalt des Teams und kurbelt die Motivation fĂŒr den nĂ€chsten Zyklus an. Das Team wird sich mit jedem Review bewusster darĂŒber, dass jedes Mitglied im gleichen Boot sitzt und gleiche oder Ă€hnliche, ĂŒbergeordnete Ziele verfolgt.

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