OKR Software: 20 Kriterien um das beste Tool zu finden

Dieser Leitfaden für OKR Software zeigt dir, wie du das beste OKR Tool für dein Team oder deine Organisation auswählst. Der Leitfaden klärt auch darüber auf ob ihr in der jetzigen Phase überhaupt eine dedizierte Lösung für Objectives und Key Results benötigt.

Selbst die beste OKR Software kann nur ihre volle Wirkung entfalten, wenn ein paar Voraussetzungen in deiner Organisation gegeben sind und ihr ein Verständnis davon habt, welches eure konkreten Bedürfnisse sind.

Zunächst: Braucht ihr überhaupt eine eigene OKR Software?

Auf der anderen Seite von speziellen OKR Lösungen gibt es eine Reihe von kostenlosen Tools, die unter anderem auch für OKRs verwendet werden können. Die häufigsten in dieser Kategorie sind:

• Excel oder Google Sheets
• Powerpoint oder Google Slides
• Confluence
• Trello
• Microsoft Planner

Die folgenden drei Punkte sollten geklärt werden, bevor man in eine OKR Software investiert:

1. Wie vertraut ist dein Team mit dem OKR Framework?

Kennt sich dein Team oder deine Organisation bereits mit dem OKR Framework aus? Bevor überhaupt über eine kostenlose oder eine bezahlte OKR Software nachgedacht werden sollte, muss sichergestellt werden, dass die MitarbeiterInnen und NutzerInnen des Tools das agile Mindset des OKR-Systems verinnerlicht haben. Sie sollten sich sowohl der transformativen Vorteile von OKRs bewusst sein, als auch der Fallstricke des Frameworks, wenn man es falsch anwendet.

Daher gilt: Auch die beste OKR Software kann nur im vollen Umfang helfen, wenn das OKR-Mindset bereits im Unternehmen verankert ist, oder die Einführung der Software parallel mit einem OKR-Training und -Coaching verbunden wird. Für eine Einführung in die Theorie rund um OKR, kann dir unser Leitfaden zur OKR Methode weiterhelfen.

2. Wie viele Personen werden das Tool nutzen?

Ein wichtiger Parameter, um zu entscheiden, ob zunächst ein kostenloses Tool für OKRs ausreicht, ist die kurz- bis mittelfristig erwartete Anzahl an Nutzern. Wenn OKRs nur in einem kleinen Team eingeführt werden sollen und man bereits mit einem Tool wie Google Sheets oder Confluence arbeitet, dann kann man hier komfortabel die ersten Gehversuche mit dem Framework vollführen. Abhängig davon jedoch, über wie viele OKRs man einen Überblick behalten muss, kann das Zulegen einer eigenen OKR Software sehr sinnvoll sein (bei manchen ist dies schon mit etwa 50 MitarbeiterInnen der Fall).

3. Habt ihr besondere Anforderungen?

Zuletzt muss sich die Frage gestellt werden, welche Anforderungen man an die OKR Software stellt (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Wenn diese bspw. bereits über Tools wie Confluence oder den Microsoft Planner innerhalb von Microsoft Team abgedeckt werden können, dann lohnt sich die Investition nicht. Falls jedoch eine der unten angeführten Funktionen unabdingbar sein sollte, ergibt es Sinn die Liste der Kriterien durchzugehen und die für dich beste OKR Software zu identifizieren.

Kriterienkatalog für die beste OKR Software

Für eine erfolgreiche Implementierung des OKR-Systems in deiner Organisation sind die folgenden Fragen entscheidend:

• Wie leicht wird die Software von den MitarbeiterInnen angenommen?
• Wird die Software von MitarbeiterInnen regelmäßig genutzt?
• Wie viel Wert stiftet die Software für alle Stakeholder (MitarbeiterInnen, Führungskräfte, Personalabteilung, Leadership)?

Die "Basics" ⚙️

Als "Basics" werden die Funktionalitäten bezeichnet, die jede OKR Software mitbringen sollte.

1. Visualisierung von OKRs

• Werden OKRs übersichtlich dargestellt?
• Welche Möglichkeiten zur Visualisierung gibt es?

Einer der Hauptvorteile von OKR Tools ist die Darstellung der OKRs in ihrer Hierarchie, um zu zeigen, wie persönliche oder Team-OKRs auf die Unternehmensziele einzahlen.

2. Reports und Analysen

• Kann ich eine Historie sehen, wie sich OKRs und der Fortschritt der OKRs im Laufe der Zeit verändern?
• Lassen sich die Ergebnisse beliebig granular filtern?

3. Check-ins

• Lassen sich wiederkehrende Erinnerungen (per E-Mail, Microsoft Teams oder Slack) einstellen, über die man direkt OKRs aktualisieren kann (sog. Check-ins)?

Diese sind ein hilfreiches Werkzeug, um das Updaten von OKRs bei MitarbeiterInnen zur Gewohnheit werden zu lassen und so das OKR-Framework im Unternehmen zu verankern.

4. Möglichkeiten für Feedback, Zusammenarbeit und Wertschätzung

• Gibt es Funktionen, die die Zusammenarbeit und Feedbackkultur fördern, wie z.B. Kommentare, Erwähnungen oder Reaktionen/Emojis?

5. Anzahl der OKR-Ebenen

• Ist die Anzahl der OKR-Ebenen limitiert, bspw. auf Unternehmen, Abteilung, Team und MitarbeiterInnen oder lassen sich beliebig viele Ebene definieren, um jede Organisationsstruktur abbilden zu können?

6. Dokumentation und Dateianhänge

• Ist es möglich Dateien bestimmten Objectives, Key Results, Aufgaben oder Check-ins zu Dokumentationszwecken hinzuzufügen?
• Kann man sich Bilder oder GIFs direkt auf Zielen oder Check-ins anzeigen lassen?

Nutzererfahrung ⛵️

Alle Funktionen dieser Welt helfen nichts, wenn die Nutzererfahrung (User Experience) schlecht ist. Sind Funktionen nur umständlich erreichbar oder verhalten sich Teile der OKR Software kontraintuitiv, dann wird sie nicht angenommen und stiftet keinen Wert.

7. Interface und Navigation

• Hat das Interface der App ein modernes Design und ist optisch ansprechend?
• Ist die Navigation innerhalb der App intuitiv und schnell erlernbar?

8. Zugriff von mobilen Endgeräten

• Ist die OKR Software für mobile Endgeräte bzw. generell unterschiedliche Bildschirmgrößen optimiert?

9. Individualisierung

• Kann der Nutzer oder die Nutzerin die App nach persönlichen Präferenzen anpassen?
• Ist die Sprache einstellbar?
• Ist es möglich eigene Ansichten von persönlich relevanten OKRs (wie z.B. alle OKRs meiner unterstellten Kollegen und Kolleginnen) zu erstellen und als Schnellzugriffspunkt zu speichern?
• Kann ich anpassen, über welche Kanäle (E-Mail, MS Teams, Slack) und wie oft und zu welchen Ereignissen (Erwähnungen, Kommentare, etc.) ich Benachrichtigungen erhalte?

Flexibilität 🧬

Die Flexibilität der OKR Software ist ein oft übersehenes aber gleichzeitig extrem wichtiges Kriterium für den Erfolg der Einführung. Viele Anbieter für OKR Software sind starr in ihrer Methodik und "drücken" den Unternehmen ihre Interpretation des OKR-Systems auf. Die Individualität der Organisationen mit ihren eigenen Prozessen und Begrifflichkeiten wird dabei außer Acht gelassen.

Wie kann ein OKR Tool also den Eigentümlichkeiten jeder Organisation Rechnung tragen und die notwendige Flexibilität bieten?

10. Eigene Felder und Begriffe für vollkommene Flexibilität

• Kann ich das Wording in der Software an meine Unternehmenssprache anpassen?

User sind schnell verunsichert, wenn die OKR Software nicht die gebräuchlichen Begriffe der eigenen Organisation verwendet.

Beispiel für zwei unterschiedliche Strukturen von Zielen:

Das obere Unternehmen hat pro Ziel bspw. einen "Owner", einen OKR Master und mehrere beitragende MitarbeiterInnen. Das untere Unternehmen hat sich dazu entschlossen, dass Ziele nur Teams als Eigentümer haben können und arbeitet darüber hinaus mit einem "Confidence Level" für das jeweilige Ziel.

Ein weiteres Beispiel für unterschiedliches Wording mit Hinblick auf die Zieltypen:

11. Dynamische OKR-Zyklen

• Ist die Zyklenlänge flexibel anpassbar?

Viele von Mooncamps Kunden nutzen zwar quartalsweise OKR-Zyklen, doch ist OKR ein agiles Framework, das mit abweichenden Zykluslängen genau so gut funktioniert. Zum Beispiel können sich Organisationen dazu entscheiden innerhalb eines Jahres drei 4-Monate-Zyklen zu haben, oder man wechselt jedes Mal zwischen einem 2-Monate-Zyklus und einem 4-Monate-Zyklus, damit das OKR Planning oder die OKR Reviews bzw. Retrospektiven nicht mit anderen wichtigen Unternehmensprozessen unter dem Jahr kollidieren.

12. Flexible Messung des Fortschritts

• Kann ich eigene Einheiten definieren?
• Welche Möglichkeiten zur Messung des Fortschritt gibt es?
• Kann ich mein Ampelsystem selbst definieren?

In manchen Fällen ergibt es sogar Sinn, überhaupt keinen Fortschritt anzeigen zu lassen, bspw. wenn sich die Organisation dazu entscheidet Objectives nicht direkt mit Metriken zu verknüpfen, um ihnen den qualitativen Charakter zu erhalten, wie er in der OKR-Philosophie vorgesehen ist.

Integrationen 🧩

Integrationen zwischen der OKR Software und anderen Diensten haben ihren eigenen Abschnitt verdient, da sie sowohl das Onboarding der MitarbeiterInnen als auch den Umgang im Alltag mit dem Tool erheblich vereinfachen.

13. OKR Integrationen zu Microsoft Teams und Slack

• Gibt es eine Integration zu Microsoft Teams oder Slack?

Integrationen zu Kommunikationstools wie MS Teams oder Slack fördern die Akzeptanz bei MitarbeiterInnen maßgeblich, da die "fremde" OKR Software in etwas bereits Bekanntes eingebettet werden kann. Darüber hinaus müssen die User nicht zwischen zwei oder mehreren Apps hin- und herspringen, wenn OKRs direkt innerhalb von MS Teams oder Slack angeschaut und aktualisiert werden können.

14. Datenintegrationen

• Bietet die Software Integrationen zu meinen Alltags-Tools (wie z.B. Jira oder Excel/Sheets) an, um OKRs automatisch zu aktualisieren?
• Können Integrationen zu meinen Tools auf Anfrage schnell entwickelt werden?

15. Integrationen zur Authentifizierung

• Können sich die User via Single Sign-On (SSO) einfach anmelden?

Gängige Anbieter für Identitätsmanagement sind hier zum Beispiel Google GSuite, Microsoft oder Okta.

Erweiterte Funktionen 🎁

Diese Funktionen oder Dienstleistungen sind für gewöhnlich wichtiger ab einer Größenordnung von mehreren Hundert bis mehreren Tausend MitarbeiterInnen.

16. Zugangskontrolle

• Gibt es ein rollenbasiertes Zugangsmanagement?
• Gibt es flexibel definierbare Zugangseinstellungen für OKRs, sodass Lesezugriff, Schreibzugriff und weitere Rechte genau angepasst werden können?

17. Änderungsverlauf / Audit Logs

• Können Änderungen an OKRs oder sonstigen Einstellungen detailliert (wer/wann/was) nachvollzogen werden?

18. Datenschutz

• Ist die OKR Software DSGVO-konform?
• Ist die Infrastruktur sicher und werden Daten mit den neusten Technologien verschlüsselt?

19. Kundensupport

• Steht jemand bei der Einführung als Onboarding-SpezialistIn zur Seite?
• Ist der Kundenservice jederzeit ansprechbar via E-Mail, Chat oder Telefon?

Kosten 💰

20. Kosten-Nutzen-Verhältnis

• Wie angemessen ist der Preis für die Funktionen, Fähigkeiten und den Anwendungsfall?
• Ist die Preisgestaltung klar, transparent und flexibel?

Google Sheets Template zum Vergleich von OKR Tools

Um den Entscheidungsprozess bei der Wahl der besten OKR Software zu vereinfachen, kannst du dir hier ein Spreadsheet herunterladen, welches alle oben genannten Bewertungsdimensionen berücksichtigt. Falls du in deiner Organisation mit Excel arbeitest, dann kannst du dir das Template auch über Datei und dann Herunterladen als Microsoft Excel-Datei herunterladen und von dort weiter bearbeiten.