GS1’s strategischer Kompass: Navigieren durch Veränderung mit Mooncamp

Über GS1 Germany

GS1 Barcodes werden täglich über sechs Milliarden mal gescannt und sind universeller Standard im globalen Handel. GS1's 24 Standards in über 20 Branchen sind die globale Sprache für effiziente und sichere Geschäftsprozesse, die über Unternehmensgrenzen und Kontinente hinweg Gültigkeit hat.

GS1 agiert als globales Netzwerk, das rund 115 GS1-Organisationen umfasst, bedient allein in Deutschland über 90.000 Kunden mit seinen Produkten und ist seit mehr als 45 Jahren für Unternehmen weltweit aktiv.

Im Gespräch: Elena Riedel, GS1 Germany

Elena, stell dich doch kurz vor. Was ist deine Rolle?

Als OKR-Coach begleite ich die Teams bei der Ein- und Durchführung der Methode und unterstütze sie bei der Formulierung klarer Objectives und Key Results.

Außerdem übernehme ich auch die Moderation verschiedener OKR-Formate wie zum Beispiel die Plannings und Retrospektiven. Als OKR-Coach gebe ich nicht nur praktische Anleitung, sondern trage auch dazu bei, dass der gesamte Prozess ansprechend und motivierend gestaltet wird, um das volle Potenzial der OKR-Methode in der Organisation auszuschöpfen. Somit unterstütze ich die Verankerung der OKR-Methodik in der Unternehmenskultur und trage als Change-Agent zum Kulturwandel bei.

Herausforderung

Erläutere bitte, wie es dazu gekommen ist, dass ihr OKRs eingeführt habt. Vor welchen Herausforderungen standet ihr?

In einer zunehmend volatilen, unsicheren, komplexen und ambivalenten Welt sind wir, wie viele andere Unternehmen, mit einer Vielzahl von Themen konfrontiert – sei es auf operativer oder strategischer Ebene. Die Herausforderung bestand darin, den Fokus auf jene strategischen Themen zu legen, die wirklich entscheidend sind. Uns war es ebenfalls wichtig, eine Methode zur Operationalisierung unserer Strategie zu wählen, die eine klare Messbarkeit ermöglicht.

Zu diesem Zeitpunkt stießen wir auf die agile OKR-Methode, die anscheinend alle Lösungen bot, nach denen wir suchten – klare Ausrichtung, messbare Ergebnisse und eine starke Ausrichtung auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Mit dieser Erkenntnis haben wir den Schritt gewagt und den OKR-Prozess in Gang gebracht.

Welche Probleme oder Herausforderungen haben dazu geführt, dass ihr euch für die Einführung einer OKR Software entschieden habt?

Uns war von Anfang an bewusst, dass für eine erfolgreiche Arbeit mit OKR die passende Software unabdingbar ist. Um komplexe Excel-Tapeten zu vermeiden, hat sich unser Digitalisierungsteam mit diesem Anliegen beschäftigt und letztlich die Entscheidung getroffen, auf Mooncamp zu setzen.

Lösung und Implementierung

Welche möglichen Lösungen habt ihr in Betracht gezogen? Habt ihr alternative Lösungen verglichen?

Bei der Auswahl eines geeigneten Tools haben wir eine gründliche Überlegung angestellt und verschiedene Lösungsoptionen in Betracht gezogen. Darunter waren sowohl SaaS-Anwendungen, Jira-Erweiterungen als auch Microsoft Excel, die wir miteinander verglichen haben.

Wie seid ihr auf Mooncamp aufmerksam geworden?

Während unserer intensiven Internetrecherche nach einem geeigneten Tool sind wir auf Mooncamp gestoßen. Dieses Tool hat unsere Aufmerksamkeit auf sich gezogen und fand unser besonderes Interesse, weil es eine schlank gestaltete und leicht verständliche Software bietet, die gleichzeitig eine breite Palette umfangreicher Funktionen umfasst.

Nach welchen Kriterien habt ihr die Entscheidung für Mooncamp getroffen? Was war der Hauptgrund, warum ihr euch für Mooncamp entschieden habt?

Vor unserer Recherche nach einem geeigneten OKR-Tool haben wir zunächst unsere wichtigsten Anforderungen definiert. Diese Kriterien wurden sorgfältig bewertet und priorisiert, um sicherzustellen, dass das ausgewählte Tool unseren Bedürfnissen entspricht. Die folgenden Kriterien wurden dabei als besonders wichtig erachtet:

1. Transparenz:
   1. Die Visualisierung der Auswirkungen unserer OKRs auf übergeordnete Ziele.
   2. Die Möglichkeit für jeden Mitarbeitenden, alle OKRs und ihren Fortschritt einzusehen.
2. Kollaborationsfähigkeit: Die Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Teams ohne Medienbrüche.
3. User Experience / Usability: Ein niedrigschwelliger Einstieg für alle Nutzer:innen und eine leicht verständliche Handhabung der Anwendung.
4. Erinnerungsfunktion: Die Möglichkeit der regelmäßigen Erinnerung, um stets den aktuellen Stand des OKR-Sets sicherzustellen.
5. DSGVO-Konformität: Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) war ein entscheidender Faktor.
6. Automatische und visuelle Darstellung des Fortschritts: Die automatische Aktualisierung des Fortschritts der Key Results bei der Umsetzung und Erledigung von Aufgaben, die an alle Ebenen übertragen wird.
7. Integration (Microsoft Teams, Jira): Die Möglichkeit, das Tool nahtlos mit bereits im Unternehmen etablierten Tools wie Microsoft Teams und Jira zu integrieren.
8. Preis/Leistung: Ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis.
9. Reporting: Die Fähigkeit zur automatisierten Erstellung von Auswertungen, insbesondere am Ende eines OKR-Zyklus.
10. Setup: Der Aufwand und die Vorbereitungen, die erforderlich sind, bevor das Tool optimal genutzt werden kann.

In einem nächsten Schritt haben wir diese Kriterien gemäß der Bedürfnisse und Prioritäten unseres Unternehmens gewichtet und die verschiedenen Anwendungen anhand einer Nutzwertanalyse bewertet. Dabei hat sich Mooncamp insbesondere in den Bereichen User Experience und Integration als herausragend erwiesen. Die Anwendung zeichnet sich durch eine leicht verständliche Benutzerführung und intuitive Nutzung aus, wodurch die Einstiegshürde niedrig ist. Zudem wurde sie nahtlos in Microsoft Teams integriert, eine Anwendung, die bereits täglich im gesamten Unternehmen genutzt wird.

Die DSGVO-Konformität war ein weiterer wichtiger Aspekt, der die Entscheidung zugunsten von Mooncamp beeinflusst hat.

Plaudere doch gerne ein bisschen aus dem Nähkästchen. Läuft euer OKR-Prozess schon perfekt oder gibt es Dinge, die ihr weiter optimiert?

Wo läuft es denn schon perfekt? In jedem Zyklus gewinnen wir kontinuierlich neues Wissen hinzu und gestalten unter dem Motto "machen-lernen-entwickeln" unsere eigene Herangehensweise an die Umsetzung von OKR im Unternehmen. Dabei achten wir darauf, dass OKR zu uns passt und nicht starr nach traditionellen OKR-Prinzipien agiert wird. Es ist ein fortlaufender Prozess, bei dem es unvermeidlich ist, gelegentlich Fehler zu machen und Lernschleifen zu durchlaufen. Dennoch führt diese Dynamik zur Entstehung von Neuem, was uns letztlich alle weiter bringt.

Wie haben die Mitarbeitenden Mooncamp angenommen? Hast du einen Geheimtipp für eine erfolgreiche Integration in den Arbeitsalltag?

Die Einführung von Mooncamp bei den Kolleg:innen, die neu in die OKR-Reise starten, verläuft in etwa in drei Phasen

1. Euphorie: Zu Beginn gibt es eine gewisse Euphorie darüber, dass wir ein spezielles OKR-Tool nutzen. Die Mitarbeiter:innen sind total neugierig und aufgeschlossen.

2. Anpassungsphase: Nach der anfänglichen Begeisterung haben wir bemerkt, dass einige Mitarbeiter:innen eine kleine Anpassungsphase durchlaufen, da sie zunächst unsicher sind, wo sie bei der Eingabe ihres OKR-Sets beginnen sollten. Diese Phase ist jedoch ein natürlicher Teil des Lernprozesses und ermöglicht es den Teams, die umfassenden und flexiblen Funktionen von Mooncamp voll auszuschöpfen.

3. Routine: Nachdem sich die Mitarbeitenden mit dem Tool vertraut gemacht haben, tritt mit der Zeit eine gewisse Routine ein. Sie aktualisieren ihre OKR-Sets kontinuierlich und nutzen Mooncamp für regelmäßige Updates in ihren OKR-Weekly-Meetings. Dies fördert den Austausch zwischen den Teammitgliedern, da sie ihre Fortschritte miteinander teilen.

Mooncamp spielt auch eine zentrale Rolle in unseren OKR-Coaches-Weekly-Meetings, in denen wir als Coaches die OKR-Sets und den Fortschritt gemeinsam betrachten. Auf diese Weise können wir Herausforderungen identifizieren, uns wertvolle Ratschläge geben und uns gegenseitig unterstützen.

Ein Geheimtipp für eine erfolgreiche Integration solcher Tools in den Arbeitsalltag ist sicherlich aber schon vielen bewusst: Übung, Übung und kontinuierliche Anwendung sind entscheidend, wie bei so vielen Dingen im Leben. Schließlich ist die Schaffung von Routine und die Integration in den Alltag ein Schlüssel zur langfristigen Nutzung und zum Erfolg solcher Tools in der Organisation. Kontinuierliche Kommunikation und Unterstützung während der Einführungsphase sind ebenfalls entscheidend. Zudem ist es wichtig, die Vorteile und den Mehrwert des Tools für die Teamarbeit herauszustellen.

Wie wurden eure Mitarbeiter:innen im Vorfeld auf die Nutzung von Mooncamp vorbereitet?

Mooncamp zeichnet sich durch seine außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit und intuitive Handhabung aus. Daher ermutigen wir unsere Kolleg:innen, sich zunächst eigenständig damit vertraut zu machen und weisen sie natürlich auf die verfügbaren Video-Tutorials hin. Wie bereits erwähnt, integrieren wir die Nutzung von Mooncamp relativ zügig in unseren Arbeitsalltag, da alle ihre Fortschritte dort aktualisieren.

In unseren Teams gibt es Kolleg:innen mit unterschiedlichem OKR-Expertise-Level und Erfahrung in der Nutzung von Mooncamp. Dies schafft eine Atmosphäre, in der sich alle gegenseitig helfen und unterstützen. Zusätzlich steht unser Coach immer bereit, um mit Rat und Tat zur Seite zu stehen und sicherzustellen, dass unsere OKR-Reise reibungslos verläuft.

Ergebnisse

Wie hat sich Mooncamp auf den Gesamterfolg bzw. den Erfolg deines Teams ausgewirkt?

Mooncamp erweist sich als äußerst nützliches Tool zur Visualisierung von OKR-Sets. Dank seiner automatischen Statusaktualisierungsfunktion ermöglicht das Tool eine einfache Überprüfung mithilfe von Farbcodierungen (Grün, Gelb und Rot), um den Fortschritt der Themen im positiven, laufenden oder verzögerten Bereich zu erkennen. Falls gewünscht, kann man den Status auch manuell anpassen. Die unternehmensweite Transparenz ermöglicht eine schnelle Identifizierung von Fortschritten und Verzögerungen, was wiederum dabei hilft, Unternehmensressourcen gezielter zu lenken und gegenseitige Unterstützung eigenverantwortlich zu fördern.

Wie profitiert euer OKR-Prozess von Mooncamp?

Die Messbarkeit und das Verfolgen des Fortschritts im Rahmen der OKR-Methode sind zweifellos von großem Vorteil. Wenn man seine OKR-Sets aktualisiert und den Fortschrittsregler nach rechts schiebt, erzeugt dies ein unglaublich positives Gefühl. Gleichzeitig wird dieser Fortschritt transparent für die gesamte Organisation dargestellt.

Diese Transparenz und die visuelle Darstellung des Fortschritts können die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen erheblich steigern. Es schafft ein Gefühl der Erfüllung und zeigt deutlich, wie individuelle Anstrengungen zur Erreichung der gemeinsamen Unternehmensziele beitragen.

Für unser Unternehmen können wir eindeutig feststellen, dass die Transparenz der Methode, insbesondere in Kombination mit dem Einsatz des unterstützenden Tools, bereits zu einem erheblich gesteigerten Engagement für die strategischen Unternehmensziele geführt hat. Die ehrgeizigen Ziele ermutigen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, kontinuierlich ihre Leistung zu verbessern, Initiativen voranzutreiben, als Team zu wachsen und die Unternehmensziele zu erreichen. Ohne ein geeignetes Tool wie Mooncamp wäre dies erheblich zeitaufwändiger und würde wahrscheinlich auch die Akzeptanz der OKR-Methode insgesamt beeinträchtigen.

Fazit

Die Einführung und Implementierung von Mooncamp bei GS1 Germany verlief durch verschiedene Phasen, von anfänglicher Euphorie über eine Anpassungsphase bis hin zur Etablierung einer Routine. Die Herausforderungen, vor denen GS1 stand, insbesondere in Bezug auf die Fokussierung auf strategische Themen und die Operationalisierung ihrer Strategie, fanden in der OKR-Methode und insbesondere in Mooncamp eine Lösung, die Transparenz, Kollaboration und klare Messbarkeit in den Vordergrund stellt.

Mooncamp hat sich nicht nur als intuitiv und benutzerfreundlich erwiesen, sondern auch als ein Instrument, das die Visualisierung und Messbarkeit von OKRs effektiv unterstützt. Die Plattform hat die Transparenz und Kollaboration innerhalb des Unternehmens gefördert und spielt eine zentrale Rolle in den OKR-Prozessen von GS1, indem sie eine klare Übersicht über Fortschritte und Herausforderungen bietet und so dazu beiträgt, Ressourcen effektiv zu lenken und die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu schärfen.

Die Erfahrung von GS1 mit Mooncamp unterstreicht die Bedeutung von Transparenz, messbaren Ergebnissen und der Förderung einer kollaborativen Arbeitskultur in der heutigen Geschäftswelt. Mit einer klaren Vision und dem konsequenten Einsatz eines effektiven Tools wie Mooncamp hat GS1 einen proaktiven Ansatz zur Bewältigung von Herausforderungen und zur Förderung des strategischen Wachstums bewiesen.