Asana Ziele: So lässt sich Asana für OKRs nutzen

In unserer zunehmend komplexen und ortsunabhängigen Arbeitswelt wird es immer wichtiger, klare strategische Ziele zu haben. Mitarbeitende sollten außerdem wissen, wie ihre tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Manche Projektmanagement-Tools bieten inzwischen Features, mit denen sich Ziele abbilden lassen – so auch Asana mit der Funktion „Asana Ziele“. Doch wie gut sind solche Features wirklich?

Bei der Zielformulierung setzen inzwischen viele Unternehmen auf OKRs (kurz für „Objectives and Key Results“). Was dabei oft vergessen wird: Es reicht nicht, OKRs im stillen Kämmerlein auszutüfteln und fernab des „Daily Business“ in Tabellen zu verwalten.

Wir schauen uns in diesem Artikel an, was Asana Ziele kann, wie sich OKRs in Asana abbilden lassen und wann sich eine dedizierte OKR Software lohnt.

Das erwartet dich:

• Was ist Asana?
• Wofür wird Asana verwendet?
• Asana Ziele: So verwaltest du OKRs in Asana
• Welche Vorteile bietet die Ziele-Funktion in Asana?
• Was kann „Asana Ziele” nicht leisten?
• Asana und OKR Software kombinieren
• Fazit: Wie gut ist Asana für OKRs?

Was ist Asana?

Asana ist ein Aufgaben- und Projektmanagementtool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihr „Daily Business“ an einem zentralen Ort zu koordinieren. Der Fokus liegt auf der zeitlichen Planung von Aufgaben. Zusätzlich bietet das Tool Kommunikationsfeatures. Wegen der erweiterten Funktionen wird Asana oft auch als „Work-Management-Tool“ bezeichnet.

Asana sortiert Projekte und To-dos innerhalb von Organisationen und Workspaces. Innerhalb der Projekte lassen sich Aufgaben anlegen. Diese können in beliebig viele Unteraufgaben aufgebrochen werden. Für jede Aufgabe und Unteraufgabe werden Informationen wie Verantwortlichkeit und Deadline eingetragen. So behalten die Mitarbeitenden ihre To-dos und die ihrer Teammitglieder jederzeit im Blick.

Insgesamt dient das Tool dazu, an (größeren) Projekten und teamübergreifend effizienter zu arbeiten. „Asana Ziele“ wurde als Funktion erst kürzlich ergänzt.

Wofür wird Asana verwendet?

Die meisten Unternehmen verwenden Asana, um Projekte und To-dos zentral an einem Ort zu verwalten. Das sind die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Aufgaben nach eigenen Wünschen in verschiedenen Ansichten darstellen, z. B. wie Haftnotizen in einem Board, als To-do-Liste, in einer Zeitleiste oder im Kalender
• Projekte übersichtlich organisieren, mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten
• Arbeit mit Aufgaben und Unteraufgaben übersichtlich unterteilen
• Workflows, Verantwortlichkeiten und Deadlines abbilden
• Ressourcen zentral abspeichern und einsehen
• Mit dem Team projekt- und aufgabenbezogen kommunizieren
• Wichtige Meilensteine in Projekten visualisieren
• In Portfolios mehrere Projekte gleichzeitig überwachen
• Projektdaten und Workloads in Echtzeit auswerten
• Mit „Asana Ziele” unternehmensweite Ziele setzen und verwalten

Wir werfen in diesem Artikel einen genaueren Blick auf die Ziele-Funktion, die Asana bietet.

Asana Ziele: So verwaltest du OKRs in Asana

Mit der Ziele-Funktion unterstützt Asana Unternehmen dabei, Mitarbeitende und Teams anhand von klaren Zielen auszurichten und Aufgaben zu priorisieren. Verfügbar ist die Funktion für Business- und Enterprise-Kund:innen.

Grundsätzlich lassen sich mit dem Feature zwei Arten von Zielen erstellen:

• Unternehmensziele: Langfristige Ziele, die eng mit der Vision und Mission des Unternehmens verknüpft sind.
• Teamziele: Kurzfristige Ziele, die dazu beitragen, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen.

In beiden Fällen sind die Ziele für alle im Unternehmen sichtbar. So ist auf allen Ebenen jederzeit klar, was Priorität hat und worauf man gemeinsam hinarbeitet.

Der Gedanke dahinter: Unternehmen sind am erfolgreichsten, wenn alle Mitarbeitenden die Vision, Mission und Ziele kennen und ihre tägliche Arbeit darauf ausrichten.

Wer nun OKRs als Zielsetzungsmethode verwendet, kann diese in Asana recht einfach in vier Schritten abbilden – und später auch verwalten. Natürlich sollte vorher das OKR Planning abgeschlossen sein.

1. Mission eintragen und Objectives erstellen

Im ersten Schritt werden die Objectives eingetragen – in der Regel zuerst auf Unternehmensebene, dann für einzelne Teams. Auch für die Unternehmensmission ist Platz im Ziele-Bereich.

Ein Ziel in Asana anzulegen, funktioniert ähnlich wie das Erstellen von Aufgaben: Über das Pluszeichen öffnet sich ein Eingabefenster, das alle wichtigen Informationen abfragt. Im Feld „Name“ wird das Objective eingetragen.

2. Verantwortlichkeiten und Deadlines festlegen

Für jedes Objective sollte eine verantwortliche Person (OKR Owner) benannt werden. Außerdem sollte festgelegt werden, in welchem Zeitraum es erreicht werden soll.

Die Zeiträume können über die Admin-Konsole individuell an das Unternehmen angepasst werden. Wir empfehlen, OKRs quartalsweise zu tracken. Die Verantwortlichkeit lässt sich einfach festlegen, indem man das Ziel (wie eine Aufgabe) einer Person zuweist.

3. Aktualisierungsmethode definieren

Zuletzt wird die Aktualisierungsmethode ausgewählt. Fortschritte können dabei manuell oder automatisch gemessen werden.

Bei automatischer Messung errechnet Asana aus dem Status der Teilziele (Key Results, mehr dazu im nächsten Schritt) den Zielerreichungsgrad. Alternativ lassen sich die Fortschritte (z. B. in Prozent) auch manuell aktualisieren.

4. Key Results eintragen

Das Objective ist eingetragen? Dann können mit wenigen Klicks noch die Key Results als Teilziele hinzugefügt werden. Sie definieren, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht – und dienen Asana als Basis für die automatische Fortschrittsmessung.

Die Eingabe der Key Results funktioniert ebenfalls nach dem beschriebenen Muster: Es werden jeweils verantwortliche Personen, Deadlines und eine Aktualisierungsmethode angegeben.

Welche Vorteile bietet die Ziele-Funktion in Asana?

Richtig angewendet bietet „Asana Ziele“ einige Vorteile für die Arbeit mit OKRs:

• ✔️ Alle Informationen sind an einem Ort: OKRs, Projekte und To-dos werden zentral verwaltet und alle Informationen sind über ein Tool abrufbar. Der Fokus liegt allerdings klar auf den täglichen Aufgaben.
• ✔️ OKRs werden in einem bekannten Tool verwaltet: OKRs werden dort gemanagt, wo das tägliche Projektmanagement bereits stattfindet. Das kann kleinen Unternehmen und Teams den Start erleichtern.
• ✔️ Ziele sind für alle zugänglich: Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf das Ziele-Feature in Asana. So ist die Transparenz in der Arbeit mit OKRs sichergestellt. Es ist jederzeit nachvollziehbar, worauf der Fokus im aktuellen OKR-Zyklus liegt.

Was kann „Asana Ziele” nicht leisten?

Gleichzeitig nehmen Unternehmen, die OKRs mit der Asana-Ziele-Funktion planen und tracken, auch ein paar große Einschränkungen in Kauf. Besonders offensichtlich werden diese, wenn OKRs im großen Stil ausgerollt werden sollen.

Nicht individualisierbar

Asana bietet an sich viele nützliche Funktionen, lässt sich im Ziele-Bereich aber kaum individuell anpassen. Welche Informationen zu den OKRs eingegeben werden, ist beispielsweise fest definiert und dadurch eingeschränkt. Nutzer:innen sind so gezwungen, die vorgegebene Methodik und Terminologie zu übernehmen. Das kann verwirrend sein und im schlimmsten Fall dazu führen, dass die OKRs nicht angenommen werden.

➡️ Die Lösung: eine OKR Software, die sich komplett anpassen lässt.

Mit Mooncamp lassen sich unter anderem benutzerdefinierte Merkmale (z. B. Priorität, Stakeholder) zu allen Zielen hinzufügen. Die Nutzer:innen können nach Belieben neue Elemente wie Tasks oder Initiativen erstellen. Kurz gesagt: In Mooncamp lässt sich jede erdenkliche Eigenschaft anlegen und benutzerdefiniert anpassen. Ganz genau so, wie man es gerade braucht. So haben Unternehmen die komplette Freiheit und können ihre individuellen Prozesse und Terminologien erstellen.

Keine spezialisierte Supportleistung

Ziele sind bei Asana nur eine von vielen Funktionen. Asana bietet zwar grundsätzlich technischen Support und Hilfeseiten. Eine intensive Betreuung und Unterstützung bei der Arbeit mit OKRs ist aber nicht gegeben. Dafür stehen OKRs bei Asana schlicht nicht genug im Fokus.

➡️ Die Lösung: Support von einem Team aus Experten und Expertinnen, die OKRs leben und lieben.

Das Ziel von Mooncamp ist ein erfolgreicher OKR-Rollout für jeden einzelnen Kunden und jede einzelne Kundin. Ein Team aus erfahrenen OKR-Profis, die bereits zahlreiche OKR-Rollouts mitverfolgt und gestaltet haben, steht ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite. Plus: Mooncamp wird mit dem Kundenfeedback aus dieser engmaschigen Betreuung ständig weiterentwickelt.

Eingeschränkte Filter für die Auswertung

Asana bietet für das Filtern von Zielen aktuell zwei Möglichkeiten: nach Verantwortlichkeit oder Status. Das ist einerseits praktisch und hilft, einen Überblick zu gewinnen. Andererseits sind dem Reporting damit aber auch Grenzen gesetzt.

➡️ Die Lösung: beliebige Filter.

Mit Mooncamp lassen sich individuelle Filter setzen, um noch tiefer in die Daten einzutauchen und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Außer nach Verantwortlichkeit und Status (z. B. gefährdet, planmäßig) kann zum Beispiel auch nach Teams, dem Fortschrittswert (z. B. nur ≤ 50 %) oder der Art von Ziel (z. B. Objective, Key Result, Initiative) gefiltert werden.

Keine integrierten Check-ins

Asana bietet innerhalb von Projekten und Workspaces umfangreiche Kommunikations- und Chatfunktionen. Im Ziele-Bereich wartet das Tool aber lediglich mit einer Kommentarfunktion für einzelne Ziele auf. Erinnerungen an Ziel-Updates müssen als wiederkehrende Aufgabe angelegt werden. Check-ins gestalten sich dadurch unübersichtlich. Fortschritte bezüglich der OKRs zu verfolgen, kann schnell umständlich werden. Vor allem, wenn man in großen Unternehmen zahlreiche OKRs im Blick behalten muss.

➡️ Die Lösung: eine Handvoll zielgerichteter Fragen.

Mooncamp bietet für Check-ins komplett individualisierbare Vorlagen für verschiedene Use Cases. Das gesamte OKR-Geschehen kann über einen Feed übersichtlich verfolgt werden. Automatische Erinnerungen über Slack, MS Teams oder E-Mail stellen sicher, dass wirklich alle ihre Check-ins durchführen.

Ziele gibt es nur in der Listenansicht

Auch bei der Darstellung der Ziele in Asana müssen Nutzer:innen Abstriche machen. Angeboten wird im Ziele-Bereich nur die klassische Listenansicht. Welche Key Results welchem Objective zugeordnet sind, ist per Drop-down-Auswahl erkennbar. Grafisch können Abhängigkeiten aber nicht sichtbar gemacht werden.

➡️ Die Lösung: erweiterte Darstellungsmöglichkeiten.

In Mooncamp lassen sich alle Ziele inklusive Status auch als Netzwerk anzeigen. So bemerkt man schnell Abhängigkeiten zwischen den Zielen, „Brennpunkte“ oder Cluster.

Kein Qualitätscheck für Ziele

Asana Ziele zeigt Fortschritt und Performance an. Es liefert aber keine Informationen darüber, ob es mit einzelnen Zielen und dem OKR-System an sich Probleme gibt. Fehlende Eingaben oder eine falsche Zuordnung von Teamzielen zu übergeordneten Zielen wird deshalb oft nicht oder zu spät erkannt. Das kann für große Unternehmen mit vielen Teams und verknüpften Zielen zu einem echten Problem werden.

➡️ Die Lösung: ein Health Dashboard, mit dem sich Probleme bei Zielen schnell erkennen und lösen lassen.

Mooncamp bietet zwei verschiedene Dashboards: das Performance Dashboard, das über den Fortschritt aller Ziele bzw. OKRs informiert und das Health Dashboard. Mit dem Health Dashboard wird sichergestellt, dass der gesamte Zielmanagementprozess reibungslos abläuft und sich alle an die vereinbarte OKR-Struktur halten. Es stellt übersichtlich dar, mit welchen Zielen es Probleme (z. B. fehlende Eigenschaften) gibt. So lassen sich diese schnell lösen.

Keine weiteren OKR-Features

Asana ist ein umfassendes Work-Management-Tool, dessen Stärken in der Organisation von Projekten und Aufgaben im Daily Business liegen. Und es bietet eben auch die Möglichkeit, diverse Arten von Zielen anzulegen. Dabei ist das Tool aber weder für Strategieumsetzung (Strategy Execution) noch direkt auf die OKR-Struktur ausgelegt. Entsprechend muss für OKRs in Asana vergleichsweise viel improvisiert werden. Diese mit Asana Ziele in allen Details abzubilden, ist vor allem für große Unternehmen nicht wirklich praktikabel.

➡️ Die Lösung: eine dedizierte Software mit umfangreichen OKR-Features.

Mooncamp bietet ein übersichtliches, intuitives und leicht bedienbares Tool, das speziell auf die Anforderungen von OKRs zugeschnitten ist. Gleichzeitig lässt es sich komplett an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Auch Features für OKR Planning oder Check-ins liefert Mooncamp direkt mit. Ebenso weniger offensichtliche Funktionen wie flexible Merkmale und unterschiedliche Arten der Fortschrittsmessung.

Asana und OKR Software kombinieren

Was ist nun, wenn man beim Projektmanagement nicht auf Asana verzichten möchte – für eine erfolgreiche OKR-Einführung aber umfangreichere Funktionen benötigt? Eine professionelle OKR Software wie Mooncamp vereint das Beste aus beiden Welten: Mooncamp bietet unter anderem eine Asana-Integration, um OKRs mit Aufgaben oder Projekten in Asana zu verknüpfen und automatisch zu aktualisieren. Wie genau das funktioniert, erfährst du hier.

Fazit: Wie gut ist Asana für OKRs?

Unter dem Strich lassen sich mit der Ziele-Funktion in Asana OKRs und To-dos gut verknüpfen. Allerdings kommt die Funktion nur für kleinere Teams und Unternehmen infrage, die Asana bereits kennen, gerne mit dem Tool arbeiten und OKRs und tägliche Aufgaben an einem Ort verwalten möchten.

Beschäftigt man sich intensiver mit OKRs oder müssen in größeren Unternehmen OKRs für viele verschiedene Teams verwaltet werden, stößt die Asana-Ziele-Funktion schnell an ihre Grenzen. Denn: Am Ende des Tages ist Asana dafür gemacht, Unternehmen das Daily Business zu erleichtern. Strategieumsetzung und OKRs stehen hier nicht im Fokus. Um OKRs in größeren Teams und Unternehmen nachhaltig auszurollen und zu skalieren, ist „Asana Ziele“ deshalb nicht ausreichend. Stattdessen empfiehlt es sich, auf eine OKR Software wie Mooncamp umzusteigen, die sich komplett individualisieren lässt, mehr Funktionen bietet und auf OKRs spezialisiert ist.

Wer Asana weiterhin für das Projektmanagement verwenden möchte, verknüpft die beiden Tools einfach miteinander und profitiert von allen Vorteilen.

Asana Ziele: FAQ

Kann man OKRs in Asana verfolgen?

Ja, OKRs können in Asana verfolgt werden. Sie lassen sich über die Ziele-Funktion anlegen und direkt mit Projekten und Aufgaben verknüpfen. Je nachdem, welche Einstellung gewählt wird, lässt sich der Fortschritt der Ziele in Prozent automatisch oder manuell erfassen.

Wie verfolgt man den Fortschritt von Zielen?

Der Fortschritt von Zielen kann auf unterschiedliche Weise verfolgt werden. Gängig für OKRs ist eine Fortschrittsanzeige, die darstellt, zu wie viel Prozent das Ziel bereits erreicht wurde. Die Prozentzahl errechnet sich dabei aus den angehängten Key Results.