Viva Goals für OKRs verwenden [2023 Guide]

In 2021 hat Microsoft das Start-up Ally.io (ansässig in Indien und den USA) übernommen und in Microsoft Viva Goals umgewandelt. Das Ergebnis ist eine scheinbar solide OKR Software für Unternehmen, die sich in der Microsoft-Landschaft bereits zuhause fühlen.

Ob sich Viva Goals für OKRs wirklich eignet, schauen wir uns in diesem Artikel an. Dabei nehmen wir die wichtigsten Features von Viva Goals sowie die Stärken und Schwächen genauer unter die Lupe.

Das erwartet dich:

• Was ist Viva Goals?
• Was sind die wichtigsten Features von Viva Goals?
• Das sagen Nutzer:innen: Viva Goals Reviews
• Was sind die Stärken von Microsoft Viva Goals?
• Welche Schwächen hat MS Viva Goals?
• Fazit: Wann eignet sich Viva Goals für OKRs?

Was ist Viva Goals?

Viva Goals ist ein Management-Tool aus dem Hause Microsoft, mit dem Unternehmen, Teams oder einzelne Mitarbeitende Ziele erstellen, verfolgen und bearbeiten können.

Microsoft selbst beschreibt es so:

A goal-alignment solution that connects teams to your organization's strategic priorities, unites them around your mission and purpose, and drives business results.

― Microsoft

OKRs spielen dabei eine zentrale Rolle. Viva Goals wurde entwickelt, um OKRs in den Arbeitsalltag zu integrieren – beispielsweise in Microsoft Teams oder anderen Anwendungen aus Microsoft Office 365. Das Tool ist dafür gedacht, die täglichen Aufgaben der Mitarbeitenden mit der strategischen Ausrichtung und Vision des Unternehmens zu verknüpfen: Einfach gesagt, legen die Mitarbeitenden in Viva Goals ihre Ziele fest und arbeiten gemeinsam daran. Das Management überwacht die Fortschritte und gibt Feedback.

Viva Goals ist eines von neun Modulen von Viva – der (noch recht neuen) Employee Experience-Plattform von Microsoft. Diese soll generell die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, ihr Arbeitserlebnis sowie ihr Wohlbefinden verbessern, indem sie relevantes Wissen in die täglichen Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert. Konkret werden mit Viva zusätzliche Inhalte und Dienste über Microsoft Teams abrufbar. Beispielsweise das Intranet, Schulungen oder eben Ziele beziehungsweise OKRs.

Was sind die wichtigsten Features von Viva Goals?

Zu den wichtigsten Funktionen von Viva Goals gehören:

• Ziele erstellen und verwalten
• Fortschritte überwachen
• Integrierte Dashboards
• Alignment auf allen Ebenen (z. B. mit verschiedenen Seiten für Ziele)
• Integrationen (z. B. zu Projektmanagementtools)

Ziele erstellen und verwalten

In Viva Goals können alle Mitarbeitenden ihre eigenen Objectives eintragen sowie Deadlines, Verantwortlichkeiten und Prioritäten angeben. Die Objectives werden dann entweder individuell bearbeitet oder mit dem Team geteilt. Key Results und Initiativen legt man einfach als Unterelemente zu den Objectives an.

Fortschritte überwachen

Wie weit sie auf dem Weg zur Zielerreichung sind, können die Mitarbeitenden in Echtzeit verfolgen. Jedes Objective ist in Viva Goals mit einer Statusanzeige versehen. Dabei wird sowohl der tatsächliche als auch der erwartete Wert dargestellt. Bestimmt wird der tatsächliche Fortschritt, wenn die Key Results entweder automatisch (über eine Integration) oder manuell (von den Nutzer:innen) aktualisiert werden.

Die Statusanzeige ist farblich codiert, sodass schnell erkennbar ist, ob die OKRs noch „On Track“ oder schon „At Risk“ sind. Automatische Warnungen erinnern (sofern sie aktiviert sind) daran, wenn ein Ziel Aufmerksamkeit benötigt oder gefährdet ist.

Integrierte Vorlagen

OKRs können in Viva Goals von Grund auf neu erstellt oder in integrierte Vorlagen eingetragen werden. Das erleichtert den Einstieg. Außerdem gibt es anpassbare Präsentationstemplates, um Fortschritte und Erkenntnisse im Team zu teilen.

Alignment auf allen Ebenen

In Viva Goals lassen sich verschiedene Arten von Zielen anlegen:

• Individuelle Ziele
• Teamziele
• Unternehmensziele

Die OKRs können dafür in verschiedenen Dashboards organisiert werden. Das ermöglicht ein Alignment über alle Ebenen hinweg. Die Mitarbeitenden haben nicht nur ihre eigenen Ziele, sondern auch die ihres Teams und die Unternehmensziele im Blick. Zusätzlich lassen sich Genehmigungsworkflows und unterschiedliche Ansichten (z. B. als Diagramm) einstellen.

Integrationen

Viva Goals lässt sich in gängige Anwendungen wie Microsoft Teams, Outlook und SharePoint integrieren. So können die Nutzer:innen ihre OKRs einsehen und aktualisieren, ohne die Anwendung zu verlassen. Über die Chaterweiterung für Microsoft Teams beispielsweise können die Mitarbeitenden sich über Ziele austauschen.

Das sagen Nutzer:innen: Viva Goals Reviews

Bevor wir uns die Stärken und Schwächen von Viva Goals genauer anschauen, werfen wir einen Blick darauf, was echte Nutzer:innen über das Tool sagen. Insgesamt sind die Bewertungen bei Capterra und G2 im soliden Mittelfeld. Allerdings gibt es auch einige Punkte, die verbessert werden könnten. Hier sind einige Stimmen zu den häufigsten Themen:

✔️ Was sind die Stärken von Microsoft Viva Goals?

Für Unternehmen, die bereits mit Microsoft arbeiten und mit OKRs starten möchten, kann Viva Goals ein paar Vorteile bieten:

• OKRs werden in einem bekannten Tool festgehalten und in den täglichen Workflow integriert. Das kann kleinen Unternehmen und Teams den Start erleichtern.
• Mitarbeitende können ihre Ziele mit Kolleg:innen teilen. Das stärkt die Zusammenarbeit im Team und sorgt für Transparenz.
• OKRs und Deadlines sind übersichtlich dargestellt. So fällt es leichter, Aufgaben zu priorisieren und Zeit effektiv zu nutzen.
• Mitarbeitende haben die Möglichkeit, persönliche Ziele zu definieren, die mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.

❌ Welche Schwächen hat MS Viva Goals?

Wenn es darum geht, Ziele für Teams und Unternehmen auf strategischer Ebene abzubilden und OKRs im großen Stil auszurollen, stößt Viva Goals schnell an seine Grenzen. Das Tool hat zwar einige Grundfunktionen für die Arbeit mit OKRs, lässt aber viele wichtige Features und darüber hinausgehende Leistungen vermissen:

Flexibilität und Individualisierung

Viva Goals basiert auf dem OKR-Framework und bietet einige nützliche Funktionen, die Plattform ist aber kaum individuell anpassbar. So sind die Teams gezwungen, die vorgegebene Methodik und Terminologie zu übernehmen. Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass die OKRs nicht angenommen werden.

➡️ Die Lösung: eine flexible OKR Software, die sich komplett individualisieren lässt.

Mooncamp gibt Unternehmen die komplette Freiheit, ihre individuellen Prozesse und Terminologien (z. B. Moals oder BHAGs) einzuführen. Die Nutzer:innen können beispielsweise nach Belieben eigene Merkmale (z. B. Priorität, Stakeholder) zu allen Zielen hinzufügen, neue Typen wie Tasks oder Initiativen erstellen und die eigene Unternehmenssprache verwenden. Insgesamt passt sich Mooncamp flexibel an den OKR-Prozess im Unternehmen an, nicht umgekehrt. Jede erdenkliche Eigenschaft lässt sich in Mooncamp anlegen und benutzerdefiniert anpassen.

Betreuung und Support

Viva Goals ist nur eines von vielen Produkten bei Microsoft. Technischer Support und Hilfeseiten sind zwar verfügbar. Die engmaschige Betreuung, die für einen erfolgreichen OKR-Rollout nötig ist, kann der Tech-Riese aber nicht bieten. Auch Feedback zum Produkt wird Microsoft als Konzern nicht direkt berücksichtigen und unmittelbar einfließen lassen können.

➡️ Die Lösung: Support von einem Team aus Experten und Expertinnen, die OKRs leben und lieben.

Mooncamps Team aus Produkt- und OKR-Expert:innen hat bereits Hunderte OKR-Rollouts in Unternehmen jeder Größe und Industrie mitverfolgt und gestaltet. Jeder einzelne Kunde und jede einzelne Kundin wird engmaschig von einem Team aus erfahrenen OKR-Expert:innen und zertifizierten OKR Process Ownern betreut. So ist sichergestellt, dass die OKRs erfolgreich ausgerollt und von den Mitarbeitenden angenommen werden. Das Feedback aus der Betreuung fließt wiederum in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software ein.

Integration

Viva Goals bietet Integrationen zu Anwendungen wie Teams, Azure DevOps, SharePoint und ZenDesk. Es ist bereits Teil der Microsoft-Landschaft und fügt sich deshalb nahtlos dort ein. Damit eignet sich die Anwendung gut für kleinere Unternehmen, die bereits voll auf Microsoft-Produkte setzen. Für den Einsatz in großen Unternehmen fehlt es dem Tool an Flexibilität, spezialisiertem Support und einigen wichtigen Funktionen (dazu später mehr). Das Thema Integrationen ist damit an sich keine Schwäche, aber eben auch nicht die große Stärke, die Microsoft hier gerne kommuniziert.

➡️ Denn: Es gibt auch OKR Softwares, die umfassende Funktionen bieten und sich ebenso nahtlos in Microsoft-Anwendungen integrieren.

Mooncamp hat die ausgereifteste MS-Integration am Markt und fühlt sich durch seine nahtlose Einbettung in Microsoft Teams, Outlook und Microsoft 365 wie aus einer Hand an. So verwalten Teams ihre OKRs direkt in Microsoft Teams: Über einen Tab in der Anwendung kann man neue OKRs erstellen, bestehende OKRs aktualisieren, zwischen Zyklen wechseln oder individuelle Ansichten hinzufügen. Zusätzlich bietet Mooncamp weitere Integrationen (z. B. zu Excel Online, Salesforce oder Asana), volle Flexibilität und eine Reihe wichtiger Features, die für eine erfolgreiche OKR-Einführung essenziell sind (dazu gleich mehr).

OKR-Prozessunterstützung durch Plannings und Check-ins

In Viva Goals lassen sich OKRs zwar verwalten, es kann aber nicht der gesamte OKR-Prozess abgebildet werden. Es gibt beispielsweise keinen separaten „Playground“ für das OKR Planning. Auch die Funktionen zur Gestaltung von Check-ins – das wahrscheinlich wichtigste Element im OKR-Zyklus – sind begrenzt. Das erschwert den Umgang mit OKRs und führt spätestens dann zu Problemen, wenn OKRs innerhalb der Organisation skaliert werden sollen.

➡️ Die Lösung: ein Tool für den gesamten OKR-Prozess.

Mooncamp ist speziell auf die Arbeit mit OKRs ausgelegt und unterstützt über den gesamten Prozess hinweg. Fürs Planning gibt es abgeschlossene Bereiche, in denen OKR-Entwürfe erstellt und im Team diskutiert werden können, bevor sie veröffentlicht werden. Im Feed lässt sich das gesamte OKR-Geschehen übersichtlich verfolgen.

Außerdem bietet Mooncamp integrierte Check-ins mit komplett individualisierbaren Vorlagen für verschiedene Use Cases. Automatische Erinnerungen über MS Teams, Slack oder E-Mail stellen sicher, dass wirklich alle ihre Check-ins durchführen. Zusätzlich können die Check-ins mit Zitaten, Bildern oder GIFs aufgelockert werden. Updates an den Zielen kann man direkt kommentieren oder mit Reaktionen versehen – zum Beispiel, um Erfolge zu feiern oder offene Punkte zu klären. All das sorgt dafür, dass das Arbeiten mit OKRs leichter wird und Spaß macht.

Analysen und Dashboards

Viva Goals bietet nur begrenzte Analysemöglichkeiten. Es gibt zwar einige Möglichkeiten, unterschiedliche Überprüfungsdashboards anzulegen. Es lassen sich aber keine komplett individualisierten Reports erstellen. Tief in die Daten einzutauchen und den Prozess zu analysieren, ist damit nicht in dem Umfang möglich, wie es für einen erfolgreichen OKR-Rollout und die stetige Weiterentwicklung des OKR-Systems notwendig wäre.

➡️ Die Lösung: komplett anpassbare Dashboards mit mächtigen Analysefunktionen.

Mooncamp bietet verschiedenste Dashboards und Ansichten sowie vielfältige Analysemöglichkeiten. Die flexibelste Variante sind die frei konfigurierbaren Custom Dashboards. Sie können verwendet werden, um alle möglichen Arten von Daten zu visualisieren. Darüber lassen sich zum Beispiel ein Unternehmens-Cockpit mit Vision- und Mission-Statement, ein Quarterly Business Review (QBR) oder eine Abteilungsübersicht erstellen.

Zusätzlich bietet Mooncamp auch ein Progress Dashboard und ein Health Dashboard. Das Progress Dashboard zeigt den Fortschritt aller Ziele, gruppiert nach Teams oder Mitarbeitenden. Im Health Dashboard erhält man Überblick über den Zustand und die Qualität sämtlicher OKRs.

Generell kann man in Mooncamp beliebige Filter setzen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Außer nach Verantwortlichkeit und Status (z. B. gefährdet, planmäßig) kann zum Beispiel auch nach Teams, dem Fortschrittswert (z. B. nur ≤ 50 %) oder der Art von Ziel (z. B. Objective, Key Result, Initiative) gefiltert werden.

Visualisierung und erweiterte Funktionen

Auch in Sachen Visualisierung bietet Viva Goals nur begrenzte Möglichkeiten. OKRs können in den drei klassischen Ansichten dargestellt werden: als Liste, in der Schnellansicht oder als Diagramm. Je nach Ansicht sind bestimmte Aktionen verfügbar und es werden mehr oder weniger Informationen angezeigt.

➡️ Die Lösung: verschiedene Ansichten und ein anpassbares Regelsystem.

Verschiedene Ansichten sorgen in Mooncamp für neue Blickwinkel: Mit der Baumansicht erhalten alle Mitarbeitenden einen Überblick über die gesamte Unternehmensstrategie. Das sorgt für eine Extraportion Transparenz und Alignment.

Außerdem lässt sich in Mooncamp ein komplett individualisierbares Regelsystem erstellen. So können Unternehmen selbst entscheiden, wie die Hierarchie ihrer OKRs strukturiert sein soll oder welche Fortschrittsmessarten erlaubt sind. Falsch ausgerichtete Ziele werden direkt hervorgehoben, sodass sie schnell korrigiert werden können.

Fazit: Wann eignet sich Viva Goals für OKRs?

Unter dem Strich eignet sich Viva Goals gut für kleinere Unternehmen, die sich in der Microsoft-Landschaft zuhause fühlen und für die Flexibilität, Individualisierbarkeit, ein spezialisierter Support und detaillierte Auswertungen nicht wichtig sind.

Um OKRs in größeren Teams und Unternehmen nachhaltig auszurollen und zu skalieren, ist Viva Goals allerdings nicht ausreichend. Dafür fehlen wichtige Funktionen und ein Expertenteam, das den Prozess begleitet. Für Unternehmen mit OKR-Ambitionen ist es am besten, erste Gehversuche in bekannten Tools wie Excel zu unternehmen und dann direkt auf eine spezialisierte OKR Software zu setzen, die sich komplett flexibel anpassen lässt und umfassende Funktionen bietet.