OKR Planning Meeting [+ Template und Agenda]

Im OKR Planning die richtigen OKRs für jeden Zyklus zu finden, kann mühsam sein. Umso wichtiger ist es, dass Brainstorming und Formulierungsprozess gut strukturiert sind. Wie man ein OKR Planning Meeting in der Praxis am besten durchführt, erklären wir in diesem Leitfaden – inklusive Agenda und Checkliste für die Vorbereitung.

Das erwartet dich:

• Was ist ein OKR Planning?
• Das Ziel von OKR Plannings
• OKR Planning vorbereiten: Checkliste und Factsheet
• So läuft ein OKR Planning Workshop ab
• Wie man OKRs mit Mooncamp plant
• OKR Planning: FAQ

Was ist ein OKR Planning?

Das OKR Planning (oder auch OKR Setting) ist das erste Event des OKR-Zyklus. Es umfasst das Brainstorming sowie die Formulierung der Objectives und Key Results für den nächsten Zyklus und findet normalerweise als Workshop statt.

Dabei wird auf mehreren Ebenen geplant: für das gesamte Unternehmen, Abteilungen und einzelne Teams. Prinzip und Ablauf des Meetings bleiben aber weitgehend gleich. Es unterscheidet sich lediglich der Kontext, auf den sich die zu erstellenden Objectives und Key Results beziehen.

Das Ziel von OKR Plannings

Ziel des OKR Plannings ist es, Entwürfe für OKRs zu erarbeiten, die das Unternehmen im nächsten Zyklus (meistens ein Quartal) strategisch voranbringen. Dafür werden die OKRs so geplant, dass sie jeweils die OKRs der darüberliegenden Ebene beeinflussen.

Die Vision und Mission des Unternehmens wird vom Management im ersten OKR Planning in strategische Unternehmens-OKRs übersetzt. Anschließend erstellen Abteilungen und Teams in weiteren Planning-Workshops jeweils OKRs, die auf mindestens eines der Unternehmens-OKRs einzahlen.

OKR Planning vorbereiten: Checkliste und Factsheet

Damit die OKR Planning-Session so produktiv wie möglich abläuft und sich nicht unnötig in die Länge zieht, sollten vorab einige Vorbereitungen getroffen werden.

1. Alle Teilnehmenden sollten rechtzeitig, am besten mindestens einen Monat vor dem Termin, darüber informiert werden, wann der Workshop stattfindet.
2. Die Mission, Vision und aktuellen Prioritäten des Unternehmens sollten allen Teilnehmenden bekannt sein. Ist das nicht ohnehin der Fall, sollten sie vor dem Workshop noch einmal explizit kommuniziert werden.
3. Alle Teilnehmenden sollten sich vor dem Meeting Gedanken über mögliche Objectives machen. Dafür sollten sie spätestens zwei Wochen vor dem Termin die (vorläufige) Agenda erhalten.
4. Beim OKR Planning auf Teamebene sollten vorab die übergeordneten Unternehmensziele an alle Teilnehmenden kommuniziert werden. Besonders die (leitende) Führungskraft sollte außerdem mögliche Objectives und Key Results für das Team aus den Unternehmens-OKRs ableiten und als diskutierbare Vorschläge zum Meeting mitbringen.

Um die Kreativität der Teilnehmenden anzuregen und alle in das richtige Mindset zu versetzen, kann es außerdem sinnvoll sein, vorab einige Fragen in die Runde zu schicken. Mögliche Denkanstöße für das Brainstorming könnten dabei sein:

• Was funktioniert aktuell nicht?
• Was blockiert unsere Entwicklung im Team?
• Was müsste geschehen, um dieses Problem zu lösen?
• Stehen wir aktuell in Einklang mit der Unternehmensvision?
• Wohin möchten wir uns entwickeln?
• Welche konkreten Ziele möchten wir erreichen?
• Passen diese Ziele zu den aktuellen Prioritäten im Unternehmen?
• Sind die Ziele ehrgeizig und zielführend? Sind sie klar und einfach zu verstehen?

Außerdem sollte man frühzeitig festlegen, wo das OKR Planning stattfindet (z. B. persönlich oder digital), wie viel Zeit für den Workshop benötigt wird und wer daran teilnimmt.

So läuft ein OKR Planning Meeting ab

Sind alle Vorbereitungen getroffen, ist die Herangehensweise an die eigentliche Planung immer gleich – egal auf welcher Ebene der Organisation sie stattfindet. Eine sinnvolle Agenda für ein OKR Planning könnte beispielsweise so aussehen:

• Einführung und Warm-up (30 Minuten)
• Optional: Relevante Unternehmensziele identifizieren (30–45 Minuten)
• Objectives brainstormen und formulieren (30–60 Minuten)
• Pause (15–30 Minuten)
• Key Results definieren (60–120 Minuten)
• Optional: OKRs visualisieren und Initiativen hinzufügen (30–60 Minuten)

1. Einführung und Warm-up

Bevor es inhaltlich ans Eingemachte geht, sollte im ersten Teil des Workshops ein sicherer Raum für Ideen und Gespräche geschaffen werden. Die Teilnehmenden sollten sich auf die bevorstehende Session einstellen können und ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern. Am besten gelingt das mit einer lockeren Vorstellungsrunde und einem kurzen Icebreaker-Spiel. Spiele, die sich dafür gut eignen sind beispielsweise:

• Zwei Wahrheiten und eine Lüge: Alle Teilnehmenden stellen sich mit zwei Wahrheiten und einer Lüge vor. Anschließend wird bei allen reihum geraten, was gelogen war. Wer richtig rät, erhält einen Punkt. Wer die meisten Punkte hat, gewinnt!
• Love Bomb: Alle Teilnehmenden stellen sich mit Name und Bild kurz vor. Anschließend sind alle aufgefordert, sich gegenseitig Komplimente zu machen oder ihre besten Eigenschaften bei der Arbeit zu nennen. Das hebt die Moral des Teams und schafft eine wertschätzende Atmosphäre.

Wenn der Workshop digital stattfindet, haben beim Warm-up außerdem alle die Gelegenheit, sich noch einmal mit dem Tool vertraut zu machen. So läuft der restliche, inhaltliche Teil des Workshops reibungsloser.

2. Unternehmensziele identifizieren (optional)

Findet der Workshop auf Teamebene statt, startet der Hauptteil optional mit einer kurzen Diskussion, welche Key Results auf Unternehmensebene für das Team relevant sind. Dafür geht man gemeinsam die Company OKRs durch und die (leitende) Führungskraft erklärt noch einmal kurz die Absicht hinter den einzelnen Key Results. Anschließend einigt man sich im Team darauf, welche Key Results am besten unterstützt und beeinflusst werden können.

Idealerweise werden die relevanten Company Key Results von der Führungskraft vorbereitet und im Meeting nur noch kurz vorgestellt. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Planning.

3. Objectives brainstormen und formulieren

Im ersten Teil des Brainstormings dreht sich zunächst alles um die Objectives. Idealerweise haben sich hierzu bereits alle Teilnehmenden vorab Gedanken gemacht. Im Workshop selbst sieht der Ablauf dann wie folgt aus:

1. Alle Teilnehmenden listen ihre Ideen für Objectives auf. Das sollte nicht länger als 10 Minuten dauern, wenn alle gut vorbereitet sind.
2. Das Team diskutiert die gesammelten Ideen. Ziel ist es, gemeinsam die zwei bis vier besten Objectives für das kommende Quartal auszumachen.
3. Ist eine Auswahl getroffen, prüft die Gruppe, ob es sich bei den ausgewählten Objectives um „gute“ Objectives handelt. Das heißt, ob sie unter anderem inspirierend und ambitioniert, aber dennoch innerhalb des nächsten Zyklus erreichbar sind.
4. Zuletzt wird aufgelistet, ob die Zielerreichung von anderen Teams oder Abteilungen abhängen könnte. Falls ja, sollte man im Anschluss unbedingt das Gespräch suchen.

Insgesamt gilt: Alle Teilnehmenden sollten mit den formulierten Objectives einverstanden sein, bevor man im nächsten Schritt die Key Results erstellt. Entsprechend kann es vorkommen, dass der Prozess nicht immer linear verläuft. Objectives, die bereits ausgewählt wurden, aber die Kriterien nicht erfüllen, sollten beispielsweise wieder verworfen oder neu diskutiert und formuliert werden.

Wichtig ist außerdem, dass dieser Prozess zwar kollaborativ ablaufen sollte, aber nicht demokratisch. Er ist ein Zusammenspiel aus Top-down-Vorgaben und Bottom-up-Ideen: Die Führungskräfte leiten die Diskussion, können Veto einlegen und stellen sicher, dass die Objectives strategisch sinnvoll sind. Gerade wenn sich das Team nicht einig ist, auf welchen Objectives der Fokus liegen sollte, kann dieser Teil des Workshops recht intensiv werden.

Umso wichtiger ist es, vor dem nächsten inhaltlichen Block eine Pause von 15 bis 30 Minuten einzulegen. So tanken die Teilnehmenden neue Energie und sind wieder mit frischem Kopf dabei, wenn es als nächstes um die Key Results geht.

4. Key Results definieren

Die Objectives aus dem ersten Teil der OKR Planning Session bilden nach der Pause die Grundlage für das Brainstorming der Key Results. Dieses läuft nach einem recht ähnlichen Muster ab:

1. Alle Teilnehmenden überlegen, wie sich messen lässt, ob die zuvor formulierten Objectives erreicht wurden. Alle Ideen werden zunächst in einer Liste festgehalten.
2. Anschließend werden aus der Liste zwei bis vier Key Results pro Objective ausgewählt. Dabei müssen noch nicht direkt numerische Werte vergeben werden. Wichtig ist, dass die Key Results messbar, ergebnisorientiert und zeitgebunden sind.
3. Stehen die Key Results fest, einigt sich das Team auf konkrete (Start- und) Zielwerte für den nächsten Zyklus.
4. Abschließend überprüfen noch einmal alle Teilnehmenden, wie leicht oder schwer es sein wird, die Key Results innerhalb des Zyklus zu erreichen. Vollkommen überambitionierte und zu leicht erreichbare Werte sollten noch einmal diskutiert und angepasst werden.

5. OKRs visualisieren und Initiativen hinzufügen (optional)

Stehen alle Objectives und Key Results fest, sollten diese übersichtlich visualisiert werden. Dafür eignet sich beispielsweise ein OKR-Baumdiagramm. In der Übersicht können dann auch konkrete Initiativen, also To-dos, zu den einzelnen Key Results hinzugefügt werden. Je nachdem, wie viel Zeit und Motivation am Ende des Meetings noch vorhanden ist, kann das entweder direkt oder in der Nachbereitung erledigt werden. Dieser Teil des Meetings ist also grundsätzlich optional.

Falls der Teil wegfällt, ist wichtig, dass klar ist, wer für die Nachbereitung verantwortlich ist und wann die fertige Übersicht mit dem Team geteilt wird. Am besten sollte das möglichst zeitnah passieren. Zusätzlich gilt es, die ausformulierten OKRs nach der Planning Session für den weiteren Prozess in ein Tracking Template (z. B. unser Google Sheets OKR Tracking Template) oder eine OKR Software zu übertragen.

OKR Planning: FAQ

Was ist OKR Setting?

OKR Setting und OKR Planning werden oft synonym verwendet. Beide Begriffe beschreiben den Prozess der Erstellung und Formulierung von Objectives und Key Results. Sie bezeichnen außerdem das entsprechende Event im OKR-Zyklus. Das OKR Setting bzw. Planning findet immer kurz vor oder zu Beginn eines Zyklus statt. Geplant wird meistens für ein Quartal.

Wie führe ich ein OKR-Planungsmeeting durch?

Eine OKR Planning Session besteht immer aus mindestens drei Teilen: (1) Einführung und Warm-up, (2) Objectives brainstormen und formulieren, (3) Key Results definieren. Handelt es sich um ein Planning auf Teamebene, ist es manchmal erforderlich, dass vor dem ersten Brainstorming gemeinsam die Unternehmens-OKRs identifiziert werden, zu denen das Team beiträgt. Optional können am Ende des Meetings außerdem noch Initiativen ergänzt werden. Entscheidend für ein produktives Meeting ist, dass sich alle Teilnehmenden gut vorbereiten.

Wie führt man eine OKR-Diskussion?

Vorab sollte durch eine lockere Vorstellungsrunde (z. B. mit Icebreaker-Spielen) ein sicherer Raum für den Austausch geschaffen werden. Das inhaltliche Brainstorming sollte immer einer klaren Struktur folgen: Zuerst werden Ideen gesammelt. Dann wird nacheinander über die Ideen diskutiert und falls notwendig abgestimmt. Die Diskussionen sollten nicht zu sehr ins Detail gehen. Detailfragen sollten gesammelt und gegebenenfalls individuell geklärt werden.