Métodos ágiles de un vistazo: Scrum, Kanban, OKRs y más

Las empresas quieren y necesitan volverse más ágiles para seguir siendo competitivas, pero no todas consiguen llevar el concepto de agilidad a la práctica y aplicar correctamente los métodos ágiles.

A menudo, las empresas fracasan porque no conocen la diferencia entre principios, técnicas y métodos ágiles y, lo que es más, no saben qué métodos ágiles son los mejores para impulsar sus proyectos.

Para que a ti no te pase lo mismo, en este artículo aclaramos parte de la confusión: te explicamos qué significa la metodología ágil, te presentamos diez frameworks ágiles en detalle y te contamos cómo elegir las metodologías ágiles adecuadas para tu empresa.

Lo que encontrarás:

• ¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
• ¿Qué son los métodos ágiles? Definición
• 10 métodos ágiles explicados
• ¿Por qué deberían las empresas usar métodos ágiles?
• ¿Cómo encuentro los métodos ágiles adecuados para mi empresa? 4 consejos
• Conclusión: saca el máximo partido a una combinación de metodologías ágiles
• Métodos ágiles: preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

Antes de profundizar en las distintas metodologías ágiles, conviene detenerse en los términos «agilidad» y «trabajo ágil».

La agilidad se refiere a una mentalidad concreta, centrada en adaptarse con rapidez, flexibilidad y proactividad a los cambios y desafíos del día a día laboral. Según el Manifiesto Ágil, esta mentalidad valora más a las personas y las interacciones que a los procesos y las herramientas.

La gestión ágil de proyectos describe la forma de trabajar que surge de esta mentalidad y se basa en la flexibilidad, el aprendizaje constante y la capacidad de adaptación. Los procesos de trabajo deben mantenerse siempre lo bastante flexibles como para adaptarse a requisitos cambiantes. Las personas y las interacciones tienen prioridad sobre las herramientas y los procesos. La satisfacción del cliente es el objetivo último.

Definición: ¿qué son los métodos ágiles?

Los métodos ágiles son, en cierto modo, las herramientas necesarias para organizar equipos y empresas de forma ágil. Contienen tanto reglas como descripciones de procesos que ayudan a llevar a la práctica los abstractos principios del Manifiesto Ágil. A menudo se usa como sinónimo el término genérico «gestión ágil de proyectos».

Las metodologías ágiles se caracterizan porque todas se apoyan en equipos ágiles autoorganizados, buscan la mejora continua, se centran en productos de alta calidad y solo funcionan de verdad con una comunicación intensa. Además, las metodologías ágiles suelen trabajar de forma cooperativa e iterativa en equipos pequeños y enfocados. Esto significa que los procesos ágiles se repiten hasta alcanzar el resultado deseado. El feedback del cliente se incorpora de forma activa desde el primer momento.

En conjunto, las metodologías ágiles son conjuntos de reglas para poner en práctica los principios del Manifiesto Ágil, pero se apoyan mucho más en la responsabilidad personal que en especificaciones rígidas.

Metodologías ágiles vs. técnicas ágiles

Las metodologías ágiles no deben confundirse en ningún caso con las técnicas ágiles.

Mientras que la metodología ágil aporta una estructura básica para la gestión de objetivos, estrategia o proyectos, el término «técnicas ágiles» se refiere a prácticas y procedimientos concretos para poner en práctica los valores y principios ágiles. Ayudan a hacer realidad cosas como más flexibilidad, más responsabilidad personal y un equipo más motivado.

Ejemplos de técnicas ágiles:

• Task Boards (visión general de las tareas actuales, divididas en por hacer/en proceso/completadas).
• Daily Standup Meetings (reuniones diarias breves sobre la situación actual)
• Definition of Done (criterios claros para saber cuándo una tarea se considera terminada)
• User Story (describir los requisitos del producto desde el punto de vista del cliente)
• Burn-Down-Charts (visualización del progreso del proyecto)

10 métodos ágiles explicados

En total, existe una gran variedad de métodos ágiles, la mayoría de los cuales nacieron originalmente como metodologías de desarrollo ágil de software. Al fin y al cabo, el concepto de trabajo ágil surgió en este sector. Sin embargo, muchas de estas metodologías pueden trasladarse con bastante facilidad a otros proyectos y usarse de forma universal en casi cualquier empresa.

Pero ¿qué hay exactamente detrás de Scrum, Kanban y compañía? Veámoslo más de cerca.

En concreto, veremos diez métodos ágiles importantes:

• Scrum
• Kanban
• Scrumban
• Objectives and Key Results (OKRs)
• Lean
• Extreme Programming (XP)
• Design Thinking
• Feature-Driven Development (FDD)
• Dynamic System Development Method (DSDM)
• Spotify

1. Scrum

Scrum es probablemente la metodología ágil más utilizada. Puede aplicarse tanto al desarrollo de productos como a la gestión de proyectos y sigue un enfoque iterativo: un equipo Scrum (máximo 10 personas) trabaja en ciclos de desarrollo cortos, de una a cuatro semanas, los llamados sprints, para completar un producto o proyecto. Cada vez que termina un sprint, se presentan los resultados y se usan como base para el siguiente sprint.

Dentro de un equipo Scrum hay tres roles principales: product owner, equipo de desarrollo y Scrum master. El product owner prioriza las tareas pendientes y define en el product backlog cómo podría ser un producto o una solución. El equipo de desarrollo se encarga después de la implementación. El Scrum master es responsable de todo el proceso y guía al equipo durante los sprints.

Cómo funciona:

• Al principio de un proyecto Scrum siempre hay una visión, es decir, una idea aproximada del resultado del proyecto o de un nuevo producto.
• A partir de esa visión, se recoge en una historia de usuario todo lo que el nuevo producto debería tener o ser capaz de hacer.
• Después, todas las subtareas que hay que completar para implementar el nuevo producto se recopilan en el product backlog.
• Además, se fija un marco temporal para todo el proyecto y el Scrum master proporciona a todos los miembros del equipo y expertos un marco claro para el desarrollo del proyecto.
• Las tareas concretas del product backlog se van implementando poco a poco en sprints de una a cuatro semanas.
• Al final de cada sprint se realiza una revisión detallada en la que se comprueba el progreso del proyecto.
• Durante los sprints tiene lugar un daily scrum de un máximo de 15 minutos, en el que los equipos informan brevemente sobre la situación actual.

2. Kanban

Kanban es una metodología ágil sencilla que, en esencia, se basa en un sistema de Post-it. Con ayuda del método Kanban, las tareas y los procesos de una empresa pueden prepararse con claridad y representarse de forma visual. Esta metodología ágil se puede aplicar de forma universal en los contextos más diversos.

Cómo funciona:

• Las tareas individuales se representan en un tablero Kanban mediante tarjetas de colores (a menudo Post-it) y se organizan en columnas. Un tablero clásico suele constar de tres columnas (los llamados «swimlanes» o carriles): por hacer, en proceso y hecho. El proceso también puede representarse de forma más detallada.
• Una vez configurado un proceso Kanban, cada tarea del proyecto recorre el tablero según el principio pull.
• Esto significa que Kanban se basa en que todos los miembros del equipo «tiran» de forma proactiva de las tareas pendientes del backlog hacia su propio espacio de trabajo.
• Así, el tablero muestra en todo momento en qué estado de procesamiento se encuentran las tareas. Esto permite visualizar e identificar los cuellos de botella con mayor rapidez.
• En la mayoría de los casos también se fija un límite de cuántas tareas pueden estar a la vez en el estado «en curso» (el llamado límite de trabajo en curso o work-in-progress limit).

3. Scrumban

Las metodologías ágiles también pueden combinarse entre sí. Un ejemplo popular es Scrumban, un híbrido de Scrum y Kanban que combina la estructura fija de Scrum con la flexibilidad de Kanban.

Cómo funciona:

• En el proceso Scrumban no suele haber jerarquía de equipo, por lo que tampoco hay Scrum master. El equipo se gestiona a sí mismo.
• Hay un backlog con las tareas que deben completarse. Los miembros del equipo tiran de forma autónoma de las tareas del backlog hacia su propio espacio de trabajo.
• Allí pasan por las distintas fases del proceso Kanban. También aquí se determina de antemano cuántas tareas pueden estar en curso al mismo tiempo.
• Los resultados (a diferencia de Scrum) no solo se entregan y controlan al final de un sprint, sino de forma continua.

4. Objectives and Key Results (OKRs)

Los Objectives and Key Results (OKRs) hacen que las empresas sean más ágiles a un nivel superior y estratégico, con ayuda de objetivos transparentes e inspiradores que se definen en todos los niveles, que los equipos implementan de forma autónoma y que se supervisan mediante resultados clave cuantitativos.

Cómo funciona:

• Se definen objetivos cualitativos para toda la empresa y se vinculan a entre 2 y 4 resultados clave cuantitativos.
• De este modo, la visión y la misión de la empresa se traducen en objetivos tangibles para los empleados.
• Los equipos trabajan de forma autónoma en iteraciones de normalmente tres meses para implementar los OKRs definidos.
• En cada caso se comprueba, mediante los resultados clave definidos, si se han alcanzado los objetivos.
• Al definir siempre los OKRs de forma trimestral y supervisarlos con regularidad, es posible reaccionar rápido a los cambios y hacer reajustes cuando sea necesario.

5. Lean

El método Lean permite reducir los proyectos a lo esencial y agilizar los procesos. El objetivo es crear valor sin desperdicio. Dicho de otro modo, se busca lograr el máximo beneficio para el cliente con la mínima inversión posible de personal, tiempo y dinero.

Cómo funciona: el Lean management es menos una metodología que una filosofía empresarial. Dos aspectos centrales de Lean son (1) la orientación al cliente y (2) la reducción de costes. El desarrollo de software Lean sigue cinco principios:

1. Adoptar la perspectiva del cliente e identificar valores añadidos concretos para los clientes
2. Identificar todo el proceso de principio a fin (flujo de valor)
3. Crear flujo eliminando las actividades que no aportan valor al producto final (evitar el desperdicio)
4. Responder a las necesidades del cliente (principio pull)
5. Aspirar a la perfección. Los cuatro primeros pasos se repiten tantas veces como sea necesario hasta que, en algún momento, se alcanza el «estado perfecto» y los procesos de la empresa se centran por completo en satisfacer de forma óptima las necesidades del cliente.

6. Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) es un método diseñado específicamente para el desarrollo ágil de software. Se centra en procesos flexibles, una capacidad de adaptación rápida y tiempos de desarrollo muy cortos. También implica trabajar en ciclos cortos e iterativos. Los requisitos del cliente están siempre en el centro.

Cómo funciona: XP se basa en valores, principios y técnicas. Los cinco valores siguientes constituyen la base: comunicación, simplicidad, feedback, valentía y respeto.

Estos principios conectan esos cinco valores con las técnicas:

• Obtener feedback y actuar en consecuencia de inmediato es una prioridad máxima.
• Hay que buscar siempre la simplicidad.
• Los cambios nunca deben hacerse en grandes bloques, sino siempre de forma incremental, en pequeños pasos.
• Las peticiones y los cambios del cliente deben acogerse de forma positiva.
• La calidad del trabajo no debe resentirse en ningún momento del proceso.

El trabajo se basa en problemas y suele realizarse en ciclos muy cortos, de un día a una semana.

Los roles y las tareas están claramente asignados: los clientes son el centro y definen los requisitos. Los desarrolladores responden a los deseos del cliente y los implementan. Las personas de dirección toman las decisiones estratégicas y analizan el progreso del proyecto. Además, coordinan la comunicación entre clientes y desarrolladores. Un coach, normalmente externo, ofrece también apoyo metodológico al equipo y se asegura de que todos sus miembros conozcan y apliquen las directrices de XP.

7. Design Thinking

El design thinking se centra en la resolución creativa de problemas y en las ideas innovadoras. Los llamados design sprints se utilizan en muchas grandes empresas, como Google, cuando se trata de encontrar ideas para nuevos productos o de afrontar desafíos de forma innovadora. En sentido estricto, los design sprints son más un formato de taller que un método ágil, pero, aun así, merecen sin duda un lugar en esta lista.

Cómo funciona: un design sprint suele durar cinco días y se completa tras una sola iteración. En esos cinco días, un equipo interdisciplinar recorre los seis pasos del proceso de design thinking:

1. Se define y se comprende el problema.
2. Se analizan e interiorizan las prioridades del cliente.
3. Se define el marco conceptual.
4. Se desarrollan y esbozan soluciones dentro de ese marco.
5. Finalmente, se modelan las mejores ideas.
6. Estos modelos se presentan a los clientes como prototipos.

Con el feedback del cliente, el design thinking cierra el círculo: la implementación posterior suele realizarse después con metodologías ágiles como Scrum o Kanban.

8. Feature-Driven Development (FDD)

Feature-Driven Development (FDD) es un framework ágil que se centra en gran medida en las funciones (features) y reserva mucho tiempo para el diseño y el desarrollo. Sin embargo, las funciones en el contexto de FDD no son necesariamente funciones de producto en el sentido habitual, sino que se parecen más a las historias de usuario de Scrum.

Cómo funciona: FDD es, básicamente, un proceso de desarrollo de cinco pasos que se recorre por completo una vez, o varias veces si es necesario:

• Desarrollar el modelo global
• Crear la lista de funciones
• Planificar por funciones
• Diseñar por funciones
• Implementar por funciones
• FDD es ágil en el sentido de que el foco está claramente en las necesidades del cliente o del usuario final, y en trabajar a pequeña escala en una función cada vez hasta cumplir todos los requisitos de un producto o proyecto.

9. Dynamic System Development Method (DSDM)

El Dynamic System Development Method (DSDM) es uno de los primeros métodos ágiles y se creó originalmente sobre todo para proyectos de desarrollo de software. El método funciona de forma iterativa y se basa en involucrar a los usuarios en un proyecto desde el primer momento, dejar que los equipos trabajen de forma autónoma, ofrecer resultados e informes periódicos sobre la situación actual, realizar pruebas continuas y colaborar estrechamente dentro de los equipos de desarrollo.

Cómo funciona: al trabajar según el método DSDM, normalmente se recorren siete fases:

1. Preproyecto (fijar la visión y los objetivos)
2. Viabilidad (comprobar si los objetivos pueden alcanzarse realmente)
3. Fundamentos (determinar soluciones y métodos)
4. Exploración (fijar prioridades)
5. Desarrollo (desarrollo incremental del producto)
6. Implementación (implementar cada iteración del proyecto/producto)
7. Seguimiento (evaluar los beneficios)

10. Spotify

El modelo de Spotify surgió en Suecia y fue desarrollado por el servicio de música del mismo nombre. Puede utilizarse para organizar empresas o divisiones enteras.

Cómo funciona:

• Un equipo grande se divide en muchas unidades más pequeñas e interdisciplinares, los llamados squads, que a su vez forman parte de una tribe.
• Además, los empleados se organizan por materia y función a través de los chapters.
• Esto significa que los empleados tienen un hogar profesional en su chapter (que corresponde, por ejemplo, al departamento de marketing) mientras realizan su trabajo diario y colaboran en squads en distintos proyectos de forma interdisciplinar.
• Además, el método de Spotify deja espacio para comunidades voluntarias, los llamados guilds, en los que los empleados pueden mantenerse en contacto sobre los temas que elijan.

¿Por qué deberían las empresas usar métodos ágiles?

Como ves, hay numerosas formas de volverse más ágil en el día a día laboral. Pero ¿por qué necesitamos estos modelos? La respuesta es sencilla: hoy en día las tendencias evolucionan cada vez más rápido, los cambios imprevistos son la norma y no la excepción, y la capacidad de adaptación es un requisito absoluto para que las organizaciones se mantengan a la vanguardia.

Es más, la gestión ágil de proyectos significa trabajar juntos hacia un objetivo, perseguir una visión y, por fin, volver a poner el foco en lo que de verdad importa: las necesidades de los clientes.

¿Cómo encuentro los métodos ágiles adecuados para mi empresa? 4 consejos

Puede que ahora te preguntes cómo encontrar las metodologías ágiles adecuadas para ti y tu negocio. Ten cuidado: no todos los métodos son igual de apropiados para cada propósito. Los métodos ágiles no encajan en cualquier entorno y no toda tarea tiene por qué abordarse necesariamente en equipo.

Los métodos ágiles resultan especialmente útiles cuando te enfrentas a entornos y tareas complejos. La llamada matriz de Stacey puede ayudarte a clasificar tu proyecto: si no puedes definir con precisión los requisitos para la ejecución de un proyecto ni conoces el camino exacto hacia la solución, lo más probable es que los métodos ágiles te lleven a donde quieres llegar.

Esto significa que los métodos ágiles no son una solución milagrosa.

En el desarrollo de productos, el marketing, los proyectos estratégicos o la planificación de recursos, por ejemplo, el trabajo ágil puede funcionar bien, mientras que en áreas con tareas rutinarias como compras, atención al cliente o contabilidad, los métodos ágiles suelen ser menos adecuados.

En esencia, antes de empezar a trabajar de forma ágil deberías cuestionarte de forma crítica algunos puntos, y no limitarte a seguir las tendencias a ciegas.

1. Revisa tu visión, misión y valores de empresa.

Como primer paso, pregúntate si tu cultura empresarial está realmente diseñada para la gestión ágil de proyectos. ¿La cultura del error que has establecido en tu equipo encaja con la filosofía del aprendizaje continuo? ¿Se practica el feedback abierto? ¿Cómo es ahora mismo tu estilo de liderazgo? ¿Das a tus empleados suficiente libertad para trabajar de forma autónoma y organizarse por sí mismos? Solo si tu mentalidad y tu cultura empresarial encajan podrás trabajar de forma ágil con éxito a largo plazo.

2. Pregúntate qué problema quieres resolver.

Para decidir con qué método ágil quieres trabajar, deberías saber qué esperas exactamente de él. ¿Qué problema quieres resolver? ¿Y cómo de complejo es ese problema? La metodología ágil funciona mejor cuando es la solución a un problema concreto y no se implementa como un fin en sí mismo.

3. Comprende los requisitos.

No todos los modelos encajan con cada tipo de proyecto y de trabajo. Por eso, examina muy de cerca el contexto en el que quieres implementar metodologías ágiles. ¿Qué quieren tus clientes? ¿Cuáles son los requisitos? ¿Pueden planificarse las tareas de forma autónoma o, como ocurre en el área de servicios, llegan constantemente desde fuera? ¿En qué fase del ciclo de vida comercial se encuentra el producto? ¿Necesitas desarrollar algo nuevo u optimizar procesos existentes? Solo cuando conoces los requisitos en detalle puedes determinar realmente qué enfoques ágiles encajan con ellos.

4. Mantén el rumbo, nadie es perfecto.

Una vez que te hayas decidido por una o varias metodologías ágiles, es importante mantenerlas y confiar en el proceso, aunque al principio no todo salga sobre ruedas. En esencia, todas las metodologías ágiles se basan en la idea de la mejora continua. Esto significa que, incluso tras un comienzo accidentado, puedes contar con que las cosas irán cada vez mejor si reflexionas de forma continua sobre tu progreso y optimizas la colaboración poco a poco.

Conclusión: saca el máximo partido a una combinación de metodologías ágiles

La conclusión es que la metodología ágil es versátil, flexible y, en general, fácil de aplicar. Por eso está cada vez más extendida en el mundo laboral. La verdad sobre la metodología ágil también es esta: no existe un único framework ideal.

La solución óptima para ti y tu negocio se encuentra en algún punto intermedio: entre Scrum y Kanban, Design Thinking y Lean, OKRs y Scrum. El arte de trabajar con la metodología ágil consiste en encontrar el método adecuado en el momento adecuado para el propósito adecuado, y en anclar la mentalidad ágil en lo más profundo del ADN de tu empresa.