Hoy en día los mercados cambian rápido y con frecuencia. Por eso muchas empresas se están reorganizando como organizaciones ágiles para afrontar estos retos con flexibilidad y capacidad de adaptación. Al fin y al cabo, estos nuevos desafíos ya no se pueden gestionar, o al menos resulta difícil hacerlo, con los modelos de negocio tradicionales.
Quien no sabe adaptarse acaba, tarde o temprano, quedándose atrás.
En este artículo te explicamos qué es exactamente una organización ágil, las ventajas que puede tener para ti y para tu empresa apostar por formas de organización ágiles y los métodos que puedes usar para conseguirlo.
- Definición en una frase: una organización ágil es una empresa estructurada para reaccionar rápido a los cambios del mercado mediante equipos autoorganizados, métodos ágiles y una mentalidad ágil en todos los niveles.
- Seis rasgos de su ADN: propósito, orientación al cliente, liderazgo ágil, métodos ágiles, mejora continua y la cultura y mentalidad adecuadas.
- Es más que tener equipos ágiles: las interacciones entre equipos también tienen que ser ágiles. Unos cuantos focos ágiles aislados dentro de una empresa jerárquica no la convierten en una organización ágil.
- Ocho métodos escalables: Helix, LeSS, Nexus, OKRs, Spotify, SAFe, Sociocracia y Holacracia se adaptan cada uno a diferentes tamaños y niveles de complejidad.
Lo que vas a encontrar:
- ¿Qué es una organización ágil? Definición
- ¿Qué diferencia a las organizaciones ágiles? 6 características
- ¿Qué ventajas tienen las organizaciones ágiles?
- Organización ágil: ejemplos de la práctica
- 8 métodos para una estructura organizativa ágil
- Conclusión: la organización ágil es una ventaja competitiva
- Organización ágil: preguntas frecuentes
¿Qué es una organización ágil? Definición
Como todos sabemos, la agilidad tiene que ver con la capacidad de adaptación y la flexibilidad. Por tanto, una organización ágil es una estructura organizativa que permite a las empresas reaccionar de forma rápida y flexible ante nuevos retos y ante las condiciones cambiantes del mercado.
Lo ideal es que las organizaciones ágiles busquen constantemente ir un paso más allá y aprovechen de forma proactiva las oportunidades de cambio, en lugar de esperar a que una reacción se vuelva necesaria. Aquí se apela a todo el mundo, ya sea la alta dirección, los directivos o cada empleado.
En resumen, las organizaciones ágiles se centran en la agilidad y la mejora continua, y viven y aplican a diario los valores y principios de la gestión ágil de proyectos en todos los niveles (no solo en equipos o proyectos concretos).
Agilidad en los equipos vs. agilidad a nivel de organización
A la vista de esta definición, queda claro enseguida que introducir formas ágiles de trabajar en equipos concretos no basta para lograr una organización ágil de éxito. Lo que de verdad importa es que la colaboración de todos los equipos y de todas las personas de una organización esté bien coordinada.
La siguiente cita del teórico organizacional Russel Ackoff lo resume muy bien:
¿Qué diferencia a las organizaciones ágiles?
Una organización ágil se caracteriza por su capacidad de adaptarse a los cambios en el menor tiempo posible y de actuar con rapidez y determinación. En una organización ágil, los proyectos ya no se planifican hasta el último detalle durante largos periodos, y las estructuras rígidas y jerárquicas han pasado a la historia.
En su lugar, las organizaciones ágiles se distinguen por una cultura corporativa abierta, un alto grado de responsabilidad personal y un estilo de comunicación transparente. El liderazgo también se ejerce de forma distinta en las organizaciones ágiles en comparación con las empresas tradicionales. Las decisiones las toma el equipo. Los equipos empoderados trabajan de forma interdepartamental y se autoorganizan. La base de todo esto es una mentalidad ágil. Además, las necesidades de los clientes siempre están en el centro.
Las 6 características de las organizaciones ágiles
En términos generales, pueden definirse seis características que forman el ADN de las empresas ágiles:
- Sentido de propósito: las empresas ágiles persiguen una misión clara, es decir, un propósito y una visión superiores. Esto proporciona el marco para la autoorganización y la agilidad. Gracias a este propósito y visión compartidos, todas las personas de la empresa saben hacia qué están trabajando.
- Orientación al cliente: las organizaciones ágiles se centran en el cliente. Existen colaboraciones activas con los clientes, que no se limitan a dar su visto bueno al producto o proyecto una vez terminado. Al contrario, participan de forma activa en el desarrollo de productos y servicios y aportan feedback continuo. A partir de ese feedback, las organizaciones ágiles hacen evolucionar de forma constante sus procesos existentes.
- Liderazgo ágil: el liderazgo en las organizaciones ágiles controla menos y guía más. Los líderes ágiles establecen el marco dentro del cual los empleados empoderados actúan de forma autónoma. Además, ofrecen consejo y apoyo cuando hace falta. Crean un entorno en el que todo el mundo puede contribuir al éxito global de la organización.
- Métodos ágiles: los métodos ágiles ayudan a los equipos y a las organizaciones a estructurar la colaboración y a lidiar con las complejas exigencias del mundo laboral, ya que ofrecen un conjunto de reglas que ayudan a organizar de forma ágil tanto los procesos de negocio como los equipos.
- Mejora continua: las organizaciones ágiles buscan oportunidades de mejora continua. Evalúan con regularidad dónde se encuentran y qué han logrado hasta el momento (en las llamadas «revisiones» o «retrospectivas»), siguiendo el principio de «inspeccionar y adaptar», y ajustan los procesos y estructuras en consecuencia cuando es necesario.
- Cultura y mentalidad: la mentalidad de cada empleado es probablemente el factor más importante para que una «transformación ágil» (es decir, el paso de un enfoque organizativo tradicional a una organización ágil) tenga éxito. Todo el mundo debe haber interiorizado los valores y principios ágiles y mostrar un comportamiento coherente con ellos. También es importante establecer una cultura de aprendizaje continuo en la que los errores se vean como una oportunidad y que se caracterice por la confianza, el respeto y la transparencia. Esto solo funciona si todos reman en la misma dirección y cada persona sabe cómo contribuye con su trabajo al «panorama general».
¿Qué ventajas tienen las organizaciones ágiles?
Pero, ¿en qué aspectos concretos superan las organizaciones ágiles a las tradicionales? Aquí hemos resumido las ventajas más importantes de las organizaciones ágiles:
- Las organizaciones ágiles reaccionan con más flexibilidad ante los cambios, ya sean giros repentinos en las condiciones del mercado, requisitos cambiantes de los clientes o crisis en toda regla.
- Las empresas ágiles trabajan de forma más eficiente. Dentro de una organización ágil, las ideas y los conceptos se pueden probar más rápido y optimizar de forma más precisa.
- Las organizaciones ágiles mantienen un mayor nivel de satisfacción del cliente. El feedback se incorpora directamente y los deseos de los clientes están en el centro. Esto genera un valor añadido real para los clientes, lo que a su vez repercute de forma positiva en su satisfacción.
- Las estructuras organizativas ágiles aumentan el compromiso y la motivación de los empleados y mejoran la colaboración. Los miembros del equipo trabajan de forma interfuncional, se comunican con más eficacia y, como resultado, entregan mejores resultados. Esto, a su vez, motiva y propicia un cambio de mentalidad.
Organización ágil: ejemplos reales
Las empresas son muy diversas, y otro tanto ocurre con las posibilidades de transformación ágil. Más adelante en el artículo te presentaremos algunas de estas opciones. Pero antes nos gustaría ilustrar con algunos ejemplos reales cómo puede ser una organización ágil.
Aunque la agilidad se asocia a menudo sobre todo con startups y agencias, también hay grandes corporaciones que se han transformado con éxito. El representante más conocido de este grupo es probablemente la plataforma de streaming musical Spotify. Incluso tiene un método ágil propio que lleva su nombre. Pero otros «grandes» como Deutsche Bahn, Adidas, sipgate, Haier o ING también apuestan ahora por la agilidad.
Cada una de estas empresas aborda la agilidad organizativa de una forma distinta:
Adidas, por ejemplo, apuesta por un enfoque ágil desde 2015 para ganar velocidad y capacidad de innovación, empezando por centrarse en el tema del liderazgo. El fabricante de artículos deportivos desglosa los principios ágiles en cuatro factores: aumentar la competencia, la velocidad, la flexibilidad y la capacidad de respuesta.
El proveedor de telefonía por internet sipgate, en cambio, trabaja con una versión propia de Scrum e incluso ofrece las llamadas «jornadas de puertas abiertas», donde puedes ver de cerca el éxito del modelo. sipgate empezó su transformación ágil en 2010: primero introdujo Scrum en el departamento de TI y después lo fue extendiendo paso a paso, equipo a equipo. Cada equipo adoptó solo aquellos elementos que de verdad le encajaban.
ING basa su estructura organizativa ágil en gran medida en el modelo de Spotify: se reestructuró la dirección, se eliminaron niveles jerárquicos y los equipos se organizaron en tribus, chapters y squads. Además, los proyectos se planifican y ejecutan en plazos más cortos.
8 métodos para una estructura organizativa ágil
Los ejemplos anteriores ya lo dejan entrever: existen muchos métodos distintos para organizar de forma ágil no solo equipos concretos, sino empresas enteras.
A continuación veremos más de cerca ocho métodos de trabajo ágiles que pueden hacerlo posible:
- Helix
- LeSS
- Nexus
- OKRs
- Spotify
- SAFe
- Sociocracia
- Holacracia
1. Helix
El concepto de organización Helix procede de la consultora estratégica McKinsey. Divide la gestión dentro de una organización en dos «líneas de gestión» separadas pero interconectadas:
- El área de «Value Creation» (creación de valor) se ocupa de todas las actividades del día a día, siempre con el objetivo de entregar el trabajo que más valor genere.
- El departamento de «People and Capabilities» (personas y capacidades) se encarga de todas las cuestiones relacionadas con el personal y garantiza que los empleados puedan desarrollarse de la mejor manera posible.
Helix es, por tanto, un concepto fundamental que también se integra en muchos marcos estructurales, como Scrum o Spotify.
2. LeSS
La abreviatura «LeSS» significa «Large Scale Scrum» y básicamente ya expresa de qué va este método: reglas para la colaboración de varios equipos Scrum. LeSS se basa en Scrum y amplía las reglas del marco para hacerlo escalable a nivel de organización. LeSS es adecuado para entre dos y ocho equipos y, en la versión «LeSS Huge», incluso para más de ocho equipos.
💡 Consejo: puedes leer cómo funciona Scrum en esencia en nuestro artículo sobre los 10 métodos ágiles más importantes.
3. Nexus
Nexus también es un marco del tipo «Scrum of Scrums», pensado para entre tres y nueve equipos que desarrollan un mismo producto de forma conjunta. En esencia, se basa en los roles y eventos clásicos de Scrum, con un único product owner responsable de todos los equipos Nexus, entre uno y cuatro Scrum masters y una revisión global.
Además, existe un Nexus Integration Team (NIT), formado por el product owner, un Scrum master del NIT y expertos de los equipos de desarrollo. Se encarga de que todo funcione sin problemas desde el punto de vista técnico y de coordinación.
Todos los eventos de Scrum (salvo la revisión) tienen lugar dos veces, tanto a nivel de equipo como en una versión Nexus escalada. Esto significa, por ejemplo, que además del daily Scrum en los equipos de desarrollo, hay también un «Nexus daily Scrum» a nivel de organización, en el que participan representantes seleccionados de cada equipo. Lo mismo ocurre con la planificación del sprint y la retrospectiva del sprint. Solo la revisión no se vuelve a celebrar por separado a nivel de equipo.
4. OKRs
Los objetivos y resultados clave (OKRs) funcionan tanto para equipos concretos como a un nivel estratégico superior. En este método se definen objetivos cualitativos para toda la empresa y se vinculan a entre dos y cuatro resultados clave cuantitativos. Los equipos, a su vez, definen sus propios objetivos y resultados clave, basados en los OKRs de la empresa, y los implementan de forma independiente. Así, la visión y la misión de la empresa se vuelven tangibles para los empleados.
💡 Consejo: descubre más sobre los OKRs y qué tienen que ver realmente con la agilidad en nuestra guía sobre OKR, Agile y Scrum. Y si quieres saber cómo funcionan los objetivos y OKRs con Mooncamp, merece la pena echar un vistazo a nuestras páginas de producto.
5. Spotify
El modelo de Spotify también sirve para organizar de forma ágil tanto equipos concretos como empresas enteras. Los equipos grandes, o incluso empresas enteras, se dividen en muchas unidades más pequeñas e interdisciplinares (squads), que a su vez forman parte de una tribu. Las tribus son, por tanto, grupos de squads que trabajan juntos en un producto o servicio. Además, los chapters ofrecen a los empleados un hogar técnico o funcional (por ejemplo, marketing, ventas, etc.).
6. SAFe: Scaled Agile Framework
SAFe es un marco ágil que se utiliza en el desarrollo de software, sobre todo cuando se trabaja a gran escala en soluciones de software extensas con varios cientos de empleados. Por eso SAFe tiene una estructura relativamente compleja, con varios niveles, roles y flujos de trabajo.
SAFe abarca siete dimensiones:
- Agilidad organizativa
- Gestión lean del portafolio
- Entrega de soluciones empresariales
- Entrega ágil de productos
- Agilidad técnica y de equipo
- Cultura de aprendizaje continuo
- Liderazgo lean-ágil
En cuanto a la organización del día a día, esta se articula en cuatro niveles dentro del marco SAFe. Dicho de forma sencilla, son:
- Equipos, que se organizan con Scrum y trabajan en sprints
- Departamentos (Agile Release Trains), en los que colaboran varios equipos ágiles
- Una empresa que (según su tamaño) está formada por varios departamentos (release trains)
- Una dirección que define la visión y el product backlog y se apoya en principios lean
En cierto sentido, SAFe combina varios métodos ágiles en un gran marco que puede escalarse a voluntad. Por su complejidad, SAFe resulta especialmente adecuado para grandes organizaciones de TI; en la mayoría de los casos, además, la implementación cuenta con el acompañamiento de expertos.
7. Sociocracia
La sociocracia es un modelo para desarrollar una organización ágil. El núcleo de este método es la idea de que todos los empleados tienen voz y voto de forma democrática. Esto significa que las empresas sociocráticas se organizan en círculos semiautónomos, cada uno con sus propios objetivos y áreas de responsabilidad.
Las decisiones se toman de forma autónoma dentro de estos círculos, nunca por individuos, sino por consenso, es decir, mediante un proceso que incorpora de forma consciente las posibles contradicciones a la toma de decisiones.
En el consenso, todos los miembros del equipo tienen la oportunidad de expresar su opinión sobre una decisión que está por tomarse. Las intervenciones se dividen en «reservas» y «objeciones serias». Las reservas no influyen en el proceso de toma de decisiones; las objeciones serias, si están bien fundamentadas, deben incorporarse a dicho proceso. No se tomará una decisión definitiva hasta que se hayan resuelto todas las objeciones serias.
Además, cada círculo siempre está doblemente vinculado a los círculos que tiene por encima. Como modelo operativo ágil, la sociocracia es especialmente popular en asociaciones, escuelas u organizaciones sin ánimo de lucro.
8. Holacracia
La holacracia es, en cierto modo, la versión «comercial» de la sociocracia. La holacracia se basa en roles en lugar de en cargos, y en equipos autoorganizados sin una dirección tradicional. Los empleados pueden asumir varios roles, y los roles similares o relacionados se organizan en círculos concretos en los que las responsabilidades están claramente repartidas. Estos círculos son comparables a las divisiones de una empresa, por ejemplo Marketing, TI, Recursos Humanos, etc.
Las directrices y la estructura esenciales para la gestión y administración de una organización holacrática se recogen en una especie de constitución. Las reuniones operativas, centradas en las actividades del día a día, están claramente separadas de las reuniones estratégicas, que tratan sobre cómo seguir desarrollando un círculo.
Conclusión: la organización ágil es una ventaja competitiva
El mundo que nos rodea es cada vez más complejo, los mercados son más impredecibles y las empresas se enfrentan a retos nuevos y en constante cambio.
Por eso, la capacidad de una organización para adaptarse con rapidez es cada vez más importante frente a las nuevas expectativas de los clientes, la competencia y los mercados. Hay que gestionar situaciones cada vez más complejas y tomar cada vez más decisiones en menos tiempo. Además, en mercados saturados es cada vez más importante destacar de verdad frente a la competencia.
Una organización ágil ofrece una posible solución precisamente a estos problemas. Y es que crear estructuras ágiles permite a las empresas reaccionar con flexibilidad ante los cambios y seguir el ritmo acelerado del mundo laboral actual. Esto es especialmente cierto para las unidades de negocio centradas en la innovación, el desarrollo de productos y las necesidades de los clientes.
