Hoje em dia, os mercados mudam rápido e com muita frequência. Por isso, muitas empresas estão se reestruturando como organizações ágeis, buscando flexibilidade e capacidade de adaptação para enfrentar esses desafios. Afinal, os modelos de negócio tradicionais já não dão conta desses novos desafios, ou pelo menos têm muita dificuldade para lidar com eles.
Quem não consegue se adaptar, mais cedo ou mais tarde, fica pelo caminho.
Neste artigo, explicamos o que é exatamente uma organização ágil, quais vantagens ela pode trazer para você e para a sua empresa, e quais métodos você pode usar para colocar isso em prática.
- Definição em uma frase: uma organização ágil é uma empresa estruturada para reagir rapidamente às mudanças do mercado, por meio de equipes autoorganizadas, métodos ágeis e uma mentalidade ágil em todos os níveis.
- Seis traços de DNA: propósito, foco no cliente, liderança ágil, métodos ágeis, melhoria contínua e a cultura e a mentalidade certas.
- É mais do que equipes ágeis: as interações entre as equipes também precisam ser ágeis. Bolsões isolados de agilidade dentro de uma empresa hierárquica não transformam a organização em ágil.
- Oito métodos escaláveis: Helix, LeSS, Nexus, OKRs, Spotify, SAFe, Sociocracy e Holacracy, cada um adequado a diferentes tamanhos e níveis de complexidade.
O que você vai encontrar:
- O que é uma organização ágil? Definição
- O que torna as organizações ágeis diferentes? 6 características
- Quais são os benefícios das organizações ágeis?
- Organização ágil: exemplos práticos
- 8 métodos para uma estrutura organizacional ágil
- Conclusão: organização ágil é uma vantagem competitiva
- Organização ágil: perguntas frequentes
O que é uma organização ágil? Definição
Como todo mundo sabe, agilidade tem a ver com adaptabilidade e flexibilidade. Por isso, uma organização ágil é uma estrutura organizacional que permite às empresas reagir de forma rápida e flexível a novos desafios e às mudanças nas condições de mercado.
Idealmente, as organizações ágeis estão sempre buscando dar um passo à frente e aproveitar as oportunidades de mudança de forma proativa, em vez de simplesmente esperar até que uma reação se torne necessária. Isso é responsabilidade de todo mundo, da alta liderança aos executivos e a cada colaborador individualmente.
No fim das contas, as organizações ágeis focam em agilidade e melhoria contínua, e vivem e aplicam no dia a dia os valores e princípios da gestão ágil de projetos em todos os níveis (não só em equipes ou projetos isolados).
Agilidade nas equipes vs. agilidade em nível organizacional
Olhando para essa definição, fica claro que simplesmente introduzir formas ágeis de trabalhar em equipes isoladas não é suficiente para criar uma organização ágil de verdade. O que importa, na prática, é que a colaboração entre todas as equipes e pessoas da organização esteja bem coordenada.
A citação a seguir, do teórico organizacional Russel Ackoff, resume bem essa ideia:
O que torna as organizações ágeis diferentes?
Uma organização ágil se caracteriza pela capacidade de se adaptar às mudanças no menor tempo possível e de agir com rapidez e propósito. Numa organização ágil, os projetos deixam de ser planejados em detalhes minuciosos ao longo de um período extenso, e as estruturas rígidas e hierárquicas já não têm mais espaço.
Em vez disso, as organizações ágeis se caracterizam por uma cultura corporativa aberta, um alto grau de responsabilidade individual e uma comunicação transparente. A liderança também funciona de forma diferente nas organizações ágeis, se comparada às empresas tradicionais: as decisões são tomadas pela própria equipe. Equipes com autonomia trabalham de forma multidisciplinar e são autoorganizadas. A base para tudo isso é uma mentalidade ágil. Além disso, as necessidades dos clientes estão sempre no centro das atenções.
As 6 características das organizações ágeis
De forma geral, dá para definir seis características que formam o DNA das empresas ágeis:
- Senso de propósito: as empresas ágeis perseguem uma missão clara, ou seja, um propósito maior e uma visão de futuro. Isso cria a base para a autoorganização e a agilidade. Com esse propósito e essa visão compartilhados, todo mundo na empresa sabe exatamente o que está buscando alcançar.
- Foco no cliente: as organizações ágeis colocam o cliente no centro de tudo. Existem parcerias ativas com os clientes, que não se limitam a dar o "sinal verde" para o produto ou projeto só depois de pronto. Pelo contrário, eles participam ativamente do desenvolvimento de produtos e serviços e fornecem feedback contínuo. Com base nesse feedback, as organizações ágeis evoluem continuamente seus processos.
- Liderança ágil: nas organizações ágeis, a liderança controla menos e orienta mais. Os líderes ágeis definem o quadro dentro do qual os colaboradores com autonomia atuam de forma independente. Além disso, eles oferecem orientação e apoio quando necessário, criando um ambiente em que todos podem contribuir para o sucesso geral da organização.
- Métodos ágeis: os métodos ágeis ajudam equipes e organizações a estruturar a colaboração e lidar com as demandas complexas do mundo do trabalho, oferecendo um conjunto de regras que ajuda a organizar processos de negócio e equipes de forma ágil.
- Melhoria contínua: as organizações ágeis estão sempre em busca de oportunidades de melhoria contínua. Seguindo o princípio "inspecionar e adaptar", elas avaliam regularmente onde estão e o que já conquistaram (nas chamadas "revisões" ou "retrospectivas") e ajustam processos e estruturas sempre que necessário.
- Cultura e mentalidade: a mentalidade de cada colaborador é, provavelmente, o fator mais importante para o sucesso de uma "transformação ágil", ou seja, a mudança de uma abordagem organizacional tradicional para uma organização ágil. Todo mundo precisa ter internalizado os valores e princípios ágeis e demonstrar comportamentos coerentes com eles. Também é importante estabelecer uma cultura de aprendizado contínuo, na qual os erros sejam vistos como oportunidade e que seja marcada por confiança, respeito e transparência. Isso só funciona se todos remarem na mesma direção e souberem como o próprio trabalho contribui para o "quadro geral".
Quais são os benefícios das organizações ágeis?
Mas, na prática, em que pontos as organizações ágeis se destacam em relação às organizações tradicionais? Resumimos aqui os principais benefícios das organizações ágeis:
- As organizações ágeis conseguem reagir com mais flexibilidade às mudanças, sejam elas mudanças repentinas nas condições de mercado, novas exigências dos clientes ou crises em grande escala.
- As empresas ágeis trabalham com mais eficiência. Dentro de uma organização ágil, ideias e conceitos podem ser testados mais rápido e otimizados de forma mais direcionada.
- As organizações ágeis mantêm um nível mais alto de satisfação do cliente. O feedback é incorporado diretamente, e os desejos do cliente ficam no centro das atenções. Isso gera valor real para os clientes, o que, por sua vez, tem um efeito positivo na satisfação deles.
- As estruturas organizacionais ágeis aumentam o engajamento e a motivação dos colaboradores e melhoram a colaboração. Os membros das equipes trabalham de forma multidisciplinar, se comunicam com mais eficiência e, como resultado, entregam resultados melhores. Isso, por sua vez, motiva ainda mais e garante uma mudança de mentalidade.
Organização ágil: exemplos do mundo real
As empresas são diversas, e as possibilidades de transformação ágil são igualmente diversas. Mais adiante no artigo, vamos apresentar algumas dessas possibilidades. Antes disso, porém, queremos mostrar como uma organização ágil pode se parecer na prática, com alguns exemplos reais.
Embora a agilidade costume ser associada principalmente a startups e agências, também existem grandes corporações que passaram por uma transformação ágil bem-sucedida. A representante mais conhecida desse grupo é provavelmente a plataforma de streaming de música Spotify, que até tem um método ágil batizado em sua homenagem. Mas outros "grandes players", como Deutsche Bahn, Adidas, sipgate, Haier e ING, também estão apostando na agilidade.
Cada uma dessas empresas aborda o tema da agilidade organizacional de um jeito diferente:
A Adidas, por exemplo, aposta numa abordagem ágil desde 2015 para aumentar sua velocidade e capacidade de inovação, começando pelo tema da liderança. A fabricante de artigos esportivos divide os princípios ágeis em quatro fatores: mais competência, mais velocidade, mais flexibilidade e mais capacidade de resposta.
Já a sipgate, provedora de telefonia via internet, trabalha com uma versão personalizada do Scrum e até oferece as chamadas "portas abertas", nas quais é possível ver de perto o sucesso do modelo. A sipgate começou sua transformação ágil em 2010: o Scrum foi introduzido primeiro na área de TI e depois implantado passo a passo, equipe por equipe. Cada equipe adaptou apenas os elementos que realmente fizeram sentido para ela.
O ING baseia grande parte da sua estrutura organizacional ágil no Modelo Spotify: a gestão foi reestruturada, os níveis hierárquicos foram eliminados, e as equipes passaram a ser organizadas em tribes, chapters e squads. Os projetos também passaram a ser planejados e executados em ciclos mais curtos.
8 métodos para uma estrutura organizacional ágil
Os exemplos acima já dão uma pista: existem muitos métodos diferentes que podem ser usados para organizar não só equipes isoladas, mas empresas inteiras, de forma ágil.
Agora, vamos dar uma olhada mais de perto em oito métodos ágeis de trabalho que tornam isso possível:
- Helix
- LeSS
- Nexus
- OKRs
- Spotify
- SAFe
- Sociocracy
- Holacracy
1. Helix
O conceito de Organização Helix vem da consultoria estratégica McKinsey. Ele divide a gestão dentro de uma organização em duas "linhas de gestão" separadas, mas interligadas:
- A "Value Creation" (criação de valor) cuida de todas as atividades do dia a dia, sempre com a meta de entregar o trabalho que gera o máximo de valor possível.
- A área de "People and Capabilities" (pessoas e competências) cuida de todas as questões relacionadas às pessoas e garante que os colaboradores possam se desenvolver da melhor forma possível.
A Helix é, portanto, um conceito fundamental que também está integrado a muitos frameworks estruturais, como o Scrum ou o Spotify.
2. LeSS
A sigla "LeSS" significa "Large Scale Scrum" e já deixa claro do que se trata esse método: regras para a colaboração entre várias equipes Scrum. O LeSS é baseado no Scrum e estende as regras do framework para torná-lo escalável em nível organizacional. O LeSS funciona bem para duas a oito equipes e, na versão "LeSS Huge", até para mais de oito equipes.
💡 Dica: você pode conferir como o Scrum funciona na prática no nosso artigo sobre os 10 métodos ágeis mais importantes.
3. Nexus
O Nexus também é um framework do tipo "Scrum of Scrums", pensado para três a nove equipes que desenvolvem um único produto juntas. Na essência, ele se baseia nos papéis e eventos clássicos do Scrum, com um product owner responsável por todas as equipes Nexus, de um a quatro Scrum masters e uma revisão geral.
Além disso, existe a Nexus Integration Team (NIT), formada pelo product owner, um Scrum master da NIT e especialistas das equipes de desenvolvimento. Ela é responsável por garantir que tudo funcione bem do ponto de vista técnico e de coordenação.
Todos os eventos do Scrum (com exceção da revisão) acontecem duas vezes: no nível da equipe e numa versão escalada do Nexus. Isso significa, por exemplo, que, além da daily Scrum nas equipes de desenvolvimento, também existe uma "Nexus daily Scrum" em nível organizacional, da qual participam representantes selecionados de cada equipe. O mesmo vale para o planejamento da sprint e para a retrospectiva da sprint. Só a revisão não acontece separadamente em nível de equipe.
4. OKRs
Objectives and Key Results (OKRs) funcionam tanto para equipes isoladas quanto num nível estratégico mais alto. Nesse método, definem-se objetivos qualitativos para a empresa inteira, vinculados a dois a quatro Resultados-Chave quantitativos. Cada equipe, por sua vez, define seus próprios objetivos e Resultados-Chave, com base nos OKRs da empresa, e os coloca em prática de forma independente. Isso torna a visão e a missão da empresa tangíveis para os colaboradores.
💡 Dica: saiba mais sobre os OKRs e o que eles realmente têm a ver com agilidade no nosso guia de OKR, Agile e Scrum. Se você quiser saber como metas e OKRs funcionam no Mooncamp, vale a pena dar uma olhada nas nossas páginas de produto.
5. Spotify
O Modelo Spotify também pode ser usado para organizar tanto equipes isoladas quanto empresas inteiras de forma ágil. Equipes grandes, ou até empresas inteiras, são divididas em várias unidades menores e interdisciplinares (squads), que por sua vez fazem parte de uma tribe. As tribes, portanto, são grupos de squads que trabalham juntos num produto ou serviço. Além disso, os chapters oferecem aos colaboradores um "lar" técnico ou funcional (por exemplo, marketing, vendas etc.).
6. SAFe: Scaled Agile Framework
O SAFe é um framework ágil usado no desenvolvimento de software, especialmente em soluções de software extensas e em grande escala, com centenas de colaboradores envolvidos. Por isso, o SAFe tem uma estrutura relativamente complexa, com vários níveis, papéis e fluxos de trabalho.
O SAFe abrange sete dimensões:
- Agilidade Organizacional
- Gestão Lean de Portfólio
- Entrega de Soluções Empresariais
- Entrega Ágil de Produto
- Agilidade Técnica e de Equipe
- Cultura de Aprendizado Contínuo
- Liderança Lean-Ágil
Na organização do dia a dia, isso acontece em quatro níveis dentro do framework SAFe. Resumindo, são eles:
- Equipes, que se organizam com Scrum e trabalham em sprints
- Departamentos (Agile Release Trains), nos quais várias equipes ágeis trabalham juntas
- Uma empresa que (dependendo do tamanho) é formada por vários departamentos (release trains)
- Uma direção que define a visão e o product backlog e se baseia em princípios lean
Em certo sentido, o SAFe combina vários métodos ágeis num grande framework que pode ser escalado conforme a necessidade. Por causa da sua complexidade, o SAFe é especialmente indicado para grandes organizações de TI; na maioria dos casos, a implementação também conta com o acompanhamento de especialistas.
7. Sociocracia
A sociocracia é um modelo para desenvolver uma organização ágil. O cerne desse método é a ideia de que todos os colaboradores têm voz e voto de forma democrática. Isso significa que as empresas sociocráticas se organizam em círculos semiautônomos, cada um com suas próprias metas e áreas de responsabilidade.
As decisões são tomadas de forma autônoma dentro desses círculos, nunca por indivíduos isolados, mas sim por consenso, ou seja, num processo que incorpora conscientemente as possíveis contradições à tomada de decisão.
No consenso, todos os membros da equipe têm a oportunidade de expressar sua opinião sobre uma decisão que está por vir. As manifestações se dividem em "ressalvas" e "objeções sérias". As ressalvas não influenciam o processo de tomada de decisão; já as objeções sérias, se bem fundamentadas, precisam ser incorporadas a esse processo. Uma decisão final só é tomada depois que todas as objeções sérias forem resolvidas.
Além disso, cada círculo está sempre duplamente conectado aos círculos acima dele. Como modelo operacional ágil, a sociocracia é especialmente popular em associações, escolas e organizações sem fins lucrativos.
8. Holacracy
O Holacracy é, de certa forma, a versão "comercial" da sociocracia. O Holacracy se baseia em papéis em vez de cargos, e em equipes autoorganizadas sem uma gestão tradicional. Os colaboradores podem assumir vários papéis, e papéis semelhantes ou relacionados são organizados em círculos individuais, nos quais as responsabilidades ficam claramente distribuídas. Esses círculos são comparáveis às divisões de uma empresa, como marketing, TI, recursos humanos etc.
As diretrizes e a estrutura essenciais para a gestão e a administração de uma organização holacrática ficam registradas numa espécie de constituição. As reuniões operacionais, focadas nas atividades do dia a dia, ficam claramente separadas das reuniões estratégicas, que tratam de como desenvolver ainda mais um círculo.
Conclusão: organização ágil é uma vantagem competitiva
O mundo ao nosso redor está cada vez mais complexo, os mercados estão cada vez mais imprevisíveis, e as empresas enfrentam desafios novos e em constante mudança.
Por isso, a capacidade de uma organização se adaptar rapidamente está cada vez mais importante diante das novas expectativas dos clientes, dos concorrentes e dos mercados. É preciso lidar com situações cada vez mais complexas e tomar cada vez mais decisões em cada vez menos tempo. Além disso, em mercados saturados, torna-se cada vez mais importante se destacar de verdade da concorrência.
Uma organização ágil oferece uma possível solução para exatamente esses problemas. Isso porque criar estruturas ágeis permite que as empresas reajam com flexibilidade às mudanças e acompanhem o ritmo acelerado do mundo do trabalho atual. Isso vale especialmente para as unidades de negócio focadas em inovação, desenvolvimento de produto e necessidades dos clientes.
