Seit einigen Jahren ist der Begriff „Agilität“ in der Arbeitswelt in aller Munde – ob als „agile Führung“, „agiles Handeln“ oder „agiles Projektmanagement“. Agiles Arbeiten liegt im Trend und ist für Unternehmen in einer sich immer schneller wandelnden Welt geradezu unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Schaut man aber genauer hin, wird schnell klar: Viel zu viele Unternehmen werfen mit dem Schlagwort „agil“ um sich, ohne wirklich verstanden zu haben, was Agilität bedeutet und wie agiles Arbeiten funktioniert.
Damit dir das nicht passiert, geben wir dir in diesem Artikel alle wichtigen Infos rund um agiles Arbeiten an die Hand. Wir schauen uns an, was agiles Arbeiten eigentlich ist, grenzen es von der klassischen Arbeitsweise ab und erklären, welche Voraussetzungen es in einem Unternehmen braucht, damit agiles Arbeiten funktioniert.
Das erwartet dich:
- Was ist agiles Arbeiten? Definition
- So unterscheidet sich agiles Arbeiten von klassischen Arbeitsweisen
- Wie geht agiles Arbeiten? Prinzipien und Werte
- Diese Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit agiles Arbeiten gelingt
- Wie geht agiles Arbeiten? Methoden
- Wie funktioniert agiles Arbeiten in der Praxis?
- Diese Vorteile hat agiles Arbeiten für Unternehmen
- Fazit: Die Zukunft ist agil
- Agiles Arbeiten – FAQ
Was ist agiles Arbeiten? Definition
Das Wort „Agilität“ beschreibt, ob und inwiefern ein Unternehmen dazu in der Lage ist, sich an Veränderungen anzupassen und mit ihnen zu wachsen. Dahinter steht ein spezielles Mindset im Management eines Unternehmens, das darauf ausgelegt ist, auf die Herausforderungen des Arbeitsalltags besonders antizipativ, proaktiv, flexibel und initiativ zu reagieren.
Agiles Arbeiten meint also eine Arbeitsweise, die auf Flexibilität, stetigem Lernen und Anpassungsfähigkeit beruht. Statt starren Projektplänen zu folgen, geht es beim agilen Arbeiten darum, Arbeitsprozesse jederzeit flexibel genug zu halten, um sich an veränderte Anforderungen oder Rahmenbedingungen anpassen zu können. Menschen und Interaktionen werden dabei über Prozesse und Tools gestellt. Außerdem stehen das Produkt und die Kunden im Fokus.
Oberstes Ziel des agilen Arbeitens ist es, den Kunden zufriedenzustellen. Dazu gehört auch, möglichst schnell eine erste, funktionsfähige Version einer Software, eines Produkts oder einer Dienstleistung zu entwickeln – und diese dann gemeinsam mit dem Kunden so lange zu testen und zu verbessern, bis dieser zufrieden ist. Das heißt: Das Team gelangt durch regelmäßiges und frühes Kundenfeedback in einem schrittweisen, iterativen Prozess zum optimalen Ergebnis. Dabei organisieren sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Ziele werden gemeinsam festgelegt und nicht top-down durch die Führungsetage bestimmt.
Woher stammt die agile Arbeitsweise?
Seinen Ursprung hat agiles Arbeiten in der Softwareentwicklung: 2001 traf sich eine Gruppe von Softwareentwicklern im US-Bundesstaat Utah, um neue und flexiblere Arbeitsmethoden für die (bis dato recht schwerfällige) Softwareentwicklung zu finden. Daraus entstand ein “Agiles Manifest der Softwareentwicklung” mit zwölf Prinzipien und vier Leitsätzen, die bis heute das agile Mindset prägen – und sich auf fast jedes Unternehmen anpassen lassen, auch außerhalb des Software-Kosmos.
So unterscheidet sich agiles Arbeiten von klassischen Arbeitsweisen
Doch was genau unterscheidet das neue agile Arbeiten nun von klassischen Arbeitsabläufen? Die Unterschiede beginnen beim Mindset: Grundlage für klassische Arbeitsweisen ist die Annahme, dass wir in der Lage sind, alle Schritte eines Projekts im Vorhinein zu planen und sich das Arbeitsumfeld während der Umsetzung nicht oder kaum ändern wird (Stichwort „Wasserfallmodell“, mehr dazu in unserem Guide rund um OKR, Agile & Scrum).
Tatsächlich ist die Arbeitswelt heute aber zu komplex, um sich beim Projektmanagement auf solche starren Strukturen zu verlassen. Agiles Arbeiten reagiert deshalb auf die aktuellen Herausforderungen und hebt sich in folgenden Punkten von klassischen Arbeitsweisen ab:
- Agile Teams gehen kleinschrittiger vor. Statt schon von Anfang an festzulegen, wie Projekte ablaufen oder wie das Endprodukt aussehen soll, nähert man sich der optimalen Lösung an.
- Der Kunde steht beim agilen Arbeiten im Fokus. Er wird aktiv in den Entwicklungsprozess einbezogen, gibt frühzeitig Feedback und bekommt, anders als beim klassischen Projektmanagement, nicht erst das Endprodukt zu sehen. So können Änderungswünsche oder neue Erkenntnisse schneller umgesetzt werden. Ein Produkt oder eine Dienstleistung entsteht beim agilen Arbeiten immer in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Kunden.
- Änderungen im Projektverlauf werden beim agilen Arbeiten bewusst angenommen und einkalkuliert. Veränderungen fließen laufend in die Entwicklung des Produkts oder der Dienstleistung ein und werden von Anfang an mit berücksichtigt. Das ermöglicht einen realistischeren Umgang mit Budget und Zeit – anders als beim klassischen Projektmanagement, bei dem Änderungen im Projektverlauf oft mit kostenintensiven Anpassungen verbunden sind.
- Agile Teams organisieren sich selbstständig. Aufgaben werden eigenständig verteilt und übernommen, statt klassisch von oben vergeben zu werden. Auch Ziele werden gemeinsam im Team festgelegt und nicht von der Führungsebene diktiert.
- Agil zu arbeiten heißt, kontinuierlich zu lernen. Fehler müssen akzeptiert, analysiert und als Chance für Verbesserung gesehen werden. Ein agiles Team muss offen dafür sein, ständig dazuzulernen und bisher erarbeitete Lösungen auf die Probe zu stellen, um sie weiter zu optimieren.
Wie geht agiles Arbeiten? Prinzipien und Werte
Die Basis aller agiler Techniken und Methoden ist das sogenannte „Agile Manifest“, das wir etwas weiter oben schon kurz angesprochen hatten.
An dieser Stelle werfen wir nun noch einmal einen genaueren Blick auf dessen Inhalte – und beginnen mit vier Grundwerten, ohne die agiles Arbeiten nicht funktionieren kann.
Die 4 Grundwerte für agiles Arbeiten
- Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Tools.
- Funktionsfähige Lösungen haben Vorrang vor ausführlichen Dokumentationen.
- Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Kunden hat Vorrang vor langen Vertragsverhandlungen.
- Auf Änderungen eingehen hat Vorrang vor starren Plänen.
Die 12 Prinzipien des agilen Arbeitens
Zusätzlich zu diesen absoluten Basics sind im Agilen Manifest außerdem zwölf Prinzipien festgelegt, die als eine Art Leitfaden für agiles Handeln verstanden werden können. Ursprünglich wurden diese für die Software-Branche definiert, sie lassen sich aber problemlos auf alle möglichen Branchen und Unternehmen übertragen:
- Kunden durch frühe und kontinuierliche Lieferung zufriedenzustellen, hat oberste Priorität.
- Änderungen der Anforderungen sind auch noch spät im Projekt willkommen. Sie werden zum Wettbewerbsvorteil der Kunden genutzt.
- Funktionierende Produkte sollten regelmäßig, innerhalb weniger Wochen oder Monate, geliefert werden. Je kürzer die Zeitspanne, umso besser.
- Experten und die eigenen Mitarbeitenden arbeiten während des gesamten Projekts täglich zusammen.
- Projekte werden rund um motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgebaut. Unternehmen sollten ihnen die Unterstützung geben, die sie benötigen und darauf vertrauen, dass die Arbeit erledigt wird.
- Informationen werden am effizientesten in Gesprächen von Angesicht zu Angesicht vermittelt.
- Fortschritt wird vor allem daran gemessen, ob ein Produkt funktioniert.
- Das Arbeitstempo kann von allen Beteiligten auf unbegrenzte Zeit auf einem Level gehalten werden.
- Stets technische Exzellenz und ein gutes Design anzustreben, fördert die Agilität.
- Einfachheit – also die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
- Selbstorganisierte Teams haben die besten Ideen und schöpfen den meisten Wert für die Kunden.
- Das Team reflektiert regelmäßig, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten daraufhin an.
Diese Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit agiles Arbeiten gelingt
Nachdem du die Prinzipien und Werte gelesen hast, vermutest du es wahrscheinlich schon: Agilität bzw. agiles Arbeiten ist nichts, das man einfach so einführt und auch kein Zustand, den man nach einer Umstellungszeit einfach so erreicht. Die Werte und Prinzipien müssen kontinuierlich gelebt und angewandt werden.
Damit das gelingt, sollten Organisationen bestimmte Voraussetzungen schaffen. Diese lassen sich direkt aus den oben genannten Werten und Prinzipien ableiten.
Das sind unserer Meinung nach die sieben wichtigsten Voraussetzungen:
1. Selbstorganisierte Teams
Die Mitarbeitenden können nur dann wirklich agil arbeiten, wenn ihnen Verantwortung übertragen wird und die Führungsebene ihnen zutraut, selbstständig zu arbeiten und, innerhalb eines gewissen Spielraums, eigene Entscheidungen zu treffen.
2. Offene Kommunikation
Damit agiles Arbeiten funktioniert, sollten alle Beteiligten eines Projekts jederzeit über alle für sie relevanten Abläufe informiert sein. Dafür braucht es laufend eine möglichst transparente und offene Kommunikation. Regelmäßige Meetings sind dabei ein wirksames Mittel, noch besser ist es allerdings, wenn die Kommunikation dauerhaft, am besten Face-to-Face oder ersatzweise über spezielle Kollaborationstools oder Chats, stattfinden kann.
3. Klare, gemeinsame Ziele und Leitbilder
Damit agiles Arbeiten funktioniert, braucht es zwischen all der Veränderung und Flexibilität auch eine Konstante – ein klares Leitbild oder ein übergeordnetes, gemeinsam festgelegtes Ziel, eine Vision oder eine Mission – die den Mitarbeitenden als Grundlage für Entscheidungen während Projekten dient. Nur so wissen alle, warum und wofür sie ihre Arbeit erledigen.
4. Richtige Führung
Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion und sollten beim agilen Arbeiten unbedingt werteorientiert und transparent handeln. Sie sollten, statt alles zu kontrollieren und zu delegieren, als coachende oder beratende Personen auftreten, die ihren Mitarbeitenden Verantwortung übertragen, sie unterstützen, fördern und ihnen immer wieder den Sinn ihrer Arbeit ins Gedächtnis rufen. Agiles Arbeiten funktioniert nur, wenn auch die Führung agil ist.
5. Anpassungsfähigkeit
Agiles Arbeiten ist darauf ausgelegt, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Dazu müssen die Prozesse innerhalb des Unternehmens iterativ gestaltet werden. Die Zeiträume, in denen gedacht, geplant und gehandelt wird, sollten verkürzt werden. Statt ein Produkt von Anfang bis Ende durchzuplanen und ewig an der perfekten Lösung zu feilen, sollte möglichst schnell eine erste funktionsfähige Version erarbeitet werden, die dann durch permanente Wiederholung (Iteration) so lange optimiert wird, bis der Kunde zufrieden ist.
6. Kunden im Mittelpunkt
Die Wünsche des Kunden sind das A und O beim agilen Arbeiten. Das bedeutet nicht, dass nur blind das umgesetzt wird, was der Kunde sagt – aber er sollte aktiv und möglichst früh in den Entwicklungsprozess einbezogen werden. Agile Teams sollten sich immer wieder mit den Bedürfnissen des Kunden auseinandersetzen, Feedback zum Status Quo einholen und sich fragen: Was wollen unsere Kunden aktuell? Und wie möchten sie für die Zukunft aufgestellt sein? Der erwartete Kundennutzen steht beim agilen Arbeiten immer an erster Stelle.
7. Passende Unternehmenskultur
Oft wird unterschätzt, wie wichtig eine stabile Unternehmenskultur für agiles Arbeiten ist. Wird iterativ an Produkten und Lösungen gearbeitet, kommt es auch vor, dass Fehler passieren. Damit sich das Team trotzdem weiter traut, innovative Ansätze auszuprobieren und Verantwortung zu übernehmen, ist es wichtig, eine offene und konstruktive Fehlerkultur zu etablieren. Scheitern sollte erlaubt sein und Fehler sollten als Chance zum Lernen gesehen werden.
Wie geht agiles Arbeiten? Methoden
Die oben genannten Werte, Prinzipien und Voraussetzungen geben den Rahmen vor, den es braucht, um agil zu arbeiten.
Die Struktur für die tatsächliche praktische Umsetzung bieten darauf aufbauend agile Methoden – und von denen gibt es eine ganze Reihe. Zu den beliebtesten agilen Methoden gehören beispielsweise
- Scrum
- Kanban
- Design Thinking
- Objectives und Key Results (OKRs)
- Lean
Objectives und Key Results (OKRs) können Unternehmen mithilfe transparenter Ziele, die über alle Ebenen hinweg definiert und von Teams in meist dreimonatigen Zyklen eigenständig umgesetzt werden, agiler machen.
Wie funktioniert agiles Arbeiten in der Praxis?
Die Arbeitsweise in einem Unternehmen auf agil umzustellen, kann eine große Herausforderung sein – gerade anfangs treten häufig Probleme auf oder die gewünschten Erfolge stellen sich nicht sofort ein. Vielen Unternehmen fällt es außerdem schwer, ihre alten Gewohnheiten abzulegen.
Trotzdem solltest du jetzt keine Angst haben, den Schritt hin zum agilen Arbeiten zu wagen. Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir dir einige Tipps zusammengestellt, die dir und deinem Unternehmen Schritt für Schritt zu mehr Agilität verhelfen können:
- Analysiere die Ausgangssituation und lege fest, was deine Ziele sind. Schaffe Klarheit und definiere für dich, was du mit dem agilen Arbeiten erreichen möchtest. Nimm dir genug Zeit, zu verstehen, was agiles Arbeiten wirklich ist und wie eine agile Strategie für dein Unternehmen aussehen kann.
- Fang an umzudenken. Es braucht im gesamten Unternehmen die richtige Einstellung. Führungskräfte müssen hinter dem neuen Konzept stehen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren und ihnen die Sicherheit geben, die es braucht, um sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen.
- Baue dir interdisziplinäre Teams auf. Lege fest, wer in welchen Teams an welchen Aufgaben arbeiten soll. Achte darauf, die Teams nicht zu groß zu wählen, sodass kurze Entscheidungs- und Kommunikationswege möglich bleiben. Übertrage den Teams Verantwortung und vertraue darauf, dass sie eigenverantwortlich im Sinne des Unternehmens handeln.
- Lege fest, mit welchen agilen Methoden du arbeiten möchtest. Es gibt eine ganze Reihe an Methoden zur Auswahl. Nimm dir genug Zeit, zu entscheiden, welche Methode für welches Team und welche Aufgaben am besten passt.
Diese Vorteile hat agiles Arbeiten für Unternehmen
Die meisten Unternehmen versprechen sich viel davon, auf eine agilere Arbeitsweise zu setzen – sei es mehr Flexibilität und Effizienz oder motiviertere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ganz konkret kann agiles Arbeiten folgende Vorteile haben:
- Bessere Ergebnisse: Die Qualität der Ergebnisse steigt, weil man durch die kleinschrittigere, agile Arbeitsweise jederzeit flexibel auf Veränderungen reagieren kann und über den gesamten Projektzeitraum hinweg immer wieder Kontrollen und Tests durchführt.
- Klarer Wettbewerbsvorteil: Indem man regelmäßig Kundenfeedback einholt und sich direkt an deren Bedürfnissen orientiert, verschafft man sich einen entscheidenden Vorteil gegenüber Unternehmen mit starren Prozessen.
- Mehr Motivation und Produktivität: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die selbstbestimmt in agilen Teams arbeiten, sind glücklicher, fokussierter und motivierter.
- Bessere Kundenzufriedenheit: Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kunden können agile Teams besser auf deren Bedürfnisse eingehen und Produkte und Services maßgeschneidert entwickeln. Das sorgt letztendlich für zufriedenere Kunden.
- Bessere Mitarbeiterbindung: Beim agilen Arbeiten werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv eingebunden und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Das wiederum stärkt die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.
- Schnellere Markteinführung: Statt an einem Produkt oder einer Dienstleistung bis zur Perfektion zu feilen, wird in kleineren Zyklen gearbeitet. Dadurch können erste fertige Produkte schneller auf den Markt kommen.
- Mehr Offenheit und Transparenz: Strukturen und Prozesse sowie Ziele und Entscheidungen werden transparenter und nachvollziehbarer, wenn agil gearbeitet wird.
Fazit: Die Zukunft ist agil
Zusammengefasst kann man sagen, dass sich die moderne Arbeitswelt immer rasanter ändert, digitaler wird und deshalb nach neuen Denk- und Arbeitsweisen verlangt. Agiles Arbeiten reagiert auf diese neuen Herausforderungen und ermöglicht Unternehmen, sich weiterzuentwickeln sowie anpassungs- und widerstandsfähiger gegenüber Veränderungen auf dem Markt zu werden. Gleichzeitig sorgt agiles Arbeiten für bessere Ergebnisse, motiviertere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine engere Zusammenarbeit und zufriedenere Kunden.
Alles in allem sind Unternehmen, die agil arbeiten, also besser für die Zukunft gerüstet.
Agiles Arbeiten – FAQ
Wie funktioniert Agilität?
Agilität meint die Fähigkeit eines Unternehmens, sich ohne größere Probleme auf Veränderungen und neue Anforderungen einzustellen sowie mit ihnen zu wachsen. Agilität funktioniert deshalb besonders gut in einem komplexen und dynamischen Umfeld.
Was ist das Ziel von Agilität?
Das Ziel von Agilität ist es, ein Unternehmen dazu zu befähigen, flexibel und proaktiv mit sich ändernden Rahmenbedingungen umzugehen – und dabei immer den Kunden und seine Bedürfnisse im Blick zu behalten.
Warum braucht man Agilität in Unternehmen?
Unternehmen brauchen Agilität, um in einer sich immer schneller wandelnden Welt und in Zeiten der Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben, Kundenwünsche schnell umzusetzen und sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten.
Was für agile Methoden gibt es?
Es gibt eine Vielzahl an agilen Methoden. Einige der bekanntesten Beispiele sind Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean und OKRs.
