Der OKR-Zyklus [Leitfaden + Best Practices]

Der OKR-Zyklus ist das Herzstück des gesamten OKR Frameworks. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie er im Detail funktioniert. Außerdem verraten wir bewährte Best Practices, mit denen sich Herausforderungen während OKR-Zyklen erfolgreich meistern lassen.

Das erwartet dich:

• Was ist der OKR-Zyklus?
• Der OKR-Zyklus im Detail
• Herausforderungen im OKR-Zyklus (und wie man sie meistert)
• Welche Rolle spielt Mooncamp im OKR-Zyklus?
• OKR-Zyklus: FAQ

Was ist der OKR-Zyklus?

Die Zeitspanne, die für die Umsetzung der OKRs festgelegt wird, bezeichnet man als OKR-Zyklus. Meistens wird dabei ein Zeitraum von drei Monaten (ein Quartal) gewählt. Denkbar sind aber auch 4-Monats- oder 2-Monats-Zyklen, je nachdem, was besser zum eigenen Unternehmen passt. Innerhalb eines OKR-Zyklus finden verschiedene Events statt:

1. Planning
2. Weekly (Check-in)
3. Review
4. Retrospektive

Das OKR Planning findet vor jedem OKR-Zyklus statt. Alle Teams planen hier ihre OKRs für die nächste Iteration. Das OKR Weekly (oder auch OKR Check-in) ist ein wöchentlicher Austausch, bei dem die Teams den aktuellen Stand ihrer Key Results besprechen. Jeder OKR-Zyklus mündet in einem OKR Review. Dabei handelt es sich um ein Meeting, in dem die Mitarbeitenden den finalen Status der OKRs für den jeweiligen Zyklus vorstellen. Ein wichtiger letzter Schritt im Zyklus ist die OKR Retrospektive: Hier erfolgt eine Reflexion des gesamten OKR-Prozesses auf Metaebene und man überprüft, an welchen Stellen der Prozess im nächsten OKR-Zyklus anzupassen ist.

Der OKR-Zyklus im Detail

Um den OKR-Zyklus im Detail zu verstehen, werfen wir nun Schritt für Schritt einen Blick auf jedes Ereignis innerhalb des Zyklus:

1. OKR Planning

Bevor die Teams mit der Umsetzung ihrer Objectives und Key Results für den Zyklus beginnen, legt das Management im OKR Planning die OKRs auf Unternehmensebene fest. Diese Planungsphase findet vor jedem OKR-Zyklus statt. Die Planung dauert im Durchschnitt etwa zwei bis vier Stunden pro Team. Mit den festgelegten Unternehmens-OKRs als Orientierung beginnen die Teams nun, ihre individuellen OKRs in einem eigenständigen Planning auszuarbeiten.

2. OKR Weekly

Das OKR Weekly ist ein (in der Regel) wöchentliches Check-in, das sich mit folgenden Fragen befasst:

• Woran wird im Moment gearbeitet?
• Wie ist der Status der Key Results?
• Gibt es irgendwelche Hindernisse, die den Fortschritt blockieren?

Im Fokus steht dabei immer, die Key Results am Ende des OKR-Zyklus tatsächlich zu erreichen. Die Check-ins sind ein wesentlicher Bestandteil des OKR-Prozesses und stellen sicher, dass alle regelmäßig ihre Fortschritte verfolgen und mitteilen.

3. OKR Review

Am Ende eines jeden Zyklus findet ein OKR Review statt. Bei dieser Gelegenheit stellen alle Teams den endgültigen Status der OKRs für den Zyklus vor.

Dabei geht es vorrangig um folgende Aspekte:

• Wurden die Ziele erreicht?
• Wurden die Ziele zu hoch (oder auch zu niedrig) angesetzt?
• Was sind die bisherigen Ergebnisse?
• Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?

4. OKR Retrospektive

Wie das OKR Review steht auch die OKR Retrospektive am Ende des OKR-Zyklus (oder direkt am Anfang des neuen Zyklus). Der Unterschied: Während das Review den Inhalt, sprich den Status der OKRs, zum Thema hat, reflektiert die OKR Retrospektive den OKR-Prozess methodisch auf einer Metaebene und ermittelt das Verbesserungspotenzial.

In der OKR Retrospektive entfaltet sich damit das volle agile Potenzial des OKR Frameworks. Sämtliche Parameter im OKR-Prozess, beispielsweise die Länge des Zyklus oder die Struktur der Check-ins, werden reflektiert und bei Bedarf angepasst, bis sie genau zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen.

Die Methode „Start/Stop/Continue“ bietet dabei eine gute Struktur für Retrospektiven:

• Start: Womit sollen wir beginnen? (Was können wir verbessern?)
• Stop: Womit sollen wir aufhören? (Was hat nicht funktioniert?)
• Continue: Womit sollen wir weitermachen? (Was hat gut funktioniert?)

Herausforderungen im OKR-Zyklus (und wie man sie meistert)

Besonders wenn die OKR-Methode im Unternehmen neu ist, kommt es in den ersten OKR-Zyklen meist zu einigen Herausforderungen. Dazu gehören zum Beispiel unklare OKRs oder auch eine mangelnde Beteiligung der Mitarbeitenden. Wir haben hier einige der häufigsten Probleme zusammengetragen und bieten praktische Tipps und Tricks, wie man einen OKR-Zyklus trotzdem möglichst reibungslos durchläuft.

1. Das „Warum“ ist unklar

Der OKR-Prozess besteht aus vielen Einzelschritten. Sich einen ganzen OKR-Zyklus lang zu engagieren, erfordert daher ein hohes Maß an Motivation und Eigenverantwortung. Damit OKRs von den Mitarbeitenden nicht als zusätzliche Arbeit wahrgenommen werden, sollte stets das „Warum“ offensichtlich sein.

✅ Die Lösung: Es ist wichtig, zu erklären, warum jeder Schritt im Prozess einem bestimmten Zweck dient. Gleichzeitig sollten die Teams eingeladen sein, jederzeit ihre Ideen zur Verbesserung der Events im OKR-Zyklus zu teilen. Dafür sollten beispielsweise zum Kick-off interaktive Infoveranstaltungen abgehalten werden, in denen die Mitarbeitenden ermutigt werden, Fragen zu stellen. Online verfügbare Trainings und Infomaterialien helfen dabei, sich das „Warum“ während der Umsetzung immer wieder ins Gedächtnis zu rufen. Feedback sollte aktiv eingefordert werden, beispielsweise in kurzen Umfragen.

2. Das Team ist nicht genau über die Unternehmensziele informiert

Alle im Team sollten stets auch über die teamübergreifenden OKRs informiert sein. So können die Mitarbeitenden besser verstehen, was sie wann tun sollten und welchem Zweck es dient. Wenn die übergeordneten Ziele oder auch die Methodik unklar sind, kann das Engagement sonst schnell nachlassen.

✅ Die Lösung: Das Management sollte die wichtigsten Quartalsziele und Schwerpunktbereiche des Unternehmens mit den Teams besprechen. Am besten werden die OKRs dabei zunächst allen Mitarbeitenden vorgestellt (z. B. in einem All-Hands-Meeting). Anschließend sollte in den einzelnen Teams, initiiert von den Teamleads, noch einmal gezielt über die OKRs gesprochen werden, um Fragen zu klären. Zudem sollten Feedback und Ideen, wie sich die Ziele am besten erreichen lassen, aktiv gefördert werden, beispielsweise durch eine „Strategy Session“ im Team oder persönliche Gespräche.

3. Der OKR-Prozess ist nicht ereignisorientiert

Ein ereignisgesteuerter OKR-Prozess kann wesentlich dazu beitragen, agiles Zielmanagement zur festen Routine aller Mitarbeitenden zu machen. Wenn die einzelnen Events im OKR-Zyklus nicht angemessen begangen werden, kann sich keine ergebnisorientierte Arbeitsroutine bilden.

✅ Die Lösung: Die Teams sollten sämtliche Events (z. B. den OKR Kick-off) und Erfolge während eines Zyklus gebührend zelebrieren. Dafür eignet sich beispielsweise ein Channel in MS Teams oder Slack, in dem gepostet wird, wenn ein bedeutendes Ziel erreicht wurde. Außerdem sollte in den regelmäßigen Check-ins nicht nur über Hindernisse und Probleme gesprochen werden. Auf der Agenda sollte immer auch Platz für Erfolge sein.

4. Schwierigkeiten gelten nicht als normal

Startschwierigkeiten zu Beginn der OKR-Implementierung sind üblich und gehören dazu. Es kann dauern, bis man alle Aspekte der Arbeit mit OKRs auf den individuellen organisatorischen Kontext angepasst hat. Dabei ist es normal, dass man anfangs stolpert und die ersten Zyklen als chaotisch empfindet, weil Ineffizienzen und Performance-Probleme im Unternehmen aufgedeckt werden.

✅ Die Lösung: Man sollte dranbleiben, Fehler reflektieren und als Chance zum Lernen sehen. Der OKR-Prozess ist von Grund auf so konzipiert, dass er kontinuierlich angepasst wird. Retrospektiven sind unverzichtbar, um Herausforderungen zu besprechen und praktische Erkenntnisse zu gewinnen. Außerdem sollte ein OKR-Zyklus nicht länger als drei bis vier Monate dauern. So kann man direkt auf Unstimmigkeiten reagieren und diese im nächsten Zyklus anpassen.

Welche Rolle spielt Mooncamp im OKR-Zyklus?

Der Weg zu effizienten und erfolgreichen OKR-Zyklen ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Doch wer sich vor und während der Implementierung des OKR Frameworks Unterstützung holt, kann am Ende nur davon profitieren. Besonders einfach gestaltet sich die praktische Umsetzung mit einer geeigneten OKR Software.

Mooncamp bietet u.a. die Möglichkeit,

• die OKRs zu visualisieren, so dass jeder sehen kann, wie OKRs zu den Unternehmenszielen beitragen, *den OKR-Fortschritt für jeden Zyklus zu verfolgen und gemeinsam an den Zielen zu arbeiten,
• strukturierte OKR Plannings durchzuführen,
• individuelle OKR-Zykluslängen festzulegen,
• den OKR-Fortschritt in Performance Dashboards) zu analysieren,
• Einblicke in den Zustand der OKRs zu erhalten (Health dashboard
• wiederkehrende Erinnerungen für jedes Ereignis im OKR-Zyklus einzurichten,
• Kollaborationstools (wie Slack oder MS Teams) zu verwenden und OKRs von dort aus zu aktualisieren.

Damit können sich alle Mitarbeitenden auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: ihre Ziele zu erreichen.

OKR-Zyklus: FAQ

Ist OKR eine agile Methode?

Ja, OKRs gehören zu den agilen Methoden. Der Fokus liegt auf agilem Zielmanagement, wobei die übergeordneten Ziele der Organisation mit denen einzelner Teams verbunden werden. Die OKRs geben dabei eine strategische Richtung vor, machen Fortschritte sichtbar und steigern das Engagement der Mitarbeitenden.

Was ist ein OKR-Prozess?

Ein OKR-Prozess setzt sich aus verschiedenen Events zusammen. Der OKR-Zyklus (der in der Regel drei Monate dauert) besteht aus einem OKR Planning, regelmäßigen Check-ins und schließlich einem OKR Review und einer OKR Retrospektive. Alle diese Komponenten wiederholen sich in jedem Zyklus und beschreiben in Summe den OKR-Prozess.

Wie erstellt man OKRs?

OKRs bestehen aus zwei bis vier inspirierenden, qualitativen und richtungsweisenden Objectives pro Team. Diese beantworten die Frage, was man erreichen möchte. Zusätzlich legt man zwei bis vier messbare, spezifische und zeitgebundene Key Results pro Objective fest. Diese drücken aus, woran man erkennt, dass das Ziel erreicht wurde.