OKR Reporting: Warum es wichtig ist, Ziele zu tracken [Leitfaden + Tipps]

Mit OKRs (kurz für „Objectives and Key Results“) als Managementmethode können Unternehmen im Arbeitsalltag leichter Prioritäten setzen. Sie richten sich auf eine gemeinsame Vision aus. Fortschritte sollten dabei laufend verfolgt und reflektiert werden. Nur so lässt sich feststellen, ob die Ausrichtung stimmt und die richtigen Ziele gesetzt wurden. Ein konsequentes OKR Reporting ist deshalb eher Pflicht als Kür.

Warum regelmäßiges Reporting für die Arbeit mit OKRs so wichtig ist, erklären wir in diesem Artikel. Außerdem verraten wir unsere fünf besten Tipps für das OKR Reporting.

Das erwartet dich:

• Was ist OKR Reporting?
• Warum ist OKR Reporting wichtig?
• 5 Tipps und Best Practices für das OKR Reporting
• Wie du OKRs mit Mooncamp verfolgen kannst
• OKR Reporting: FAQ

Was ist OKR Reporting?

OKRs bestehen in der Regel aus zwei bis vier ambitionierten, qualitativen Zielen (Objectives) pro Team und zwei bis vier Schlüsselergebnissen (Key Results) pro Objective. Mit den Objectives wird festgelegt, was genau man erreichen möchte. Die Key Results drücken aus, woran man erkennt, dass das Objective erreicht wurde. Sie beinhalten immer eine Kennzahl.

Ein durchgängiges OKR Reporting macht sämtliche Fortschritte und Aktualisierungen zu den festgelegten OKRs für alle Beteiligten sichtbar. Es umfasst:

• die Fortschritte bei Team-OKRs und ggf. individuellen OKRs,
• sowie der Status quo der unternehmensweiten OKRs.

Die Häufigkeit des Reportings hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Insgesamt sind für das OKR Reporting aber zwei Events wichtig: wöchentliche Check-ins und das OKR Review am Ende jedes OKR-Zyklus. Remote-Teams stimmen sich zwischendurch noch in kurzen „Daily Stand-ups“ ab.

Wie funktioniert OKR Reporting? Die Grundlagen

Sehen wir uns den Prozess nun etwas genauer an:

1. Laufendes Reporting in Dashboards: Alle Mitarbeitenden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Fortschritte kontinuierlich zu verfolgen. Am besten funktioniert das in einem individualisierbaren Dashboard innerhalb einer OKR Software. Für den Start (oder in kleinen Teams) können auch einfache OKR Vorlagen hilfreich sein.
2. Regelmäßige Updates in Check-ins: Wöchentliche Check-ins sind der wichtigste Teil des OKR Reportings. Sie stellen sicher, dass man die OKRs nicht aus den Augen verliert und die Fortschritte jederzeit für alle Beteiligten sichtbar sind.
3. Reflexion am Ende eines OKR-Zyklus: Am Ende jedes OKR-Zyklus wird ein OKR Review abgehalten, um die Fortschritte zu überprüfen, die gewonnenen Learnings festzuhalten und die nächsten Schritte zu bestimmen.

Insgesamt ist OKR Reporting ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams erfordert. Es wird damit sichergestellt,

• dass alle OKRs aufeinander abgestimmt sind,
• die Fortschritte verfolgt werden und
• Probleme rechtzeitig erkannt und beseitigt werden.

Warum ist OKR Reporting wichtig?

OKR Reporting ist aus mehreren Gründen wichtig:

• ➡️ Ausrichtung: OKRs bieten einen klaren Rahmen für das Setzen und Verfolgen von Unternehmenszielen. Regelmäßige Statusberichte tragen dazu bei, dass die Teams besser aufeinander abgestimmt sind und auf dieselben Ziele hinarbeiten.
• 👀 Sichtbarkeit: OKR Reports ermöglichen es dem Management, die Fortschritte zu verfolgen und verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln. So können Probleme oder Hindernisse erkannt und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
• ❗ Prioritätensetzung: OKR Reporting hilft den Mitarbeitenden, Aufgaben zu priorisieren und sich auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren. Das verbessert ihre Performance und Produktivität.
• ❓ Entscheidungsfindung: Entscheidungen können datengestützt, basierend auf dem tatsächlichen Fortschritt und der Leistung, getroffen werden. So lässt sich die Performance eines Teams oder der gesamten Organisation optimieren.
• ⚙️ Verbesserung: OKR Reporting bietet die Möglichkeit, Prozesse zu reflektieren, aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Das hilft Unternehmen, sich kontinuierlich zu verbessern.

Zusammengefasst sind OKRs eine Möglichkeit, alle im Unternehmen auf die gleichen Ziele auszurichten. OKR Reporting trägt dazu bei, dieses Alignment aufrechtzuerhalten, indem es Aufschluss über die erzielten Fortschritte gibt.

Außerdem zeigt es auf, was gut oder weniger gut funktioniert. Mit diesen Informationen können Unternehmen ihre Umsetzung anpassen und eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen vermeiden.

Weitere Vorteile von OKR Reporting

Fortlaufendes OKR Reporting bringt noch weitere Vorteile mit sich, darunter:

• Fortschritte in Echtzeit nachverfolgen
• Transparenz erhöhen
• Verantwortlichkeiten sichtbar machen
• Motivation und Engagement hochhalten

5 Tipps und Best Practices für das OKR Reporting

In der Praxis kann es manchmal schwierig sein, den Fokus beim OKR Tracking und Reporting aufrechtzuerhalten und konsequent zu bleiben. Die folgenden fünf Tipps und Best Practices machen es leichter.

Tipp 1: Tracking zur Gewohnheit machen

Der wichtigste Punkt beim OKR Reporting ist, dass es konsequent erfolgt. Es verliert seine Wirkung, wenn es nur punktuell oder nicht über den gesamten OKR-Zyklus hinweg betrieben wird. Damit die Mitarbeitenden nicht vergessen, ihre Fortschritte zu dokumentieren, empfiehlt es sich, mit Check-ins eine Routine für das OKR Tracking aufzubauen. Die Check-ins erinnern dabei alle Mitarbeitenden daran, ihre Ziele zu aktualisieren und mitzuteilen, woran sie gerade arbeiten oder was ihre aktuellen Prioritäten sind. Kurze Check-in-Erinnerungen, beispielsweise via Slack oder Microsoft Teams, stellen sicher, dass auch wirklich alle ihre Check-ins ausführen.

Tipp 2: „Lessons Learned“ regelmäßig diskutieren

Kontinuierliches Lernen ist das A und O bei der Arbeit mit OKRs. Denn die OKR-Methode bietet einen Rahmen und kein festes Regelwerk. Entsprechend ist es normal, dass es einige Zeit dauert, bis das OKR-System optimal an den individuellen organisatorischen Kontext angepasst ist. Damit das gelingt, ist es äußerst wichtig, die Fortschritte bei der Zielerreichung zu tracken. Nur so kann man aus Fehlern lernen und OKRs langfristig im Unternehmen skalieren.

Tipp 3: Klar benennen, wer die Verantwortung trägt

OKR Reporting und Tracking funktionieren nur mit klaren Verantwortlichkeiten. Warum? Weil es Disziplin erfordert, OKRs konsequent zu verfolgen und Fortschritte zu reporten. Wird dafür nicht eine Person benannt, fühlt sich am Ende keiner zuständig. Insgesamt sind OKRs dabei keine reine Managementaufgabe. Vielmehr sollte das gesamte Team beteiligt sein. Je intensiver die Mitarbeitenden in den OKR-Prozess eingebunden sind, desto engagierter und motivierter tragen sie zu den OKRs bei. Deshalb sollten alle Erwartungen zu Beginn jedes OKR-Zyklus klar definiert werden. So wissen alle genau, wofür sie verantwortlich sind.

Tipp 4: Erfolge als Team feiern

OKR Reporting sollte nicht lästig sein, sondern Spaß machen. Deshalb ist es wichtig, in den Check-ins nicht nur über Probleme zu sprechen. Wenn Key Results erreicht oder erhebliche Fortschritte bei einem Objective gemacht wurden, sollte das gefeiert werden. Bei Mooncamp kann man in den Check-ins beispielsweise direkt im Tool auf gute Ergebnisse mit Emojis, Bildern oder GIFs reagieren oder Kommentare hinzufügen. Das hält die Motivation aufrecht und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden eher bereit sind, die Extrameile zu gehen.

Tipp 5: Sich von OKR Software unterstützen lassen

OKR Software erleichtert das OKR Tracking und Reporting erheblich. Je mehr Mitarbeitende das Unternehmen hat, desto wichtiger und sinnvoller wird eine OKR Software. Für größere Unternehmen, die viele OKRs im Blick behalten müssen, ist sie sogar unerlässlich. Konkret unterstützt eine OKR Software wie Mooncamp beim OKR Reporting, indem sie:

• Ziele, Strukturen, Verantwortlichkeiten und Fortschritte übersichtlich visualisiert, egal für wie viele Teams.
• als zentraler Knotenpunkt für die Kommunikation dient und für Orientierung sorgt.
• die wöchentlichen Check-ins vereinfacht, da diese direkt aus der Software heraus mit einer Handvoll gezielter, anpassbarer Fragen durchgeführt werden können.
• umfangreiche Auswertungs- und Filteroptionen bietet. So gewinnt man neue Erkenntnisse und kann den Prozess datenbasiert optimieren.

Wie du OKRs mit Mooncamp verfolgen kannst

Mooncamp bietet ein umfassendes OKR Tracking Tool, mit dem sich OKR Reports komplett flexibel gestalten lassen. So kann man leichter verfolgen, wie sich die OKRs im Laufe der Zeit entwickeln und gefährdete OKRs identifizieren.

• Wöchentliche Check-ins (OKR Weekly) sorgen für kontinuierliches Feedback sowie für ein hohes Maß an Beteiligung und Verantwortung in den Teams. Hier können die Mitarbeitenden laufend Updates zu ihren OKRs eingeben, diese kommentieren und sich dazu austauschen. Statt jede Woche in zeitraubenden Meetings und E-Mail-Threads ausgiebig zu diskutieren, werden die Fortschritte durch eine Handvoll zielgerichteter Fragen erfasst. Unternehmen können dabei ganz einfach benutzerdefinierte Fragen für verschiedene Use Cases erstellen.

• Jeder OKR-Zyklus mündet in einem OKR Review. In dem Meeting präsentieren alle Teams den endgültigen Stand ihrer OKRs. Sämtliche Erkenntnisse werden festgehalten und reflektiert. Ziel ist es, zu bewerten und zu analysieren, warum OKRs erreicht oder nicht erreicht wurden. Die Learnings werden dann im nächsten Zyklus umgesetzt.

Zusätzlich gestalten Dashboards das OKR Reporting noch effizienter.

Dashboards als wichtiges OKR Reporting Tool

Das Mooncamp Performance Dashboard gibt Auskunft über den Fortschritt aller Ziele, gruppiert nach Teams oder Mitarbeitenden. Hier ist nicht nur der Gesamtfortschritt ersichtlich. Man sieht auch, welche Ziele noch nicht aktualisiert wurden oder gefährdet sind.

Fürs Reporting ist die Kennzahlentabelle besonders hilfreich. Darin sieht man auf einen Blick,

• wie der Zielfortschritt der Mitarbeitenden im Vergleich aussieht,
• welche Abteilungen noch keine Ziele aktualisiert haben oder
• wo die letzte Zielaktualisierung schon länger zurückliegt.

Das Health Dashboard hilft bei einem Zustands- und Qualitätscheck sämtlicher OKRs. So wird sichergestellt, dass der gesamte OKR-Prozess reibungslos abläuft und sich alle an die vereinbarten OKR-Regeln halten. Der sogenannte Breakdown in diesem Dashboard ist für das Reporting besonders nützlich.

Erfasst wird darin:

• Die Gesamtzahl der Ziele für jedes Team
• Die Ziele, bei denen es noch Probleme gibt, z. B. ungültige übergeordnete Ziele, fehlende Eigenschaftswerte oder ungültige Messtypen

OKR Reporting: FAQ

Wie kann man OKRs am besten dokumentieren?

OKRs lassen sich am besten mit einer OKR Software dokumentieren. Diese erleichtert es, OKRs zu definieren, übersichtlich darzustellen und die Fortschritte zu verfolgen.

Wie erstelle ich einen OKR Statusreport?

Hierfür müssen Informationen über den Fortschritt der OKRs gesammelt werden. Dies kann zum Beispiel mit Hilfe einer geeigneten Software in einem individuell gestalteten Dashboard geschehen. Sobald die erforderlichen Daten vorliegen, können diese in einem Berichtsformat aufbereitet werden. Dieser Report sollte den Status der einzelnen OKRs, die erzielten Fortschritte, etwaige Hindernisse und Aktionspläne für das weitere Vorgehen enthalten.

Was ist OKR Tracking?

OKR Tracking und OKR Reporting werden oft synonym verwendet. Beide Begriffe beziehen sich auf den Prozess der Überwachung und Messung des Fortschritts beim Erreichen von OKRs. Dabei beschreibt OKR Tracking den gesamten Prozess der Fortschrittsmessung, während OKR Reporting sich auf die Momente bezieht, in denen Ergebnisse konkret schriftlich (oder mündlich) festgehalten, präsentiert und besprochen werden – zum Beispiel in wöchentlichen Check-ins oder im OKR Review.

Was ist der Unterschied zwischen OKR und KPI?

OKRs (Objectives und Key Results) sind Ziele, die eine Veränderung anstreben. Dabei sind inspirierende, qualitative Ziele (Objectives) mit messbaren Zielen, den Key Results, verknüpft. KPIs (Key Performance Indicators) sind dagegen Metriken, die den Status Quo oder die bisherige Leistung einer Organisation messen. Key Results können KPIs in ihrer Ausformulierung enthalten, müssen es aber nicht. Insgesamt helfen KPIs dabei, die Performance zu überwachen und Probleme zu erkennen. OKRs richten ein Unternehmen strategisch aus, lösen Probleme, verbessern Prozesse und treiben Innovationen voran.‰