OKR Review: Meeting Leitfaden

Das OKR Review ist neben dem OKR Planning, dem OKR Weekly und der OKR Retrospektive eines der vier wesentlichen Ereignisse des OKR-Prozesses.

Das Ziel von OKR Reviews

Das OKR Review findet normalerweise am Ende von jedem Zyklus statt, in welchem alle Teams (auch das Führungsteam) den abschließenden Stand ihrer OKRs evaluieren. Das Ziel ist hier insbesondere zu bewerten und zu analysieren, warum OKRs erreicht oder nicht erreicht wurden. Die gewonnenen Erkenntnisse können den Teams dann in Zukunft helfen besser zu priorisieren. Darüber hinaus helfen OKR Reviews dabei, eine Baseline für die OKRs des nächsten Zyklus zu finden oder zu entscheiden, ob bestimmte OKRs noch relevant sind oder nicht.

OKR Review Meeting Factsheet

Checkliste zur Vorbereitung des OKR Review Meetings

Um ein Review-Meeting so produktiv wie möglich zu gestalten, sollten ein paar Vorbereitungen getroffen werden.

1. Der Termin sollte den Teilnehmenden mit genügend Vorlaufzeit kommuniziert werden, damit alle sich vorbereiten können.
2. Alle Teilnehmenden sollten vor dem Meeting die jeweiligen OKRs analysieren, und sich Gedanken machen, warum welche Ziele erreicht oder nicht erreicht wurden.
3. Das Review sollte anhand einer festgelegten Agenda durchgeführt werden.

OKR Review Meeting Agenda

Im Folgenden ein Vorschlag für die Agenda des OKR Reviews.

1. Begrüßung und Einführung (5 Minuten)

Begrüße alle Teilnehmenden kurz und erkläre das Ziel und gewünschte Ergebnis des OKR Review-Meetings.

Weiterhin hilft es, kurz an ein paar Regeln zu erinnern:

• Das Meeting ist zum Lernen da, sodass sich alle im nächsten Zyklus verbessern können. Persönliche Kritik und Schuldzuweisungen sind hier fehl am Platz.
• Alle Teilnehmenden sollten offen und verständnisvoll gegenüber den Anmerkungen der anderen sein.
• Stelle klar, dass es sich nur um den vergangenen Zyklus handelt.
• Stelle klar, dass es nur um die Inhalte der OKRs und ihre Zielerreichung geht, nicht um den OKR-Prozess selbst. Dafür ist die OKR Retrospektive da.

Zuletzt: Ein positiver Start in das OKR Review setzt die Stimmung für den Rest des Meetings. Es kann daher helfen, am Anfang ein bis zwei Sätze über die ein oder andere Erfolgsgeschichte zu verlieren.

2. Zusammenfassung der Learnings (20 Minuten)

In dieser Übung wird die Liste der Objectives einfach von Anfang bis Ende durchgegangen. Pro Objective werden Learnings aufgeschrieben. Die Key Results selbst müssen nicht noch separat mit Learnings versehen werden, da dies der Übersichtlichkeit nur abträglich wäre.

Stelle pro Objective die folgenden Fragen (oder eigene, wenn diese für euer Team mehr Sinn ergeben):

Mitwirkung der Verantwortlichen

• Wurde dem Objective genügend Zeit gewidmet?
• Waren die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse gegeben, um das Objective zu erreichen?
• Wurden effektive Taktiken zur Erreichung angewandt?
• Gab es ausreichende finanzielle Mittel?
• Wurde gutes Urteilsvermögen bewiesen?

Mitwirkung von involvierten Dritten

• Haben andere Teams die Zeit beigetragen, die von ihnen benötigt wurde?
• Hatten andere Teams die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse?
• Haben sie effektiv mit den Verantwortlichen und mit anderen zusammengearbeitet?
• Wurde gutes Urteilsvermögen bewiesen?

Relevanz des Objectives

• Blieben das Objective und seine Key Results relevant?
• Hatte es weiterhin Priorität?
• Muss das Objective im nächsten Zyklus noch berücksichtigt werden?

3. Welche OKRs werden mit in den nächsten Zyklus genommen? (15 Minuten)

Nach Bearbeitung der OKRs gemäß der vorangegangenen Übung, haben sich vermutlich schon eine Reihe von Objectives herauskristallisiert, die mit in den nächsten Zyklus genommen werden. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn OKRs nicht erreicht wurden aber strategisch wichtig sind, oder wenn Objectives erreicht wurden und man sie mit aktualisierten Key Results übernehmen möchte.

An dieser Stelle gilt es eine kurze Liste zu dokumentieren und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, warum die Objectives übernommen werden sollten.

Diese Liste sollte dann im OKR Planning für den nächsten Zyklus berücksichtigt werden.

4. Zusammenfassung und nächste Schritte (20 Minuten)

• Kurze Zusammenfassung der Erkenntnisse
• Bestimmung einer Person, die die Erkenntnisse als kurze Memo aufbereitet, um diese mit anderen (innerhalb und außerhalb des Teams) zu teilen
• Bestimmung von Verantwortlichen für etwaige Aufgaben, die innerhalb des OKR Reviews entstanden sind, sodass nichts verloren geht und alle Informationen für das anstehende OKR Planning und Drafting verfügbar sind

Optional kann basierend auf den Erkenntnissen des OKR Reviews auch eine kurze Präsentation vorbereitet werden, falls die Ergebnisse im Rahmen eines Firmenevents oder eines Town Hall-Meetings vorgestellt werden sollen.

Dafür bietet sich folgende Struktur an:

Fazit

Ein gut geführtes OKR Review kann viele wichtige Vorteile und Learnings hervorbringen. Einmal ist es essenziell, dass zum Start des nächsten Zyklus jedes Teammitglied auf dem neusten Stand der Dinge ist. Dieser Punkt wird durch die individuelle Vorbereitung mit gemeinsamer Bewertung und Diskussion in der Gruppe gewährleistet.

Dieser gemeinsame Kenntnisstand dient ebenfalls als Ausgangspunkt für die Zielformulierungen des nächsten Zyklus. So soll ein Klima der kontinuierlichen Verbesserung geschaffen werden. Falls gewisse Ziele nicht erreicht worden sind, können sie außerdem auf Basis der Erkenntnisse aus dem OKR Review gegebenenfalls noch umformuliert oder angepasst werden. Manchmal ändern sich eben die Umstände, unter denen in den nächsten Zyklus gegangen wird. Man muss sich nur darüber im Klaren sein.

Und zuletzt: ein gemeinsames OKR Review am Ende eines erfolgreichen Zyklus stärkt den Zusammenhalt des Teams und kurbelt die Motivation für den nächsten Zyklus an. Das Team wird sich mit jedem Review bewusster darüber, dass jedes Mitglied im gleichen Boot sitzt und gleiche oder ähnliche, übergeordnete Ziele verfolgt.