En un mundo laboral cada vez más complejo e independiente de la ubicación, tener objetivos estratégicos claros es cada vez más importante. Además, todos los empleados deberían saber cómo su trabajo diario se relaciona con los objetivos de la empresa. Algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones para mapear objetivos, como Asana con su función “Asana Goals”. Pero, ¿qué tan buenas son realmente estas funciones?
Hoy muchas empresas usan OKRs (siglas en inglés de “Objectives and Key Results”) para formular sus objetivos empresariales. Sin embargo, hay algo que se olvida a menudo: no basta con definir los OKRs sin que nadie los conozca y gestionarlos en hojas de cálculo que quedan al margen del día a día.
En este artículo analizamos qué puede hacer la función “Asana Goals”, cómo se pueden mapear los OKRs en Asana y cuándo merece la pena contar con un software de OKR dedicado.
- Goals vive dentro de Asana: disponible en los planes Business y Enterprise, permite a los equipos definir objetivos de empresa y de equipo junto a los proyectos y tareas en un único espacio de trabajo.
- Configuración de OKRs en cuatro pasos: introduce el objetivo, asigna un responsable y una fecha límite, elige una métrica de progreso y añade los Resultados clave como subobjetivos.
- Dónde se queda corto: personalización limitada, sin check-ins integrados, vista solo de lista, sin panel de salud y sin soporte especializado en OKRs.
- Mejor opción para: equipos pequeños que ya usan Asana y quieren tener los OKRs en un solo lugar. Los despliegues más grandes suelen necesitar un software de OKR dedicado, posiblemente integrado con Asana.
Qué encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es Asana?
- ¿Para qué se usa Asana?
- Asana Goals: cómo gestionar los OKRs en Asana
- ¿Cuáles son las ventajas de la función Goals en Asana?
- ¿Qué no puede hacer Asana Goals?
- Combinar Asana con un software de OKR
- Conclusión: ¿qué tal es Asana para los OKRs?
¿Qué es Asana?
Asana es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que ayuda a coordinar el día a día de toda una organización desde un único lugar central. Se centra en la planificación de tareas y, además, ofrece funciones de comunicación. Por sus funciones avanzadas, a Asana se le suele llamar “herramienta de gestión del trabajo”.
Asana organiza proyectos y tareas pendientes dentro de organizaciones y espacios de trabajo. Dentro de los proyectos se pueden crear tareas, que a su vez se pueden dividir en cualquier número de subtareas. Para cada tarea y subtarea se registra información como el responsable y la fecha límite. De este modo, los empleados pueden llevar en todo momento el control de sus propias tareas y de las de su equipo.
En conjunto, la herramienta sirve para trabajar de forma más eficiente en proyectos (grandes) y entre equipos. La función “Asana Goals” se incorporó hace relativamente poco.
¿Para qué se usa Asana?
La mayoría de las empresas usan Asana para gestionar proyectos y tareas de forma centralizada en un mismo lugar. Estas son sus funciones más importantes de un vistazo:
- Mostrar las tareas según tus preferencias en distintas vistas, por ejemplo como notas adhesivas en un tablero, como lista de tareas, en una línea de tiempo o en el calendario
- Organizar proyectos, compartirlos con otras personas y trabajar en ellos de forma conjunta
- Dividir el trabajo con claridad mediante tareas y subtareas
- Mapear flujos de trabajo, responsabilidades y fechas límite
- Guardar y consultar recursos de forma centralizada
- Comunicarte con el equipo por proyecto y por tarea
- Visualizar los hitos importantes de los proyectos
- Supervisar varios proyectos a la vez en portafolios
- Analizar los datos de los proyectos y la carga de trabajo en tiempo real
- Definir y gestionar objetivos a nivel de toda la empresa
En este artículo nos centramos en la función Goals que ofrece Asana.
Asana Goals: cómo gestionar los OKRs en Asana
Con la función Goals, Asana ayuda a las organizaciones a alinear a empleados y equipos en torno a objetivos claros y a priorizar tareas. La función está disponible para los clientes de los planes Business y Enterprise.
Básicamente, se pueden crear dos tipos de objetivos:
- Objetivos de empresa: objetivos a largo plazo estrechamente ligados a la misión y visión de la empresa.
- Objetivos de equipo: objetivos a corto plazo que ayudan a alcanzar los objetivos generales del negocio.
En ambos casos, los objetivos son visibles para todas las personas de la empresa. Así, en todos los niveles queda claro en todo momento cuáles son las prioridades y hacia dónde trabaja todo el mundo.
La idea detrás de esto: las empresas tienen más éxito cuando todos los empleados conocen la visión, la misión y los objetivos, y alinean su trabajo diario en consecuencia.
Si utilizas los OKRs como método para definir objetivos, puedes mapearlos en Asana con bastante facilidad en cuatro pasos. Por supuesto, primero deberías planificar tus OKRs.
💡 Consejo: lee nuestra guía de OKRs para descubrir exactamente cómo funcionan. En nuestro blog también encontrarás los beneficios más importantes del método OKR.
1. Introduce la misión y crea los objetivos
El primer paso es introducir los Objectives. Normalmente se definen primero los Objectives de la empresa y después los de cada equipo. En la sección Goals también hay un espacio para la declaración de misión de la empresa.
Crear un Objective en Asana funciona de forma parecida a crear tareas: al pulsar el signo más se abre una ventana que solicita toda la información importante. El Objective se introduce en el campo “Nombre”.
💡 Consejo: si todavía necesitas ayuda sobre cómo redactar buenos OKRs, encontrarás consejos y fórmulas útiles en nuestro blog.
2. Define las responsabilidades y las fechas límite
Para cada Objective debe nombrarse una persona responsable (el owner del OKR). También hay que especificar en qué periodo de tiempo debe alcanzarse.
Los periodos se pueden personalizar por empresa desde la consola de administración. Recomendamos hacer seguimiento de los OKRs trimestralmente. La responsabilidad se define fácilmente asignando el Objective a una persona, igual que con una tarea.
3. Define la métrica de progreso
Por último, eliges qué métrica de progreso quieres usar. Puedes medir el progreso de forma manual o automática.
Con la medición automática, Asana calcula el nivel de cumplimiento a partir del progreso alcanzado en los subobjetivos (los Resultados clave, de los que hablamos en el siguiente paso). Como alternativa, el progreso de los Objectives (por ejemplo, en porcentaje) también se puede actualizar manualmente.
4. Introduce los Resultados clave
¿Ya has completado el Objective? Entonces puedes añadir los Resultados clave como subobjetivos con solo unos clics. Estos determinan si el Objective se ha alcanzado o no, y le sirven a Asana como base para la medición automática del progreso.
Introducir los Resultados clave sigue el mismo patrón descrito antes: para cada uno se especifican responsables, fechas límite y métricas de progreso.
¿Cuáles son las ventajas de la función Goals en Asana?
Usada correctamente, Asana Goals ofrece varias ventajas para trabajar con OKRs:
- ✔️ Fuente única de verdad: los OKRs, los proyectos y las tareas se gestionan de forma centralizada, y toda la información se puede consultar desde una sola herramienta. Aun así, el foco sigue estando claramente en las tareas diarias.
- ✔️ Los OKRs se gestionan en una herramienta ya conocida: los OKRs se gestionan en el mismo lugar donde ya se lleva la gestión de proyectos del día a día, lo que puede ayudar a las empresas y equipos pequeños a empezar.
- ✔️ Los Objectives son accesibles para todos: todos los empleados tienen acceso a la función Goals en Asana. Esto garantiza la transparencia al trabajar con OKRs y permite ver en todo momento dónde está el foco en el ciclo de OKRs actual.
¿Qué no puede hacer Asana Goals?
Al mismo tiempo, las empresas que planifican y hacen seguimiento de los OKRs en Asana también deben lidiar con algunas limitaciones importantes, que se hacen especialmente evidentes cuando los OKRs se despliegan a gran escala.
Falta de personalización
Asana ofrece muchas funciones útiles por sí misma, pero la función Goals apenas se puede personalizar. Por ejemplo, está predefinido qué tipo de información se puede introducir para los OKRs, lo que resulta limitante. Como consecuencia, los usuarios se ven obligados a adoptar la metodología y la terminología ya establecidas, lo que puede generar confusión y, en el peor de los casos, hacer que los OKRs no se terminen de adoptar.
➡️ La solución: un software de OKR completamente personalizable.
Con Mooncamp, se pueden añadir propiedades personalizadas (por ejemplo, prioridad o nivel de confianza) a todos los objetivos. Los usuarios pueden crear nuevos tipos de objetivo, como pilares estratégicos, tareas o iniciativas. En resumen: con Mooncamp puedes crear y personalizar cualquier función que se te ocurra, exactamente como la necesites. Esto da a las empresas total libertad para crear sus propios procesos y su propia terminología.
Sin soporte especializado
Goals es solo una de las muchas funciones de Asana. Aunque Asana ofrece soporte técnico general y páginas de ayuda, no proporciona asistencia intensiva ni especializada para trabajar con OKRs. Sencillamente, Asana no se centra lo suficiente en los OKRs para eso.
➡️ La solución: el respaldo de un equipo de expertos que viven y respiran los OKRs.
En Mooncamp, nuestro objetivo es lograr que cada cliente despliegue sus OKRs con éxito. Contamos con un equipo de profesionales de OKR con experiencia, que han participado y diseñado numerosos despliegues de OKRs, y que está siempre disponible para asesorar y dar soporte. Además, Mooncamp se sigue desarrollando de forma constante gracias al feedback de los clientes que surge de ese soporte cercano.
Filtros limitados para los informes
Actualmente, Asana ofrece dos formas de filtrar los objetivos: por responsable o por estado. Esto es práctico y ayuda a tener una visión general, pero también supone un límite a la hora de generar informes.
➡️ La solución: filtros potentes.
Con Mooncamp, puedes configurar filtros según tus necesidades para profundizar en los datos y descubrir nuevos insights. Por ejemplo, además de por responsable y estado (por ejemplo, en riesgo, en el buen camino), puedes filtrar por equipos, por progreso (por ejemplo, solo ≤ 50 %) o por tipo de objetivo (por ejemplo, Objective, Resultado clave, iniciativa).
Los check-ins no están integrados
Asana ofrece amplias funciones de comunicación y chat dentro de los proyectos y espacios de trabajo. Sin embargo, la sección Goals solo ofrece una función de comentarios para cada objetivo. Los recordatorios para actualizar los objetivos hay que crearlos como tareas recurrentes, lo que puede hacer que los check-ins se vuelvan confusos. Hacer seguimiento del progreso de los OKRs también puede complicarse rápidamente, sobre todo si necesitas mantener una visión clara de numerosos OKRs en empresas grandes.
➡️ La solución: unas pocas preguntas de check-in muy enfocadas.
Mooncamp ofrece plantillas totalmente personalizables para los check-ins según cada caso de uso. Todas las actualizaciones de OKRs se pueden seguir con claridad a través de un feed. Los recordatorios automáticos por Slack, MS Teams o email aseguran que todo el mundo realmente haga sus check-ins.
Los objetivos solo están disponibles en vista de lista
Los usuarios también tienen que hacer concesiones en cuanto a cómo se muestran los objetivos en Asana, ya que solo se ofrece la vista clásica de lista. Qué Resultados clave están asignados a qué Objective se puede ver mediante un menú desplegable, pero las dependencias no se pueden visualizar de forma gráfica.
➡️ La solución: opciones de visualización ampliadas.
En Mooncamp, todos los objetivos, incluido su estado, también se pueden mostrar como una red. Esto permite detectar rápidamente las dependencias entre objetivos, los “puntos calientes” o los grupos relacionados.
Sin control de calidad de los objetivos
Asana Goals muestra el progreso y el rendimiento, pero no ofrece información sobre si hay problemas con objetivos concretos o con el propio sistema de OKRs. Por eso, valores ausentes o una asignación incorrecta de los objetivos de equipo a objetivos de nivel superior a menudo pasan desapercibidos o se detectan demasiado tarde. Esto puede convertirse en un problema real para empresas grandes con muchos equipos y objetivos interconectados.
➡️ La solución: un panel de salud que permite identificar y resolver rápidamente los problemas de los objetivos.
Mooncamp ofrece dos paneles distintos: un Panel de progreso, que informa sobre el avance de todos los objetivos u OKRs, y el Panel de salud. El Panel de salud garantiza que todo el proceso de gestión de objetivos funcione sin problemas y que todo el mundo respete la estructura de OKRs acordada. Muestra con claridad qué objetivos tienen incidencias (por ejemplo, propiedades ausentes), lo que permite resolverlas rápidamente.
Sin funciones adicionales para OKRs
Asana es una herramienta integral de gestión del trabajo, cuyos puntos fuertes están en organizar proyectos y tareas del día a día. También ofrece la posibilidad de crear distintos tipos de objetivos, pero no está diseñada ni para la ejecución de estrategia ni para la estructura de OKRs. Por eso, trabajar con OKRs en Asana exige recurrir con relativa frecuencia a la improvisación. Mapear por completo los Objectives y Resultados clave con Asana Goals no resulta realmente viable, sobre todo en empresas grandes.
➡️ La solución: un software dedicado con amplias funciones para OKRs.
Mooncamp ofrece una herramienta clara, intuitiva y fácil de usar, pensada específicamente para las necesidades de los OKRs. Al mismo tiempo, se puede personalizar por completo según tus necesidades. Mooncamp también incorpora directamente funciones para la planificación de OKRs, paneles o check-ins, además de otras funciones menos evidentes, como opciones flexibles y distintos tipos de medición del progreso.
Combinar Asana con un software de OKR
¿Y si no quieres prescindir de Asana para la gestión de proyectos, pero necesitas funciones más completas para los OKRs? Un software de OKR profesional como Mooncamp combina lo mejor de ambos mundos: entre otras cosas, ofrecemos integración con Asana. Esto significa que los OKRs en Mooncamp se pueden vincular fácilmente con tareas o proyectos de Asana y actualizarse de forma automática. Puedes saber más sobre cómo funciona aquí.
Conclusión: ¿qué tal es Asana para los OKRs?
En resumen, la función Goals de Asana es una buena opción para vincular los OKRs con las tareas diarias. Sin embargo, solo encaja bien en empresas pequeñas que ya conocen Asana, que disfrutan trabajando con la herramienta y que quieren gestionar los OKRs y las tareas diarias en un mismo lugar.
Ahora bien, si trabajas de forma intensiva con OKRs o si necesitas gestionarlos para muchos equipos distintos en una empresa grande, la función Asana Goals llega rápido a sus límites. Al fin y al cabo, Asana está diseñada para facilitar el día a día de las empresas: la ejecución de estrategia y los OKRs no son su foco. Para desplegar y escalar los OKRs de forma sostenible en equipos y empresas más grandes, Asana Goals no resulta suficiente. En ese caso, es recomendable pasarse a un software de OKR como Mooncamp, que se puede personalizar por completo, ofrece más funciones y está especializado en OKRs.
Quienes quieran seguir usando Asana para la gestión de proyectos simplemente pueden vincular ambas herramientas y aprovechar todas las ventajas.
