OKR einführen und skalieren: Der komplette Rollout-Guide

Den Satz „Wir möchten OKR einführen.“ hört man im Management von Unternehmen inzwischen immer häufiger. Er kann schnell zu einer Herausforderungen werden, selbst wenn in der Firma bereits ein solides Grundlagenwissen zur OKR-Methode vorhanden ist.

Mooncamp hat Hunderten von Unternehmen geholfen, OKRs erfolgreich einzuführen und zu skalieren. Deshalb haben wir eine ziemlich gute Übersicht darüber, was funktioniert und was nicht. Aus unseren Erfahrungen und Best Practices ist „Der komplette OKR-Rollout-Guide – Wie man OKRs auf tausende Mitarbeitende skaliert “ entstanden.

In diesem Artikel geben wir einen ersten Einblick und teilen acht wichtige Schritte für eine erfolgreiche OKR-Einführung.

Das erwartet dich:

• Die ersten Schritte mit OKRs
• OKRs einführen – damit solltest du starten
• In 8 Schritten zur erfolgreichen OKR-Einführung
• Rollout: OKRs im Unternehmen skalieren
• Fazit: OKRs einführen funktioniert nur mit gründlicher Planung
• OKR einführen – FAQ

Die ersten Schritte mit OKRs

Bevor man sich entscheidet, OKRs im Unternehmen einzuführen, sollte man sichergehen, dass die Grundlagen verinnerlicht sind. Wahrscheinlich wurden bereits einige OKR Bücher gelesen oder TED-Talks und Videos angeschaut. Deshalb nur noch einmal das Wichtigste in Kürze:

OKRs (kurz für „Objectives and Key Results“) sind ein agiles Framework für die Formulierung und Umsetzung strategischer Ziele in Unternehmen, das – sofern es richtig eingesetzt wird – zu mehr Flexibilität, Transparenz und Erfolg führt.

Die Methode an sich ist leicht verständlich. Gute OKRs zu formulieren ist dagegen keine leichte Aufgabe, denn es gilt, aus vielen möglichen Zielen nur die wirklich wichtigen zu finden und zu Papier zu bringen.

• Die Objectives beschreiben, was man erreichen will. Sie sind qualitativ, einfach und inspirierend formuliert.
• Die Key Results definieren, woher man weiß, dass das Ziel erreicht ist. Sie sind quantitativ messbar, SMART und ergebnisorientiert formuliert sowie zeitgebunden.
• Aus den OKRs werden Initiativen abgeleitet, die bestimmen, wie das Ziel erreicht wird. Sie sind als konkrete Aktivitäten formuliert und direkt beeinflussbar.

Eine Besonderheit von OKRs ist, dass sie sowohl Top-down als auch Bottom-up festgelegt werden. Typischerweise kommen 40 Prozent der OKRs aus der Führungsebene. Der Fokus liegt dabei auf strategischen, unternehmensweiten Zielen. Anschließend erarbeiten die Teams die verbleibenden 60 Prozent.

OKRs im Unternehmen einführen – damit solltest du starten

OKRs funktionieren nur, wenn der Rahmen im Unternehmen stimmt. Bevor man mit der Einführung von OKRs beginnt, lohnt sich daher ein gründlicher Blick auf den Status quo.

Die folgenden Voraussetzungen sollten gegeben sein:

• Offenheit und Transparenz: Alle Mitarbeitenden und Führungskräfte sollten Transparenz als etwas Positives sehen sowie der neuen Arbeitsweise gegenüber offen eingestellt und bereit für Veränderungen sein.
• Vision und Mission: Es sollte eine sinnstiftende Vision und Mission für das Unternehmen formuliert sein, die eine klare strategische Richtung vorgibt.
• Unternehmenskultur: Es sollte eine offene, wertschätzende Kultur im Unternehmen herrschen, in der Fehler als Chance zum Lernen gesehen werden.
• Abgrenzung von der Mitarbeiterbeurteilung: OKRs sollen nicht beurteilen, sondern motivieren, den Fokus auf bedeutende Ergebnisse (Outcomes) zu lenken.
• Richtige Führung: OKRs erfordern eine flache Organisationsstruktur und Führung, die statt auf Weisung und Kontrolle auf Coaching und Selbstverantwortung setzt.

Wie geht es weiter? In 8 Schritten zur erfolgreichen OKR-Einführung

Die Grundlagen sind klar, alle Voraussetzungen sind gegeben? Dann ist es Zeit, die Einführung zu planen. OKRs in Organisationen mit mehreren tausend Mitarbeitenden einzuführen, erfordert eine Strategie und ein klares Vorgehen. Unsere Erfahrungen bei Mooncamp zeigen, dass eine erfolgreiche OKR-Einführung meist in acht Schritten erfolgt.

1. Setze dir ein klares Ziel.

Bevor der Einführungsprozess konkret geplant wird, sollte klar sein, welches Ziel mit der Transformation verfolgt wird. Das muss nicht immer ein vollständiger OKR-Rollout in jedem Bereich des Unternehmens sein.

Möglich sind zwei Ansätze: vollständig agil werden oder eine Mischform anstreben. Eine Organisation, die stark marktorientiert ist und immer wieder mit schnellen Änderungen der Rahmenbedingungen konfrontiert ist, kann von vollständiger Agilität gut profitieren. Gibt es im Unternehmen Bereiche, die sich vorhersehbarer steuern lassen, kann es sinnvoll sein, nicht überall mit OKRs zu arbeiten.

2. Definiere den Rahmen und die Parameter.

Stehen die Ziele für den Wandel fest, wird als nächstes der Rahmen für die schrittweise Implementierung festgelegt. Dabei kommt es auf folgende Punkte an:

• Größe der Pilotgruppe
• Unternehmensbereich
• Dauer
• Vorlaufzeit
• Erfolgskriterien
• Systeme zur Verwaltung von OKRs
• Kommunikation
• Meetings

Wir empfehlen beispielsweise, mit einem Bereich der Organisation zu starten, der mit agilem Arbeiten bereits Erfahrung hat oder mindestens affin ist. Bevor der erste aktive Zyklus startet, sollte außerdem feststehen, wie die Fortschritte im Prozess verfolgt und bewertet werden (z. B. einem Ampelsystem mit "At risk", "Off track" und "On track" oder einer Skala von 0,0 bis 1,0), wo die OKRs zentral verwaltet werden (z. B. in einer OKR Software wie Mooncamp) und wie die Kommunikationsstrategie aussieht.

3. Wähle sorgfältig aus, wer am Pilotprojekt teilnimmt.

Sind der Rahmen und die Parameter festgelegt, muss die richtige Pilotgruppe gefunden werden. Hier kommt es neben der Größe darauf an,

• eine stabile Basis für die agile Transformation zu schaffen,
• eine Pilotgruppe zu wählen, in der sich OKRs gut in bestehende Planungs- und Reportingprozesse integrieren lassen, und
• möglichst Mitarbeitende und Führungskräfte aus unterschiedlichen Hierarchieebenen und Abteilungen einzubeziehen.

Zuletzt ist es auch von Vorteil Mitarbeitende einzubeziehen, die generell Lust haben, an der Veränderung im Unternehmen mitzuwirken, um interne Influencer:innen auszubilden.

4. Hole rechtzeitig alle wichtigen Personen an Bord.

Ein zentraler Part in der Planung ist auch, rechtzeitig die Frage zu beantworten: Wen sollte man einbeziehen? Wichtig ist dabei sowohl Unterstützung auf höchster Managementebene (OKR Executive Sponsor, z. B. CEO) als auch von der Personalabteilung (OKR People Lead). Außerdem sollte klar sein, welche Führungskraft (OKR Project Lead) für den OKR-Prozess verantwortlich ist.

Für die Umsetzung im Arbeitsalltag sind außerdem OKR Coaches zentral. Sie begleiten das Thema OKRs langfristig, moderieren den Prozess, beraten zur Methode, bringen Best Practices ein und involvieren alle wichtigen Interessenvertreter:innen. Gerade beim ersten OKR-Zyklus kann es sinnvoll sein, diese Rolle an eine externe Beratung zu vergeben, um von deren Expertise zu profitieren (mehr dazu in Schritt 5).

5. Unterstütze alle Beteiligten mit Coachings.

Mit OKRs zu arbeiten, erfordert spezifisches Wissen. Um sicherzugehen, dass alle Beteiligten über dieses Wissen verfügen, ist es sinnvoll, den Prozess mit Trainings, Workshops und Coachings zu begleiten.

Die verschiedenen Rollen sollten dabei auch verschiedene maßgeschneiderte Trainings erhalten – und das sowohl im Vorfeld (z. B. Führungscoachings, Theorieschulungen, Kommunikationstrainings) als auch während der ersten aktiven Zyklen.

6. Setze die ersten OKRs im Pilotprojekt um.

Sind alle Vorbereitungen getroffen, geht es daran, den ersten OKR-Zyklus in der Pilotgruppe umzusetzen. Das bedeutet: Es werden konkrete OKRs für den ersten Zyklus erarbeitet und in entsprechenden Workshops abgestimmt. Anschließend startet der Zyklus, die OKRs werden umgesetzt und die Fortschritte gemessen.

7. Reflektiere die Pilotphase und hole dir kontinuierlich Feedback.

Die OKR Review am Ende des ersten Zyklus dient dazu, die Arbeit mit den neuen OKRs inhaltlich und mit Blick auf die Ergebnisse zu reflektieren. Zusätzlich sollte in der OKR Retrospektive der Prozess auf der Metaebene betrachtet werden. Das sollte grundsätzlich in allen OKR-Zyklen passieren, ist aber gerade bei den ersten Runden besonders wichtig.

Dabei gilt: Das Meeting sollte gut vorbereitet werden.

• Der Termin sollte rechtzeitig angekündigt werden. Am besten wird er noch vor dem Kickoff geplant und alle Beteiligten werden maximal zwei Wochen vorher daran erinnert.
• Alle Teilnehmenden sollten sich vor dem Meeting individuell mit dem letzten OKR-Zyklus beschäftigen und den Prozess analysieren.
• Das Meeting sollte anhand einer festgelegten Agenda durchgeführt werden.

Ziel dieser Phase ist es, ein Erfolgsbeispiel zu kreieren, das andere Bereiche inspiriert und motiviert – und die Basis für die anschließende Skalierung bildet.

8. Plane den Rollout im Unternehmen – let's scale! 🚀

Meistens werden mindestens zwei Zyklen benötigt, bis das Pilotprojekt ausreichend Erkenntnisse für den nächsten Schritt liefert: den Rollout auf weitere Teams und Abteilungen.

Wichtig: OKRs bieten einen Rahmen, kein festes Regelwerk. Es kann dauern, bis man alle Aspekte der Arbeit mit OKRs auf den individuellen organisatorischen Kontext angepasst hat. Dabei ist es normal, dass man anfangs stolpert und die ersten Zyklen als chaotisch empfindet. Man sollte dranbleiben, Fehler reflektieren und als Chance zum Lernen sehen. Ganz nach Ben Lamortes Motto „Crawl, walk, run“ – also immer einen Schritt nach dem anderen: erst krabbeln, dann laufen, dann rennen.

Rollout: OKRs im Unternehmen skalieren

Wenn es darum geht, OKRs unternehmensweit auszurollen, stellt sich die Frage: Wie soll skaliert werden? Je nachdem, wie die Pilotgruppe ausgewählt wurde, gibt es verschiedene Ansätze. Welche Vorteile und Risiken jeweils mit den Ansätzen verbunden sind und wie diese genau funktionieren, erklärt unser OKR-Rollout-Guide.

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen:

• Horizontal: Entlang von Organisationsstrukturen (z. B. Abteilungen und Funktionen) oder entlang von Wertströmen
• Vertikal: Bottom-up, Top-down oder in einem gemischten Ansatz (Mixed Scaling)

So viel können wir schon einmal verraten: Mehrere Hundert erfolgreiche OKR-Einführungen mit Mooncamp weltweit haben gezeigt, dass Mixed Scaling der vielversprechendste und gleichzeitig anspruchsvollste Ansatz ist. Die OKRs werden hierbei in einem kompletten Geschäftsbereich von der Führungsebene bis zur Umsetzung eingeführt und von dort ausgehend weiter skaliert.

Fazit: OKRs einführen funktioniert nur mit gründlicher Planung

Der Wandel zum agilen Arbeiten mit OKRs passiert nicht über Nacht. Es braucht Zeit, Geld und Ressourcen – und eine durchdachte Pilotphase mit anschließender Skalierung. Dabei ist jedes Unternehmen einzigartig, es gibt aber dennoch allgemeine Erkenntnisse und Best Practices, die den Start erleichtern.

Statt „einfach mal anzufangen“ lohnt es sich, auf das Wissen von Expertinnen und Experten zu setzen und sich einen klaren Plan zurechtzulegen. Unser OKR-Rollout-Guide enthält dabei alles, was nötig ist, um OKRs in großen Unternehmen zu implementieren und zu skalieren – vom Grundwissen über verschiedene Ansätze bis hin zu Skalierungsoptionen.

Plus: Die Herausforderung bei der Einführung von OKRs ist nicht die Methodik an sich, sondern dass neue Denk- und Arbeitsweisen etabliert werden müssen, damit das Framework seine volle Wirkung entfalten kann. Das erfordert einen grundlegenden Wandel im Unternehmen und Routinen müssen aufgebrochen werden.

Technologie – vor allem eine OKR Software wie Mooncamp – kann bei allen Schritten unterstützen und helfen, die neuen Prozesse und Strukturen nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren. Sie visualisiert Ziele und Strukturen, ist zentraler Knotenpunkt für die Kommunikation und erleichtert die Auswertung. Es lohnt sich also, auch darüber frühzeitig nachzudenken. Wichtig dabei: Die Software sollte sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen – nicht umgekehrt.

OKR einführen – FAQ

Wie führe ich OKR ein?

OKRs einzuführen, gelingt am besten schrittweise, indem man in einem Pilotprojekt Erfolgsbeispiele kreiert und die OKRs anschließend auf weitere Unternehmensbereiche ausweitet. Folgende acht Schritte sind sinnvoll: 1️⃣ Klares Ziel setzen, 2️⃣ Rahmen und Parameter festlegen, 3️⃣ Pilotgruppe auswählen, 4️⃣ Alle wichtigen Personen an Bord holen, 5️⃣ Coachings anbieten, 6️⃣ Ersten OKR-Zyklus in Pilotgruppe umsetzen, 7️⃣ Rollout reflektieren, 8️⃣ Ausweitung planen.

Warum sollte man OKRs einführen?

OKRs einzuführen ist für Unternehmen mit einigen Vorteilen verbunden: OKRs sorgen für Fokus und Alignment. Außerdem fördern sie Autonomie, Transparenz und Kommunikation. Strategien werden mit OKRs in messbare, leicht verständliche Ziele übersetzt und Unternehmen können leichter und schneller auf Veränderungen reagieren.

Wie funktioniert die OKR-Methode?

Bei der OKR-Methode werden qualitative Ziele (Objectives) für das gesamte Unternehmen aufgestellt und jeweils mit zwei bis vier quantitativen Ergebniskennzahlen (Key Results) verknüpft. Die Teams arbeiten in Iterationen von meistens drei Monaten selbstständig daran, die definierten OKRs zu erreichen. Ob die Ziele erreicht wurden, wird über die festgelegten Key Results kontrolliert. Die Zielsetzung findet in der Regel Top-down und Bottom-up statt.

Lohnt sich der Einsatz von OKRs?

OKRs einzusetzen lohnt sich vor allem, wenn ein Unternehmen stark marktorientiert ist, sich die Rahmenbedingungen schnell und oft ändern und Kompetenzen stark im Unternehmen verteilt sind. Gibt es im Unternehmen Bereiche, die sich vorhersehbarer steuern lassen, kann es sinnvoll sein, OKRs nicht überall einzuführen, aber dennoch alle Abteilungen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.