Wenn sich der OKR-Zyklus dem Ende zuneigt, wird es Zeit, die Maßnahmen der letzten drei (bis vier) Monate kritisch zu betrachten. Damit OKRs ihr volles agiles Potenzial entfalten können, ist es dabei essenziell, nicht nur inhaltliche Reviews durchzuführen. Der OKR-Zyklus sollte unbedingt auch auf Prozessebene ausführlich reflektiert werden. Das passiert in der OKR Retrospektive.
Was eine OKR Retrospektive ist und wie man sie in der Praxis am besten durchführt, erklären wir in diesem Artikel – inklusive Meeting-Agenda und Checkliste für die Vorbereitung.
Das erwartet dich:
- Was ist eine OKR Retrospektive?
- Das Ziel von OKR Retrospektiven
- OKR Retro vorbereiten: Checkliste und Factsheet
- So läuft eine OKR Retrospektive ab
- OKR Retrospektive: FAQ
Was ist eine OKR Retrospektive?
Die OKR Retrospektive (oder OKR Retro) ist das letzte Event im OKR-Zyklus. In manchen Fällen kann sie auch erst direkt am Anfang des neuen Zyklus stattfinden. Im Gegensatz zum OKR Review, das den Inhalt und Status der OKRs zum Thema hat, steht bei der OKR Retrospektive die Arbeitsweise im Mittelpunkt. In einem Meeting wird der gesamte OKR-Prozess methodisch reflektiert und für den nächsten Zyklus optimiert.
Idealerweise finden OKR Retros auf zwei Ebenen statt: zuerst in den einzelnen Teams und anschließend, aufbauend auf den Erkenntnissen der Team-Retros, auf Unternehmensebene.
💡 Zur Erinnerung: OKR (kurz für „Objectives and Key Results“) ist ein agiles Framework für die Formulierung und Umsetzung strategischer Ziele in Unternehmen, das aus drei Kernelementen besteht:
- Objectives: Was will ich erreichen?
- Key Results: Woher weiß ich, dass das Ziel erreicht ist?
- Initiativen: Wie erreiche ich das Ziel?
In der Regel werden 2 bis 4 Objectives pro Team und 2 bis 4 ergebnisorientierte Key Results pro Objective formuliert. Der Output wird in Initiativen (= konkrete Aktivitäten) abgebildet. Mehr Grundlagenwissen gibt es in unserem OKR Leitfaden.
Das Ziel von OKR Retrospektiven
Ziel der OKR Retrospektive ist es, sämtliche Parameter im OKR-Prozess, beispielsweise die Länge des Zyklus oder die Struktur der OKR Check-ins, zu reflektieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Die OKR Retrospektive ist damit ein entscheidender Baustein für die Agilität der modernen Management-Methode, ganz nach dem Motto:
If you adopt only one agile practice let it be retrospectives. Everything else will follow.
Die Teams analysieren, was methodisch gut funktioniert und an welchen Stellen sie den Kurs für die Zukunft korrigieren sollten. So wird der OKR-Prozess schrittweise optimiert bis alle Parameter genau zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen.
OKR Retro vorbereiten: Checkliste und Factsheet
Damit die OKR Retrospektive möglichst zielführend verläuft und wirklich hilfreich ist, sollte das Meeting gut vorbereitet werden. Konkret bedeutet das:
- Der Termin sollte mit ausreichend Vorlaufzeit an alle Teilnehmenden kommuniziert werden. Am besten wird er direkt zu Beginn des OKR-Zyklus geplant und alle Teams werden zwei Wochen vorher noch einmal daran erinnert.
- Alle Teilnehmenden sollten sich vor dem Treffen individuell mit dem letzten OKR-Zyklus beschäftigen und den Prozess analysieren.
- Die Retrospektive sollte einer klaren Agenda folgen. Diese wird am besten vorab an die gesamte Gruppe kommuniziert.
Zusätzlich können Umfragen unter den Mitarbeitenden helfen, alle in das richtige Mindset zu versetzen. In der Regel bestehen diese aus einigen Aussagen, zu denen die Zustimmung auf einer Skala von 1 (überhaupt nicht) bis 5 (voll und ganz) abgefragt wird. Zusätzlich bietet sich jeweils ein freies Antwortfeld für ergänzende Kommentare an. Die Ergebnisse liefern hilfreiche Denkanstöße für die Vorbereitung und erste Hinweise auf wichtige Stellschrauben. Diese werden dann im Meeting näher besprochen.
Mögliche Aussagen könnten dabei sein:
- Wir arbeiten in unserem Team durch die OKRs fokussierter.
- Unsere Prioritäten und Aufgaben im Arbeitsalltag zahlen auf die OKRs ein.
- Wir haben unsere Key Results rückblickend richtig gewählt und formuliert.
- Wir können mit dem OKR-Prozess inklusive Events (Planning, Check-ins, Review, Retrospektive) rückblickend zufrieden sein.
- Außerdem sollte man frühzeitig festlegen, wo die OKR Retrospektive stattfindet (z. B. persönlich oder digital), wie viel Zeit für das Meeting benötigt wird und wer daran teilnimmt.
⏱️ Dauer und Häufigkeit
- 45 bis 90 Minuten (je nach Zusammensetzung und OKR-Erfahrung des Teams)
- Vor dem OKR Planning für den nächsten OKR-Zyklus (meistens quartalsweise und jeweils 1 bis 2 Wochen vor Ablauf des aktuellen Zyklus)
👥 Teilnehmende
- Alle Mitglieder eines Teams
- Der verantwortliche OKR Coach oder OKR Master (bei den ersten Sitzungen)
So läuft eine OKR Retrospektive ab
Eine gute und einfache Struktur für Retrospektiven bietet die Methode „Start/Stop/Continue“ (dazu gleich mehr). Sie gibt einen klaren Rahmen vor – egal auf welcher Ebene der Organisation das Meeting stattfindet. Sie gilt also gleichermaßen für die individuelle Vorbereitung, die Retrospektive im Team und für die unternehmensweite Retro.
Eine sinnvolle Agenda für die OKR Retro könnte beispielsweise so aussehen:
- Eröffnung und Warm-up (5 Minuten)
- (Individuelles) Brainstorming (10–25 Minuten)
- Themen gruppieren (10 Minuten)
- Diskussion und Prioritäten setzen (10–30 Minuten)
- Zusammenfassung und nächste Schritte (10–20 Minuten)
1. Eröffnung und Warm-up
Bevor intensiv über Herausforderungen und Learnings diskutiert wird, sollte ein sicherer Raum für den Austausch geschaffen werden. Die Person, die das Meeting eröffnet (z. B. die Teamleitung), sollte alle Teilnehmenden kurz begrüßen und noch einmal über die Ziele des Meetings informieren. Es sollte an dieser Stelle klar sein, dass es nicht um den Inhalt oder Status der OKRs geht (dafür gibt es das OKR Review), sondern nur um den OKR-Prozess an sich. Es findet in der OKR Retro also keine Bewertung der OKRs (OKR Scoring) statt.
Außerdem sollten alle darin bestärkt werden, offen miteinander zu diskutieren und sich gegenseitig konstruktiv Feedback zu geben. Wichtig dabei: Die OKR Retrospektive ist dazu da, aus dem vergangenen Zyklus zu lernen und sich gemeinsam zu verbessern. Persönliche Kritik und Schuldzuweisungen sind hier fehl am Platz.
2. (Individuelles) Brainstorming
Ist der Rahmen klar, startet das Meeting mit einem Brainstorming. Das kann entweder individuell stattfinden oder auch in kleineren Gruppen – je nachdem, wie groß das Team insgesamt ist. Hier kommt nun das Prinzip „Start/Stop/Continue“ ins Spiel. Alle Teilnehmenden beschäftigen sich mit folgenden Fragen:
- Start: Womit sollen wir beginnen? (Was können wir verbessern?)
- Stop: Womit sollen wir aufhören? (Was hat nicht funktioniert?)
- Continue: Womit sollen wir weitermachen? (Was hat gut funktioniert?)
Um die Ergebnisse festzuhalten, kann man beispielsweise mit Post-its und/oder einem Whiteboard arbeiten. Jeder Gedanke findet dabei erst einmal Platz auf einem eigenen Klebezettel.
Idealerweise haben sich bereits alle im Vorfeld mit den Fragen auseinandergesetzt und ihre Ideen gesammelt, sodass dieser Agendapunkt relativ schnell abgehakt (oder manchmal sogar übersprungen) werden kann.
3. Themen gruppieren
Wahrscheinlich wird es vorkommen, dass die Teilnehmenden beim Brainstorming ähnliche oder sogar identische Themen auflisten. Die (virtuellen) Post-its sollten daher in einem Zwischenschritt kurz in Themenclustern sortiert werden. Ähnliche Ideen fasst man dabei einfach zusammen. So zeigen sich schnell bestimmte Schwerpunktthemen und Muster.
4. Diskussion und Prioritäten setzen
Nachdem der Input sortiert und zusammengefasst ist, wird in der Runde darüber gesprochen. Dabei geht man am besten schrittweise durch die einzelnen Beiträge (bzw. Post-its) und die Teammitglieder sagen jeweils kurz etwas dazu. Anschließend wird mit Blick auf den nächsten Zyklus diskutiert. Es sollten hier alle Teilnehmenden zu Wort kommen dürfen.
Ziel dieser Phase ist es, gemeinsam herauszufinden, was nötig ist, um die Arbeit mit den OKRs in der nächsten Iteration zu verbessern. Dafür werden Probleme erörtert und konkrete Action Steps für den nächsten Zyklus abgeleitet. Da es in der Regel nicht möglich ist, alle Verbesserungen zeitgleich umzusetzen, sollte man die Maßnahmen an dieser Stelle zudem direkt priorisieren.
5. Zusammenfassung und nächste Schritte
Ist die Diskussion abgeschlossen und definiert, was im nächsten Zyklus prozesstechnisch Priorität hat, sollten die Erkenntnisse auch schriftlich festgehalten werden. Am besten wird dafür am Ende des Meetings eine Person bestimmt, die alles kurz zusammenfasst und im Nachgang als Memo mit anderen teilt – auch über das eigene Team hinaus. So können alle im Unternehmen von den Learnings profitieren. Am besten sollte das möglichst zeitnah passieren.
Außerdem sollte immer auch festgelegt werden, wer die Verantwortung für etwaige To-dos trägt, die aus der OKR Retro resultieren. So geht nichts verloren und die Informationen sind für das anstehende OKR Planning verfügbar.
💡 Tipp: Nach der OKR Retrospektive ist vor dem OKR Planning. Auch dafür gibt es auf unserem Blog bereits einen ausführlichen Guide, inklusive Agenda und Checkliste. Zusätzlich haben wir einige wertvolle Tipps für gute Objectives und Key Results zusammengestellt.
Mooncamp lässt sich dabei auch gut als OKR Planning Tool nutzen. Direkt in der Software kann man Planning Spaces erstellen, in denen die Teams ihre OKR-Entwürfe festhalten, bevor sie veröffentlicht werden. Zusätzlich führt unser Miro OKR Planning Template mit diversen Übungen Schritt für Schritt durch den Planungsprozess. Das kann gerade für den Start eine große Hilfe sein.
OKR Retrospektive: FAQ
Warum ist die OKR Retrospektive wichtig?
OKR Retrospektiven sorgen dafür, dass ein Team jenseits des Arbeitsalltags zusammenkommt, um die eigene Arbeitsweise zu reflektieren und stetig zu verbessern. Damit sind sie essenziell für produktives und zielorientiertes Arbeiten in einem komplexen Umfeld. Sie sorgen für Klarheit, verbessern die Zusammenarbeit im Team und ermöglichen Agilität. So können Organisationen leichter auf Veränderungen reagieren.
Wie führe ich eine OKR Retro durch?
Eine OKR Retrospektive besteht in der Regel aus fünf Teilen: (1) Eröffnung und Warm-up, (2) Brainstorming, (3) Themen gruppieren, (4) Diskussion und Prioritäten setzen, (5) Zusammenfassung und nächste Schritte. Die Atmosphäre im Meeting sollte immer von gegenseitigem Respekt und Offenheit geprägt sein. Eine Person führt durch die Agenda und moderiert. Für ein produktives Meeting sollten alle Teilnehmenden gut vorbereitet sein.
Was sind die 4Ls der Retrospektive?
Die 4Ls stehen für „Liked“, „Learned“, „Lacked“ und „Longed for“ und sind im Grunde eine Variante der „Start/Stop/Continue“-Methode. Die Verbesserungspotenziale werden bei dieser Art der Retrospektive etwas differenzierter dargestellt, der Ablauf ist jedoch identisch.
