Dafür zu sorgen, dass die operativen Abläufe im gesamten Unternehmen reibungslos funktionieren und das Geschäft nachhaltig wächst, ist eine echte Mammutaufgabe für Operations Teams. OKRs können helfen, den strategischen Fokus im Arbeitsalltag zu behalten, die richtigen Initiativen zu priorisieren und Spitzenleistungen zu erzielen.
In diesem Artikel erklären wir, wie genau OKRs Operational Excellence fördern können und wie man gute Operations OKRs schreibt. Dabei geben wir nicht nur Tipps, sondern auch konkrete Beispiele aus der Praxis.
Das erwartet dich:
- Was ist Operational Excellence?
- Warum OKRs für Operational Excellence?
- Wie man gute Operations OKRs schreibt
- 12 Beispiele für gut formulierte Operations OKRs
- Fazit: OKRs ebnen den Weg zur Exzellenz
Was ist Operational Excellence?
Einfach gesagt bedeutet Operational Excellence (OpEx), ein Unternehmen operativ so zu entwickeln, dass es seine Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert, um Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu maximieren. Sämtliche Prozesse und Systeme werden dabei kontinuierlich über die gesamte Wertschöpfungskette optimiert – und zwar immer mit Blick auf Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz. Ziel ist ein Höchstmaß an Leistung, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
Das Konzept geht auf die 1970er Jahre und Dr. Joseph Juran zurück. Es bezog sich ursprünglich vor allem auf Fertigungsprozesse, wurde später aber verallgemeinert und wird inzwischen auf ganze Unternehmen angewendet.
Grundprinzipien für Operational Excellence
In der Praxis gibt es viele verschiedene Frameworks und Methoden für Operational Excellence – Lean, Six Sigma, Total Quality Management (TQM) und Kaizen sind nur einige Beispiele. Der eine richtige Ansatz lässt sich dabei nicht benennen. Jedes Unternehmen sollte das Vorgehen wählen, das am besten zu den individuellen Bedürfnissen und Zielen passt.
Es gibt aber einige Gemeinsamkeiten und essenzielle Themenfelder in den Ansätzen, die sich als Grundprinzipien für Operational Excellence zusammenfassen lassen:
Warum OKRs für Operational Excellence?
Operational Excellence ist ein nie endender Prozess. Das Operations Team muss dafür unter anderem Ineffizienzen erkennen, Silos auflösen und Workflows schlanker gestalten. Dabei sollten die kurz- und mittelfristigen Verbesserungen immer auf die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens einzahlen.
Es gilt also, die übergeordnete Strategie in realisierbare, messbare Ziele zu übersetzen, Prozesse zu standardisieren und Initiativen richtig zu priorisieren – ohne dabei die Flexibilität und Agilität des Unternehmens einzuschränken.
OKRs können Operations Teams bei diesem Balanceakt helfen, indem sie
- den Fokus auf das Wesentliche lenken,
- Ineffizienzen und Abhängigkeiten aufdecken,
- ein gemeinsames Verständnis von Erfolg schaffen,
- die operative Arbeit auf die Unternehmensstrategie ausrichten,
- Fortschritte und Herausforderungen sichtbar machen und
- wertvolle Daten zur Produktivität und Effizienz liefern.
💡 Zur Erinnerung: OKR (kurz für „Objectives and Key Results“) ist ein agiles Framework für die Formulierung und Umsetzung strategischer Ziele in Unternehmen, das aus drei Kernelementen besteht:
- Objectives: Was will ich erreichen?
- Key Results: Woher weiß ich, dass das Ziel erreicht ist?
- Initiativen: Wie erreiche ich das Ziel?
In der Regel werden 2 bis 4 Objectives pro Team und 2 bis 4 ergebnisorientierte Key Results pro Objective formuliert. Der Output wird in Initiativen (= konkrete Aktivitäten) abgebildet. Mehr Grundlagenwissen gibt es in unserem Guide zur OKR-Methode.
Generell legen OKRs den Fokus auf messbare Ergebnisse, die einen echten geschäftlichen Nutzen bringen und die Bedürfnisse der Kund:innen in den Mittelpunkt stellen. OKR Check-ins sorgen während des Zyklus dafür, dass die Teams jederzeit transparent sehen, wer gerade woran arbeitet, welche Fortschritte sie bei ihren Zielen machen, wo es möglicherweise Probleme gibt oder welche Initiativen nicht funktionieren. So können sie datenbasiert agieren und den Kurs bei Bedarf schnell und flexibel anpassen. Außerdem können sie Ressourcen effizienter nutzen.
Zusätzlich ist das OKR-Framework auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet: Jeder OKR-Zyklus endet mit einem OKR Review, in dem die OKRs inhaltlich ausgewertet werden. Und in der OKR Retrospektive wird der gesamte Prozess noch einmal methodisch reflektiert und für den nächsten Zyklus optimiert.
Unter dem Strich sind OKRs damit von Grund auf so aufgebaut, dass sie auf die meisten Grundprinzipien von Operational Excellence einzahlen. Sie verknüpfen kurz- und mittelfristige Prioritäten mit dem übergreifenden Warum. So stellen sie sicher, dass das Operations Team sich jeweils auf die Prozesse und Systeme konzentriert, die für die Strategieumsetzung derzeit am relevantesten sind und die meiste Aufmerksamkeit erfordern.
Wie man gute Operations OKRs schreibt
Am besten arbeiten operative Teams in der Regel mit OKRs, die sie selbst Bottom-up aus den Unternehmenszielen ableiten. Schließlich sind die Mitarbeitenden in der Umsetzung eng mit den operativen Prozessen vertraut. Sie wissen, was funktioniert, welche Herausforderungen es gibt und wo das größte Verbesserungspotenzial besteht. Dieses Wissen sollte unbedingt in Operational Excellence OKRs einfließen. So wird sichergestellt, dass diese auf die Bedürfnisse und Realitäten des Teams abgestimmt sind. Das führt letztendlich zu einer effektiveren Umsetzung und besseren Ergebnissen.
Grundsätzlich lassen sich gute Operations OKRs in drei Schritten formulieren:
1. Die richtigen Fragen stellen
Um OKRs für Operational Excellence zu erstellen, sollte man am besten mit einer Retrospektive beginnen und den Status quo analysieren – vor allem, wenn man das erste Mal mit OKRs arbeitet. Vor dem OKR Planning sollten also die Antworten auf diese Fragen klar sein:
- Welche Probleme konnten wir in den letzten Monaten bereits lösen?
- Was haben wir daraus gelernt?
- Was lief gut?
- Wo sollten wir uns verbessern?
- Welche Punkte sind noch offen?
2. Thematischen Fokus festlegen
Ist herausgearbeitet, wo die Organisation bisher steht, gilt es als nächstes, den richtigen thematischen Fokus für den aktuellen Zyklus zu wählen. Für Operational Excellence könnten das beispielsweise sein:
- Prozesse: Systeme sowie Workflows prüfen und so optimieren, dass sie möglichst effizient funktionieren und skalierbar sind.
- Qualität: Hohe Qualitätsstandards aufrechterhalten und Fehler minimieren.
- Ressourcenverteilung: Ineffizienzen aufdecken und personelle, zeitliche sowie finanzielle Ressourcen so verteilen, dass möglichst keine Ressourcen verschwendet werden.
- Zusammenarbeit und Kultur: Alignment zwischen Teams herstellen, um Silos aufzulösen und eine Kultur aufzubauen, die auf Zusammenarbeit, kontinuierlicher Verbesserung und Selbstverantwortung basiert.
- Personalmanagement: Mitarbeitende motivieren und kontinuierlich weiterentwickeln.
- Risikomanagement: Risiken minimieren und Compliance sicherstellen.
Pro Zyklus sollten Operations Teams am besten immer nur zwei bis drei thematische Schwerpunkte wählen, sodass der Fokus auf den allerwichtigsten Dingen liegt. Manchmal ergibt es sogar Sinn, nur ein oder zwei Objectives pro Team und Zyklus zu formulieren.
Folgende Fragen können helfen, Klarheit über die wichtigsten offenen Baustellen für den nächsten Zyklus zu gewinnen:
- Welche Kennzahlen verfolgen wir bereits?
- Wo erzielen wir noch nicht die gewünschten Ergebnisse?
- Gibt es Prozesse, die sich vereinfachen oder verkürzen lassen?
- Wie sind unsere Durchlaufzeiten?
- Sind unsere Mitarbeitenden motiviert und zufrieden? Wie steht es um Training und Entwicklung?
- Gibt es Initiativen, die unser Produkt oder unsere Dienstleistung verbessern können?
3. OKRs formulieren
Im letzten Schritt müssen für die identifizierten Themen die passenden Objectives und Key Results formuliert werden. Dabei sind einige (sprachliche) Regeln zu beachten – ansonsten besteht die Gefahr, dass die OKRs nicht den richtigen Fokus haben (mehr dazu in unseren Artikeln zum Thema Aspirational vs. Committed OKRs und Output vs. Outcome) und der erhoffte Erfolg ausbleibt.
Grundsätzlich gilt für OKRs diese Regel:
Ein Objective sollte immer die Frage beantworten, was man erreichen möchte. Es sollte dafür immer qualitativ, leicht verständlich und inspirierend formuliert sein. Die Objectives sollten außerdem eindeutig ausgerichtet sein – zum Beispiel an den Unternehmens-OKRs oder zentralen KPIs.
Jedes einzelne Key Result beschreibt dann, woran man erkennt, dass das Ziel erreicht wurde. Die Key Results müssen deshalb immer einen direkten Bezug zum Objective haben. Außerdem sollten sie ergebnisorientiert und eindeutig messbar sein. Die Formulierung sollte immer genau eine Kennzahl beinhalten, die den Zustand, der im Objective anvisiert wird, möglichst gut abdeckt.
Als erste Orientierung sind hier einige Vorschläge für typische Kennzahlen in Key Results zum Thema Operational Excellence:
| Thematischer Fokus | Kennzahlen Beispiele |
|---|---|
| Prozesse | Durchlaufzeiten, Lieferzeiten, Produktionskapazität, Zahl abgeschlossener Projekte |
| Qualität | Kundenzufriedenheit (CSAT oder NPS Score), Customer Lifetime Value (CLV), Fehlerquote, Bearbeitungszeiten |
| Ressourcenverteilung | Ressourcenauslastung, Lagerbestandskosten, Überstunden, Leerlaufzeiten |
| Zusammenarbeit und Kultur | z. B. Teamzufriedenheit, Mitarbeiterpartizipation, Kommunikationsfrequenz, Konflikte zw. Teams |
| Personalmanagement | Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterpartizipation, Fluktuationsrate, Ergebnisse in Leistungsbewertungen |
| Risikomanagement | Zahl der Sicherheitsvorfälle, finanzielles Risiko, Compliance-Rate, Reaktionszeit auf potenzielle Risiken |
12 Beispiele für Operations OKRs
Um zu verdeutlichen, wie das Ganze in der Praxis aussehen kann, haben wir hier einige Beispiele für gut formulierte Operations OKRs zusammengestellt.
⚙️ Prozesse
🏆 Qualität
🌱 Ressourcenverteilung
🤝 Zusammenarbeit und Kultur
☘️ Personalmanagement
🚨 Risikomanagement
Fazit: OKRs ebnen den Weg zur Exzellenz
Zusammenfassend lässt sich sagen: Operational Excellence ist kein statischer Zustand, sondern vielmehr ein fortlaufender Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen arbeiten kontinuierlich daran, operativ besser zu sein als ihre Wettbewerber:innen.
OKRs können Operations Teams dabei helfen, ihre Bemühungen auf die strategischen Ziele des Unternehmens auszurichten. Sie sorgen für Transparenz, fördern die Zusammenarbeit und legen den Fokus auf eindeutig messbare Ergebnisse. Damit unterstützen sie insgesamt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und ebnen den Weg zur operativen Exzellenz.
So unterstützt Mooncamp
Eine OKR Software wie Mooncamp kann zusätzlich für Erleichterung sorgen. Operations Teams können damit schneller OKRs erstellen und ihre Fortschritte in Sachen Exzellenz im Arbeitsalltag besser im Blick behalten:
- Sie sorgt für Transparenz und optimiert die Kommunikation rund um die OKRs. Dabei dient sie als zentraler Knotenpunkt.
- OKRs lassen sich in einer OKR Software viel leichter verwalten als in Excel-Tabellen oder zweckentfremdeten Tools.
- Integrierte Check-ins und regelmäßige Erinnerungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre OKRs im Blick behalten und wirklich daran arbeiten.
- Alle erhalten jederzeit Einblick in die Fortschritte und können die Daten leicht filtern und analysieren. So lassen sich bei Bedarf auch schnell strategische Anpassungen vornehmen.
