Una vez que una empresa ha definido su visión y sus objetivos estratégicos, también tiene que llevarlos a la práctica. Para lograrlo, necesitas un plan estratégico claro que todos los empleados puedan entender. Una forma de crear ese plan es Hoshin Kanri, un método de gestión japonés que muestra la visión, las estrategias y los objetivos de una empresa en una matriz concisa.
En este artículo veremos cómo funciona el método Hoshin Kanri, qué significa realmente «Hoshin Kanri» y cómo se puede combinar la matriz Hoshin Kanri con otros métodos.
- Una brújula para la empresa: Hoshin Kanri (literalmente «gestión con brújula») alinea visión, estrategia y objetivos en una misma matriz compartida para que todos los equipos remen en la misma dirección.
- Siete pasos, no una acción puntual: el proceso va de la visión y los objetivos de ruptura a los objetivos anuales, las medidas, los KPI, el seguimiento y la revisión, y después vuelve a empezar.
- De arriba abajo y de abajo arriba: el bucle catchball y el ciclo PDCA invitan al feedback de los empleados en todos los niveles, y convierten un plan jerárquico en un sistema que aprende.
- Más potente en combinación: combina Hoshin Kanri con OKRs, Balanced Scorecard o SMART para cubrir sus puntos débiles en los ciclos cortos y la definición concreta de objetivos.
Lo que vas a encontrar:
- ¿Qué es Hoshin Kanri? Definición
- Cómo funciona el método Hoshin Kanri: 7 pasos
- Visualización con la matriz Hoshin Kanri
- ¿Qué ofrece Hoshin Kanri? Ventajas y desventajas
- Consejos prácticos: combinar Hoshin Kanri con otros métodos
- Conclusión: una herramienta eficaz de visualización
- Hoshin Kanri: preguntas frecuentes
¿Qué es Hoshin Kanri? Definición
El término Hoshin Kanri procede del japonés y se compone de varios elementos: «Hoshi» significa «estrella» o «aguja de la brújula», «Hoshin» hace referencia a «estrategia» y «Kanri», a «gestión». Traducido por completo, Hoshin Kanri viene a significar algo así como «gestión con brújula», es decir, la orientación estratégica hacia un objetivo determinado. El método también se conoce como Policy Deployment o Management by Policy.
Como método para implementar una estrategia a nivel de toda la empresa, Hoshin Kanri no es nuevo ni espectacular, pero sí sencillo y práctico. Lo que lo hace especial es que combina un enfoque clásico de arriba abajo (top-down) con elementos de abajo arriba (bottom-up) procedentes del lean management.
La alta dirección desarrolla una visión y una estrategia para toda la empresa y las transmite en forma de objetivos que hay que alcanzar a través de todos los niveles jerárquicos. Después, los empleados los llevan a la práctica de forma autónoma. Todos los equipos comprueban con regularidad si están alcanzando sus objetivos y cómo pueden seguir mejorando, y luego trasladan sus propuestas de mejora a sus responsables.
El objetivo de Hoshin Kanri es que, al final, todo el mundo reme en la misma dirección y trabaje en pos de la estrategia y los objetivos de la empresa.
Elementos centrales de Hoshin Kanri
La idea que hay detrás de Hoshin Kanri procede del lean management. Se trata de sacar el máximo partido a los recursos de una empresa mediante la mejora continua.
Además, Hoshin Kanri también incorpora elementos del Kaizen, una filosofía japonesa de vida y de trabajo que busca la mejora en todo momento y en todas partes.
En cuanto al liderazgo, Hoshin Kanri se apoya en el modelo de las 4C y exige a quienes toman las decisiones:
- Claridad
- Coraje
- Compromiso (en el sentido de entender el propósito)
- Consenso (en el sentido de una comprensión compartida de las prioridades y de ideas sobre cómo implicar a los empleados)
Cómo funciona el método Hoshin Kanri: 7 pasos
Como otros métodos de gestión estratégica, Hoshin Kanri no es una acción puntual, sino un proceso continuo. El proceso de planificación de Hoshin Kanri consta de siete pasos:
1. Definir la visión de la organización
El proceso de planificación Hoshin siempre empieza con la alta dirección definiendo una visión corporativa. La visión indica qué representa la empresa, qué valores encarna o qué quiere lograr a largo plazo. Por ejemplo, una visión así podría ser:
2. Desarrollar los objetivos de ruptura
El siguiente paso consiste en descomponer la visión de la empresa en objetivos estratégicos intermedios más pequeños: los denominados objetivos de ruptura (breakthrough objectives). Con ellos nos referimos a objetivos concretos para los próximos tres a cinco años. Para que sean lo más prácticos posible, lo ideal es que no los defina solo la alta dirección, sino que se elaboren junto con los mandos intermedios. La finalidad de los objetivos de ruptura es hacer que la visión resulte más comprensible y tangible.
3. Desarrollar los objetivos anuales
A continuación, todo se concreta aún más: se definen los objetivos anuales de la empresa. En la mayoría de los casos, son subobjetivos derivados de los objetivos de ruptura definidos antes. Este paso responde a la pregunta: ¿hasta dónde queremos llegar este año? Lo importante aquí es hacerlo de forma transversal, entre departamentos y divisiones, y que estos objetivos anuales también los cree de forma conjunta un equipo directivo formado por altos directivos, mandos intermedios y líderes de equipo.
4. Determinar las medidas
Llevar los objetivos a la práctica requiere medidas concretas. Con Hoshin Kanri, estas no se imponen por completo de arriba abajo, sino que se elaboran en colaboración con los empleados. Así se garantiza que las medidas sean realmente viables.
5. Definir los indicadores
Junto con las medidas, también se definen indicadores que reflejan si estas tienen el efecto deseado y si se alcanzan los objetivos. Conviene incluir no solo los indicadores de rendimiento tradicionales (por ejemplo, ventas, calidad o productividad), sino también indicadores de proceso (por ejemplo, la tasa de errores) y métricas como la satisfacción del cliente o el reconocimiento de marca.
6. Supervisar la implementación
No basta con implementar estrategias y medidas. También hay que hacer comprobaciones periódicas para asegurarse de que todo el mundo va por buen camino mientras trabaja en los objetivos anuales. Cómo se hace esto y con qué frecuencia puede variar. Algunos objetivos llevan tiempo y solo pueden supervisarse al cabo de unos meses; en otros conviene revisar antes si sigues avanzando en la dirección correcta.
7. Aprender y ajustar
Al cabo de un tiempo, normalmente a final de año, la empresa vuelve a hacer balance a lo grande: ¿se alcanzaron los objetivos estratégicos a corto y medio plazo? ¿En qué punto estamos de camino a nuestros objetivos a largo plazo? ¿Qué salió bien y qué se puede optimizar todavía? ¿Y qué podemos aprender de todo esto como empresa en su conjunto? Después, los resultados del análisis sirven para tomar medidas correctivas en el plan estratégico del año siguiente.
Particularidades del proceso de planificación Hoshin
Hoshin Kanri no funciona de forma estrictamente jerárquica. De ahí surgen dos particularidades más para el proceso: el catchball y el ciclo PDCA.
El catchball de Hoshin Kanri
En sentido figurado, los empleados lanzan una y otra vez el catchball a sus responsables a lo largo de todo el proceso Hoshin Kanri; es decir, dan feedback a la dirección en forma de críticas y propuestas de mejora.
De este modo, los responsables pueden ver si sus decisiones tienen sentido y se pueden llevar realmente a la práctica, y si todos los empleados han entendido lo que se espera de ellos.
El modelo PDCA
El modelo PDCA ayuda a implementar Hoshin Kanri en la empresa. Es una técnica de mejora continua que también se utiliza, por ejemplo, en métodos como Scrum o la gestión por objetivos (MBO). Dentro de los siete pasos de Hoshin Kanri, se aplica para controlar la implementación de las medidas.
Las cuatro letras representan cuatro fases: Plan, Do, Check y Act (planificar, hacer, verificar y actuar). Es decir: dentro de un ciclo PDCA, se fijan objetivos en etapas cortas (por ejemplo, cada mes) (Plan). Estos se implementan con medidas concretas (Do). Después se comprueba si se han alcanzado los objetivos (Check). Según los resultados de la comprobación, se mantiene el rumbo o se corrige con nuevas medidas (Act).
Visualización con la matriz Hoshin Kanri
Gráficamente, este método de gestión japonés se plasma en forma de matriz, que recuerda un poco a una brújula:
- La visión de la empresa ocupa el centro y hace las veces de base de la aguja de la brújula, por así decirlo.
- Las medidas y estrategias que los responsables derivan de la visión se sitúan en el norte.
- El sur lo forma la planificación a largo y medio plazo, es decir, los objetivos de la empresa para los próximos tres a cinco años.
- En el oeste se recogen los objetivos a corto plazo (normalmente para un año).
- Enfrente, en el este, están los indicadores correspondientes.
La matriz Hoshin Kanri (también llamada matriz X de Hoshin Kanri) está pensada para ayudar a que toda la empresa entienda hacia dónde se dirige el camino y por qué tienen sentido las acciones concretas. La matriz nunca está grabada en piedra: los empleados pueden influir y participar en la decisión sobre la dirección, hasta cierto punto.
¿Qué ofrece Hoshin Kanri? Ventajas y desventajas
Bien implementado, Hoshin Kanri tiende un puente entre la estrategia y la ejecución. Al mismo tiempo, sin embargo, este método de gestión también plantea una serie de retos a quienes toman las decisiones.
Aquí hemos resumido las principales ventajas y desventajas de Hoshin Kanri.
Las ventajas:
✔️ Hoshin Kanri ayuda a una organización a enfocar y visualizar los objetivos corporativos.
✔️ Los procesos jerárquicos rígidos se flexibilizan con elementos ágiles. Así, las empresas pueden actuar con más flexibilidad.
✔️ La visualización hace que comunicar la estrategia corporativa sea sencillo.
✔️ El concepto se puede usar de forma flexible, con independencia del tamaño de la empresa.
Las desventajas:
❌ Hoshin Kanri no impide que se formulen objetivos erróneos o poco realistas.
❌ La competencia y los factores del entorno no tienen cabida en la técnica y se ignoran.
❌ Hoshin Kanri solo ofrece un marco de visualización y un esquema del proceso. No especifica cómo se definen y formulan exactamente los objetivos.
❌ Los objetivos se formulan para un año. En un entorno de trabajo que cambia rápido, ese periodo de planificación puede ser demasiado largo.
Consejos prácticos: combinar Hoshin Kanri con otros métodos
Los puntos débiles de Hoshin Kanri se pueden compensar muy bien combinando la técnica con otros métodos (ágiles) o añadiendo información adicional a la matriz Hoshin. Por ejemplo, podrías:
- incluir en la matriz las responsabilidades y los plazos de las acciones.
- asignar cada objetivo de ruptura y cada objetivo anual a distintas categorías o perspectivas y convertir la matriz en un Balanced Scorecard (BSC) o un mapa estratégico (Strategy Map).
- formular cada objetivo anual y de ruptura con el método de los objetivos SMART.
- usar OKRs para desglosar aún más los objetivos anuales y centrarte en objetivos concretos durante un periodo determinado (normalmente un trimestre) en la fase de implementación. El software de OKR adecuado puede ayudarte con esto.
Hoshin Kanri vs. OKR: similitudes y diferencias
Vale la pena comparar OKR vs. Hoshin Kanri y ver cómo combinar los dos métodos. Los OKRs (abreviatura de «Objectives and Key Results») y Hoshin Kanri tienen algunas cosas en común:
- Ambos métodos buscan crear alineación y transparencia, y permitir que los empleados contribuyan a los objetivos de la empresa mediante el **trabajo autónomo. **
- Tanto Hoshin Kanri como los OKRs funcionan como un proceso iterativo.
Sin embargo, también se diferencian en dos aspectos importantes: la complejidad y el tiempo. Mientras que Hoshin Kanri suele implicar fijar objetivos en varios niveles y establecer una estrategia holística y global para toda la organización a lo largo de varios años, los OKRs se centran en objetivos concretos para un periodo más corto, de tres a cuatro meses. Además, los OKRs son más ligeros y se centran exclusivamente en los resultados.
💡 Consejo: si quieres leer más sobre los OKRs o refrescar lo que ya sabes, echa un vistazo a nuestra Guía de OKR o navega por nuestro blog.
El hecho de que los OKRs trabajen con periodos más cortos abre las posibilidades de combinación con el método Hoshin Kanri que mencionábamos antes.
💡 Por cierto, existen otros marcos estratégicos que pueden impulsar el éxito de una empresa a través de objetivos estratégicos. Además de Hoshin Kanri y OKR, también vale la pena echar un vistazo a MBO, OGSM y Balanced Scorecard.
Conclusión: una herramienta eficaz de visualización
Las empresas necesitan una estrategia bien pensada para tener éxito a largo plazo. Al mismo tiempo, tienen que mantenerse flexibles y ser capaces de reaccionar ante los cambios del mundo laboral. Hoshin Kanri puede unir estos dos requisitos en la planificación estratégica al flexibilizar los procesos jerárquicos rígidos con elementos ágiles y poner a la dirección en un diálogo continuo con los empleados.
No obstante, este método de planificación también tiene algunos puntos débiles: visualiza estrategias y aporta el marco del proceso, pero no regula cómo se deben formular e identificar exactamente los objetivos. Por eso, en la práctica tiene sentido combinar Hoshin Kanri (como herramienta eficaz de visualización) con otros métodos (ágiles), por ejemplo OKRs, Balanced Scorecard o SMART.
