Em um mundo do trabalho cada vez mais complexo e independente de localização, ter metas estratégicas claras se torna cada vez mais importante. Além disso, todos os colaboradores precisam saber como o trabalho do dia a dia se conecta às metas da empresa. Algumas ferramentas de gestão de projetos oferecem funcionalidades para mapear metas, como o Asana, com a funcionalidade "Asana Goals". Mas será que essas funcionalidades são realmente boas?
Hoje, muitas empresas usam OKRs (sigla para "Objectives and Key Results", ou Objetivos e Resultados-Chave) para formular as metas da empresa. Só que um detalhe costuma ficar de fora: não basta definir os OKRs sem que ninguém saiba deles e depois gerenciá-los em planilhas que ficam fora do dia a dia do negócio.
Neste artigo, vamos analisar o que a funcionalidade "Asana Goals" pode fazer, como os OKRs podem ser mapeados no Asana e quando vale a pena ter um software de OKR dedicado.
- O Goals vive dentro do Asana: disponível nos planos Business e Enterprise, ele permite que as equipes definam metas da empresa e das equipes ao lado de projetos e tarefas, em um único espaço de trabalho.
- Configuração de OKR em quatro etapas: insira o objetivo, atribua o responsável e o prazo, escolha uma métrica de progresso e depois adicione os Resultados-Chave como submetas.
- Onde ele deixa a desejar: personalização limitada, nenhum check-in integrado, visualização só em lista, nenhum painel de saúde e nenhum suporte especializado em OKR.
- Para quem funciona melhor: equipes pequenas que já usam o Asana e querem os OKRs em um só lugar. Implementações maiores geralmente exigem um software de OKR dedicado, possivelmente integrado ao Asana.
O que você vai encontrar:
- O que é o Asana?
- Para que o Asana é usado?
- Asana Goals: como gerenciar OKRs no Asana
- Quais são os benefícios da funcionalidade Goals no Asana?
- O que o Asana Goals não faz?
- Combine o Asana com um software de OKR
- Conclusão: o Asana é bom para OKRs?
O que é o Asana?
O Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos que ajuda a coordenar o dia a dia de toda a organização em um só lugar. O foco está no planejamento de tarefas, mas a ferramenta também oferece funcionalidades de comunicação. Por causa das suas funcionalidades avançadas, o Asana costuma ser chamado de "ferramenta de gestão do trabalho".
O Asana organiza projetos e tarefas dentro de organizações e espaços de trabalho. Dentro de cada projeto, é possível criar tarefas, que podem ser divididas em quantas subtarefas forem necessárias. Para cada tarefa e subtarefa, informações como responsável e prazo são registradas. Assim, os colaboradores conseguem acompanhar as próprias tarefas e as dos colegas de equipe a qualquer momento.
No geral, a ferramenta serve para trabalhar de forma mais eficiente em projetos (maiores) e entre equipes. A funcionalidade "Asana Goals" foi adicionada recentemente.
Para que o Asana é usado?
A maioria das empresas usa o Asana para gerenciar projetos e tarefas de forma centralizada, em um só lugar. Estas são as principais funcionalidades, resumidas:
- Exiba as tarefas do seu jeito, em diferentes visualizações, por exemplo como notas adesivas em um board, como lista de tarefas, em uma linha do tempo ou no calendário
- Organize projetos, compartilhe com outras pessoas e trabalhe neles em conjunto
- Divida o trabalho com clareza usando tarefas e subtarefas
- Mapeie fluxos de trabalho, responsabilidades e prazos
- Salve e consulte recursos de forma centralizada
- Comunique-se com a equipe por projeto e por tarefa
- Visualize os marcos importantes dos projetos
- Monitore vários projetos ao mesmo tempo em portfólios
- Analise dados de projetos e cargas de trabalho em tempo real
- Defina e gerencie metas para toda a empresa
Neste artigo, vamos analisar de perto a funcionalidade Goals que o Asana oferece.
Asana Goals: como gerenciar OKRs no Asana
Com a funcionalidade Goals, o Asana ajuda as organizações a alinhar colaboradores e equipes em torno de metas claras e priorizar tarefas. A funcionalidade está disponível para clientes dos planos Business e Enterprise.
No geral, é possível criar dois tipos de meta:
- Metas da empresa: metas de longo prazo, diretamente ligadas à missão e à visão da empresa.
- Metas de equipe: metas de curto prazo que ajudam a alcançar as metas gerais do negócio.
Nos dois casos, as metas ficam visíveis para todo mundo na empresa. Assim, fica claro em todos os níveis, a qualquer momento, quais são as prioridades e para onde todos estão trabalhando juntos.
A ideia por trás disso: as empresas têm mais sucesso quando todos os colaboradores conhecem a visão, a missão e as metas, e alinham o próprio trabalho do dia a dia a elas.
Se você usa os OKRs como método de definição de metas, consegue mapeá-los no Asana com bastante facilidade, em quatro etapas. É claro que o planejamento dos seus OKRs precisa vir antes.
💡 Dica: leia nosso guia de OKR para entender exatamente como os OKRs funcionam. No nosso blog, você também encontra os principais benefícios do método OKR.
1. Insira a missão e crie os objetivos
A primeira etapa é inserir os Objetivos. Geralmente, você define primeiro os Objetivos da empresa e depois adiciona os Objetivos de cada equipe. A seção Goals também tem um espaço reservado para a declaração de missão da empresa.
Criar um Objetivo no Asana funciona de forma parecida com criar tarefas: o sinal de mais abre uma janela que pede todas as informações importantes. O Objetivo é inserido no campo "Nome".
💡 Dica: se você ainda precisar de ajuda para escrever bons OKRs, encontra dicas úteis e fórmulas prontas no nosso blog.
2. Defina responsabilidades e prazos
Cada Objetivo deve ter uma pessoa responsável, ou seja, o responsável pelo OKR. Também é preciso definir em qual período ele deve ser alcançado.
Os períodos podem ser personalizados para a empresa pelo console de administração. Recomendamos acompanhar os OKRs em uma cadência trimestral. A responsabilidade é definida facilmente ao atribuir o Objetivo a uma pessoa, como se fosse uma tarefa.
3. Defina a métrica de progresso
Por fim, você escolhe qual métrica de progresso quer usar. É possível medir o progresso manualmente ou automaticamente.
Com a medição automática, o Asana calcula o nível de conclusão a partir do progresso das submetas (os Resultados-Chave, que vamos detalhar na próxima etapa). Já na medição manual, o progresso do Objetivo (por exemplo, em porcentagem) é atualizado à mão.
4. Insira os Resultados-Chave
Depois de preencher o Objetivo, basta alguns cliques para adicionar os Resultados-Chave como submetas. Eles definem se o Objetivo foi alcançado ou não e servem de base para o Asana calcular o progresso automaticamente.
A inserção dos Resultados-Chave segue o mesmo padrão descrito acima: para cada um deles, você define o responsável, o prazo e a métrica de progresso.
Quais são as vantagens da funcionalidade Goals no Asana?
Quando bem utilizado, o Asana Goals oferece várias vantagens para trabalhar com OKRs:
- ✔️ Fonte única de verdade: OKRs, projetos e tarefas são gerenciados de forma centralizada, e todas as informações ficam acessíveis em uma única ferramenta. Ainda assim, o foco continua claramente nas tarefas do dia a dia.
- ✔️ Os OKRs ficam em uma ferramenta já familiar: eles são gerenciados no mesmo lugar em que a gestão de projetos do dia a dia já acontece. Isso pode facilitar os primeiros passos de pequenas empresas e equipes.
- ✔️ Os Objetivos ficam acessíveis a todos: todos os colaboradores têm acesso à funcionalidade Goals no Asana. Isso garante transparência no trabalho com OKRs, e você sempre sabe onde está o foco no ciclo de OKR atual.
O que o Asana Goals não faz?
Ao mesmo tempo, as empresas que planejam e acompanham OKRs no Asana também precisam lidar com algumas limitações importantes. Elas ficam especialmente evidentes quando os OKRs precisam ser implementados em grande escala.
Falta de personalização
O Asana em si oferece muitas funções úteis, mas a funcionalidade Goals quase não pode ser personalizada. Por exemplo, já vem predeterminado que tipo de informação pode ser inserida para os OKRs, o que limita bastante as opções. Como consequência, os usuários são obrigados a adotar a metodologia e a terminologia predefinidas. Isso pode gerar confusão e, no pior dos casos, levar à não adoção dos OKRs.
➡️ A solução: um software de OKR totalmente personalizável.
Com o Mooncamp, você pode adicionar propriedades personalizadas (como prioridade ou nível de confiança) a todas as metas. Também é possível criar novos tipos de meta, como pilares estratégicos, tarefas ou iniciativas. Em resumo: com o Mooncamp, você cria e personaliza todas as funcionalidades imagináveis, exatamente do jeito que precisa. Isso dá às empresas total liberdade para construir seus próprios processos e terminologias.
Nenhum suporte especializado
O Goals é só uma entre muitas funcionalidades do Asana. Embora o Asana ofereça suporte técnico e páginas de ajuda, ele não oferece um suporte intensivo e dedicado ao trabalho com OKRs. Isso porque o foco do Asana em OKRs simplesmente não é grande o suficiente.
➡️ A solução: suporte de uma equipe de especialistas que vive e respira OKR.
No Mooncamp, o nosso objetivo é garantir uma implementação de OKR bem-sucedida para cada cliente. Uma equipe de profissionais experientes em OKR, que já participou e conduziu inúmeras implementações, está sempre disponível para orientação e suporte. Além disso, o Mooncamp evolui constantemente com base no feedback que recebemos dessa relação próxima com os clientes.
Filtros limitados para relatórios
Atualmente, o Asana oferece duas opções para filtrar metas: por responsável ou por status. Isso é prático e ajuda a ter uma visão geral, mas também limita bastante o reporte.
➡️ A solução: filtros poderosos.
Com o Mooncamp, você configura os filtros do seu jeito, para se aprofundar nos dados e descobrir novos insights. Além de responsável e status (por exemplo, em risco ou no caminho certo), também dá para filtrar por equipe, progresso (por exemplo, só ≤ 50%) ou tipo de meta (Objetivo, Resultado-Chave, iniciativa).
Check-ins não são integrados
O Asana oferece funções avançadas de comunicação e chat dentro de projetos e espaços de trabalho. Já a seção Goals só oferece uma função de comentários para cada meta. Os lembretes para atualizar as metas precisam ser criados como tarefas recorrentes, o que pode deixar os check-ins confusos. Acompanhar o progresso dos OKRs também pode se tornar trabalhoso rapidamente, principalmente quando é preciso manter uma visão geral de muitos OKRs em empresas grandes.
➡️ A solução: poucas perguntas de check-in bem direcionadas.
O Mooncamp oferece modelos totalmente personalizáveis de check-ins para diversos casos de uso. Todas as atualizações de OKR ficam registradas com clareza em um feed. Lembretes automáticos por Slack, MS Teams ou e-mail garantem que todo mundo realmente faça os check-ins.
O Goals só está disponível em visualização de lista
Os usuários também precisam fazer concessões na hora de visualizar as metas no Asana: só a visualização clássica em lista está disponível. Dá para ver quais Resultados-Chave estão vinculados a qual Objetivo por meio de um menu suspenso, mas as dependências não podem ser exibidas de forma gráfica.
➡️ A solução: opções avançadas de visualização.
No Mooncamp, todas as metas e seus respectivos status também podem ser exibidos em forma de rede. Isso facilita identificar rapidamente dependências entre as metas, "pontos focais" ou clusters.
Nenhuma checagem de qualidade das metas
O Asana Goals mostra o progresso e o desempenho, mas não indica se há problemas com metas específicas ou com o próprio sistema de OKR. Por isso, valores ausentes ou o vínculo incorreto entre metas de equipe e metas de nível superior costumam passar despercebidos, ou só são percebidos tarde demais. Isso pode se tornar um problema real para empresas grandes, com muitas equipes e metas interligadas.
➡️ A solução: um painel de saúde que permite identificar e resolver rapidamente os problemas nas metas.
O Mooncamp oferece dois painéis diferentes: o Painel de Desempenho, com informações sobre o progresso de todas as metas ou OKRs, e o Painel de Saúde. O Painel de Saúde garante que todo o processo de gestão de metas funcione sem atritos e que todo mundo siga a estrutura de OKR combinada. Ele mostra claramente quais metas têm problemas (por exemplo, propriedades ausentes), permitindo que sejam resolvidos rapidamente.
Nenhuma funcionalidade adicional de OKR
O Asana é uma ferramenta completa de gestão do trabalho, com pontos fortes na organização de projetos e tarefas do dia a dia, além de permitir a criação de diferentes tipos de meta. No entanto, a ferramenta não foi projetada nem para a execução da estratégia nem para a estrutura de OKR. Por isso, trabalhar com OKRs no Asana exige bastante improviso. Mapear Objetivos e Resultados-Chave de forma completa com o Asana Goals simplesmente não é viável, principalmente para empresas grandes.
➡️ A solução: um software dedicado, com funcionalidades completas de OKR.
O Mooncamp oferece uma ferramenta clara, intuitiva e fácil de usar, criada especificamente para as necessidades dos OKRs, e que ao mesmo tempo pode ser totalmente personalizada. O Mooncamp também reúne funcionalidades diretas para o planejamento de OKR, painéis e check-ins, além de funcionalidades menos óbvias, como propriedades flexíveis e diferentes formas de medir o progresso.
Combinando o Asana com um software de OKR
Mas e se você não quiser abrir mão do Asana para a gestão de projetos, mas precisar de funcionalidades mais completas para os OKRs? Um software de OKR profissional como o Mooncamp combina o melhor dos dois mundos: entre outras coisas, oferecemos integração com o Asana. Isso significa que os OKRs no Mooncamp podem ser facilmente vinculados a tarefas ou projetos no Asana e atualizados automaticamente. Saiba mais sobre como isso funciona aqui.
Conclusão: o Asana é bom para OKRs?
No fim das contas, a funcionalidade Goals do Asana é ótima para conectar OKRs e tarefas do dia a dia. Mas ela só é uma boa opção para empresas menores, que já conhecem o Asana, gostam de trabalhar com a ferramenta e querem gerenciar OKRs e tarefas diárias em um só lugar.
Porém, se o trabalho com OKRs for mais intenso, ou se os OKRs precisarem ser gerenciados por muitas equipes diferentes em empresas maiores, a funcionalidade Goals do Asana rapidamente esbarra em seus limites. No fim das contas, o Asana foi criado para facilitar o dia a dia das empresas. Execução da estratégia e OKRs não são o foco dele. Por isso, o Asana Goals não é suficiente para implementar e escalar OKRs de forma sustentável em equipes e empresas maiores. Nesses casos, vale a pena migrar para um software de OKR como o Mooncamp, que pode ser totalmente personalizado, oferece mais funcionalidades e é especializado em OKRs.
Quem quiser continuar usando o Asana para a gestão de projetos pode simplesmente conectar as duas ferramentas e aproveitar todos os benefícios.
