Wie man in der Rezession mit OKRs Kosten sparen kann [2024 Guide]

Die aktuelle Rezession sorgt für ein wirtschaftliches Umfeld, das von Unsicherheit und schnellen Veränderungen geprägt ist. Um darin zu bestehen, müssen Unternehmen Kosten sparen und gleichzeitig effizienter, widerstandsfähiger und agiler werden.

In diesem Artikel erklären wir, wie sich die Rezession auf Unternehmen auswirkt, warum Kosteneinsparungen das effektivste Mittel in Krisenzeiten sind und wie OKRs dabei helfen können, Unternehmen krisensicher zu machen.

Das erwartet dich:

• Wie wirkt sich die Rezession auf Unternehmen aus?
• Wie können Unternehmen reagieren?
• Unternehmen krisensicher machen: Vorbereitung
• Warum OKRs helfen, Kosten zu sparen und effizienter zu werden
• OKRs für Kosteneinsparungen nutzen: Das ist wichtig
• Cost Reduction OKRs formulieren: Tipps und Beispiele
• Fazit: Effizienter und profitabler mit OKRs

Wie wirkt sich die Rezession auf Unternehmen aus?

Seit einiger Zeit macht sich durch Kriege, steigende Energiepreise und Inflation ein erheblicher wirtschaftlicher Abschwung bemerkbar. Dabei trifft es zwar nicht jede:n auf die gleiche Weise, doch betroffen sind alle. Die Auswirkungen der Rezession auf Unternehmen beinahe jeder Art und Größe sind dabei vielfältig und tiefgreifend:

• Die Verbraucher:innen geben in der Regel weniger Geld aus und Konsumgewohnheiten verändern sich. Umsätze gehen dadurch zurück und Unternehmen sind weniger rentabel.
• Um Kosten zu sparen, greifen viele Unternehmen auf Entlassungen, Einstellungsstopps oder Lohnkürzungen zurück. Das macht sich oft auch in der Arbeitsmoral und Produktivität der verbleibenden Mitarbeitenden bemerkbar.
• Einige Organisationen nutzen die Rezession als Gelegenheit, den Betrieb umzustrukturieren, Prozesse zu rationalisieren und sich voll auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
• Wirtschaftskrisen können Lieferketten unterbrechen und teure Verzögerungen verursachen. Das beeinträchtigt vor allem Unternehmen, die auf globale Lieferant:innen angewiesen sind.
• Das Kreditrisiko steigt. Die Geldgeber werden vorsichtiger bei der Vergabe und Unternehmen können Schwierigkeiten damit haben, ihre Schulden zu begleichen.
• Viele Unternehmen investieren weniger in neue Projekte, Forschung und Entwicklung. Das kann sich negativ auf die Produktqualität und ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken.

Insgesamt schaffen Rezessionen Unsicherheit auf dem Markt und das wirtschaftliche Umfeld ändert sich schnell. Umsatzprognosen sind in solchen volatilen Zeiten nicht mehr zuverlässig. Für Unternehmen wird es dadurch immer schwieriger, für die Zukunft zu planen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Vor allem kleinere oder finanziell schwächere Unternehmen drohen schnell zu scheitern und haben Schwierigkeiten, dem wirtschaftlichen Abschwung standzuhalten. Doch auch große Unternehmen müssen sich anpassen, Kosten sparen und effizienter werden, um weiter rentabel zu sein.

Wie können Unternehmen reagieren? Kosteneinsparungen als effektivstes Mittel

Kosteneinsparungen sind in solchen Krisenzeiten das effektivste Mittel für Unternehmen, um sowohl kurzfristig als auch langfristig für die Zeit nach der Rezession gut aufgestellt zu sein – und das gleich aus mehreren Gründen:

• Kosteneinsparungen helfen, den Cashflow und Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, obwohl die Einnahmen zurückgehen. Das Risiko für einen Konkurs oder eine Schließung verringert sich und die Auswirkungen von Umsatzrückgängen auf die Gewinnspannen fallen milder aus.
• Zudem ermöglichen reduzierte Kosten, dass Unternehmen auf die gesunkenen Ausgaben der Verbraucher:innen reagieren und ihre Produkte weiterhin zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten.
• Unternehmen mit effektivem Kostenmanagement gewinnen eher das Vertrauen von Investoren und Stakeholdern und können sich deren Unterstützung langfristig sichern.
• Wenn Organisationen ihre Kosten senken müssen, sind sie gezwungen, ihre operativen Prozesse zu überprüfen. In der Regel kommen dabei einige Dinge ans Licht, die sich optimieren lassen. So wird das Unternehmen insgesamt effizienter.

Insgesamt stärken nachhaltige Kosteneinsparungen die finanzielle Widerstandsfähigkeit von Unternehmen gegenüber längeren wirtschaftlichen Abschwüngen. Außerdem ermöglichen sie Flexibilität während und nach der Krise: Sobald sich die Wirtschaft erholt, können Wachstumschancen aus einer kosteneffizienten Position heraus schneller genutzt werden.

Mit der richtigen Strategie kann die aktuelle wirtschaftliche Krise also auch eine Chance für Unternehmen sein, sich gegen die Wettbewerber:innen durchzusetzen. Dafür braucht es allerdings das richtige Mindset, ein hohes Maß an Agilität und einen klaren Fokus.

Unternehmen krisensicher machen: Vorbereitung

Um sich rezessionssicher aufzustellen und resilienter zu werden, sollten Unternehmen im ersten Schritt ihre eigenen Stärken und Schwächen analysieren und eine Art Gesundheitscheck durchführen. Bewerten sollten sie dabei sowohl die finanzielle Lage als auch ihre Marktposition und aktuelle strategische Ausrichtung. Das Ziel sollte ein ausgewogenes, ganzheitliches und realistisches Bild des Unternehmens sein.

Orientierung für diese Betrachtung bietet unter anderem das Konzept der Balanced Scorecard. Das Modell von Kaplan und Norton berücksichtigt zusätzlich zur Finanz- auch die Kunden-, Prozess- und Entwicklungsperspektive.

Daraus abgeleitet, können folgende Fragen helfen, die Ausgangssituation zu verstehen:

• Wie werden unsere Kund:innen auf die Rezession reagieren?
• Wie werden sich die Wettbewerber:innen verhalten?
• Werden wir weiterhin Geld verdienen?
• Sind drastische Kostensenkungen erforderlich? Wie können wir diese vornehmen?
• Können wir weiterhin in Forschung und Entwicklung investieren? Warum oder warum nicht?
• Wie können wir neue Geschäftsfelder erschließen?

Aus den Antworten auf diese Fragen lässt sich dann ein individuelles Konzept (Strategy Map) inklusive einer ganzheitlichen Strategie für Kosteneinsparungen ableiten.

Warum OKRs helfen, Kosten zu sparen und effizienter zu werden

Um diese Strategie dann auch erfolgreich umzusetzen, brauchen Unternehmen die passende Methode. OKRs eignen sich besonders gut als „Cost Reduction Framework“ für den Arbeitsalltag, weil sie unter anderem helfen können, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, Abläufe zu optimieren und den Fokus auf bessere Ergebnisse zu lenken.

1. OKRs richten den Fokus auf Outcomes

Während einer Rezession ist es wichtig, dass sich Unternehmen auf die Produkte und Dienstleistungen konzentrieren, die wirklich einen Mehrwert für die Kund:innen liefern. Alles andere kann erst einmal hintenangestellt werden. Viele Unternehmen arbeiten bisher aber sehr Output-orientiert und verharren in alten Denkweisen, statt den Fokus auf wirkungsvolle und messbare Ergebnisse zu legen. Dadurch geht viel Potenzial verloren und die Strategieumsetzung scheitert in der Regel, weil der Erfolg falsch gemessen wird (mehr dazu im Artikel über OKR-Fehler).

OKRs können beim Umdenken helfen. Sie sind von Grund auf daraus ausgelegt, Ergebnisse zu erzielen, die einen echten (geschäftlichen) Nutzen bringen. Sowohl Objectives als auch Key Results werden ergebnisorientiert formuliert. Der Output wird erst in den Initiativen (= konkrete Aktivitäten) abgebildet. Das sorgt dafür, dass sich die Teams in Krisenzeiten auf die Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen tatsächlich voranbringen.

2. OKRs sorgen für Alignment

Obwohl in Unternehmen während einer Rezession mehr denn je alle an einem Strang ziehen sollten, sind Teams und Abteilungen oft schlecht aufeinander abgestimmt. Silodenken und Doppelarbeit sind an der Tagesordnung und kosten Unternehmen nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern im schlimmsten Fall auch die Motivation und das Engagement der Belegschaft. Das wiederum führt zu Produktivitätseinbußen – und die können erwiesenermaßen ordentlich ins Geld gehen: Laut Gallup kosten unmotivierte Mitarbeitende die deutsche Wirtschaft jährlich zwischen 118,1 und 151,1 Milliarden Euro. Sie sind damit einer der größten Kostenfaktoren.

OKRs wirken dem entgegen, indem sie Alignment zum Standard machen: Beim OKR Planning werden die OKRs der einzelnen Teams und Abteilungen immer vertikal an den übergeordneten Unternehmens-OKRs ausgerichtet. Die OKRs werden dabei gemeinsam, also Top-down und Bottom-up, erarbeitet.

Zusätzlich wird in der Planungsphase – in der Regel direkt nach dem OKR Planning – auf horizontaler Ebene herausgearbeitet, von welchen anderen Teams das eigene Team abhängig ist und wie man am besten zusammenarbeiten kann. So werden Synergien aufgedeckt und Silos aufgebrochen. Dafür kann sich auch ein separater OKR Alignment Workshop lohnen.

Indem die Mitarbeitenden von Anfang an einbezogen werden, verstehen sie insgesamt besser, wie ihre täglichen Aufgaben zu den Unternehmenszielen beitragen. Sie bringen sich tendenziell stärker ein und arbeiten effektiver zusammen. Doppelarbeit sowie konkurrierende und ineffiziente Initiativen, die nicht auf die Gesamtstrategie einzahlen, werden vermieden. Das spart letztendlich Zeit und Geld.

3. OKRs ermöglichen Agilität

Agilität ist eine der wichtigsten Eigenschaften, wenn es darum geht, schwierige Situationen im Businesskontext zu meistern. So auch in einer Rezession. Agile Organisationen können flexibler auf Veränderungen jeder Art reagieren. Genau darauf kommt es in Krisenzeiten an. OKRs unterstützen das, indem Ziele statt klassisch auf Jahresbasis in kürzeren Zyklen von drei bis vier Monaten gesetzt werden. So können Unternehmen sich schneller an geänderte Rahmenbedingungen anpassen.

Mitarbeitende mit einem agilen Mindset denken dabei außerdem kundenzentriert: Sie setzen sich intrinsisch motiviert dafür ein, echten Mehrwert zu schaffen. Diese Denkweise ist in einer Rezession, die voller unvorhergesehener Veränderungen und Herausforderungen steckt, extrem hilfreich.

4. OKRs ermöglichen datenbasierte Entscheidungen

Für Kosteneinsparungen müssen oft auch schnelle Entscheidungen getroffen werden. OKRs liefern dafür die passenden Daten. Wie das Alignment, so ist auch deren Auswertung im OKR-Prozess standardmäßig vorgesehen: Die Teams sprechen in wöchentlichen OKR Check-ins über den aktuellen Stand ihrer Key Results. So haben sie jederzeit im Blick, welche Fortschritte sie bei ihren Zielen machen, wo es Engpässe gibt und welche Initiativen möglicherweise nicht mehr benötigt werden. Probleme werden schneller erkannt. Das Risiko für teure Fehler sinkt.

Jeder OKR-Zyklus endet außerdem mit einem OKR Review, in dem die Mitarbeitenden den finalen Status der OKRs für den jeweiligen Zyklus vorstellen und analysieren. Die Erkenntnisse aus einem Zyklus (meistens ein Quartal) werden außerdem in den nächsten übertragen. Dabei wird auch die strategische Ausrichtung laufend bewertet und bei Bedarf korrigiert und verbessert. Das Management kann insgesamt also datenbasiert agieren und den Kurs bei Bedarf schnell anpassen.

5. OKRs machen sichtbar, wo Ressourcen verschwendet werden

Insgesamt geht mit den allgemeinen Vorteilen von OKRs auch einher, dass sichtbar wird, wo unnötig Ressourcen verbraucht werden – und welche Budgets sich möglicherweise kürzen lassen.

Generell zwingen OKRs Unternehmen dazu, sich auf zwei bis vier wesentliche Ziele (Objectives) pro Quartal zu fokussieren. Spätestens das OKR Review am Ende jedes Zyklus zeigt außerdem, ob die verfügbaren Ressourcen für diese Fokusthemen sinnvoll eingesetzt wurden und die Teams ihre Ziele erreicht haben. Ist das nicht der Fall, wird im nächsten Zyklus nachjustiert. Insgesamt folgt daraus eine effektivere Ressourcenallokation.

OKRs für Kosteneinsparungen nutzen: Das ist wichtig

Generell bieten OKRs ein strukturiertes Framework für effektives Zielmanagement in Krisenzeiten. Wer damit nun in der Rezession Kosteneinsparungen umsetzen möchte, sollte zusätzlich auf folgende Dinge achten:

1. Fokus auf Effizienz statt auf Budgets

Eine Rezession führt dazu, dass finanzielle Ressourcen vorübergehend knapp werden. Darauf nur mit schnellen Lösungen zu reagieren und Budgets zu kürzen, ist aber nicht ausreichend. Zwar sichert das womöglich kurzfristig das Überleben, es bringt Unternehmen aber nicht nachhaltig durch die Krise.

Stattdessen sollte die Finanzplanung in einem Outcome-orientierten Ansatz an den Unternehmenszielen und OKRs ausgerichtet werden – immer auch mit Blick auf die Zeit nach dem Abschwung. Ebenso wichtig wie die Budgetierung ist eine Steigerung der betrieblichen Effizienz: Alle Mitarbeitenden müssen effektiv zusammenarbeiten, Ressourcen gezielt nutzen und gemeinsam an einem Strang ziehen, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern. Dabei gilt es auch, Prozesse zu verschlanken, neu zu denken oder ganz aufzulösen. OKRs sollten also immer darauf abzielen, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Insgesamt muss eine organisationale Verhaltensänderung stattfinden, um sich auf die neue Realität einzustellen.

2. Bei Branchentrends up to date bleiben

Unternehmen sollten sich laufend über Branchentrends informieren. Sie sollten verstehen, wie sich der Markt verhält und aktuelle Entwicklungen im eigenen Markt, aber auch in Kapitalmärkten oder vorgelagerten Industrien in der Lieferkette genau analysieren.

So können sie Herausforderungen teilweise vorhersehen und ihre Strategie und OKRs darauf abstimmen. Unternehmen, die bei den Branchentrends up to date sind, erkennen außerdem zuerst, wenn sich die Wirtschaft wieder erholt und können Wachstumschancen schneller nutzen.

3. OKRs tracken und datenbasiert entscheiden

Wenn man sich nur auf die Strategie fokussiert und vergisst, die Fortschritte auch tatsächlich zu messen, ist selbst der durchdachteste Krisenplan zum Scheitern verurteilt. Ebenso wichtig wie die Formulierung von sinnvollen „Cost Reduction OKRs“ (mehr dazu später) ist also ein konsequentes OKR Reporting. Unternehmen sollten ihre Fortschritte kontinuierlich im Auge behalten und auswerten, um

• Trends zu erkennen,
• Motivation und Engagement hochzuhalten und
• datenbasiert Anpassungen vorzunehmen, wenn Probleme auftreten oder einzelne Initiativen nicht die erhofften Erfolge bringen.

Cost Reduction OKRs formulieren: Tipps und Beispiele

Wie sieht das Ganze nun in der Praxis aus? Die folgenden drei Tipps helfen, OKRs zu formulieren, die ein Unternehmen durch die Rezession bringen und dazu beitragen, nachhaltig Kosten zu sparen und effizienter zu werden:

1. Auf Storytelling setzen: Menschen erreicht man mit guten Geschichten. Damit sie leicht verständlich und auch in Krisenzeiten inspirierend sind, sollten Objectives bestenfalls so formuliert sein, dass darin praktisch die Geschichte für den nächsten Zyklus erzählt wird. Also: Wer profitiert, welchen Wert schaffen wir mit unserer Arbeit und wie sieht die Zukunft aus, wenn wir den angestrebten Zustand erreichen?
2. Leading Indicators verwenden: Key Results müssen messbar und daher immer mit genau einer Kennzahl versehen sein. Das sollte bei Kosteneinsparungen aber kein Budget- oder Umsatzziel, sondern immer ein Leading Indicator sein – also eine direkt beeinflussbare Kennzahl, bei der kurzfristig Veränderungen sichtbar werden. {{< image src="resources/lagging-vs-leading-indicators-de" alt="Lagging und Leading Indicators" max-width="100%" >}}
3. Die richtige Balance finden: Cost Reduction OKRs sollten nicht ausschließlich darauf ausgelegt sein, kurzfristig zu sparen – auch wenn der Gedanke naheliegt. Um wirklich nachhaltig Kosten zu senken und effizienter zu werden, sollte man zusätzlich die Zeit nach dem Abschwung im Hinterkopf haben und auch einige OKRs formulieren, die das Unternehmen weiter voranbringen und darauf abzielen, spätere Wachstumschancen schnell nutzen zu können.

5 Beispiele für Cost Reduction und Efficiency OKRs

Fazit: Effizienter und profitabler mit OKRs

Unter dem Strich gibt es für Unternehmen nur einen Weg, nachhaltig Kosten zu senken und eine Rezession oder Krise zu überstehen: Sie müssen die Ergebnisse für die Kund:innen in den Mittelpunkt stellen, ihre Prozesse effizienter gestalten und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. OKRs können dabei helfen, diesen Fokus zu schaffen, die Zusammenarbeit zu verbessern und gesetzte Kosteneinsparungs- und Effizienzziele zu erreichen.