OKR Check-in Leitfaden [+ Template und Agenda]

Das (wöchentliche) OKR Check-in ist das wahrscheinlich wichtigste und gleichzeitig am meisten unterschätzte Ereignis im OKR-Zyklus. In diesem Artikel erklären wir, warum das so ist. Außerdem zeigen wir, wie man OKR Check-ins am besten durchführt – inklusive Tipps, Meeting-Agenda und Checkliste für die Vorbereitung.

Das erwartet dich:

• Was ist ein OKR Check-in?
• Warum sind OKR Check-ins wichtig? Ziel und Vorteile
• Checkliste: OKR Check-in vorbereiten
• Check-in-Agenda: So läuft ein OKR Weekly ab
• OKR Check-ins mit Mooncamp realisieren
• 3 Tipps für noch effektivere OKR Check-ins
• OKR Check-in: FAQ

Was ist ein OKR Check-in?

OKR Check-ins sind kurze Meetings, die nach einem einfachen Prinzip funktionieren: Teams setzen sich in regelmäßigen Abständen zusammen, um:

• den Status quo der OKRs zu besprechen,
• aktuelle Hindernisse zu identifizieren und
• konkrete Prioritäten und Initiativen zu definieren, die bis zum nächsten Check-in umgesetzt werden.

Im Fokus steht dabei, wie zuversichtlich das Team ist, die einzelnen Key Results im aktuellen OKR-Zyklus tatsächlich zu erreichen (sog. Confidence Level, dazu später mehr).

Warum sind OKR Check-ins wichtig? Ziel und Vorteile

OKRs zu erreichen, funktioniert nur als Team. Außerdem erfordert es eine große Portion Disziplin. Alle Teammitglieder müssen an einem Strang ziehen, offen kommunizieren und Verantwortung übernehmen. Das Ziel von OKR Check-ins ist es, diese Verbindlichkeit im Arbeitsalltag zu schaffen und die OKRs fest in den Köpfen der Mitarbeitenden zu verankern.

Mit den kurzen wöchentlichen Meetings wird sichergestellt, dass alle im Team kontinuierlich an den OKRs arbeiten und Fortschritte erzielen.

Die Vorteile von OKR Check-ins

Konsequent durchgeführte OKR Check-ins bringen noch weitere Vorteile mit sich:

• Verbesserte Kommunikation
• Höhere Accountability und Motivation
• Bessere Ausrichtung auf die Unternehmensziele
• Frühzeitiges Erkennen von Problemen und Hindernissen
• Kollektive Intelligenz, die die Innovativität fördert

Checkliste: OKR Check-in vorbereiten

Um ein OKR Check-in möglichst effizient und produktiv zu gestalten, sollten vorab einige Vorbereitungen getroffen werden. Wichtige Fragen, die man sich dabei stellen sollte, sind:

• Wo soll das Check-in stattfinden?
• Wie viel Zeit benötigt das Team für das Check-in? Lässt es sich eventuell zeitsparend in bestehende Meetings integrieren?
• Wann wird das Check-in am besten abgehalten? Ist der Montagmorgen für das Team geeignet? Was ist die ideale Uhrzeit? Faktoren wie Unternehmenskultur, Teilzeitarbeit und unterschiedliche Zeitzonen können hier eine Rolle spielen.
• Wer soll am Check-in teilnehmen? Geht es um die Unternehmens- oder Team-OKRs? Je nachdem variiert die Zusammensetzung der Gruppe.

Check-in Agenda: So läuft ein OKR Weekly ab

Sind alle Vorbereitungen getroffen, laufen die eigentlichen OKR Check-ins immer nach demselben Muster ab. Eine sinnvolle Agenda für das OKR Weekly könnte beispielsweise so aussehen:

💡 Wichtig: Damit der straffe Zeitplan auch wirklich eingehalten werden kann, sollten sich vor dem Meeting alle Teilnehmenden den Stand ihrer To-dos und Initiativen seit dem letzten Check-in in Erinnerung rufen und parat haben.

1. Reporting

Die wöchentlichen Check-in-Meetings beginnen normalerweise mit einem kurzen Update zum OKR Reporting. Die Fortschritte bezüglich der Key Results sollten vor dem Meeting bereits in allen Dashboards oder Templates aktualisiert werden. Im Check-in werden dann die Zahlen betrachtet.

Die Teilnehmenden fassen kurz zusammen, welche Ergebnisse und Fortschritte sie seit dem letzten Check-in (oder seit Beginn des OKR-Zyklus) erzielt haben und wie es um die To-dos steht, die beim letzten Check-in verteilt wurden.

Dabei sollten alle offen zugeben, falls etwas im Tagesgeschäft untergegangen ist. Gute Nachrichten und Erfolge sollten gemeinsam gefeiert werden. Insgesamt sollten die Updates schlank gehalten werden und nicht zu sehr ins Detail gehen.

2. Review

Nach dem Statusupdate folgt ein Review hinsichtlich der Erreichbarkeit der Key Results. Dafür wird das sogenannte Confidence Level bestimmt und schriftlich festgehalten.

Das Confidence Level (auch: Confidence Score) beschreibt die Antwort auf die Frage: Wie zuversichtlich sind wir aufgrund der Informationen, die wir heute haben, dass wir das Key Result erreichen werden? Es gibt also Aufschluss darüber, ob alle mit ihren OKRs „on track“ sind oder es gefährdete Ziele gibt, die besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Um das Confidence Level abzubilden, kann in den meisten Fällen eine einfache dreistufige Skala verwendet werden:

• Wir gehen davon aus, dass wir das Ziel erreichen werden.
• Der Erfolg ist gefährdet, wir glauben aber, dass es uns gelingt.
• Wir brauchen einen neuen Ansatz, um unser Ziel zu erreichen.

Damit der Status auf den ersten Blick erkennbar ist, empfehlen wir, die Stufen entweder nach dem Ampelprinzip mit Farben (grün, gelb, rot) oder mit Emoticons (z. B. glücklich, besorgt, traurig) auszudrücken. Dabei sind der Kreativität übrigens keine Grenzen gesetzt: Auch individuelle Symbole sind denkbar – je nachdem, was dem Team am besten gefällt und zur Unternehmenskultur passt.

3. Hindernisse identifizieren

Die Ziele, die im Review als gefährdet gekennzeichnet wurden, erhalten im nächsten Agendapunkt besondere Aufmerksamkeit: Gemeinsam wird identifiziert (und ebenfalls schriftlich festgehalten), welche Hindernisse der Zielerreichung aktuell im Weg stehen. Dabei gilt: Das größte Hindernis kommt zuerst.

Gibt es aktuell keine Hindernisse, kann dieser Punkt übersprungen werden. Wurden die OKRs im Sinne des Frameworks aber wirklich ambitioniert gesetzt, wird das in der Praxis selten vorkommen. Besonders in den ersten OKR-Zyklen kann dieser Punkt sogar eher etwas zeitintensiver sein.

4. Action Steps definieren

Im letzten inhaltlichen Teil des Check-ins werden die Prioritäten für die kommende Woche (bzw. die Zeit bis zum nächsten Check-in) gesetzt. Es wird konkret definiert, wer bis zum nächsten Check-in die Verantwortung für welche To-dos und Initiativen übernimmt.

Alle sollten sich dabei nur zu Aufgaben verpflichten, die sie auch wirklich in der nächsten Woche erledigen können. Übertriebene Versprechungen sollten vermieden werden, dasselbe gilt für vage Zusagen. Je konkreter die To-dos sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie abgehakt werden können.

5. Meeting abschließen

Sind alle inhaltlichen Punkte auf der Agenda abgehakt, kann man zum Abschluss noch alle Teilnehmenden bitten, das Meeting in einem Wort (oder Satz) zusammenzufassen. So wird das Check-in offiziell abgeschlossen und alle hatten die Möglichkeit, etwas beizutragen.

OKR Check-ins mit Mooncamp umsetzen

Eine OKR Software wie Mooncamp kann dabei unterstützen, ein OKR Weekly noch schneller und einfacher durchzuführen. Mit Check-ins werden alle daran erinnert, ihre Ziele zu aktualisieren, mitzuteilen, woran sie gerade arbeiten oder was ihre aktuellen Prioritäten sind. Und das, ohne dass die Mitarbeitenden mit zeitintensiven Zusatzmeetings aus ihrem täglichen Workflow gerissen werden.

Konkret profitieren Unternehmen mit Mooncamp von folgenden Vorteilen:

• Wiederkehrende Erinnerungen via Slack, MS Teams oder E-Mail sorgen dafür, dass niemand vergisst, die Check-ins durchzuführen.
• Es werden alle Check-ins an einem Ort gesammelt. So sehen die Mitarbeitenden auch, woran andere Teams gerade arbeiten.
• OKRs können direkt im Check-in aktualisiert werden.
• Dank Integrationen mit Collaboration-Tools kann man Check-ins durchführen, ohne MS Teams oder Slack zu verlassen.
• Individuelle Vorlagen mit benutzerdefinierten Fragen für verschiedene Use Cases helfen, den Check-in-Ablauf besser zu strukturieren und zu vereinfachen.
• Mit Reaktionen und Kommentaren können direkt im Check-in Erfolge gefeiert, Feedback übermittelt oder Nachfragen geklärt werden.

3 Tipps für noch effektivere OKR Check-ins

Wöchentliche Check-ins helfen allen Mitarbeitenden, bei den OKRs am Ball zu bleiben und Verantwortung zu übernehmen. Gerade anfangs kann es schwierig sein, die OKR Weeklys konsequent durchzuziehen und produktiv zu gestalten. Zum Abschluss dieses Artikels gibt es deshalb noch drei Tipps, die helfen, wenn Check-ins mal nicht so reibungslos laufen:

• Nicht zu viele Details: Check-ins sollten immer nach einer klaren, wiederkehrenden Agenda stattfinden. Eine straffe Moderation und Timeboxing sorgen zudem dafür, dass alle zum Punkt kommen und sich das Meeting nicht unnötig zieht.
• Verantwortung einfordern: Eigentlich sollte klar sein, wer zu welchem Key Result etwas sagt. Schließlich ist aus der Vorwoche festgehalten, wer für welche Tasks verantwortlich ist. Sollte im Meeting doch mal Schweigen entstehen, können diese Verantwortlichen einfach direkt angesprochen werden.
• Keine Ausreden: Check-ins müssen sich als Routine etablieren, damit sie ihre volle Wirkung entfalten. Das kann anfangs hart sein. Umso wichtiger ist es, dass die Check-ins nicht ständig abgesagt oder verschoben werden. Teilnehmen ist Pflicht – selbst wenn sich in einer Woche mal nicht so viel getan hat oder eine Präsentation fertig werden muss.

OKR Check-in: FAQ

Was ist ein OKR Meeting?

„OKR Meeting“ ist im Grunde ein anderer Begriff für die (wöchentlichen) OKR Check-ins. Gemeint ist ein Arbeitsmeeting, das dazu dient, den Status der OKRs zu besprechen, Ziele zu aktualisieren und neue Prioritäten zu setzen.

Wie oft sollte man sich mit OKRs befassen?

Ein OKR-Zyklus erstreckt sich in der Regel über drei Monate. In dieser Zeit befasst man sich mindestens wöchentlich mit den OKRs (im OKR Check-in). Am Ende jedes Zyklus findet ein OKR Review statt, in dem jedes Team den endgültigen Status der OKRs präsentiert. In der OKR Retrospektive wird zudem der Prozess reflektiert. Mit den Erkenntnissen werden dann die OKRs für den nächsten Zyklus geplant (OKR Planning). Insgesamt sind OKRs, wenn sie konsequent umgesetzt werden, laufend im Arbeitsalltag präsent.

Wie führe ich ein OKR Check-in Meeting durch?

Der Schlüssel für erfolgreiche OKR Check-ins ist eine feste Agenda, auf die sich alle Beteiligten vorbereiten. Das Check-in muss dabei nicht zwangsläufig ein separates Meeting sein. Er kann auch in bereits bestehende Meetingstrukturen integriert werden. Folgende Punkte sollten mindestens auf der Agenda stehen: (1) Fortschritte, (2) Status, (3) aktuelle Hindernisse und (4) Action Steps bis zum nächsten Check-in.