Cada vez más empresas usan OKRs para conectar su operativa diaria con la alineación estratégica. Muchas quieren beneficiarse de este método de gestión ágil sin aumentar la carga organizativa, así que recurren a las herramientas de gestión de proyectos que ya usan para gestionar también sus OKRs. Entre ellas están Jira y Jira Align. Esta combinación promete una planificación ágil y una conexión directa entre los OKRs y los proyectos y tareas del día a día. Pero, ¿qué tan práctico es realmente gestionar OKRs en Jira?
En este artículo repasamos qué puede hacer Jira Align y cómo las organizaciones pueden usarlo para mapear sus OKRs. También veremos cuándo tiene más sentido optar por un software de OKR especializado.
- Tres caminos dentro de Jira: puedes gestionar OKRs reutilizando épicas e issues, instalando una app del marketplace como "OKR for Jira", o usando el OKR Hub dedicado de Jira Align.
- Jira Align en cuatro pasos: crea los Objetivos, añade Resultados clave medibles, enlázalos con issues de Jira y haz seguimiento de todo de forma centralizada en el OKR Hub.
- Dónde flaquea: Jira Align es denso de aprender, no impone un verdadero proceso de OKR y carece de soporte específico para el onboarding en OKRs, lo que ralentiza el despliegue a toda la empresa.
- Cuándo cambiar de herramienta: en cuanto los OKRs necesitan escalar más allá del departamento de IT, un software de OKR especializado (con integración con Jira) mantiene intacta la transparencia y la adopción.
Lo que vas a encontrar:
- Qué son Jira y Jira Align
- Para qué se usa Jira
- Gestionar OKRs en Jira: 3 opciones
- Cómo funciona Jira Align
- Qué ventajas tienen los OKRs en Jira Align
- Qué no puede hacer Jira Align
- Conclusión: ¿qué tan bueno es Jira para los OKRs?
- Jira Align + OKRs: preguntas frecuentes
Qué son Jira y Jira Align
Jira es una herramienta de gestión de proyectos ágil que originalmente se usaba en la industria del software. Hoy, sin embargo, empresas de otros sectores también usan el software de Atlassian para proyectos de IT, mesas de ayuda y proyectos corporativos de todo tipo.
Además, Atlassian empezó hace un tiempo a ofrecer la posibilidad de coordinar proyectos y objetivos a un nivel estratégico superior con Jira Align. Con esta herramienta también es posible mapear OKRs.
💡 Consejo: si necesitas repasar qué son los OKRs y cómo funciona el marco, encontrarás toda la información importante en nuestra guía de OKR. También resumimos las ventajas del método OKR en nuestro blog y damos consejos para formular buenos OKRs, con ejemplos incluidos.
Para qué se usan Jira y Jira Align
Jira se puede configurar para proyectos de todo tipo:
- Los equipos que trabajan con métodos ágiles pueden organizarse en Jira usando tableros Scrum y Kanban, por ejemplo. El software incluye las plantillas correspondientes.
- Los equipos de gestión de proyectos pueden crear sus propios flujos de trabajo, gestionar tareas, generar informes y hacer seguimiento de su progreso.
- Para los equipos de desarrollo de software, Jira ofrece amplias herramientas de planificación y seguimiento que hacen que todo el desarrollo sea más transparente y eficiente.
- Los equipos de DevOps se benefician de numerosas integraciones con herramientas de control de código y versiones, documentación y gestión del conocimiento.
- Los product managers pueden crear cronogramas, planificar dependencias y capacidades, y visualizar ideas de producto.
Jira siempre está enfocado en planificar y controlar el trabajo diario de la mejor manera posible. Jira Align, por su parte, añade la posibilidad de conectar equipos y alinearlos estratégicamente con los mismos objetivos. Los equipos siguen trabajando en Jira como siempre, mientras que la coordinación y la planificación a nivel de toda la empresa ocurren en Jira Align.
En este artículo analizamos las funciones que ofrece Jira para los OKRs, con el foco puesto en los OKRs dentro de Jira Align.
Gestionar OKRs en Jira: 3 opciones
Aunque Jira está pensado principalmente para la gestión diaria de proyectos, la herramienta ofrece varias formas de mapear metas y objetivos, y por tanto también OKRs. En total hay tres maneras distintas de mapear OKRs: definirlos como épicas, issues y tareas, usar una app, o trabajar con Jira Align.
- Épicas e issues o tareas: para gestionar OKRs en Jira, puedes reutilizar las épicas como Objetivos y los issues o tareas como Resultados clave. Las épicas son unidades de trabajo más grandes que se pueden desglosar en varias tareas o issues más pequeños. Si no eres administrador de Jira, simplemente puedes usar las épicas como Objetivos y las tareas o issues como Resultados clave. Con permisos de administrador, la visualización se puede optimizar: las épicas se pueden renombrar como "Objetivos" desde el menú "Issue Types". El "Roadmap" en la barra lateral izquierda ofrece una visión general completa de los OKRs.
- App: Atlassian también ofrece apps en su marketplace, como "OKR for Jira", que simplifican el proceso de crear y gestionar OKRs en Jira mediante plantillas y consejos.
- La función de OKR de Jira Align: las estrategias de negocio se pueden mapear y conectar con las operaciones a través de Jira Align. La herramienta también ofrece una función de OKR integrada, que explicamos en detalle en el siguiente apartado.
Cómo funciona Jira Align
Una vez completada la sesión de planificación de OKRs, Jira Align permite representar los OKRs en cuatro pasos y, más adelante, gestionarlos y reportarlos.
1. Crear Objetivos
El primer paso es configurar los Objetivos. Para ello, haz clic en el botón "Add Objectives" en la parte superior derecha de la página "Objectives". Después puedes seleccionar en el menú desplegable a qué nivel de la empresa pertenece el Objetivo. Puedes elegir entre:
- Objetivos de equipo (Team Objectives)
- Objetivos de programa (Program Objectives)
- Objetivos de solución (Solution Objectives)
- Objetivos de portafolio (Portfolio Objectives)
Tras la selección aparece automáticamente un cuadro con todos los campos relevantes, donde debes introducir el nombre y una descripción del Objetivo. A continuación, la herramienta te pedirá información adicional, como el marco temporal o el "Type". Los campos obligatorios varían ligeramente según el nivel.
2. Añadir Resultados clave
Una vez creados los Objetivos, el segundo paso es añadir los Resultados clave. Puedes hacerlo en la parte inferior de la ventana, dentro de la vista detallada de un Objetivo, seleccionando la opción "Key Results". Después introduce lo siguiente:
- Tipo de medición del rendimiento (por ejemplo, porcentaje, puntuación o moneda)
- Valor objetivo
- Valor inicial
- Persona responsable (owner)
- Fecha objetivo
3. Asignar issues
En el último paso, los OKRs se pueden enlazar con issues, es decir, con iniciativas concretas, dentro de Jira. Esto se puede hacer seleccionando issues existentes o creando otros nuevos en el área "Initiatives" de la página "Key Results". El enlace también se puede crear al revés, desde la vista detallada de un issue. Los issues enlazados se mostrarán después en el "OKR Hub" de Jira Align.
4. Hacer seguimiento del progreso
Una vez creados, los Objetivos y Resultados clave se pueden gestionar y monitorizar de forma centralizada en el "OKR Hub". Entre otras cosas, puedes ver el estado actual de los Objetivos, el progreso de los Resultados clave, quién es responsable de cada uno y qué iniciativas están pendientes. El "Objectives Tree" también muestra visualmente las dependencias y jerarquías. Las actualizaciones de cada Resultado clave se registran en su vista detallada.
Qué ventajas tienen los OKRs en Jira Align
Usado correctamente, Jira Align ofrece varias ventajas para trabajar con OKRs:
- ✔️ OKRs en todos los niveles: Jira Align permite crear y gestionar OKRs desde el nivel corporativo hasta el de equipo, mostrando dependencias y jerarquías.
- ✔️ Las tareas quedan enlazadas con los OKRs: al combinar Jira y Jira Align, las iniciativas, tareas y OKRs se pueden gestionar de forma centralizada y enlazarse directamente.
- ✔️ Visualización del progreso en un dashboard: un dashboard e indicadores visuales de progreso hacen visible el estado de los OKRs y aportan transparencia.
Qué no puede hacer Jira Align
Al mismo tiempo, las empresas se encuentran con varias limitaciones al gestionar sus OKRs en Jira Align, que se hacen especialmente evidentes cuando llega el momento de escalar los OKRs a toda la organización.
Complejo y poco intuitivo
Jira se diseñó originalmente como una herramienta de gestión de proyectos para desarrollo de software, y eso todavía se nota hoy en la interfaz del software: a primera vista, Jira Align resulta bastante complejo y poco intuitivo. La configuración puede ser difícil para usuarios sin perfil técnico. Además, Jira en sí es muy extenso: los OKRs son solo una de sus muchas funciones. Entre épicas, issues, tableros scrum y páginas de proyecto, es fácil perder la perspectiva general.
Si el objetivo es desplegar los OKRs en toda la empresa, esto puede convertirse en un problema real: un software complicado genera resistencia y, en el peor de los casos, hace que los empleados no acepten el marco de OKR. Y es que la experiencia que tienen los empleados con el software afecta inevitablemente a su actitud hacia todo el método OKR, tanto para bien como para mal.
➡️ La solución: un software de OKR dedicado y de uso intuitivo.
Mooncamp ofrece una interfaz clara y fácil de usar, que permite a los empleados familiarizarse rápidamente con las funciones del sistema e integrar la herramienta en su trabajo diario. Los OKRs se pueden crear y actualizar de forma sencilla. Los ciclos de OKR, responsables, equipos y otras propiedades personalizadas se editan con facilidad. Además, solo hacen falta unos clics para integrar otras herramientas como Slack, Microsoft Teams o Jira con Mooncamp.
Sin un proceso de OKR real
Con Jira Align, los objetivos, y por tanto los OKRs, se pueden mapear de forma bastante decente. Los ajustes personalizados, como los campos propios, son limitados pero posibles a través de la configuración general en "Application Settings". Sin embargo, en Jira Align no se puede establecer un verdadero proceso de OKR, lo que genera problemas en cuanto los OKRs se quieren escalar en la organización y también dificulta la agilidad.
➡️ La solución: una interfaz completamente personalizable.
Mooncamp es totalmente personalizable. Con solo unos clics, los usuarios pueden crear nuevos elementos como tareas o iniciativas, añadir propiedades personalizadas a cada objetivo o usar una gran variedad de filtros para el análisis. Mooncamp también incluye funciones para las sesiones de planificación de OKRs o los check-ins, así como otras menos evidentes, como propiedades flexibles y distintas formas de medir el progreso. Lo que hace tan especial a Mooncamp es que se adapta de forma flexible al proceso de OKR de la empresa, y no al revés. Las empresas tienen total libertad para crear sus propios flujos de trabajo y terminologías, de forma intuitiva y con poco esfuerzo.
Sin soporte específico para OKR
Jira Align es solo uno de los muchos productos de Atlassian, y los OKRs son solo una de las muchas funciones de Jira Align. Existen páginas de soporte y ayuda, por supuesto, pero conseguir información específica sobre OKRs requiere bastante esfuerzo. Buscarás en vano un acompañamiento y una asistencia cercanos. Sin embargo, los OKRs solo ofrecen un marco de trabajo, no un conjunto fijo de reglas, así que el soporte y el acompañamiento suelen ser necesarios, sobre todo al empezar con OKRs. Las aportaciones de profesionales que acompañan el proceso y asesoran sobre el método pueden marcar la diferencia entre un despliegue de OKR exitoso o no.
➡️ La solución: soporte de un equipo de expertos apasionados por los OKRs que trabajan con ellos cada día.
Mooncamp ofrece soporte integral a todos sus clientes. Un equipo de profesionales de OKR con experiencia y process owners formados acompaña cada despliegue de OKR y da soporte a todos los que trabajan con la herramienta. Además, recogen el feedback de los usuarios y lo incorporan al desarrollo continuo del software.
Conectar Jira con un software de OKR
¿Qué pasa si una empresa depende de Jira para la gestión de proyectos pero, aun así, quiere gestionar sus OKRs de forma transparente para todos mediante una herramienta especializada con funciones completas para OKRs? Un software de OKR moderno como Mooncamp une ambos mundos: entre otras cosas, Mooncamp ofrece una integración con Jira que facilita mantener todos los OKRs actualizados en Mooncamp sincronizando issues, historias de usuario o épicas de Jira. Puedes aprender exactamente cómo funciona aquí.
Conclusión: ¿qué tan bueno es Jira para los OKRs?
Jira Align puede ser una herramienta sólida para crear y gestionar OKRs en empresas que ya usan Jira para la gestión de proyectos. Pero cuando se trata de construir un verdadero sistema de OKR y escalar el marco en toda la empresa, el software llega rápido a sus límites. Además, Jira suele usarse sobre todo en los departamentos de IT, que es donde la herramienta está especializada y para lo que fue diseñada. Como consecuencia, si los OKRs se mapean a través de Jira Align, cualquiera que no lo use a diario se queda fuera del proceso y no llega a entender los OKRs. Esto se debe a que el uso de Jira Align exige que ya exista un número determinado de usuarios activos de Jira en la empresa. La transparencia y la alineación quedan entonces limitadas a los empleados con licencia de Jira.
Por eso, Jira Align no es adecuado para desplegar y escalar OKRs en equipos y empresas más grandes. Estos equipos y empresas deberían optar por un software de OKR especializado, ya que ofrece una funcionalidad amplia, transparencia para todos los empleados y se adapta a las necesidades de cada empresa. Además de ser fácil de usar y mantener, un buen software de OKR también cuenta con el respaldo de un equipo de expertos con experiencia que acompaña y da soporte a las empresas durante todo el proceso. Esto facilita mucho establecer los OKRs en toda la organización.
