Encontrar los OKRs adecuados para cada ciclo durante la planificación de OKRs puede resultar tedioso. Por eso es aún más importante asegurarte de que el proceso de lluvia de ideas y de planificación de OKRs esté bien estructurado. En este artículo te explicamos cómo llevar a cabo una sesión de planificación de OKRs en la práctica, incluyendo una agenda y una lista de verificación para la preparación.
- La preparación determina el éxito: envía los OKRs de empresa y las preguntas para la lluvia de ideas al menos dos semanas antes de la reunión. Los asistentes que llegan sin preparación hacen perder el tiempo a todo el mundo.
- Primero los objetivos, luego los resultados clave: consigue un acuerdo total sobre lo que quieres lograr antes de hablar de cómo medirlo. No te adelantes.
- Colaborativo, no democrático: los líderes guían la conversación y pueden vetar. La aportación bottom-up es esencial, pero alguien tiene que garantizar la alineación estratégica.
- Reserva de 4 a 5 horas: las primeras sesiones de planificación llevan más tiempo. Incluye descansos entre la lluvia de ideas de objetivos y la de resultados clave.
Contenido del artículo:
- ¿Qué es la planificación de OKRs?
- El propósito de las sesiones de planificación de OKRs
- Preparar la sesión de planificación de OKRs: lista de verificación y ficha informativa
- Cómo llevar a cabo una reunión de planificación de OKRs
- Cómo planificar OKRs con Mooncamp
- Planificación de OKRs: preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de OKRs?
La planificación de OKRs (u OKR setting) es el primer evento de cada ciclo de OKR. Consiste en generar ideas y formular los objetivos y los resultados clave del siguiente ciclo, y suele desarrollarse como un taller o una reunión.
La planificación se realiza en varios niveles: para toda la empresa, para los departamentos y para cada equipo. Sin embargo, el principio y el proceso de la reunión se mantienen prácticamente iguales. La única diferencia es el contexto al que se refieren los objetivos y los resultados clave que se van a crear.
💡 Recordatorio: los OKRs (abreviatura de "Objectives and Key Results") son un marco ágil para formular e implementar objetivos estratégicos en las empresas que, usado correctamente, aporta más flexibilidad, transparencia y éxito. Consta de tres elementos centrales:
- Objetivos: ¿Qué quiero lograr?
- Resultados clave: ¿Cómo sé que he alcanzado el objetivo?
- Iniciativas: ¿Cómo logro el objetivo?
Normalmente se formulan un total de 2 a 4 objetivos por equipo y de 2 a 4 resultados clave por objetivo. A partir de ahí se definen las iniciativas (= actividades concretas). Encontrarás más información básica en nuestra guía de OKR.
El propósito de las sesiones de planificación de OKRs
El propósito de las sesiones de planificación de OKRs es desarrollar borradores de OKRs que hagan avanzar estratégicamente a la empresa en el siguiente ciclo (normalmente un trimestre). Para ello, los OKRs se planifican de modo que cada uno impacte en uno de los OKRs de nivel superior.
En la sesión inicial de planificación de OKRs, la dirección traduce la visión y la misión de la empresa en OKRs estratégicos de empresa. En los talleres de planificación posteriores, los departamentos y los equipos crean OKRs que impactan en al menos uno de los OKRs de empresa.
Preparar la sesión de planificación de OKRs: lista de verificación y ficha informativa
Para que la sesión de planificación de OKRs sea lo más productiva posible y no se alargue innecesariamente, conviene hacer algunos preparativos de antemano.
- Todos los participantes deben saber con suficiente antelación, preferiblemente al menos un mes antes, cuándo tendrá lugar el taller.
- Todos los participantes deben conocer la misión, la visión y las prioridades actuales de la empresa. Si aún no es así, conviene comunicarlas explícitamente una vez más antes del taller.
- Todos los participantes deben pensar en posibles objetivos antes de la reunión. Deberían recibir la agenda (preliminar) al menos dos semanas antes de la reunión.
- En las sesiones de planificación de OKRs a nivel de equipo, los objetivos de empresa deben comunicarse a todos los participantes con antelación. En particular, el manager (sénior) también debería derivar posibles objetivos y resultados clave para el equipo a partir de los OKRs de empresa y llevarlos a la reunión como propuestas que se puedan debatir.
Para estimular la creatividad de los participantes y poner a todo el mundo en la mentalidad adecuada, también puede ser útil enviar algunas preguntas al grupo con antelación. Algunos puntos de reflexión para la lluvia de ideas podrían ser:
- ¿Qué no está funcionando ahora mismo?
- ¿Qué está bloqueando nuestro progreso actual?
- ¿Qué tendría que pasar para resolver este problema?
- ¿Seguimos alineados con la visión de la empresa?
- ¿Hacia dónde queremos ir?
- ¿Cuáles serían objetivos concretos que alcanzar?
- ¿Estos objetivos se alinean con las prioridades actuales de la empresa?
- ¿Los objetivos son ambiciosos pero enfocados? ¿Son claros y fáciles de entender?
También conviene definir pronto dónde tendrá lugar la reunión de planificación de OKRs (por ejemplo, presencial o de forma digital), cuánto tiempo hará falta para el taller y quién asistirá.
⏱ Duración y frecuencia
- De 4 a 5 horas (para el primer taller; más adelante, en el proceso de OKR, puede ser más corto)
- De 1 a 2 semanas antes del inicio de cada nuevo ciclo de OKR (normalmente trimestral)
👥 Participantes
- Todos los miembros de un equipo
- El manager que haya preparado de antemano los posibles OKRs del equipo correspondiente
- El OKR coach u OKR master responsable (para las primeras sesiones)
Cómo llevar a cabo una reunión de planificación de OKRs
Una vez hechos todos los preparativos, la forma de abordar la planificación en sí es siempre la misma, sin importar el nivel organizativo en el que se lleve a cabo. Por ejemplo, una agenda razonable para una reunión de planificación de OKRs podría verse así:
- Introducción y calentamiento (30 minutos)
- Opcional: identificar los objetivos de empresa relevantes (30-45 minutos)
- Lluvia de ideas y formulación de objetivos (30-60 minutos)
- Descanso (15-30 minutos)
- Definir los resultados clave (60-120 minutos)
- Opcional: visualizar los OKRs y añadir iniciativas (30-60 minutos)
💡 Consejo: con nuestra plantilla de planificación de OKRs para Miro, la planificación de OKRs también se puede llevar a cabo fácilmente como un taller remoto, ya sea a nivel de empresa o de equipo. La plantilla te guía paso a paso por el proceso y contiene varios ejercicios y listas de verificación que pueden ser de gran ayuda, sobre todo cuando empiezas con los OKRs. También puedes explorar nuestra colección completa de plantillas de OKR para el seguimiento y la presentación.
1. Introducción y calentamiento
Antes de entrar en materia, la primera parte del taller debe crear un espacio seguro para las ideas y las conversaciones. Los participantes deben poder adaptarse a la sesión que se avecina y sentirse animados a expresar sus opiniones. La mejor forma de lograrlo es con una ronda de presentaciones distendida y un breve juego rompehielos. Algunos juegos que funcionan bien para esto son:
- Dos verdades y una mentira: cada participante se presenta con dos verdades y una mentira. Después, por turnos, todos intentan adivinar cuál era la mentira. Quien acierta consigue un punto. ¡Quien más puntos tenga, gana!
- Love bomb: cada participante se presenta brevemente con su nombre y su foto. Después se pide a todos que se hagan cumplidos entre sí o que nombren sus mejores cualidades en el trabajo. Esto sube la moral del equipo y crea un ambiente de aprecio.
Si el taller se realiza de forma digital, durante el calentamiento todos tienen además la oportunidad de familiarizarse con la herramienta. Así, el resto del taller transcurre con más fluidez.
2. Identificar los objetivos de empresa relevantes (opcional)
Si el taller trata sobre los objetivos y resultados clave de equipo, la parte principal empieza, de forma opcional, con una breve conversación sobre qué resultados clave a nivel de empresa son relevantes para el equipo. Para ello, todo el equipo repasa en conjunto los OKRs de empresa y el manager (sénior) explica brevemente la intención que hay detrás de cada OKR. A continuación, el equipo acuerda cuáles son los resultados clave que mejor puede apoyar e impulsar.
Lo ideal es que los OKRs de empresa relevantes los preparen los líderes de equipo y solo se presenten brevemente en la reunión. Así queda más tiempo para la planificación en sí.
3. Lluvia de ideas y formulación de objetivos
En la primera parte de la sesión de lluvia de ideas, todo gira en torno a los objetivos. Lo ideal es que todos los participantes ya hayan pensado en ellos de antemano. En el propio taller, el proceso es el siguiente:
- Todos los participantes enumeran sus ideas de objetivos. Esto no debería llevar más de 10 minutos si todos van bien preparados.
- Las ideas recopiladas se debaten en equipo. El objetivo es identificar de forma conjunta los dos a cuatro mejores objetivos para el próximo trimestre.
- Tras hacer una selección, el equipo comprueba si los objetivos elegidos son "buenos" objetivos. Es decir, si son inspiradores y ambiciosos, entre otras cosas, pero aun así alcanzables dentro del siguiente ciclo.
- Por último, conviene anotar si la consecución de los objetivos podría depender de otros equipos o departamentos. Si es así, no dudes en buscar después una conversación al respecto.
En general, es importante que todos los participantes estén de acuerdo con los objetivos formulados antes de crear los resultados clave en el siguiente paso. Por eso, el proceso no siempre será lineal. Los objetivos que ya se hayan seleccionado pero no cumplan los criterios deberían, por ejemplo, descartarse de nuevo o volver a debatirse y formularse.
💡 Consejo: nuestra plantilla de planificación de OKRs para Miro incluye, entre otras cosas, un ejercicio de "Will do/won't do" y una lista de verificación que ayudan a identificar los OKRs más importantes. Todos los criterios de unos buenos objetivos, así como consejos concretos para formularlos, los encontrarás en nuestro artículo "Cómo escribir OKRs: una guía para objetivos y resultados clave eficaces". Asegúrate de que tu planificación esté alineada con tus Business Reviews trimestrales.
También es importante tener en cuenta que, aunque este proceso debe ser colaborativo, no es democrático. Es una interacción entre la aportación top-down y las ideas bottom-up: los líderes guían la conversación, pueden vetar y se aseguran de que los objetivos tengan sentido estratégico. Alinear a todo el equipo en torno a los objetivos en los que centrarse puede volverse bastante intenso.
Por eso es aún más importante hacer un descanso de 15 a 30 minutos antes de la siguiente parte del taller. Así los participantes pueden recargar las pilas y volver con la mente fresca para abordar a continuación los resultados clave.
4. Definir los resultados clave
Tras el descanso, los objetivos de la primera parte de la sesión de planificación de OKRs sirven de base para la lluvia de ideas sobre los resultados clave. Esto sigue un patrón muy parecido:
- Todos los participantes reflexionan sobre cómo medir si se han alcanzado los objetivos formulados previamente. Al principio, todas las ideas se anotan en una lista.
- Después, de esa lista seleccionan de 2 a 4 resultados clave por objetivo. Todavía no hace falta acordar valores objetivo concretos. Sin embargo, es importante que los resultados clave sean medibles, orientados a resultados y acotados en el tiempo.
- Una vez definidos los resultados clave, el equipo acuerda valores (iniciales y) objetivo concretos para el siguiente ciclo.
- Por último, el equipo revisa lo fácil o difícil que será alcanzar los resultados clave dentro de este ciclo. Los resultados clave excesivamente ambiciosos y los demasiado fáciles de alcanzar deberían debatirse y ajustarse una vez más.
💡 Consejo: lo ideal es que los resultados clave sean totalmente coherentes con el estado que persigue el objetivo. Dicho de otro modo: si se alcanzan todos los resultados clave, el objetivo también se cumple. Por eso, cinco resultados clave que abordan el objetivo desde la misma perspectiva son menos eficaces.
5. Visualizar los OKRs y añadir iniciativas (opcional)
Una vez definidos todos los objetivos y resultados clave, conviene visualizarlos con claridad. Para ello resulta útil, por ejemplo, un diagrama de árbol de OKRs. Después, en esa vista general también se pueden añadir iniciativas concretas, es decir, To-dos, a cada resultado clave. Según el tiempo y la motivación que queden al final de la reunión, esto puede hacerse directamente o como seguimiento posterior. Por eso, esta parte de las sesiones de planificación es opcional.
Sin embargo, si se deja fuera, es importante dejar claro quién es responsable del seguimiento y cuándo compartirá la vista general definitiva con el equipo. Lo ideal es que esto ocurra cuanto antes. Además, los OKRs deberían pasar de la plantilla de planificación de OKRs a una plantilla de seguimiento (por ejemplo, nuestra plantilla de seguimiento de OKRs para Google Sheets) o a un software de OKR para seguir trabajando con ellos.
Cómo planificar OKRs con Mooncamp
¿Listo para empezar? Mooncamp también se puede usar como herramienta de planificación de OKRs. Puedes crear tantos espacios de planificación como quieras directamente en el software. En estos espacios virtuales cerrados, los equipos pueden recoger sus borradores de OKRs antes de publicarlos. Así, los resultados de la planificación de OKRs se reúnen justo donde más adelante se hará el seguimiento y la gestión de los OKRs.
