OKRs in Notion: Der vollständige Leitfaden [2024]

Viele Unternehmen nutzen Notion, um Informationen zentral zu organisieren und Projekte zu verwalten. Da liegt es nahe, auch die strategischen Unternehmensziele in Notion zu sammeln. Wie sich OKRs in Notion konkret abbilden und verwalten lassen, zeigen wir in diesem Schritt-für-Schritt-Guide. Dabei klären wir auch, ob es überhaupt sinnvoll ist, Notion für OKRs zu nutzen – und wann es sich lohnt, stattdessen auf eine professionelle OKR Software zu setzen.

Das erwartet dich:

• Was ist Notion?
• Wofür wird Notion verwendet?
• OKRs in Notion: So geht's Schritt für Schritt
• Die Vor- und Nachteile von OKRs in Notion
• Warum sich eine OKR Software lohnt
• Fazit: Kann man OKRs in Notion verwalten?

Was ist Notion?

Notion ist ein Notiz- und Organisationstool, das Unternehmen einsetzen, um Informationen zu verwalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Es ist ein All-in-One Workspace für Notizen, Aufgaben, Wikis und Projekte und ermöglicht produktives Arbeiten alleine und im Team.

Wofür wird Notion verwendet?

Notion funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Verschiedene Inhalte wie Textabsätze, Titel, Bilder, Tabellen, PDFs und mehr stehen als Blöcke zur Auswahl und können nach Belieben kombiniert werden. Die meisten Unternehmen verwenden Notion als Wissensdatenbank oder um Informationen zu teilen.

Das sind die wichtigsten Anwendungsfälle im Überblick:

• Wiki: Anleitungen erstellen, Arbeitsbedingungen erfassen und Mitarbeiterverzeichnisse erstellen
• Dokumentenmanagement: Dokumente zentral erstellen, verwalten und speichern
• Notizen: Notizen im Texteditor festhalten und individuell gestalten
• Projektmanagement: Aufgaben und Projekte verwalten

Zusätzlich lassen sich auch Ziele und OKRs in Notion abbilden. Wie das funktioniert, schauen wir uns in diesem Guide genauer an.

OKRs in Notion: So geht's Schritt für Schritt

Um OKRs in Notion abzubilden und später auch zu verwalten, kann man entweder eine eigene Übersicht erstellen oder auf ein (kostenloses) OKR Notion Template zurückgreifen. Wir konzentrieren uns in diesem Guide darauf, wie man OKRs in Notion von Grund auf neu anlegt. Für die hier dargestellte Variante sind fünf Schritte notwendig. Vorher sollte natürlich das OKR Planning abgeschlossen sein.

Schritt 1: Datenbanken erstellen

Zu Beginn werden auf einer neuen Seite in Notion insgesamt drei Datenbanken hinzugefügt:

• Objectives
• Key Results
• Quarters

Schritt 2: Properties hinzufügen und verknüpfen

Anschließend fügt man alle notwendigen „Properties“ als Spalten in den drei Tabellen hinzu. Welche Properties sinnvoll sind, ist unten aufgelistet. Der „Type“ steht jeweils in Klammern.

Objectives sollten folgende Properties haben:

• Objective (Title)
• Quarter (Relation)
• Key Results (Relation)
• Status (Select)
• Progress (Rollup)

Für Key Results sind diese Properties sinnvoll:

• Key Result (Title)
• Objective (Relation)
• Initial Value (Number)
• Current Value (Number)
• Target Value (Number)
• Progress (Formula)
• Team (Select)
• Owner (Person)
• Timeframe (Date)
• Quarter (Relation)

Eine Besonderheit sind dabei die Properties des Typs „Relation“. Hier wird jeweils eine wechselseitige Verknüpfung zwischen zwei Datenbanken (Tabellen) hergestellt.

Schritt 3: Fortschrittsformeln ergänzen

Für die „Progress“ Properties lässt sich dann mit ein paar Klicks und der folgenden Formel noch eine visuelle Fortschrittsanzeige für Key Results in Prozent erstellen:

Um den Fortschritt der Objectives anzuzeigen, sollten die Einstellungen für die Rollup-Property in der Objectives-Datenbank so aussehen:

Schritt 4: Objectives und Key Results eintragen

Wenn alle Datenbanken angelegt sind und das Gerüst für die OKR-Übersicht steht, kann man ihm im nächsten Schritt Leben einhauchen.

Zuerst werden die formulierten Objectives und Key Results (wir nennen sie hier beispielhaft einfach Objective 1, Key Result 1 etc.) eingetragen. Anschließend werden die restlichen Informationen ergänzt, bis die Seite ungefähr so aussieht:

Die Optionen für die Auswahlfelder, wie das Team oder den Status der Objectives, kann man dabei selbst eingeben (z. B. „At risk“, „Progressing“ und „On track“ beim Status) und mit Farben versehen. So lässt sich die Übersicht teilweise für das OKR-System des Unternehmens individualisieren.

Schritt 5: Übersicht anpassen

Sind alle OKRs eingetragen, kann man mit Filtern, Sortierungen und Layouts experimentieren, um verschiedene Ansichten zu erstellen und die Notion Page zu individualisieren. Dabei kann man (im Rahmen der Möglichkeiten in Notion) kreativ werden und probieren, was am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt. Spalten, die man gerade nicht braucht, lassen sich beispielsweise ausblenden. Das vereinfacht die Übersicht.

Denkbar für die Key Results sind beispielsweise:

• Eine nach Team gruppierte Tabellenansicht, absteigend sortiert anhand des Timeframe
• Eine Kanban-Ansicht gruppiert nach Quartalen, wobei das verantwortliche Team und der Fortschritt ebenfalls angezeigt werden
• Die Darstellung als Zeitleiste, gefiltert nach dem aktuellen Quartal, in der auch das verantwortliche Team und der Fortschritt pro Key Result angezeigt werden

Die Objectives könnte man sich beispielsweise als Kanban-Board anzeigen lassen und nach dem Status oder quartalsweise gruppieren.

Eine OKR-Übersicht in Notion könnte am Ende also unter anderem so aussehen:

Mit der Übersicht arbeiten und Fortschritte verfolgen

Eine Übersicht allein reicht aber noch nicht aus, um erfolgreich mit OKRs zu arbeiten. Werden die OKRs nur in Notion eingetragen, gehen sie im Tagesgeschäft leicht unter. Damit das nicht passiert, sollten die Teams jeweils eine Routine für das Reporting etablieren.

• Alle OKR Owner sollten jeweils wöchentlich die Ist-Werte ihrer Key Results eintragen. Notion gleicht diese automatisch mit dem Soll-Zustand ab und passt den Fortschritt an.
• Der Status quo der Objectives sollte ebenfalls wöchentlich aktualisiert werden. Auch dafür sind die jeweiligen OKR Owner zuständig.

So lassen sich OKRs in Notion zwar grundsätzlich abbilden und verfolgen. Notion ist allerdings nicht geeignet, um OKRs zu skalieren. Das hat vor allem zwei Gründe:

1. Wer umfangreiche Funktionen (z. B. Analysen, automatische Aktualisierung von Key Results, Visualisierungen) benötigt, stößt mit dem Tool schnell an Grenzen.
2. Das offene Baukasten-Prinzip von Notion sorgt für Chaos. Bei größeren OKR-Einführungen (mehr als 50 Mitarbeitende) führt das oft dazu, dass die Mitarbeitenden die OKRs ablehnen.

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die Vor- und Nachteile von Notion für OKRs und klären, wann eine spezialisierte OKR Software sinnvoller ist.

Die Vor- und Nachteile von OKRs in Notion

Richtig angewendet bietet Notion einige Vorteile für die Arbeit mit OKRs:

• ✔️ Zentrale Plattform: Die OKRs werden dort verwaltet, wo auch Aufgaben, Projekte und Informationen abgelegt sind. Alles ist über ein Tool abrufbar.
• ✔️ Bekanntes Tool: Wer bereits mit Notion arbeitet, muss sich für die Einführung von OKRs nicht umstellen. Das kann vor allem OKR-Anfänger:innen sowie kleinen Teams und Unternehmen den Start erleichtern.
• ✔️ Zugang für alle: Grundsätzlich können (mit den richtigen Freigabeeinstellungen) alle Mitarbeitenden auf die OKRs im Notion Workspace zugreifen. So ist jederzeit nachvollziehbar, woran im aktuellen OKR-Zyklus gearbeitet wird.

Es gibt aber auch viele Nachteile:

• ❌ Übersichtlichkeit: Notion ist nicht auf die OKR-Struktur ausgelegt. Um OKRs darzustellen, muss man daher vergleichsweise viel improvisieren. Das offene Konzept von Notion führt dabei leicht zu unübersichtlichen Strukturen und „Wildwuchs“ in der Arbeit mit OKRs. Selbst bei kleinen Unternehmen kann das schnell sehr chaotisch und umständlich werden. Für große Unternehmen ist es also umso wichtiger, statt mit Notion mit einer spezialisierten OKR Software zu arbeiten.
• ❌ Analyse und Reporting: Die Möglichkeiten für Analyse und Reporting in Notion sind stark begrenzt. Erweiterte Funktionen, mit denen sich OKRs detailliert auswerten lassen, sucht man vergebens.
• ❌ Visualisierung: Notion bietet zwar einige Layout- und Filteroptionen für die OKR-Datenbanken. Eine Visualisierung der OKRs, beispielsweise in einer Baumansicht oder als Netzwerk, ist aber nicht möglich. In Notion können damit keine Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden. Das erschwert das Alignment und steht der Transparenz im Weg.
• ❌ Betreuung und Support: Der Fokus von Notion liegt auf Notizen, Wikis und Organisation. Es gibt zwar einige Anleitungen und Hilfeseiten zu OKRs. Die engmaschige Betreuung, die man für einen erfolgreichen OKR-Rollout braucht, sowie spezialisierten Support kann Notion aber nicht bieten.
• ❌ Prozessunterstützung: Unternehmen können OKRs zwar in Notion verwalten und ihre Fortschritte verfolgen. Der gesamte OKR-Prozess lässt sich aber nicht abbilden. Das Tool bietet beispielsweise keine erweiterten Funktionen für OKR Check-ins, die für die OKR-Adoption essenziell sind.

Wann sich eine OKR Software lohnt

Unternehmen, die im größeren Stil OKRs einführen und skalieren möchten, sollten frühzeitig darüber nachdenken, auf eine OKR Software umzusteigen. Wer sich in Notion wohlfühlt, ist dabei mit Mooncamp gut beraten. Mooncamp setzt ebenfalls auf ein minimalistisches, modernes Interface und bietet eine intuitiv gestaltete OKR Software mit umfassenden Funktionen, die sich komplett individualisieren lässt.

Mit Mooncamp können Unternehmen den gesamten OKR-Prozess abbilden – vom Planning über Check-ins bis zur Retrospektive. Dabei passt sich die Software flexibel an das Unternehmen an, nicht umgekehrt.

Zudem lassen sich in Mooncamp unkompliziert und ohne Chaos OKRs erstellen und aktualisieren. Die Software bietet die von Notion gewohnte Flexibilität, kombiniert mit einem speziell auf OKRs zugeschnittenen Interface. Auf der übersichtlichen und intuitiv bedienbaren Oberfläche können Teams, Verantwortliche, OKR-Zyklen und andere benutzerdefinierte Eigenschaften mit wenigen Klicks bearbeitet werden.

Unternehmen können außerdem individuelle Dashboards erstellen und die OKRs detailliert analysieren. Tipps, wie ein ideales OKR Dashboard aufgebaut sein sollte, gibt es auf unserem Blog zum Nachlesen. Die flexibelste Variante sind dabei frei konfigurierbare Custom Dashboards. Zusätzlich bietet Mooncamp spezielle Dashboards für OKR Progress und Process Health.

In verschiedenen Ansichten ist es auch möglich, die OKRs übersichtlich zu visualisieren. Die Baumansicht beispielsweise bietet einen umfassenden strategischen Überblick. Die Netzwerkansicht macht Abhängigkeiten, „Brennpunkte“ oder Cluster sichtbar.

Um die OKRs noch besser in den Arbeitsalltag zu integrieren, lassen sich einfach bereits genutzte Tools verknüpfen – wie beispielsweise MS Teams und Slack. Datenintegrationen zu Tools wie Asana, Excel Online oder Jira ermöglichen außerdem automatisierte Updates für Key Results. Das erleichtert die Arbeit mit OKRs im Tagesgeschäft enorm.

Bei alldem können Unternehmen jederzeit auf spezialisierten Support von erfahrenen OKR-Profis zurückgreifen. Jeder einzelne Kunde und jede einzelne Kundin wird engmaschig betreut und durch den OKR-Rollout begleitet.

Fazit: Kann man OKRs in Notion verwalten?

Insgesamt gilt: Es ist zwar möglich, OKRs in Notion abzubilden. Das Tool eignet sich aber nur, um wenige OKRs in kleinen Teams oder Unternehmen zu verfolgen.

Es ist vor allem für erste Einblicke in die Welt der OKRs interessant – besonders wenn man bereits mit Notion arbeitet. Geht es jedoch darum, sich eingehender mit OKRs zu beschäftigen oder diese für mehrere Teams in großen Unternehmen auszurollen, stößt Notion eher früher als später an seine Grenzen.

Es muss viel improvisiert werden. Das offene Konzept von Notion führt außerdem schnell zu Chaos und unübersichtlichen Strukturen. Darunter leiden Transparenz und Alignment. Zusätzlich fehlen wichtige Funktionen (z. B. Visualisierung) und spezialisierter Support rund um OKRs. All das kann dazu führen, dass OKRs bei größeren Einführungen abgelehnt werden.

Die Stärke von Notion liegt ganz klar in der Organisation von Informationen, nicht in der Umsetzung von OKRs oder Unternehmensstrategien. Um OKRs in größeren Teams und Unternehmen nachhaltig einzuführen und zu skalieren, ist Notion daher nicht geeignet.

Unternehmen mit OKR-Ambitionen sollten nach den ersten Gehversuchen in Notion auf eine spezialisierte OKR Software wie Mooncamp umsteigen. Diese lässt sich vollständig anpassen, bietet umfassende Funktionen und ist intuitiv bedienbar. Wer Notion weiterhin für Notizen, Projektmanagement und Organisation nutzen möchte, vereint einfach das Beste aus beiden Welten und verknüpft die Tools miteinander.