Garantir que os processos operacionais rodem sem atritos em toda a empresa e que o negócio cresça de forma sustentável é uma tarefa e tanto para as equipes de operações. Os OKRs ajudam a manter o foco estratégico no dia a dia, priorizar as iniciativas certas e atingir o auge do desempenho.
Neste artigo, explicamos exatamente como os OKRs promovem a excelência operacional e como escrever bons OKRs de operações. Além de dicas, trazemos exemplos concretos da prática.
- OpEx é contínua, não é um estado: a excelência operacional é um processo constante de otimização de processos, qualidade e uso de recursos ao longo de toda a cadeia de valor.
- Por que os OKRs se encaixam: os OKRs traduzem a estratégia em metas mensuráveis, revelam ineficiências e dependências e criam a transparência necessária para corrigir o rumo rapidamente.
- De duas a três áreas de foco por ciclo: as equipes de operações escrevem OKRs melhores quando se limitam a alguns temas, como processos, qualidade, recursos, colaboração, RH ou risco.
- Bottom-up vence o que vem de cima: quem toca a operação no dia a dia sabe onde estão os atritos, então construa os OKRs de operações com essas pessoas, não para elas.
O que você vai encontrar:
- O que é excelência operacional?
- Por que usar OKRs para a excelência operacional?
- Como escrever bons OKRs de operações
- 12 exemplos de OKRs de operações bem formulados
- Conclusão: os OKRs abrem o caminho para a excelência
O que é excelência operacional?
Em termos simples, a excelência operacional (OpEx) significa desenvolver a empresa no nível operacional para que ela melhore continuamente seus processos de negócio e maximize eficiência, qualidade e satisfação do cliente. A empresa otimiza continuamente todos os processos e sistemas ao longo de toda a cadeia de valor, sempre com foco nas necessidades do cliente, na qualidade e na eficiência. O objetivo é maximizar desempenho, produtividade e competitividade.
O conceito surgiu na década de 1970, a partir do trabalho do Dr. Joseph Juran. No início, ele se referia principalmente a processos de manufatura, mas depois se generalizou e hoje é aplicado a empresas inteiras.
Princípios básicos da excelência operacional
Na prática, existem muitos frameworks e métodos diferentes para a excelência operacional: Lean, Six Sigma, Total Quality Management (TQM) e Kaizen são só alguns exemplos. Não existe uma única abordagem correta. Cada empresa deve escolher a abordagem que melhor se encaixa nas suas necessidades e objetivos específicos.
Ainda assim, essas abordagens têm pontos em comum e temas essenciais que podem ser resumidos nos seguintes princípios básicos da excelência operacional:
Por que usar OKRs para a excelência operacional?
A excelência operacional é um processo sem fim. A equipe de operações precisa, entre outras coisas, identificar ineficiências, quebrar silos e simplificar fluxos de trabalho. As melhorias de curto e médio prazo devem sempre contribuir para as metas estratégicas de longo prazo da empresa.
Por isso, é importante traduzir a estratégia geral em metas alcançáveis e mensuráveis, padronizar processos e priorizar as iniciativas certas, sem restringir a flexibilidade e a agilidade da empresa.
Os OKRs ajudam as equipes de operações nesse equilíbrio ao:
- focar no essencial,
- revelar ineficiências e dependências,
- criar um entendimento compartilhado do que é sucesso,
- alinhar o trabalho operacional com a estratégia corporativa,
- tornar o progresso e os desafios visíveis e
- fornecer dados valiosos sobre produtividade e eficiência.
💡 Lembrete: OKR (sigla para “Objectives and Key Results”, ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para formular e implementar metas estratégicas nas empresas, composto por três elementos centrais:
- Objetivos: o que eu quero alcançar?
- Resultados-Chave: como eu sei que o objetivo foi alcançado?
- Iniciativas: como eu alcanço o objetivo?
Em geral, cada equipe formula de 2 a 4 Objetivos, e cada Objetivo tem de 2 a 4 Resultados-Chave. O trabalho é desdobrado em iniciativas (ou seja, atividades concretas). Você encontra mais informações básicas no nosso guia do método OKR.
De modo geral, os OKRs focam em resultados mensuráveis que trazem benefícios reais para o negócio e colocam as necessidades do cliente no centro. Os check-ins de OKR ao longo do ciclo garantem que as equipes enxerguem, com total transparência e a qualquer momento, quem está trabalhando em quê, qual é o progresso rumo às metas e onde podem estar os problemas ou quais iniciativas não estão funcionando. Isso permite agir com base em dados e ajustar o rumo rápida e flexivelmente quando necessário. As equipes também passam a usar os recursos com mais eficiência.
Além disso, o framework de OKR é feito para a melhoria contínua: cada ciclo de OKR termina com uma Revisão de OKR, na qual o conteúdo dos OKRs é avaliado. E na Retrospectiva de OKR, todo o processo é revisado metodicamente mais uma vez e otimizado para o próximo ciclo.
Resumindo: os OKRs já nascem estruturados para contribuir com a maioria dos princípios básicos da excelência operacional. Eles conectam as prioridades de curto e médio prazo ao “porquê” maior por trás delas. Isso garante que a equipe de operações foque nos processos e sistemas mais relevantes para a execução da estratégia no momento e que exigem mais atenção.
Como escrever bons OKRs de operações
As equipes operacionais costumam ter os melhores resultados com OKRs que elas mesmas constroem bottom-up, a partir dos objetivos do negócio. Afinal, os colaboradores envolvidos na execução conhecem os processos operacionais de perto. Eles sabem o que funciona, quais são os desafios e onde está o maior potencial de melhoria. Esse conhecimento precisa necessariamente entrar nos OKRs de excelência operacional, para que eles reflitam as necessidades e a realidade da equipe. No fim, isso leva a uma execução mais eficaz e a resultados melhores.
No fundo, bons OKRs de operações podem ser formulados em três passos:
1. Fazer as perguntas certas
Para criar OKRs de excelência operacional, o melhor caminho é começar com uma retrospectiva e analisar o status quo, principalmente se for a primeira vez que a equipe trabalha com OKRs. Antes da sessão de planejamento de OKR, as respostas a estas perguntas já devem estar claras:
- Quais problemas já conseguimos resolver nos últimos meses?
- O que aprendemos com eles?
- O que funcionou bem?
- Onde precisamos melhorar?
- Quais pontos ainda estão em aberto?
2. Definir o foco temático
Depois de mapear onde a organização está hoje, o próximo passo é escolher o foco temático certo para o ciclo atual. No caso da excelência operacional, por exemplo, isso pode incluir:
- Processos: revisar sistemas e fluxos de trabalho e otimizá-los para que funcionem da forma mais eficiente possível e sejam escaláveis.
- Qualidade: manter padrões altos de qualidade e minimizar erros.
- Gestão de recursos: identificar ineficiências e alocar recursos humanos, de tempo e financeiros de um jeito que reduza o desperdício.
- Colaboração e cultura: criar alinhamento entre as equipes para quebrar silos e construir uma cultura baseada em colaboração, melhoria contínua e autonomia.
- Gestão de RH: motivar e desenvolver continuamente os colaboradores.
- Gestão de riscos: minimizar riscos e garantir compliance.
O ideal é que as equipes de operações escolham só de dois a três temas principais por ciclo, para manter o foco no que realmente importa. Às vezes, faz até sentido formular apenas um ou dois objetivos por equipe e ciclo.
As perguntas a seguir ajudam a esclarecer as questões mais importantes em aberto para o próximo ciclo:
- Quais indicadores já estamos acompanhando?
- Onde ainda não estamos alcançando os resultados desejados?
- Existem processos que podem ser simplificados ou encurtados?
- Como estão nossos tempos de ciclo?
- Nossos colaboradores estão motivados e satisfeitos? E quanto a treinamento e desenvolvimento?
- Existem iniciativas que podem melhorar nosso produto ou serviço?
3. Formular os OKRs
No passo final, é hora de formular os Objetivos e Resultados-Chave certos para os temas identificados. Aqui, algumas regras (linguísticas) precisam ser respeitadas, caso contrário os OKRs correm o risco de perder o foco (saiba mais nos nossos artigos sobre OKRs aspiracionais vs. comprometidos e Output vs. Outcome) e o sucesso esperado não vai se concretizar.
No fundo, esta regra vale para os OKRs:
Vamos [Objetivo], medido por [Resultados-Chave].
Um Objetivo deve sempre responder à pergunta do que você quer alcançar. Ele precisa ser formulado de forma qualitativa, fácil de entender e inspiradora. Os objetivos também devem estar claramente alinhados, por exemplo, com os OKRs da empresa ou com os KPIs centrais.
Cada Resultado-Chave descreve como reconhecer que o Objetivo foi alcançado. Por isso, os Resultados-Chave precisam sempre ter uma ligação direta com o Objetivo. Eles também devem ser orientados a resultados e claramente mensuráveis. A formulação deve sempre conter exatamente um indicador que reflita da melhor forma possível o estado almejado pelo Objetivo.
Como ponto de partida, aqui estão algumas sugestões de indicadores típicos para Resultados-Chave sobre excelência operacional:
Área de foco | Exemplos de indicadores |
|---|---|
Processos | Tempos de ciclo, prazos de entrega, capacidade de produção, número de projetos concluídos |
Qualidade | Satisfação do cliente (CSAT ou NPS), valor do tempo de vida do cliente (CLV), taxa de erros, tempos de processamento |
Gestão de recursos | Utilização de recursos, custos de estoque, horas extras, tempo ocioso |
Colaboração e cultura | ex.: satisfação da equipe, participação dos colaboradores, frequência de comunicação, conflitos entre equipes |
Gestão de RH | Satisfação dos colaboradores, retenção de colaboradores, participação dos colaboradores, taxa de rotatividade, resultados em avaliações de desempenho |
Gestão de riscos | Número de incidentes de segurança, risco financeiro, taxa de compliance, tempo de resposta a riscos potenciais |
💡 Dica: você encontra todos os critérios para bons Objetivos e Resultados-Chave, além de **dicas gerais de formulação**, no nosso artigo “Formular OKRs: como escrever OKRs”.
12 exemplos de OKRs de operações
Para ilustrar como isso funciona na prática, reunimos alguns exemplos de OKRs de operações bem formulados.
💡 Observação: no fim das contas, você deve sempre escrever os próprios OKRs. Ainda assim, os exemplos aqui podem servir de inspiração. No nosso site, você encontra ainda mais exemplos de OKR para os mais variados temas e equipes.
⚙️ Processos
🏆 Qualidade
🌱 Gestão de recursos
🤝 Colaboração e cultura
☘️ Gestão de RH
🚨 Gestão de riscos
Conclusão: os OKRs abrem o caminho para a excelência
A excelência operacional não é um estado estático, mas um processo contínuo de melhoria. As empresas trabalham o tempo todo para ser operacionalmente melhores do que a concorrência.
Os OKRs ajudam as equipes de operações a alinhar seus esforços às metas estratégicas da empresa. Eles garantem transparência, promovem a colaboração e mantêm o foco em resultados claramente mensuráveis. No conjunto, eles sustentam o processo de melhoria contínua e abrem caminho para a excelência operacional.
Como o Mooncamp ajuda
Um software de OKR como o Mooncamp também facilita as coisas. As equipes de operações podem usá-lo para criar OKRs rapidamente e acompanhar melhor o progresso rumo à excelência no dia a dia:
- Ele traz transparência e otimiza a comunicação em torno dos OKRs, funcionando como um hub central.
- É muito mais fácil gerenciar OKRs em um software de OKR do que em planilhas do Excel ou em ferramentas improvisadas para essa função.
- Check-ins integrados e lembretes regulares garantem que todos os colaboradores acompanhem seus OKRs de perto e realmente trabalhem neles.
- Todo mundo tem visibilidade do progresso a qualquer momento, e pode filtrar e analisar os dados com facilidade. Isso também permite fazer ajustes estratégicos rapidamente, quando necessário.
