Encontrar os OKRs certos para cada ciclo pode ser um processo cansativo durante o planejamento. Por isso, é ainda mais importante garantir que o brainstorming e o processo de planejamento de OKR estejam bem estruturados. Neste artigo, explicamos como conduzir uma sessão de planejamento de OKR na prática, incluindo uma agenda e um checklist de preparação.
- A preparação determina o sucesso: envie os OKRs da empresa e as perguntas para o brainstorming pelo menos duas semanas antes da reunião. Participantes despreparados fazem todo mundo perder tempo.
- Objetivos antes dos Resultados-Chave: chegue a um acordo total sobre o que você quer alcançar antes de discutir como medir isso. Não pule etapas.
- Colaborativo, não democrático: os líderes conduzem a discussão e podem vetar propostas. As contribuições bottom-up são essenciais, mas alguém precisa garantir o alinhamento estratégico.
- Reserve de 4 a 5 horas: as primeiras sessões de planejamento demoram mais. Inclua intervalos entre o brainstorming de Objetivos e o de Resultados-Chave.
O que você vai encontrar:
- O que é o planejamento de OKR?
- O objetivo das sessões de planejamento de OKR
- Preparando a sessão de planejamento de OKR: checklist e resumo
- Como conduzir uma reunião de planejamento de OKR
- Como planejar OKRs com o Mooncamp
- Planejamento de OKR: perguntas frequentes
O que é o planejamento de OKR?
O planejamento de OKR (ou definição de OKR) é o primeiro evento de cada ciclo de OKR. Ele envolve o brainstorming e a formulação dos Objetivos e Resultados-Chave do próximo ciclo, e geralmente acontece na forma de workshop ou reunião.
O planejamento acontece em vários níveis: para a empresa inteira, para departamentos e para equipes individuais. O princípio e o processo da reunião, porém, permanecem praticamente os mesmos. A única diferença é o contexto ao qual os Objetivos e Resultados-Chave criados vão se referir.
💡 Lembrete: OKR (sigla de "Objectives and Key Results", ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para formular e implementar metas estratégicas nas empresas que, quando usado corretamente, traz mais flexibilidade, transparência e sucesso. Ele é composto por três elementos centrais:
- Objetivos: o que eu quero alcançar?
- Resultados-Chave: como eu sei que a meta foi alcançada?
- Iniciativas: como eu alcanço a meta?
Normalmente, cada equipe formula de 2 a 4 Objetivos, com 2 a 4 Resultados-Chave por Objetivo. Esse trabalho é então desdobrado em iniciativas (ou seja, atividades concretas). Mais informações básicas estão disponíveis no nosso guia de OKR.
O objetivo das sessões de planejamento de OKR
O objetivo das sessões de planejamento de OKR é desenvolver rascunhos de OKRs que vão fazer a empresa avançar estrategicamente no próximo ciclo (geralmente um trimestre). Para isso, os OKRs são planejados de forma que cada um impacte um dos OKRs de nível mais alto.
Na primeira sessão de planejamento de OKR, a liderança traduz a visão e a missão em OKRs estratégicos da empresa. Nos workshops de planejamento seguintes, departamentos e equipes criam OKRs que impactam pelo menos um dos OKRs da empresa.
Preparando a sessão de planejamento de OKR: checklist e resumo
Para garantir que a sessão de planejamento de OKR seja o mais produtiva possível e não se arraste sem necessidade, algumas preparações devem ser feitas com antecedência.
- Todos os participantes devem ser informados com antecedência, de preferência pelo menos um mês antes, sobre quando o workshop vai acontecer.
- A missão, a visão e as prioridades atuais da empresa devem ser conhecidas por todos os participantes. Se isso ainda não for o caso, elas devem ser comunicadas explicitamente mais uma vez antes do workshop.
- Todos os participantes devem pensar em possíveis Objetivos antes da reunião. Eles devem receber a agenda (preliminar) pelo menos duas semanas antes da reunião.
- Para sessões de planejamento de OKR no nível de equipe, os Objetivos da empresa devem ser comunicados a todos os participantes com antecedência. Em especial, o gestor (sênior) também deve derivar possíveis Objetivos e Resultados-Chave para a equipe a partir dos OKRs da empresa e levá-los para a reunião como sugestões a serem discutidas.
Para estimular a criatividade dos participantes e colocar todo mundo no clima certo, também pode ser útil enviar algumas perguntas com antecedência. Algumas ideias para refletir antes do brainstorming podem ser:
- O que não está funcionando atualmente?
- O que está travando nosso progresso atual?
- O que precisaria acontecer para resolver esse problema?
- Ainda estamos alinhados com a visão da empresa?
- Aonde queremos chegar?
- Quais seriam metas específicas a alcançar?
- Essas metas estão alinhadas com as prioridades atuais da empresa?
- As metas são ambiciosas, mas focadas? Elas são claras e fáceis de entender?
Você também deve definir com antecedência onde a reunião de planejamento de OKR vai acontecer (por exemplo, presencial ou remota), quanto tempo será necessário para o workshop e quem vai participar.
⏱ Duração e frequência
- De 4 a 5 horas (para o primeiro workshop; pode ser mais curto depois, à medida que o processo de OKR avança)
- De 1 a 2 semanas antes do início de cada novo ciclo de OKR (geralmente trimestral)
👥 Participantes
- Todos os membros de uma equipe
- O gestor que preparou com antecedência os candidatos a OKR da respectiva equipe
- O coach de OKR ou OKR Master responsável (para as primeiras sessões)
Como conduzir uma reunião de planejamento de OKR
Depois que todas as preparações forem feitas, a abordagem do planejamento em si é sempre a mesma, independentemente do nível organizacional em que ele acontece. Por exemplo, uma agenda razoável para uma reunião de planejamento de OKR pode ser assim:
- Introdução e aquecimento (30 minutos)
- Opcional: identificar os Objetivos relevantes da empresa (30 a 45 minutos)
- Brainstorm e formulação dos Objetivos (30 a 60 minutos)
- Intervalo (15 a 30 minutos)
- Definição dos Resultados-Chave (60 a 120 minutos)
- Opcional: visualizar os OKRs e adicionar iniciativas (30 a 60 minutos)
💡 Dica: com o nosso Modelo de Planejamento de OKR no Miro, o planejamento de OKR também pode ser feito facilmente como um workshop remoto, seja no nível da empresa ou da equipe. O modelo te guia passo a passo pelo processo e traz vários exercícios e checklists que podem ajudar bastante, principalmente para quem está começando com OKRs. Você também pode explorar nossa coleção completa de modelos de OKR para acompanhamento e apresentação.
1. Introdução e aquecimento
Antes de entrar de cabeça nos detalhes, a primeira parte do workshop deve criar um espaço seguro para ideias e conversas. Os participantes precisam conseguir se ajustar à sessão que vem a seguir e se sentir à vontade para expressar suas opiniões. A melhor forma de fazer isso é com uma rodada de apresentações descontraída e um pequeno jogo quebra-gelo. Alguns jogos que funcionam bem para isso são:
- Duas verdades e uma mentira: todos os participantes se apresentam com duas verdades e uma mentira. Depois, cada um tenta adivinhar qual foi a mentira dos colegas. Quem acerta ganha um ponto. Quem tiver mais pontos no final vence!
- Bombardeio de elogios: todos os participantes se apresentam rapidamente com nome e foto. Depois, todo mundo é convidado a elogiar os colegas ou apontar suas melhores qualidades no trabalho. Isso eleva o ânimo da equipe e cria um clima de valorização mútua.
Se o workshop acontecer de forma remota, o aquecimento também é a chance de todo mundo se familiarizar com a ferramenta. Assim, o restante do workshop flui muito melhor.
2. Identificar os Objetivos relevantes da empresa (opcional)
Se o workshop é sobre os Objetivos e Resultados-Chave da equipe, a parte principal pode começar opcionalmente com uma breve discussão sobre quais Resultados-Chave no nível da empresa são relevantes para a equipe. Para isso, a equipe inteira passa pelos OKRs da empresa em conjunto, e o gestor (sênior) explica rapidamente a intenção por trás de cada OKR. Depois, a equipe decide juntos quais Resultados-Chave podem apoiar e impactar melhor.
O ideal é que os OKRs relevantes da empresa sejam preparados pelos líderes de equipe com antecedência e apenas apresentados rapidamente na reunião. Isso deixa mais tempo para o planejamento em si.
3. Brainstorm e formulação dos Objetivos
Na primeira parte da sessão de brainstorming, tudo gira em torno dos Objetivos. O ideal é que todos os participantes já tenham pensado sobre eles com antecedência. No próprio workshop, o processo funciona assim:
- Todos os participantes listam suas ideias de Objetivos. Isso não deve levar mais de 10 minutos se todo mundo estiver bem preparado.
- As ideias reunidas são discutidas em equipe. A ideia é identificar juntos os dois a quatro melhores Objetivos para o próximo trimestre.
- Depois de fazer a seleção, a equipe verifica se os Objetivos escolhidos são Objetivos "bons". Ou seja, se eles são inspiradores e ambiciosos, entre outras coisas, mas ainda alcançáveis dentro do próximo ciclo.
- Por fim, deve-se registrar se alcançar os Objetivos pode depender de outras equipes ou departamentos. Se for o caso, é essencial buscar uma conversa com elas depois.
No geral, é importante que todos os participantes concordem com os Objetivos formulados antes de criar os Resultados-Chave na etapa seguinte. Por isso, o processo nem sempre é linear. Objetivos que já foram selecionados, mas não atendem aos critérios, devem, por exemplo, ser descartados de novo ou discutidos e reformulados.
💡 Dica: nosso Modelo de Planejamento de OKR no Miro traz, entre outras coisas, um exercício de "vai fazer/não vai fazer" e um checklist para ajudar a identificar os OKRs mais importantes. Todos os critérios para bons Objetivos, além de dicas concretas para formulá-los, estão no nosso artigo "Como escrever OKRs: um guia para Objetivos e Resultados-Chave eficazes". Garanta que o seu planejamento esteja alinhado com as suas business reviews trimestrais.
Também é importante notar que, embora esse processo deva ser colaborativo, ele não é democrático. É uma combinação de contribuições top-down e ideias bottom-up: os líderes conduzem a discussão, podem vetar propostas e garantem que os Objetivos façam sentido estrategicamente. Alinhar a equipe inteira sobre em quais Objetivos focar pode ficar bem intenso.
Por isso, é ainda mais importante fazer um intervalo de 15 a 30 minutos antes da próxima parte do workshop. Isso permite que os participantes recarreguem as energias e voltem com a mente renovada para tratar dos Resultados-Chave em seguida.
4. Definição dos Resultados-Chave
Depois do intervalo, os Objetivos definidos na primeira parte da sessão de planejamento de OKR servem de base para o brainstorming dos Resultados-Chave. O processo segue um padrão bem parecido:
- Todos os participantes pensam em como medir se os Objetivos formulados anteriormente foram alcançados. No início, todas as ideias são anotadas em uma lista.
- Depois, eles selecionam de 2 a 4 Resultados-Chave por Objetivo a partir dessa lista. Ainda não é preciso definir valores-alvo concretos. No entanto, é importante que os Resultados-Chave sejam mensuráveis, orientados a resultado e vinculados a um prazo.
- Depois de definir os Resultados-Chave, a equipe combina os valores (iniciais e) alvo concretos para o próximo ciclo.
- Por fim, a equipe avalia o quão fácil ou difícil vai ser alcançar os Resultados-Chave dentro desse ciclo. Resultados-Chave completamente exagerados na ambição e os fáceis demais de alcançar devem ser discutidos e ajustados mais uma vez.
💡 Dica: o ideal é que os Resultados-Chave sejam totalmente consistentes com o estado que o Objetivo almeja. Em outras palavras: se todos os Resultados-Chave forem alcançados, o Objetivo também é cumprido. Por isso, cinco Resultados-Chave que olham para o Objetivo pelo mesmo ângulo são menos eficazes.
5. Visualizar os OKRs e adicionar iniciativas (opcional)
Depois de definir todos os Objetivos e Resultados-Chave, eles devem ser visualizados com clareza. Um diagrama em árvore de OKR, por exemplo, funciona bem para isso. Iniciativas concretas, ou seja, tarefas, também podem ser adicionadas a cada Resultado-Chave individual na visão geral. Dependendo de quanto tempo e disposição sobrarem no fim da reunião, isso pode ser feito na hora ou depois, como acompanhamento. Por isso, essa parte das sessões de planejamento é opcional.
No entanto, caso essa parte fique de fora, é importante deixar claro quem é o responsável pelo acompanhamento e quando essa pessoa vai compartilhar a visão geral final com a equipe. O ideal é que isso aconteça o quanto antes. Além disso, os OKRs devem ser transferidos do modelo de planejamento de OKR para um modelo de acompanhamento (por exemplo, o nosso Modelo de Acompanhamento de OKR no Google Sheets) ou para um software de OKR, para uso contínuo.
Como planejar OKRs com o Mooncamp
Pronto para começar? O Mooncamp também pode ser usado como uma ferramenta de planejamento de OKR. Você pode criar quantos Planning Spaces quiser direto na plataforma. Nesses espaços virtuais fechados, as equipes registram seus rascunhos de OKR antes de publicá-los. Assim, os resultados do planejamento de OKR ficam reunidos exatamente onde os OKRs serão acompanhados e gerenciados depois.
