Conforme o ciclo de OKR chega ao fim, é hora de olhar de forma crítica para o trabalho dos últimos três a quatro meses. Para que os OKRs desenvolvam todo o seu potencial ágil, não basta revisar e refletir sobre o progresso alcançado. É essencial também refletir em detalhes sobre o ciclo de OKR no nível do processo. É isso que acontece na retrospectiva de OKR.
- Processo, não conteúdo: a retrospectiva analisa como os OKRs funcionam na sua organização, não se as metas foram batidas. É para isso que serve a revisão.
- Start/Stop/Continue: um framework simples que funciona. O que devemos começar a fazer? Parar de fazer? Continuar fazendo? Documente as respostas e defina os responsáveis.
- Faça duas vezes: primeiro as retros de equipe, depois a retro de toda a empresa. Leve os aprendizados das equipes para melhorar o sistema de OKR como um todo.
- Pesquisa antes da reunião: envie perguntas em escala de 1 a 5 com antecedência. Assim os problemas aparecem antes da discussão presencial, sem perder tempo identificando questões.
Este artigo explica o que é uma retrospectiva de OKR e como conduzi-la da melhor forma na prática, incluindo a pauta da reunião e um checklist de preparação.
O que você vai encontrar:
- O que é uma retrospectiva de OKR?
- O objetivo das retrospectivas de OKR
- Como se preparar para a retrospectiva de OKR: checklist e ficha técnica
- Como funciona uma retrospectiva de OKR
- Retrospectiva de OKR: perguntas frequentes
O que é uma retrospectiva de OKR?
A retrospectiva de OKR (ou retro de OKR) é **o último evento do **ciclo de OKR. Em alguns casos, ela só acontece bem no início do novo ciclo. Diferente da revisão de OKR, que foca no conteúdo e no status dos OKRs, a retrospectiva de OKR foca em como o método OKR funciona. Em uma reunião, todo o processo de OKR é analisado de forma metódica e otimizado para o próximo ciclo.
O ideal é que as retros de OKR aconteçam em dois níveis: primeiro nas equipes individuais e, depois, com base nas conclusões das retrospectivas das equipes, no nível da empresa.
💡 Lembrete: OKR (abreviação de "Objectives and Key Results", ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para formular e implementar metas estratégicas nas organizações. Ele é composto por três elementos centrais:
- Objetivos: o que eu quero alcançar?
- Resultados-Chave: como eu sei que o objetivo foi alcançado?
- Iniciativas: como eu alcanço o objetivo?
Normalmente, são formulados de 2 a 4 Objetivos por equipe e de 2 a 4 Resultados-Chave orientados a outcome por Objetivo. O output é convertido em iniciativas (= tarefas específicas). Você encontra mais conhecimento básico no nosso Guia de OKR.
O objetivo das retrospectivas de OKR
O objetivo da retrospectiva de OKR é refletir sobre todos os parâmetros do processo de OKR, como a duração do ciclo ou a estrutura dos check-ins de OKR. Ela também busca identificar novas oportunidades de melhoria. Por isso, a retrospectiva de OKR é uma peça fundamental para a agilidade desse método de gestão moderno, alinhada ao lema:
As equipes analisam quais métodos funcionam bem e onde é preciso ajustar o rumo para o futuro. Assim, o processo de OKR é otimizado passo a passo até que todos os parâmetros se encaixem exatamente nas necessidades da empresa.
Prepare a retrospectiva de OKR: checklist e ficha técnica
Para que a retrospectiva de OKR seja produtiva e realmente útil, a reunião precisa ser bem preparada. Isso significa:
- A data deve ser comunicada a todos os participantes com antecedência. O ideal é agendá-la logo no início do ciclo de OKR e lembrar todas as equipes duas semanas antes.
- Antes da reunião, cada participante deve revisar o último ciclo de OKR e analisar o processo por conta própria.
- A retrospectiva deve seguir uma pauta clara, que deve ser comunicada a todo o grupo com antecedência.
Além disso, pesquisas entre os colaboradores ajudam a colocar todo mundo no clima certo. Elas costumam ter algumas afirmações (itens), e cada participante avalia o quanto concorda com cada uma em uma escala de 1 (discordo totalmente) a 5 (concordo totalmente). Cada afirmação também tem um campo de resposta livre para comentários adicionais. Os resultados trazem reflexões valiosas para a preparação e sinalizam antecipadamente os ajustes necessários, que depois são discutidos com mais profundidade na reunião.
Itens possíveis podem incluir:
- Os OKRs ajudam nossa equipe a trabalhar de forma mais focada.
- Nossas prioridades e tarefas do dia a dia contribuem para os OKRs.
- Em retrospectiva, escolhemos e formulamos nossos Resultados-Chave corretamente.
- Olhando para trás, podemos estar satisfeitos com o processo de OKR, incluindo seus eventos (planejamento, check-ins, revisão, retrospectiva).
- Também devemos definir com antecedência onde a retrospectiva de OKR vai acontecer (por exemplo, presencial ou digital), quanto tempo será necessário para a reunião e quem vai participar.
⏱ Duração e frequência
- 45 a 90 minutos (dependendo da composição da equipe e da experiência com OKR)
- Antes do Planejamento de OKR do próximo ciclo (normalmente trimestral, de 1 a 2 semanas antes do fim do ciclo atual)
👥 Participantes
- Todos os membros da equipe
- O OKR coach ou o OKR Master responsável (nas primeiras sessões)
Como funciona uma retrospectiva de OKR
O método "Start/Stop/Continue" oferece uma estrutura boa e simples para as retrospectivas (mais detalhes a seguir). Ele traz um framework claro, independentemente do nível da organização em que a reunião acontece. Por isso, funciona igualmente bem para a preparação individual, as retrospectivas de equipe e as retrospectivas de toda a empresa.
Por exemplo, uma pauta sensata para a retro de OKR pode ser assim:
- Abertura e aquecimento (5 minutos)
- Brainstorming individual (10-25 minutos)
- Agrupamento de temas (10 minutos)
- Discussão e priorização (10-30 minutos)
- Resumo e próximos passos (10-20 minutos)
1. Abertura e aquecimento
Antes de entrar a fundo nos desafios e aprendizados, é preciso criar um espaço seguro para a troca. Quem abre a reunião (por exemplo, o líder da equipe) deve dar as boas-vindas a todos os participantes e relembrar os objetivos do encontro. Nesse momento, deve ficar claro que a reunião não trata do conteúdo ou do status dos OKRs (isso é papel da Revisão de OKR), mas apenas do processo de OKR em si. Por isso, não há pontuação de OKRs (Pontuação de OKR) na retro de OKR.
Todos também devem se sentir à vontade para discutir abertamente e dar feedback construtivo uns aos outros. Um ponto importante: a retrospectiva de OKR existe para aprender com o ciclo anterior e melhorar juntos. Por isso, críticas pessoais e culpa não têm espaço aqui.
2. Brainstorming individual
Com o framework definido, a reunião começa com o brainstorming, que pode acontecer individualmente ou em grupos menores, dependendo do tamanho total da equipe. É aqui que entra o método "Start/Stop/Continue". Todos os participantes trabalham com as seguintes perguntas:
- Start: o que devemos começar a fazer? (O que podemos melhorar?)
- Stop: o que devemos parar de fazer? (O que não funcionou?)
- Continue: o que devemos continuar fazendo? (O que funcionou bem?)
Para registrar os resultados, você pode usar post-its e/ou um quadro branco. Cada ideia é anotada primeiro em um post-it.
💡 Dica: a retrospectiva de OKR também funciona muito bem como workshop remoto, seja no nível da empresa ou da equipe. Ferramentas de colaboração como o Miro já oferecem bons equivalentes virtuais aos tradicionais post-its de papel.
O ideal é que todos já tenham pensado sobre essas perguntas com antecedência e reunido suas ideias. Assim, esse item da pauta pode ser resolvido (ou até pulado) rapidamente.
3. Agrupar temas
É provável que os participantes listem temas parecidos ou até idênticos durante o brainstorming. Por isso, em uma etapa intermediária, os post-its (virtuais) devem ser rapidamente organizados em grupos temáticos. Ideias semelhantes são agrupadas, o que revela rapidamente os principais temas e padrões.
4. Discussão e priorização
Depois que as contribuições são organizadas e resumidas, elas são discutidas em grupo. O melhor jeito de fazer isso é passar pelas contribuições individuais (post-its) uma a uma, deixando cada membro da equipe comentar brevemente sobre elas. Em seguida, discute-se o próximo ciclo. Todos os participantes devem poder se manifestar.
O objetivo dessa fase é descobrir juntos o que é preciso para melhorar a eficiência do trabalho com OKRs na próxima iteração. Para isso, os problemas são discutidos e ações concretas para o próximo ciclo são definidas. Infelizmente, nem sempre é possível implementar todas as melhorias ao mesmo tempo, por isso vale a pena separar um tempo para organizar e priorizar as ações necessárias.
5. Resumo e próximos passos
Quando a discussão terminar, deve estar claro quais ações têm prioridade no próximo ciclo. As conclusões devem então ser registradas por escrito.
O melhor jeito de fazer isso é designar essa tarefa a uma pessoa no fim da reunião. Essa pessoa resume tudo e compartilha com os outros em forma de memorando, inclusive fora da sua equipe. Assim, toda a empresa pode aproveitar o aprendizado. O ideal é que isso aconteça o quanto antes.
Também é preciso sempre definir quem é o responsável por cada tarefa definida na retro de OKR. Assim, nada se perde e a informação fica disponível para o próximo Planejamento de OKR.
Dica: depois da retrospectiva de OKR vem o Planejamento de OKR do próximo ciclo. Já temos um guia detalhado sobre isso no nosso blog, com pauta e checklist incluídos. Também reunimos algumas dicas valiosas para escrever bons Objetivos e Resultados-Chave.
O Mooncamp também pode ser usado como ferramenta de planejamento de OKR. Você pode criar Planning Spaces diretamente no software, onde as equipes registram seus rascunhos de OKR antes de publicá-los. Além disso, nosso Modelo de Planejamento de OKR do Miro guia você passo a passo pelo processo de planejamento, com vários exercícios. Isso pode ser uma grande ajuda, principalmente no início.
