A Revisão de OKR é um dos quatro grandes eventos do processo de OKR, junto com o Planejamento de OKR, o Weekly de OKR e a Retrospectiva de OKR.
- O momento importa: faça a revisão duas semanas antes do fim do ciclo, não bem no final. Os principais aprendizados já estão visíveis e podem moldar os OKRs do próximo trimestre
- Foco no aprendizado: a revisão pergunta "por que isso funcionou ou não funcionou?", não "quem foi o culpado?" Culpar pessoas desvia completamente o propósito da reunião
- Decisão de continuidade: OKRs não alcançados, mas estratégicos, podem continuar no próximo ciclo com Resultados-Chave atualizados. Documente por que decidiu mantê-los
- Revisão vs. Retro: a Revisão cobre o conteúdo e a realização dos OKRs. A Retrospectiva cobre o processo de OKR em si. Não misture as duas
O objetivo das Revisões de OKR
A Revisão de OKR geralmente acontece ao final de cada ciclo, quando todas as equipes (incluindo a liderança) avaliam o status final dos seus OKRs. O objetivo aqui é avaliar e analisar por que os OKRs foram ou não alcançados. Os aprendizados obtidos ajudam as equipes a priorizar melhor no futuro. Além disso, as Revisões de OKR ajudam a encontrar um ponto de partida para os OKRs do próximo ciclo, ou a decidir se determinados OKRs ainda são relevantes.
Ficha da reunião de Revisão de OKR
⏱ Duração e frequência
- Antes do Planejamento de OKR e da elaboração dos OKRs do próximo ciclo (geralmente já duas semanas antes do fim do ciclo atual, já que os principais aprendizados já são visíveis e podem ser incorporados aos próximos OKRs).
- 45 a 90 minutos (dependendo da estrutura da equipe e da experiência dela com OKRs)
👥 Participantes
- Todos os membros de uma equipe
- (O coach de OKR ou o OKR Master da equipe)
- (Outros stakeholders diretamente envolvidos, se aplicável)
Checklist de preparação para a reunião de Revisão de OKR
Para deixar a reunião de revisão o mais produtiva possível, é preciso fazer alguns preparativos.
- A data deve ser comunicada aos participantes com antecedência suficiente para que todos possam se preparar.
- Todos os participantes devem analisar seus respectivos OKRs antes da reunião e refletir sobre por que cada objetivo foi ou não alcançado.
- A revisão deve seguir uma agenda pré-definida.
Agenda da reunião de Revisão de OKR
A seguir, uma proposta de agenda para a Revisão de OKR.
1. Boas-vindas e introdução pelo líder da equipe ou coach de OKR (5 minutos)
2. Anotar os aprendizados (20 minutos)
3. Quais OKRs vão continuar no próximo ciclo? (15 minutos)
4. Próximos passos e resumo dos aprendizados (20 minutos)
1. Boas-vindas e introdução (5 minutos)
Dê as boas-vindas a todos os participantes e explique rapidamente o objetivo e o resultado esperado da reunião de Revisão de OKR.
Além disso, ajuda relembrar rapidamente algumas regras:
- A reunião existe para gerar aprendizado, para que todos possam melhorar no próximo ciclo. Críticas pessoais e busca por culpados não têm espaço aqui.
- Todos os participantes devem estar abertos e compreensivos com os comentários uns dos outros.
- Deixe claro que o escopo é apenas o ciclo que passou.
- Deixe claro que a conversa é só sobre o conteúdo dos OKRs e o quanto os objetivos foram alcançados, não sobre o processo de OKR em si. Isso é papel da Retrospectiva de OKR.
Por fim, começar a Revisão de OKR com uma nota positiva define o clima do resto da reunião. Por isso, pode ajudar abrir com uma ou duas frases sobre algum caso de sucesso específico.
2. Resumo dos aprendizados (20 minutos)
Nesse exercício, a lista de objetivos é percorrida do início ao fim. Os aprendizados são anotados para cada objetivo. Não é preciso listar os Resultados-Chave em si, já que isso só tornaria a lista mais difícil de ler.
Faça as perguntas a seguir para cada objetivo (ou crie as suas, se fizerem mais sentido para a sua equipe):
Participação dos responsáveis
- Foi dedicado tempo suficiente ao objetivo?
- As habilidades e os conhecimentos necessários estavam disponíveis para alcançar o objetivo?
- Foram usadas táticas eficazes para alcançá-lo?
- Havia recursos financeiros suficientes?
- Foi demonstrado bom senso?
Envolvimento de terceiros
- As outras equipes contribuíram com o tempo que era esperado delas?
- As outras equipes tinham as habilidades e os conhecimentos necessários?
- Elas trabalharam de forma eficaz com os responsáveis e com as demais equipes?
- Foi demonstrado bom senso?
Relevância do objetivo
- O objetivo e seus Resultados-Chave continuaram relevantes?
- Ele continuou sendo uma prioridade?
- O objetivo ainda precisa ser incluído no próximo ciclo?
💡 Algumas observações:
- Use as perguntas acima apenas como inspiração e não se sinta limitado por elas.
- Além disso, tente encontrar um exemplo concreto do último ciclo para cada aprendizado, assim fica mais fácil lembrar.
- Por fim, tente cortar o máximo possível e chegar à essência. Isso facilita muito na hora de documentar e compartilhar os aprendizados com outras equipes.
3. Quais OKRs vão continuar no próximo ciclo? (15 minutos)
Depois de passar pelos OKRs seguindo o exercício anterior, você provavelmente já identificou alguns objetivos que vão continuar no próximo ciclo. Isso pode ser útil, por exemplo, quando OKRs não foram alcançados, mas continuam estrategicamente importantes, ou quando objetivos foram alcançados e você quer levá-los adiante com Resultados-Chave atualizados.
Nesse momento, é importante documentar uma lista curta e criar um entendimento comum sobre por que esses objetivos devem ser incluídos.
Essa lista deve então ser levada em conta no Planejamento de OKR do próximo ciclo.
4. Resumo e próximos passos (20 minutos)
- Um breve resumo das conclusões
- Defina uma pessoa para transformar as conclusões em um memorando curto, para compartilhar com outras pessoas (dentro e fora da equipe)
- Defina quem é responsável por cada tarefa que surgiu durante a Revisão de OKR, para que nada se perca e todas as informações estejam disponíveis para o próximo Planejamento de OKR
Opcionalmente, com base nas conclusões da Revisão de OKR, também é possível preparar uma apresentação curta, caso elas sejam compartilhadas em um evento da empresa ou em uma reunião geral com todos os colaboradores.
A estrutura a seguir funciona bem para isso:
1. Como fomos? 2. O que fizemos? 3. O que aprendemos?
Conclusão
Uma Revisão de OKR bem conduzida pode trazer muitos benefícios e aprendizados importantes. Primeiro, é essencial que cada pessoa da equipe esteja atualizada no início do próximo ciclo. Isso é garantido pela preparação individual, somada à discussão e avaliação em grupo.
Esse conhecimento coletivo também serve como ponto de partida para a formulação das metas do próximo ciclo. Assim, cria-se um clima de melhoria contínua. Além disso, se determinadas metas não foram alcançadas, ainda é possível reformulá-las ou ajustá-las com base nas conclusões da Revisão de OKR.
E, por último, mas não menos importante: uma Revisão de OKR ao final de um ciclo bem-sucedido fortalece o espírito de equipe e aumenta a motivação para o próximo ciclo. A cada revisão, a equipe fica mais consciente de que todo mundo está no mesmo barco, perseguindo as mesmas metas (ou metas parecidas) de nível mais alto.
