Garantizar que los procesos operativos funcionen sin problemas en toda la empresa y que el negocio crezca de forma sostenible es una tarea titánica para los equipos de operaciones. Los OKRs pueden ayudar a mantener el foco estratégico en el día a día, a priorizar las iniciativas adecuadas y a alcanzar el máximo rendimiento.
En este artículo te explicamos cómo los OKRs pueden impulsar la excelencia operativa y cómo redactar buenos OKRs de operaciones. No solo te damos consejos, sino también ejemplos concretos sacados de la práctica.
- La OpEx es continua, no un estado: la excelencia operativa es un proceso constante de optimización de procesos, calidad y uso de recursos a lo largo de toda la cadena de valor.
- Por qué encajan los OKRs: los OKRs traducen la estrategia en objetivos medibles, sacan a la luz ineficiencias y dependencias, y generan la transparencia necesaria para corregir el rumbo con rapidez.
- Dos o tres áreas de enfoque por ciclo: los equipos de operaciones escriben mejores OKRs cuando se limitan a unos pocos temas, como procesos, calidad, recursos, colaboración, recursos humanos o riesgo.
- El bottom-up gana a lo impuesto desde arriba: quienes se encargan de las operaciones del día a día saben dónde está la fricción, así que define los OKRs de operaciones con ellos, no para ellos.
Lo que encontrarás:
- ¿Qué es la excelencia operativa?
- ¿Por qué usar OKRs para la excelencia operativa?
- Cómo redactar buenos OKRs de operaciones
- 12 ejemplos de OKRs de operaciones bien formulados
- Conclusión: los OKRs allanan el camino hacia la excelencia
¿Qué es la excelencia operativa?
Dicho de forma sencilla, la excelencia operativa (OpEx) consiste en desarrollar una empresa a nivel operativo de manera que mejore continuamente sus procesos de negocio para maximizar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente. Todos los procesos y sistemas se optimizan de forma continua a lo largo de toda la cadena de valor, siempre teniendo en cuenta las necesidades del cliente, la calidad y la eficiencia. El objetivo es maximizar el rendimiento, la productividad y la competitividad.
El concepto se remonta a la década de 1970 y al Dr. Joseph Juran. En un principio se refería sobre todo a los procesos de fabricación, pero más tarde se generalizó y hoy se aplica a empresas enteras.
Principios básicos de la excelencia operativa
En la práctica existen muchos frameworks y métodos diferentes para la excelencia operativa: Lean, Six Sigma, Total Quality Management (TQM) y Kaizen son solo algunos ejemplos. No hay un único enfoque correcto. Cada empresa debería elegir el enfoque que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos particulares.
Aun así, los distintos enfoques comparten algunos puntos en común y temas esenciales que se pueden resumir en unos principios básicos de la excelencia operativa:
¿Por qué usar OKRs para la excelencia operativa?
La excelencia operativa es un proceso que nunca termina. Entre otras cosas, el equipo de operaciones debe identificar ineficiencias, romper silos y agilizar los flujos de trabajo. Las mejoras a corto y medio plazo siempre deberían contribuir a los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa.
Por eso es importante traducir la estrategia general en objetivos alcanzables y medibles, estandarizar procesos y priorizar las iniciativas correctamente, sin restringir la flexibilidad ni la agilidad de la empresa.
Los OKRs pueden ayudar a los equipos de operaciones en este equilibrio al:
- centrarse en lo esencial,
- sacar a la luz ineficiencias y dependencias,
- crear una comprensión compartida del éxito,
- alinear el trabajo operativo con la estrategia corporativa,
- hacer visibles el progreso y los retos, y
- aportar datos valiosos sobre productividad y eficiencia.
💡 Recordatorio: OKR (abreviatura de «Objectives and Key Results») es un framework ágil para formular e implementar objetivos estratégicos en las empresas que consta de tres elementos centrales:
- Objetivos: ¿qué quiero lograr?
- Resultados clave: ¿cómo sé que he alcanzado el objetivo?
- Iniciativas: ¿cómo logro el objetivo?
Por regla general, se formulan de 2 a 4 objetivos por equipo y de 2 a 4 resultados clave por objetivo. El trabajo se traduce en iniciativas (= actividades concretas). Encontrarás más conocimientos básicos en nuestra guía del método OKR.
En general, los OKRs se centran en resultados medibles que aportan beneficios reales al negocio y ponen las necesidades del cliente en el centro. Los check-ins de OKR durante el ciclo hacen que los equipos puedan ver de forma transparente en cualquier momento quién trabaja en qué, qué progreso están logrando hacia sus objetivos, dónde puede haber problemas o qué iniciativas no están funcionando. Esto les permite actuar en función de los datos y ajustar el rumbo con rapidez y flexibilidad cuando es necesario. Además, pueden usar los recursos de forma más eficiente.
Asimismo, el framework OKR está diseñado para la mejora continua: cada ciclo de OKR termina con una revisión de OKR, en la que se evalúa el contenido de los OKRs. Y en la retrospectiva de OKR se reflexiona una vez más, de forma metódica, sobre todo el proceso y se optimiza para el siguiente ciclo.
En definitiva, los OKRs están estructurados desde la base de tal manera que contribuyen a la mayoría de los principios básicos de la excelencia operativa. Conectan las prioridades a corto y medio plazo con el porqué general. Así, el equipo de operaciones se centra en los procesos y sistemas que ahora mismo son más relevantes para la ejecución de estrategia y requieren más atención.
Cómo redactar buenos OKRs de operaciones
Los equipos operativos suelen funcionar mejor con OKRs que ellos mismos definen bottom-up a partir de los objetivos de negocio. Al fin y al cabo, las personas que participan en la ejecución conocen a fondo los procesos operativos. Saben qué funciona, qué retos existen y dónde está el mayor potencial de mejora. Este conocimiento debería incorporarse sin falta a los OKRs de excelencia operativa. Así te aseguras de que estén adaptados a las necesidades y a la realidad del equipo, lo que en última instancia lleva a una ejecución más eficaz y a mejores resultados.
En esencia, unos buenos OKRs de operaciones se pueden formular en tres pasos:
1. Hacer las preguntas correctas
Para crear OKRs de excelencia operativa, lo mejor es empezar con una retrospectiva y analizar el statu quo, sobre todo si trabajas con OKRs por primera vez. Antes de la sesión de planificación de OKR deberías tener claras las respuestas a estas preguntas:
- ¿Qué problemas hemos conseguido resolver en los últimos meses?
- ¿Qué hemos aprendido de ellos?
- ¿Qué salió bien?
- ¿Dónde deberíamos mejorar?
- ¿Qué puntos siguen pendientes?
2. Definir el enfoque temático
Una vez que hayas determinado dónde se encuentra la organización hasta ahora, el siguiente paso es elegir el enfoque temático adecuado para el ciclo actual. Para la excelencia operativa, por ejemplo, podría ser:
- Procesos: revisa los sistemas y los flujos de trabajo y optimízalos para que funcionen de la forma más eficiente posible y sean escalables.
- Calidad: mantén unos estándares de calidad altos y minimiza los errores.
- Gestión de recursos: identifica ineficiencias y asigna los recursos humanos, temporales y financieros de forma que se minimice el desperdicio de recursos.
- Colaboración y cultura: crea alineación entre los equipos para romper silos y construir una cultura basada en la colaboración, la mejora continua y el empoderamiento.
- Gestión de recursos humanos: motiva y desarrolla de forma continua a los empleados.
- Gestión de riesgos: minimiza los riesgos y garantiza el cumplimiento normativo.
Lo mejor es que los equipos de operaciones elijan solo dos o tres temas clave por ciclo, para que el foco esté en lo más importante. A veces incluso tiene sentido formular solo uno o dos objetivos por equipo y ciclo.
Las siguientes preguntas pueden ayudarte a aclarar cuáles son los temas pendientes más importantes para el próximo ciclo:
- ¿De qué indicadores hacemos ya seguimiento?
- ¿Dónde no estamos logrando todavía los resultados deseados?
- ¿Hay procesos que se puedan simplificar o acortar?
- ¿Cómo están nuestros tiempos de ciclo?
- ¿Están nuestros empleados motivados y satisfechos? ¿Y en cuanto a la formación y el desarrollo?
- ¿Hay iniciativas que puedan mejorar nuestro producto o servicio?
3. Formular los OKRs
En el último paso hay que formular los objetivos y resultados clave adecuados para los temas identificados. Aquí conviene tener en cuenta algunas reglas (lingüísticas), porque de lo contrario existe el riesgo de que los OKRs no tengan el foco correcto (tienes más información en nuestros artículos sobre OKRs aspiracionales vs. comprometidos y Output vs Outcome) y de que no se materialice el éxito deseado.
En esencia, a los OKRs se les aplica esta regla:
Vamos a [Objetivo], medido por [Resultados clave].
Un objetivo siempre debería responder a la pregunta de qué quieres lograr. Debería formularse siempre de forma cualitativa, fácil de entender e inspiradora. Además, los objetivos deberían estar claramente alineados, por ejemplo con los OKRs de la empresa o con los KPIs centrales.
Después, cada resultado clave describe cómo reconocer que se ha alcanzado el objetivo. Por eso, los resultados clave siempre deben tener una relación directa con el objetivo. Además, deberían estar orientados a resultados y ser claramente medibles. La formulación siempre debería contener exactamente un indicador que refleje lo mejor posible el estado buscado en el objetivo.
Como orientación inicial, aquí tienes algunas sugerencias de indicadores típicos en los resultados clave en materia de excelencia operativa:
Área de enfoque | Ejemplos de indicadores |
|---|---|
Procesos | Tiempos de ciclo, tiempos de entrega, capacidad de producción, número de proyectos completados |
Calidad | Satisfacción del cliente (CSAT o NPS), valor del ciclo de vida del cliente (CLV), tasa de errores, tiempos de procesamiento |
Gestión de recursos | Utilización de recursos, costes de inventario, horas extra, tiempo de inactividad |
Colaboración y cultura | p. ej. satisfacción del equipo, participación de los empleados, frecuencia de comunicación, conflictos entre equipos |
Gestión de recursos humanos | Satisfacción de los empleados, retención de empleados, participación de los empleados, tasa de rotación, resultados en las evaluaciones de rendimiento |
Gestión de riesgos | Número de incidentes de seguridad, riesgo financiero, tasa de cumplimiento, tiempo de respuesta ante riesgos potenciales |
💡 Consejo: encontrarás todos los criterios para unos buenos objetivos y resultados clave, además de consejos generales de formulación, en nuestro artículo «Formular OKRs: cómo redactar OKRs».
12 ejemplos de OKRs de operaciones
Para ilustrar cómo puede verse esto en la práctica, hemos reunido algunos ejemplos de OKRs de operaciones bien formulados.
💡 Nota: al final, siempre deberías escribir tus propios OKRs. Aun así, estos ejemplos pueden servirte de inspiración. En nuestra web encontrarás muchos más ejemplos de OKRs para una gran variedad de temas y equipos.
⚙️ Procesos
🏆 Calidad
🌱 Gestión de recursos
🤝 Colaboración y cultura
☘️ Gestión de recursos humanos
🚨 Gestión de riesgos
Conclusión: los OKRs allanan el camino hacia la excelencia
La excelencia operativa no es un estado estático, sino un proceso constante de mejora continua. Las empresas trabajan sin descanso para ser operativamente mejores que su competencia.
Los OKRs pueden ayudar a los equipos de operaciones a alinear sus esfuerzos con los objetivos estratégicos de la empresa. Garantizan transparencia, fomentan la colaboración y se centran en resultados claramente medibles. En conjunto, respaldan el proceso de mejora continua y allanan el camino hacia la excelencia operativa.
Cómo te ayuda Mooncamp
Un software de OKR como Mooncamp también puede ponerte las cosas más fáciles. Los equipos de operaciones pueden usarlo para crear OKRs rápidamente y controlar mejor su progreso hacia la excelencia en el día a día:
- Aporta transparencia y optimiza la comunicación en torno a los OKRs. Funciona como un punto central.
- Gestionar los OKRs es mucho más fácil en un software de OKR que en hojas de cálculo de Excel o herramientas que no están pensadas para ello.
- Los check-ins integrados y los recordatorios periódicos hacen que todos los empleados no pierdan de vista sus OKRs y trabajen de verdad en ellos.
- Todo el mundo tiene visibilidad del progreso en todo momento y puede filtrar y analizar los datos con facilidad. Esto también permite hacer ajustes estratégicos con rapidez cuando es necesario.
