La Revisión de OKR es uno de los cuatro eventos principales del proceso de OKR, junto con la Planificación de OKR, el Weekly de OKR y la Retrospectiva de OKR.
- El momento importa: haz la revisión dos semanas antes de que termine el ciclo, no justo al final. Los aprendizajes clave ya son visibles y pueden dar forma a los OKRs del siguiente trimestre
- Enfoque en el aprendizaje: la revisión pregunta «¿por qué funcionó o no funcionó esto?», no «¿quién falló?». Buscar culpables desvía por completo su propósito
- Decisión de traslado: los OKRs no alcanzados pero estratégicos pueden continuar en el siguiente ciclo con resultados clave actualizados. Documenta por qué los mantienes
- Revisión vs. retrospectiva: la revisión aborda el contenido de los OKRs y su grado de consecución. La retrospectiva aborda el proceso de OKR en sí. No los mezcles
El objetivo de las revisiones de OKR
La Revisión de OKR suele tener lugar al final de cada ciclo, cuando todos los equipos (incluido el equipo directivo) evalúan el estado final de sus OKRs. El propósito es evaluar y analizar por qué se alcanzaron o no se alcanzaron los OKRs. Las conclusiones obtenidas ayudan luego a los equipos a priorizar mejor en el futuro. Además, las revisiones de OKR sirven para encontrar un punto de partida para los OKRs del siguiente ciclo, o para decidir si ciertos OKRs siguen siendo relevantes o no.
Ficha de la reunión de revisión de OKR
⏱ Duración y frecuencia
- Antes de la Planificación de OKR y de la elaboración de los OKRs del siguiente ciclo (normalmente ya dos semanas antes de que termine el ciclo actual, ya que los aprendizajes clave son evidentes y pueden incorporarse a los próximos OKRs).
- 45 - 90 minutos (según la composición del equipo y su experiencia con los OKRs)
👥 Participantes
- Todos los miembros de un equipo
- (El OKR coach o el OKR Master del equipo)
- (Otras partes interesadas directamente implicadas, si procede)
Lista de preparación para la reunión de revisión de OKR
Para que la reunión de revisión sea lo más productiva posible, conviene hacer algunos preparativos.
- Comunica la fecha a los participantes con suficiente antelación para que todos puedan prepararse.
- Cada participante debería analizar sus OKRs antes de la reunión y reflexionar sobre por qué se cumplieron o no se cumplieron los distintos objetivos.
- La revisión debería seguir una agenda previamente definida.
Agenda de la reunión de revisión de OKR
Esta es una propuesta de agenda para la Revisión de OKR.
1. Bienvenida e introducción por parte del responsable del equipo o el OKR coach (5 minutos)
2. Anotar los aprendizajes (20 minutos)
3. ¿Qué OKRs se trasladan al siguiente ciclo? (15 minutos)
4. Próximos pasos y resumen de los aprendizajes (20 minutos)
1. Bienvenida e introducción (5 minutos)
Da una breve bienvenida a todos los participantes y explica el objetivo y el resultado que se busca con la reunión de revisión de OKR.
Además, ayuda recordar brevemente algunas reglas:
- La reunión existe para aprender, de modo que todos puedan mejorar en el siguiente ciclo. Las críticas personales y las culpas no tienen cabida aquí.
- Todos los participantes deberían mostrarse abiertos y comprensivos ante los comentarios de los demás.
- Deja claro que el alcance se limita al ciclo que acaba de terminar.
- Deja claro que solo se trata del contenido de los OKRs y de su grado de consecución, no del proceso de OKR en sí. De eso se encarga la Retrospectiva de OKR.
Por último, empezar la Revisión de OKR con una nota positiva marca el tono del resto de la reunión. Por eso puede ayudar arrancar con una o dos frases sobre algún caso de éxito concreto.
2. Resumen de los aprendizajes (20 minutos)
En este ejercicio se recorre la lista de objetivos de principio a fin. Para cada objetivo se anotan los aprendizajes. No hace falta incluir los resultados clave en sí, ya que solo harían la lista más difícil de leer.
Plantea las siguientes preguntas para cada objetivo (o las tuyas propias, si tienen más sentido para tu equipo):
Participación de los responsables
- ¿Se dedicó suficiente tiempo al objetivo?
- ¿Se contaba con las habilidades y los conocimientos necesarios para alcanzarlo?
- ¿Se emplearon tácticas eficaces para lograrlo?
- ¿Hubo recursos económicos suficientes?
- ¿Se demostró buen criterio?
Participación de terceros
- ¿Otros equipos aportaron el tiempo que se les pedía?
- ¿Otros equipos tenían las habilidades y los conocimientos necesarios?
- ¿Colaboraron de forma eficaz con los responsables y con los demás?
- ¿Se demostró buen criterio?
Relevancia del objetivo
- ¿El objetivo y sus resultados clave siguieron siendo relevantes?
- ¿Siguió siendo una prioridad?
- ¿Hace falta incluir el objetivo en el siguiente ciclo?
💡 Algunas notas:
- Usa las preguntas anteriores solo como inspiración y no te sientas limitado por ellas.
- Además, intenta encontrar un ejemplo concreto del último ciclo para cada aprendizaje, así resulta más fácil de recordar.
- Y por último, intenta recortar todo lo posible y quedarte con lo esencial. Así es mucho más fácil documentar los aprendizajes y compartirlos con otros equipos.
3. ¿Qué OKRs se trasladan al siguiente ciclo? (15 minutos)
Después de repasar los OKRs con el ejercicio anterior, probablemente ya hayan surgido varios objetivos que pasarán al siguiente ciclo. Esto puede resultar útil, por ejemplo, cuando hay OKRs que no se alcanzaron pero son estratégicamente importantes, o cuando se alcanzaron objetivos y quieres trasladarlos con resultados clave actualizados.
En este punto es importante documentar una lista breve y crear un entendimiento común sobre por qué deben incluirse esos objetivos.
Después, esta lista debería tenerse en cuenta en la Planificación de OKR del siguiente ciclo.
4. Resumen y próximos pasos (20 minutos)
- Un breve resumen de las conclusiones
- Designar a una persona que recopile las conclusiones en un breve memo para compartirlas con otros (dentro y fuera del equipo)
- Definir quién se encarga de las tareas que hayan surgido durante la Revisión de OKR, para que nada se pierda y toda la información esté disponible para la próxima Planificación de OKR y el proceso de elaboración
De forma opcional, y a partir de las conclusiones de la Revisión de OKR, también puedes preparar una breve presentación si vas a exponerlas en un evento de la empresa o una reunión general (town hall).
La siguiente estructura funciona bien para ello:
1. ¿Cómo nos fue? 2. ¿Qué hicimos? 3. ¿Qué aprendimos?
Conclusión
Una Revisión de OKR bien llevada puede aportar muchos beneficios y aprendizajes importantes. En primer lugar, es esencial que todos los miembros del equipo estén al día al comenzar el siguiente ciclo. Esto se garantiza con la preparación individual, sumada al debate y la evaluación en grupo.
Este conocimiento compartido sirve también como punto de partida para formular los objetivos del siguiente ciclo. De este modo se busca crear un clima de mejora continua. Además, si algunos objetivos no se han alcanzado, todavía pueden reformularse o ajustarse a partir de las conclusiones de la Revisión de OKR.
Y por último, pero no por ello menos importante: una Revisión de OKR al final de un ciclo exitoso refuerza el espíritu de equipo e impulsa la motivación para el siguiente ciclo. Con cada revisión, el equipo es más consciente de que todos van en el mismo barco y persiguen objetivos comunes o similares de mayor nivel.
