El check-in (semanal) de OKR es probablemente el evento más importante y, a la vez, el más subestimado de todo el ciclo de OKR. En este artículo te explicamos por qué. Además te mostramos cómo llevar a cabo los check-ins de OKR de la mejor manera, con consejos, una agenda de reunión y una checklist que te ayudará a prepararlos.
- El evento más infravalorado: los check-ins semanales importan más que la planificación trimestral. Es ahí donde los OKRs se convierten en hábito o caen en el olvido
- El nivel de confianza pesa más que el progreso: no te limites a reportar números. Puntúa cada resultado clave en verde/amarillo/rojo según la pregunta «¿vamos a lograrlo?». Así los problemas salen a la luz pronto
- Prepárate antes, no durante: actualiza los dashboards antes de la reunión. Si la gente actualiza el progreso durante los check-ins, se pierde el tiempo de todo el mundo
- Sin excusas para saltárselos: cancelar los check-ins acaba con la adopción de los OKRs. Incluso «esta semana no pasó nada» es información valiosa que vale la pena compartir
Lo que encontrarás:
- ¿Qué es un check-in de OKR?
- ¿Por qué son importantes los check-ins de OKR? Objetivo y ventajas
- Checklist: cómo preparar el check-in de OKR
- Agenda del check-in: cómo llevar un OKR Weekly
- Haz check-ins de OKR con Mooncamp
- 3 consejos para check-ins de OKR aún más eficaces
- Check-in de OKR: FAQ
¿Qué es un check-in de OKR?
Los check-ins de OKR son reuniones breves que funcionan según un principio sencillo: a intervalos regulares, los equipos se reúnen para:
- comentar el estado actual de los OKRs,
- identificar los retos del momento y
- definir prioridades e iniciativas concretas que se llevarán a cabo durante la próxima semana, hasta el siguiente check-in.
El foco está en cuánta confianza tiene el equipo en que cada resultado clave se logre realmente en el ciclo de OKR actual (el llamado nivel de confianza, del que hablaremos más adelante).
💡 Consejo: si quieres repasar los fundamentos de OKR, lo mejor es echar un vistazo a nuestra Guía de OKR.
¿Por qué son importantes los check-ins de OKR? Objetivo y ventajas
Lograr los OKRs solo funciona en equipo. Y requiere una buena dosis de disciplina. Todos los miembros del equipo tienen que estar en sintonía, comunicarse de forma abierta y asumir responsabilidades. El objetivo de los check-ins de OKR es crear esa responsabilidad en el día a día y afianzar los OKRs en la mente de las personas del equipo.
Estas breves reuniones semanales garantizan que todo el equipo trabaje de forma continua en sus OKRs y siga avanzando.
Ventajas de los check-ins semanales de OKR
Los check-ins de OKR, cuando se hacen con constancia, aportan otras ventajas:
- Mejor comunicación
- Más responsabilidad y motivación
- Mejor alineación con los objetivos de la empresa
- Detección temprana de problemas y obstáculos
- Inteligencia colectiva que impulsa la innovación
Checklist: cómo preparar el check-in de OKR
Para que un check-in de OKR sea lo más eficiente y productivo posible, conviene hacer algunos preparativos de antemano. Estas son las preguntas clave que deberías plantearte:
- ¿Dónde debería celebrarse el check-in?
- ¿Cuánto tiempo necesita el equipo para el check-in? ¿Se puede integrar en reuniones ya existentes para ahorrar tiempo?
- ¿Cuándo es el mejor momento para hacer el check-in? ¿Le viene bien al equipo el lunes por la mañana? ¿Cuál es la hora ideal del día? Aquí pueden influir factores como la cultura de la empresa, el trabajo a tiempo parcial y las distintas zonas horarias.
- ¿Quién debería asistir al check-in? ¿Se trata de los OKRs de la empresa o de los del equipo? Según eso, variará la composición del grupo.
⏱ Duración y frecuencia
- Cada semana, idealmente al principio (el lunes por la mañana es lo óptimo)
- De 15 a 30 minutos (según el tamaño del equipo y la experiencia con OKRs)
- Se puede integrar en estructuras de reunión ya existentes (no tiene por qué ser una reunión aparte)
👥 Participantes
- Todos los miembros de un equipo (o departamento)
- Si las grandes diferencias horarias o el trabajo por turnos hacen que no todos puedan participar siempre, también se puede grabar el check-in
Agenda del check-in: cómo llevar un OKR Weekly
Una vez hechos todos los preparativos, los check-ins de OKR siguen siempre el mismo patrón. Una agenda razonable para el OKR Weekly podría ser, por ejemplo, la siguiente:
1. Reporting (2-5 minutos por persona)
2. Revisión (5-10 minutos)
3. Identificar retos y obstáculos (5 minutos)
4. Definir acciones (5-10 minutos)
5. Cerrar la reunión (2 minutos)
💡 Importante: para respetar este horario ajustado, antes de la reunión todos los participantes deberían tener claro y a mano el estado de sus tareas e iniciativas desde el último check-in.
1. Reporting
Los check-ins semanales de OKR suelen empezar con una breve actualización del reporting de OKR. El progreso de los resultados clave ya debería estar actualizado en todos los dashboards o plantillas antes de la reunión. El check-in se limita entonces a revisar las cifras.
Los participantes resumen brevemente qué resultados y avances han conseguido desde el último check-in (o desde el inicio del ciclo de OKR) y cómo van con las tareas que se repartieron en el check-in anterior.
En este punto, cada persona debería reconocer con franqueza si algo se quedó por el camino en el día a día. Las buenas noticias y los éxitos conviene celebrarlos en equipo. En general, las actualizaciones deben ser ligeras y no entrar en demasiado detalle.
💡 Consejo: con un software de OKR que se integra con las herramientas de colaboración que ya utilizas, todos los empleados pueden actualizar fácilmente el estado y el progreso de sus resultados clave.
2. Revisión
Tras la actualización del estado, se evalúa hasta qué punto son alcanzables los resultados clave. Para ello se determina y se registra por escrito el llamado nivel de confianza.
El nivel de confianza (también llamado confidence score) responde a esta pregunta: con la información que tenemos hoy, ¿cuánta confianza tenemos en que vamos a lograr el resultado clave? Dicho de otro modo, indica si todo el mundo va «en el buen camino» con sus OKRs o si hay objetivos en riesgo que merecen una atención especial.
Para representar el nivel de confianza, en la mayoría de los casos basta con una escala sencilla de tres niveles:
- Esperamos alcanzar el objetivo.
- Hay riesgo de no alcanzarlo, pero creemos que podemos conseguirlo.
- No creemos que vayamos a alcanzarlo a menos que cambiemos de enfoque.
Para que el estado se vea de un vistazo, recomendamos expresar los niveles con el principio del semáforo mediante colores (verde, amarillo, rojo) o con emoticonos (por ejemplo: contento, preocupado, triste). La creatividad no tiene límites: también puedes usar símbolos propios, según lo que más le guste al equipo y encaje con la cultura de la empresa.
💡 Nota: a veces (por ejemplo, con resultados clave más complejos) puede ser útil desglosar el nivel de confianza con más detalle. En ese caso, viene bien una escala del 0 al 10 (o de 0,0 a 1,0).
3. Identificar retos y obstáculos
Los objetivos que se marcaron como en riesgo durante la revisión reciben una atención especial en el tercer punto de la agenda: en equipo se identifican (y también se anotan) los obstáculos que ahora mismo impiden alcanzarlos. La regla aquí es: el mayor reto va primero.
Si en ese momento no hay obstáculos, este punto se puede saltar. Ahora bien, si los OKRs se han fijado de forma realmente ambiciosa, tal y como plantea el framework, esto ocurrirá pocas veces en la práctica. Sobre todo en los primeros ciclos de OKR, este punto puede incluso llevar bastante tiempo.
4. Definir acciones
En la última parte de contenido del check-in se fijan las prioridades para la semana siguiente (o para el periodo hasta el próximo check-in). Se define con precisión quién se responsabiliza de qué tareas e iniciativas hasta el siguiente check-in.
Cada persona debería comprometerse solo con las tareas que realmente pueda completar la semana siguiente. Conviene evitar tanto las promesas exageradas como los compromisos vagos. Cuanto más concretas sean las tareas, más probable será completarlas.
5. Cerrar la reunión
Una vez repasados todos los puntos de la agenda, puedes terminar pidiendo a cada participante que resuma la reunión en una palabra (o una frase). Así se cierra oficialmente el check-in y todo el mundo tiene la oportunidad de aportar algo.
Haz check-ins de OKR con Mooncamp
Un software de OKR como Mooncamp ayuda a que el OKR Weekly sea aún más rápido y sencillo. Con los check-ins, todo el mundo recibe un recordatorio para actualizar sus objetivos y compartir en qué está trabajando o cuáles son sus prioridades del momento. Todo ello sin sacar a los empleados de su flujo de trabajo diario con reuniones extra que consumen tiempo.
Con Mooncamp, las empresas se benefician de:
- Los recordatorios recurrentes por Slack, MS Teams o correo electrónico hacen que nadie se olvide de hacer los check-ins.
- Todos los check-ins se reúnen en un solo lugar. Así, los empleados también pueden ver en qué están trabajando otros equipos.
- Los OKRs se pueden actualizar directamente en el check-in.
- Gracias a las integraciones con herramientas de colaboración, los check-ins se pueden hacer sin salir de MS Teams o Slack.
- Las plantillas personalizadas con preguntas a medida para distintos casos de uso ayudan a estructurar mejor y simplificar el proceso de check-in.
- Las reacciones y los comentarios se pueden usar directamente en el check-in para celebrar éxitos, dar feedback o resolver preguntas de seguimiento.
3 consejos para check-ins de OKR aún más eficaces
Los check-ins semanales ayudan a todos los empleados a no perder de vista los OKRs y a mantener la responsabilidad. Sobre todo al principio, puede costar que los OKR Weekly se mantengan constantes y productivos. Por eso, para cerrar este artículo, hemos reunido tres consejos que te echarán una mano cuando los check-ins no fluyan como deberían:
- No entres en demasiado detalle: los check-ins deberían seguir siempre una agenda clara y recurrente. Una moderación firme y el timeboxing también ayudan a que todo el mundo vaya al grano y la reunión no se alargue sin necesidad.
- Exige responsabilidad: debería quedar claro quién comenta cada resultado clave. Al fin y al cabo, ya se sabe quién es responsable de cada tarea de la semana anterior. Si en la reunión se hace un silencio, basta con dirigirse directamente a la persona responsable.
- Sin excusas: los check-ins tienen que consolidarse como una rutina para desplegar todo su efecto. Al principio puede costar. Por eso es aún más importante no cancelarlos ni posponerlos una y otra vez. La asistencia es obligatoria, aunque esa semana haya habido poco progreso o quede pendiente terminar una presentación.
