Cuando el ciclo de OKR llega a su fin, es el momento de mirar con ojo crítico el trabajo de los últimos tres (o cuatro) meses. Para que los OKRs desarrollen todo su potencial ágil, no basta con revisar el progreso de los OKRs y reflexionar sobre él. También es esencial reflexionar en detalle sobre el ciclo de OKR a nivel de proceso. De eso se encarga la retrospectiva de OKR.
- Proceso, no contenido: la retrospectiva analiza cómo funcionan los OKRs en tu organización, no si se alcanzaron los objetivos. De eso se encarga la revisión.
- Start/Stop/Continue: un marco sencillo que funciona. ¿Qué deberíamos empezar a hacer? ¿Qué deberíamos dejar de hacer? ¿Qué deberíamos mantener? Documenta las respuestas y asigna responsables.
- Hazla dos veces: primero las retros de equipo y, después, la de toda la empresa. Los aprendizajes de los equipos suben para mejorar el sistema de OKR en su conjunto.
- Encuesta antes de la reunión: envía preguntas con una escala de 1 a 5 con antelación. Así detectas los problemas antes del debate en la sala y no pierdes tiempo identificándolos.
En este artículo te explicamos qué es una retrospectiva de OKR y cómo llevarla a cabo de la mejor manera en la práctica, incluyendo una agenda de la reunión y una lista de preparación.
Lo que verás:
- ¿Qué es una retrospectiva de OKR?
- El objetivo de las retrospectivas de OKR
- Cómo preparar una retrospectiva de OKR: lista y ficha
- Cómo funciona una retrospectiva de OKR
- Retrospectiva de OKR: preguntas frecuentes
¿Qué es una retrospectiva de OKR?
La retrospectiva de OKR (o retro de OKR) es el último evento del ciclo de OKR. En algunos casos, no tiene lugar hasta justo al comienzo del nuevo ciclo. A diferencia de la revisión de OKR, que se centra en el contenido y el estado de los OKRs, la retrospectiva de OKR se centra en cómo funciona el método OKR. En una reunión se reflexiona de forma metódica sobre todo el proceso de OKR y se optimiza de cara al siguiente ciclo.
Lo ideal es que las retros de OKR se realicen en dos niveles: primero en cada equipo y, después, a partir de las conclusiones de las retrospectivas de los equipos, a nivel de empresa.
💡 Recordatorio: OKR (abreviatura de «Objectives and Key Results») es un framework ágil para formular e implementar objetivos estratégicos en las empresas. Se compone de tres elementos centrales:
- Objetivos: ¿Qué quiero lograr?
- Resultados clave: ¿Cómo sé que he alcanzado el objetivo?
- Iniciativas: ¿Cómo logro el objetivo?
Normalmente se formulan de 2 a 4 objetivos por equipo y de 2 a 4 resultados clave orientados a resultados por objetivo. El trabajo se traduce en iniciativas (= tareas concretas). Encontrarás más conocimientos básicos en nuestra guía de OKR.
El objetivo de las retrospectivas de OKR
El objetivo de la retrospectiva de OKR es reflexionar sobre todos los parámetros del proceso de OKR, por ejemplo, la duración del ciclo o la estructura de los check-ins de OKR. También busca identificar nuevo potencial de mejora. Por eso, la retrospectiva de OKR es una pieza clave para la agilidad de este método de gestión moderno, en línea con el lema:
Los equipos analizan qué métodos funcionan bien y en qué aspectos conviene corregir el rumbo de cara al futuro. Así, el proceso de OKR se optimiza paso a paso hasta que todos los parámetros se ajustan a las necesidades concretas de la empresa.
Prepara la retro de OKR: lista y ficha
Para que la retrospectiva de OKR sea lo más productiva posible y realmente útil, conviene preparar bien la reunión. Esto significa:
- Comunica la fecha a todos los participantes con antelación. Lo mejor es fijarla justo al comienzo del ciclo de OKR y recordarla a todos los equipos dos semanas antes.
- Antes de la reunión, cada participante debería repasar el último ciclo de OKR y analizar el proceso por su cuenta.
- La retrospectiva debería seguir una agenda clara, que se comparte con todo el grupo con antelación.
Además, las encuestas entre los empleados ayudan a que todo el mundo llegue con la mentalidad adecuada. Suelen consistir en unas cuantas afirmaciones (ítems). Se pide valorar el grado de acuerdo con cada una en una escala de 1 (nada) a 5 (totalmente). Cada afirmación incluye también un campo de respuesta libre para comentarios adicionales. Los resultados aportan ideas útiles para la preparación y señales tempranas de los ajustes necesarios, que luego se debaten con más detalle en la reunión.
Algunos ítems posibles serían:
- Los OKRs ayudan a nuestro equipo a trabajar de forma más centrada.
- Nuestras prioridades y tareas del día a día contribuyen a los OKRs.
- Visto en retrospectiva, hemos elegido y formulado bien nuestros resultados clave.
- En retrospectiva, podemos estar satisfechos con el proceso de OKR y sus eventos (planificación, check-ins, revisión, retrospectiva).
- También conviene decidir pronto dónde tendrá lugar la retrospectiva de OKR (por ejemplo, presencial o en remoto), cuánto tiempo hará falta para la reunión y quién participará.
⏱ Duración y frecuencia
- De 45 a 90 minutos (según la composición del equipo y la experiencia con los OKRs)
- Antes de la Planificación de OKR del siguiente ciclo de OKR (normalmente cada trimestre y 1 o 2 semanas antes de que termine el ciclo actual)
👥 Participantes
- Todos los miembros de un equipo
- El OKR coach o el OKR Master responsable (en las primeras sesiones)
Así funciona una retrospectiva de OKR
El método «Start/Stop/Continue» ofrece una estructura buena y sencilla para las retrospectivas (enseguida entramos en detalle). Proporciona un marco claro, independientemente del nivel de la organización en el que tenga lugar la reunión. Por eso sirve igual para la preparación individual, las retrospectivas de equipo y las retrospectivas de toda la empresa.
Por ejemplo, una posible agenda para la retro de OKR podría ser la siguiente:
- Apertura y calentamiento (5 minutos)
- Lluvia de ideas (individual) (10-25 minutos)
- Agrupar los temas (10 minutos)
- Debate y priorización (10-30 minutos)
- Resumen y próximos pasos (10-20 minutos)
1. Apertura y calentamiento
Antes de entrar a fondo en los retos y los aprendizajes, conviene crear un espacio seguro para el intercambio. Quien abre la reunión (por ejemplo, el responsable del equipo) debería dar una breve bienvenida a todos los participantes y recordarles de nuevo los objetivos del encuentro. En este punto tiene que quedar claro que la reunión no trata sobre el contenido ni el estado de los OKRs (de eso se encarga la revisión de OKR), sino únicamente sobre el proceso de OKR en sí. Por eso, en la retro de OKR no se hace ninguna puntuación de OKRs (Puntuación de OKRs).
Además, conviene animar a todos a debatir con franqueza y a darse feedback constructivo. Un apunte importante: la retrospectiva de OKR sirve para aprender del último ciclo y mejorar juntos. Por eso, las críticas personales y los reproches no tienen cabida aquí.
2. Lluvia de ideas (individual)
Una vez que el marco está claro, la reunión arranca con una lluvia de ideas. Puede hacerse de forma individual o en grupos más pequeños, según el tamaño total del equipo. Aquí es donde entra en juego el método «Start/Stop/Continue». Todos los participantes trabajan con las siguientes preguntas:
- Start: ¿Qué deberíamos empezar a hacer? (¿Qué podemos mejorar?)
- Stop: ¿Qué deberíamos dejar de hacer? (¿Qué no funcionó?)
- Continue: ¿Qué deberíamos mantener? (¿Qué funcionó bien?)
Para recoger los resultados, puedes trabajar con post-its o una pizarra (o ambos). Cada idea se anota primero en una nota adhesiva.
💡 Consejo: la retrospectiva de OKR también funciona muy bien como taller remoto, ya sea a nivel de empresa o de equipo. Herramientas de colaboración como Miro ofrecen hoy buenos equivalentes virtuales a los clásicos post-its de papel.
Lo ideal es que todos hayan reflexionado ya sobre estas preguntas de antemano y hayan reunido sus ideas. Así, este punto de la agenda se despacha (o incluso se salta) con bastante rapidez.
3. Agrupar los temas
Es probable que, durante la lluvia de ideas, los participantes anoten temas parecidos o incluso idénticos. Por eso conviene ordenar brevemente los post-its (virtuales) en grupos temáticos como paso intermedio. Las ideas similares se agrupan y, así, enseguida salen a la luz ciertos temas clave y patrones.
4. Debate y priorización
Una vez ordenadas y resumidas las aportaciones, se debaten en grupo. Lo mejor es repasar las aportaciones individuales (post-its) paso a paso y dejar que cada miembro del equipo comente brevemente cada una. Después se abre un debate sobre el siguiente ciclo. Todos los participantes deberían poder dar su opinión.
El objetivo de esta fase es descubrir juntos qué hace falta para mejorar la eficiencia del trabajo con OKRs en la siguiente iteración. Para ello, se debaten los problemas y se derivan acciones concretas para el próximo ciclo. Por desgracia, no suele ser posible implementar todas las mejoras a la vez. Por eso conviene dedicar tiempo a ordenar y priorizar las acciones necesarias.
5. Resumen y próximos pasos
Cuando el debate termina, debería estar claro qué medidas tienen prioridad en el próximo ciclo. Después conviene anotar las conclusiones.
Lo mejor es asignar esta tarea a una persona al final de la reunión. Esa persona resume todo y lo comparte con los demás en forma de memo, incluso más allá de tu equipo. Así, toda la empresa puede aprovechar los aprendizajes. Idealmente, esto ocurre cuanto antes.
Además, hay que definir siempre quién asume la responsabilidad de las tareas que surjan en la retro de OKR. Así no se pierde nada y la información queda disponible para la próxima Planificación de OKR.
Consejo: tras la retrospectiva de OKR llega la Planificación de OKR del siguiente ciclo. Ya tienes una guía detallada sobre ella en nuestro blog, con agenda y lista incluidas. También hemos reunido algunos consejos valiosos para redactar buenos Objetivos y Resultados clave.
Mooncamp también se puede usar como herramienta de planificación de OKR. Puedes crear espacios de planificación directamente en el software, donde los equipos registran sus borradores de OKR antes de publicarlos. Además, nuestra plantilla de planificación de OKR para Miro te guía paso a paso por el proceso de planificación con distintos ejercicios. Puede ser de gran ayuda, sobre todo al principio.
