Actualización importante: Microsoft ha anunciado que Viva Goals se retirará el 31 de diciembre de 2025. Microsoft mantendrá el servicio hasta entonces, pero ha detenido todo el desarrollo de funciones con efecto inmediato.
A todos los clientes de Viva Goals: Mooncamp ofrece temporalmente un servicio de migración gratuito a nuestro software de ejecución de estrategia y OKR. Con una integración nativa y potente con MS Teams, además de integraciones con Power BI o Planner, tus usuarios se sentirán como en casa. Disfruta de tranquilidad total con una administración SCIM sencilla (MS Azure) y SSO con MS Active Directory. Descubre más sobre Mooncamp como alternativa a Viva Goals: nosotros seguimos aquí.
En 2021, Microsoft adquirió la startup Ally.io (con sede en India y Estados Unidos) y la convirtió en Microsoft Viva Goals. El resultado fue un software de OKR aparentemente sólido para empresas que ya se sienten cómodas dentro del ecosistema de Microsoft.
En este artículo analizamos si Viva Goals es realmente adecuado para OKRs. Para ello, repasamos con detalle sus funciones más importantes, así como sus puntos fuertes y débiles.
Qué encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es Viva Goals?
- ¿Cuáles son las funciones más importantes de Viva Goals?
- Qué dicen los usuarios: reseñas de Viva Goals
- ¿Cuáles son los puntos fuertes de Microsoft Viva Goals?
- ¿Cuáles son los puntos débiles de MS Viva Goals?
- Conclusión: ¿cuándo es Viva Goals adecuado para OKRs?
¿Qué es Viva Goals?
Viva Goals es una herramienta de gestión de Microsoft que permite a empresas, equipos o empleados individuales crear, hacer seguimiento y editar objetivos.
Así lo describe la propia Microsoft:
Los OKRs desempeñan un papel central en este proceso. Viva Goals está diseñado para integrar los OKRs en el trabajo diario, por ejemplo dentro de Microsoft Teams o de otras aplicaciones de Microsoft Office 365. La herramienta busca vincular las tareas diarias de los empleados con la dirección estratégica y la visión de la organización: en pocas palabras, los empleados definen sus objetivos en Viva Goals y trabajan juntos para alcanzarlos, mientras la dirección supervisa el progreso y da feedback.
💡Recordatorio: OKR (siglas de "Objectives and Key Results") es un marco ágil para formular e implementar objetivos estratégicos en las empresas, compuesto por tres elementos clave:
- Objetivos: ¿qué quiero conseguir?
- Resultados clave: ¿cómo sé que he alcanzado el objetivo?
- Iniciativas: ¿cómo consigo el objetivo?
Por norma general, se formulan entre 2 y 4 objetivos por equipo, y entre 2 y 4 resultados clave orientados a resultados por cada objetivo. El trabajo concreto para lograrlo se plasma después en iniciativas (= actividades concretas). Encontrarás más conocimientos básicos en nuestra guía de OKR.
Viva Goals es uno de los nueve módulos de Viva, la plataforma de experiencia del empleado de Microsoft (todavía bastante nueva). Su objetivo es mejorar la comunicación con los empleados, su experiencia de trabajo y su bienestar, integrando conocimiento relevante en los procesos diarios de la empresa. En concreto, Viva pone a disposición contenido y servicios adicionales a través de Microsoft Teams: por ejemplo, la intranet, formaciones o incluso los objetivos y OKRs.
¿Cuáles son las funciones más importantes de Viva Goals?
Las funciones más importantes de Viva Goals incluyen:
- Crear y gestionar objetivos
- Supervisar el progreso
- Plantillas integradas
- Alineación en todos los niveles (por ejemplo, con distintas páginas para cada objetivo)
- Integraciones (por ejemplo, con herramientas de gestión de proyectos)
Crear y gestionar objetivos
En Viva Goals, todos los empleados pueden introducir sus propios objetivos y definir plazos, responsabilidades y prioridades. Después, los objetivos se trabajan de forma individual o se comparten con el equipo. Los resultados clave y las iniciativas se crean simplemente como subelementos de los objetivos.
Supervisar el progreso
Los empleados pueden hacer seguimiento en tiempo real de lo cerca que están de alcanzar sus objetivos. Cada objetivo en Viva Goals cuenta con un indicador de estado que muestra tanto el valor real como el esperado. El progreso real se determina cuando se actualizan los resultados clave, ya sea de forma automática (mediante una integración) o manual (por parte de los usuarios).
El indicador de estado está codificado por colores, de modo que puedes ver de un vistazo si los OKRs siguen "en el buen camino" o ya están "en riesgo". Las alertas automáticas te avisan (si están activadas) cuando un objetivo necesita atención o está en riesgo.
Plantillas integradas
Los OKRs se pueden crear desde cero en Viva Goals o a partir de plantillas integradas, lo que facilita empezar. También existen plantillas de presentación personalizables para compartir el progreso y los insights con el equipo.
Alineación en todos los niveles
En Viva Goals se pueden crear distintos tipos de objetivos:
- Objetivos individuales
- Objetivos de equipo
- Objetivos corporativos
Después, los OKRs se organizan en distintos dashboards según cada tipo de objetivo, lo que permite la alineación en todos los niveles. Los empleados no solo ven sus propios objetivos, sino también los de su equipo y los de la empresa. Además, se pueden configurar flujos de autorización y distintas vistas (por ejemplo, como diagrama).
Integraciones
Viva Goals se puede integrar con aplicaciones populares como Microsoft Teams, Outlook y SharePoint. Esto permite a los usuarios ver y actualizar sus OKRs sin salir de la aplicación. Por ejemplo, gracias a la extensión de chat para Microsoft Teams, los empleados pueden compartir objetivos.
Qué dicen los usuarios: reseñas de Viva Goals
Antes de repasar en detalle los puntos fuertes y débiles de Viva Goals, veamos qué opinan de la herramienta los usuarios reales. En conjunto, las valoraciones en Capterra y G2 se sitúan en un nivel medio sólido, aunque hay algunos aspectos que podrían mejorarse. Estas son algunas opiniones sobre los problemas más habituales:
Opciones de personalización limitadas
„… la plataforma a veces puede ser lenta y poco receptiva, lo que genera frustración y frena el progreso. Le faltan ciertas funcionalidades, como la posibilidad de establecer objetivos recurrentes y opciones avanzadas de seguimiento de objetivos. Tiene opciones limitadas de personalización para el seguimiento de objetivos y las visualizaciones de progreso.“
Reseña en G2, Antony, febrero de 2023
Sin formación específica sobre OKR
„Lo más difícil es lograr que la gente entienda en general la forma de pensar de los OKR. Me hubiera gustado que la formación estuviera integrada en la plataforma para que fuera más fácil de aprender.“
Reseña en G2, usuario verificado, abril de 2023
El reporting podría mejorar
„Creo que la capacidad de generar dashboards para informar sobre estos objetivos podría ser mejor.“
Reseña en G2, usuario verificado, abril de 2023
El programa no carga
„… por alguna razón, Goals sigue expulsándome. Lo descargué. Tras ver varias demos, decidí comprar una suscripción. Seguí las instrucciones... y se negó a darme acceso. Una y otra vez. El soporte básicamente me dijo que lo intentara de nuevo. Sin parar. El soporte no ayuda en nada si no puedes contactar con nadie y solo te dicen que lo intentes otra vez. Muy decepcionado.“
Reseña en G2, usuario verificado, octubre de 2022
💡 Por cierto: actualmente hay un total de 16 reseñas de Viva Goals en tres plataformas, con una valoración media de 3.9 (a septiembre de 2023). Mooncamp, por su parte, tiene actualmente una valoración media de 4.8, basada en 230 reseñas.
✔️ ¿Cuáles son los puntos fuertes de Microsoft Viva Goals?
Para las empresas que ya trabajan con Microsoft y quieren empezar a usar OKRs, Viva Goals puede ofrecer algunas ventajas:
- Los OKRs se gestionan en una herramienta conocida e integrada en el flujo de trabajo diario, lo que puede ayudar a pequeñas empresas y equipos a dar sus primeros pasos.
- Los empleados pueden compartir sus objetivos con compañeros, lo que refuerza la colaboración en equipo y aporta transparencia.
- Los OKRs y los plazos se muestran con claridad, lo que facilita priorizar tareas y aprovechar mejor el tiempo.
- Los empleados tienen la posibilidad de definir objetivos personales alineados con los objetivos de la empresa.
❌ ¿Cuáles son los puntos débiles de MS Viva Goals?
A la hora de mapear objetivos para equipos y empresas a nivel estratégico, así como de implementar OKRs a gran escala, Viva Goals llega rápido a sus límites. Aunque la herramienta ofrece cierta funcionalidad básica para trabajar con OKRs, le faltan muchas funciones y ventajas importantes:
Flexibilidad y personalización
Viva Goals se basa en el marco de OKR y ofrece algunas funciones útiles, pero la plataforma apenas se puede personalizar. Como resultado, los equipos se ven obligados a adoptar la metodología y la terminología predefinidas, lo que en el peor de los casos puede hacer que los OKRs no lleguen a adoptarse.
➡️ La solución: un software de OKR flexible y totalmente personalizable.
Mooncamp da a las empresas total libertad para implementar sus propios procesos y su propia terminología. Por ejemplo, los usuarios pueden añadir sus propias propiedades (como prioridad o partes interesadas) a cualquier objetivo, crear nuevos tipos como tareas o iniciativas, y usar el lenguaje propio de su empresa. Desde OKRs clásicos hasta un marco totalmente personalizado, Mooncamp se adapta al proceso de definición de objetivos de la empresa, y no al revés. En Mooncamp se puede crear y personalizar prácticamente cualquier propiedad imaginable.
Servicio y soporte
Viva Goals es solo uno de los muchos productos de Microsoft. Existen soporte técnico y páginas de ayuda, pero el gigante tecnológico no puede ofrecer el acompañamiento cercano que necesita un rollout de OKR exitoso. Además, al ser una gran corporación, Microsoft tampoco puede tener en cuenta e incorporar directamente el feedback sobre el producto.
➡️ La solución: soporte de un equipo de expertos que viven y respiran los OKRs.
El equipo de producto y expertos en OKR de Mooncamp ha participado en cientos de implementaciones de OKR en empresas de todos los tamaños y sectores, y las ha dado forma. Cada cliente cuenta con el acompañamiento cercano de un equipo de expertos en OKR con experiencia y responsables de proceso certificados. Esto garantiza que los OKRs se implementen con éxito y que los empleados los adopten de verdad. A su vez, el feedback recogido en este soporte alimenta el desarrollo continuo del software.
Integraciones
Viva Goals ofrece integraciones con aplicaciones como MS Teams, Azure DevOps, SharePoint y ZenDesk, y ya forma parte de la infraestructura de Microsoft, por lo que encaja perfectamente en ella. Esto hace que la aplicación sea adecuada para empresas pequeñas que ya dependen por completo de los productos de Microsoft. Sin embargo, en el caso de empresas grandes, a la herramienta le faltan flexibilidad, soporte especializado y funciones importantes (hablaremos de esto más adelante). Así que las integraciones no son en sí mismas un punto débil, pero tampoco son un gran punto fuerte.
➡️ Porque: también existen otros software de OKR que ofrecen funciones completas y se integran igual de bien con las aplicaciones de Microsoft.
Mooncamp cuenta con la integración con Microsoft más madura del mercado y funciona como una solución todo en uno gracias a su integración fluida con Microsoft Teams, Outlook y Microsoft 365. Esto permite a los equipos gestionar sus OKRs directamente en Microsoft Teams: desde una pestaña dentro de la aplicación, los usuarios pueden crear nuevos OKRs, actualizar los existentes, cambiar entre ciclos o añadir vistas personalizadas. Además, Mooncamp ofrece otras integraciones (por ejemplo, con Excel Online, Salesforce o Asana), total flexibilidad y una serie de funciones esenciales para implementar los OKRs con éxito (hablaremos de ello enseguida).
Apoyo al proceso de OKR con sesiones de planificación y check-ins
En Viva Goals se pueden gestionar los OKRs, pero no se puede cubrir todo el proceso de OKR. Por ejemplo, no existe un espacio independiente para las sesiones de planificación de OKR. Las opciones para crear check-ins, probablemente el elemento más importante del ciclo de OKR, también son limitadas. Esto complica el manejo de los OKRs y genera problemas, sobre todo a la hora de escalarlos dentro de la organización.
➡️ La solución: una herramienta para todo el proceso de OKR.
Mooncamp está diseñado específicamente para trabajar con OKRs y da soporte a lo largo de todo el proceso. Existen espacios dedicados a la planificación, donde el equipo puede diseñar y discutir los OKRs juntos, y todo el proceso de OKR se puede seguir con claridad a través del feed.
Mooncamp también ofrece check-ins integrados, con plantillas totalmente personalizables para distintos casos de uso. Los recordatorios automáticos por MS Teams, Slack o correo electrónico se aseguran de que todo el mundo haga sus check-ins. Además, los check-ins se pueden animar con citas, imágenes o GIFs. Las actualizaciones de los objetivos se pueden comentar directamente o recibir reacciones, por ejemplo, para celebrar un logro o aclarar puntos pendientes. Todo esto hace que trabajar con OKRs sea más sencillo y también más ameno.
Analítica y dashboards
Viva Goals ofrece opciones de analítica limitadas. Aunque existen algunas posibilidades para crear distintos dashboards de revisión, no es posible generar informes completamente personalizados. Por eso, profundizar en los datos y analizar el proceso con el nivel de detalle necesario para un rollout de OKR exitoso y para el desarrollo continuo del sistema de OKR no es posible.
➡️ La solución: dashboards totalmente personalizables con una analítica potente.
Mooncamp ofrece una gran variedad de dashboards y vistas, además de diversas opciones de análisis. La variante más flexible son los Custom Dashboards, completamente configurables, que se pueden usar para visualizar todo tipo de datos. Por ejemplo, con ellos se puede crear un cockpit de empresa con la visión y la misión, una Quarterly Business Review (QBR) o una vista general por departamento.
Además, Mooncamp ofrece un Progress Dashboard y un Health Dashboard. El Progress Dashboard muestra el progreso de todos los objetivos, agrupados por equipos o empleados. El Health Dashboard ofrece una visión general del estado y la calidad de todos los OKRs.
En general, en Mooncamp puedes aplicar cualquier filtro para obtener nuevos insights. Por ejemplo, además de por responsable y estado (por ejemplo, en riesgo, en el buen camino), también puedes filtrar por equipos, por valor de progreso (por ejemplo, solo ≤ 50 %) o por tipo de objetivo (Objetivo, Resultado clave, Iniciativa).
💡 Por cierto, Mooncamp procesa y almacena todos los datos exclusivamente en Europa, en Alemania.
Visualización y funciones avanzadas
Viva Goals también ofrece opciones limitadas de visualización. Los OKRs se pueden mostrar en tres vistas clásicas: como lista, en vista rápida o como diagrama. Según la vista, hay ciertas acciones disponibles y se muestra más o menos información.
➡️ La solución: distintas vistas y un sistema de reglas personalizable.
Las distintas vistas de Mooncamp aportan nuevas perspectivas: con la vista de árbol de objetivos, todos los empleados obtienen una visión general de toda la estrategia de la empresa, lo que aporta una dosis extra de transparencia y alineación.
Además, en Mooncamp se puede crear un sistema de reglas totalmente personalizable, que permite a las empresas decidir por sí mismas cómo debe estructurarse la jerarquía de sus OKRs o qué tipos de medición de progreso están permitidos. Los objetivos mal alineados se destacan de inmediato, de modo que se pueden corregir con rapidez.
Conclusión: ¿cuándo es Viva Goals adecuado para OKRs?
En resumen, Viva Goals es una buena opción para empresas pequeñas que ya se sienten cómodas dentro del ecosistema de Microsoft y para las que la flexibilidad, la personalización, el soporte especializado y los informes detallados no son prioritarios.
Sin embargo, Viva Goals no es suficiente para implementar y escalar OKRs a largo plazo en equipos y empresas más grandes. Para eso, faltan funciones importantes y un equipo de expertos que respalde el proceso. Las empresas con ambiciones claras en torno a los OKRs hacen bien en dar sus primeros pasos con herramientas conocidas como Excel y, después, apostar directamente por un software de OKR especializado, totalmente flexible y con funciones completas.
Detrás de Mooncamp hay un equipo de expertos en OKR con experiencia, que te guiará y acompañará durante todo el proceso. Pruébalo hoy mismo.
