Muitas empresas usam o Notion para gerenciar projetos e organizar informações em um só lugar. Por isso, faz sentido também reunir as metas estratégicas da empresa no Notion. Neste guia passo a passo, mostramos como mapear e gerenciar OKRs no Notion. Também vamos ver se realmente vale a pena usar o Notion para OKRs, e quando compensa mais optar por um software de OKR profissional.
- Começo rápido, limites rápidos: o Notion funciona bem para acompanhar um punhado de OKRs em equipes pequenas, mas o design modular aberto vira caos assim que você passa de 50 funcionários
- Faltam funcionalidades essenciais: sem visão em árvore para visualizar o alinhamento, sem lembretes automáticos de check-in, e a análise é tão limitada que você não consegue ver as dependências entre equipes
- Lacuna no processo: você pode guardar os OKRs no Notion, mas não dá para rodar o processo de OKR por lá. Check-ins, revisões e retrospectivas exigem coordenação externa
- Caminho de evolução: use o Notion para aprender o básico de OKR e depois migre para um software dedicado antes de escalar para várias equipes
O que você vai encontrar:
- O que é o Notion?
- Para que serve o Notion?
- OKRs no Notion: veja como fazer passo a passo
- Prós e contras dos OKRs no Notion
- Por que vale a pena um software de OKR
- Conclusão: dá para gerenciar OKRs no Notion?
O que é o Notion?
O Notion é uma ferramenta de anotações e organização que as empresas usam para gerenciar informações e facilitar a colaboração. É um espaço de trabalho tudo em um para notas, tarefas, wikis e projetos, que permite trabalhar de forma produtiva sozinho ou em equipe.
Para que serve o Notion?
O Notion funciona segundo o princípio modular: diferentes tipos de conteúdo, como parágrafos de texto, títulos, imagens, tabelas, PDFs e outros, ficam disponíveis como blocos e podem ser combinados como você quiser. A maioria das empresas usa o Notion como base de conhecimento ou para compartilhar informações.
Aqui estão os principais casos de uso, resumidos:
- Wiki: crie instruções, documente condições de trabalho e monte diretórios de colaboradores
- Gestão de documentos: crie, gerencie e salve documentos de forma centralizada
- Notas: registre e personalize anotações no editor de texto
- Gestão de projetos: gerencie tarefas e projetos
Além disso, também dá para mapear metas e OKRs no Notion. Neste guia, vamos ver em detalhe como isso funciona.
💡 Lembrete: OKR (sigla de "Objectives and Key Results", ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para formular e implementar metas estratégicas nas empresas, composto por três elementos centrais:
- Objetivos: o que eu quero alcançar?
- Resultados-Chave: como eu sei que o Objetivo foi alcançado?
- Iniciativas: como eu alcanço o Objetivo?
Em geral, formulam-se de 2 a 4 Objetivos por equipe, com 2 a 4 Resultados-Chave orientados a resultados para cada Objetivo. Isso depois se traduz em iniciativas (= atividades concretas). Você encontra mais conceitos básicos no nosso Guia de OKR. As vantagens dos OKRs também estão resumidas no nosso blog.
OKRs no Notion: veja como fazer passo a passo
Para exibir e depois gerenciar os OKRs no Notion, você pode criar sua própria visão geral do zero ou usar um modelo de OKR para Notion (alguns são gratuitos). Neste guia, vamos focar em como criar OKRs no Notion do zero. A variante que mostramos aqui exige cinco passos. É claro que o planejamento de OKR já precisa estar concluído antes de começar.
💡 Dica: se você precisar de ajuda para formular bons OKRs, vai encontrar boas práticas e fórmulas úteis no nosso blog. Também reunimos os onze erros mais comuns na hora de implementar OKRs, com dicas de como evitá-los.
Passo 1: crie os bancos de dados
Primeiro, você adiciona um total de três bancos de dados a uma página nova no Notion:
- Objetivos
- Resultados-Chave
- Trimestres
💡 Dica: ter um texto introdutório curto é uma boa oportunidade para incluir também a visão e a missão da empresa na visão geral. Assim, as equipes sempre têm a meta maior em mente ao atualizarem seus OKRs.
Passo 2: adicione e vincule as propriedades
Em seguida, adicione todas as "Propriedades" necessárias como colunas nas três tabelas. Veja a seguir quais propriedades são úteis. Em cada caso, o "Tipo" aparece entre parênteses.
Os Objetivos devem ter as seguintes propriedades:
- Objetivo (Título)
- Trimestre (Relação)
- Resultados-Chave (Relação)
- Status (Seleção)
- Progresso (Rollup)
As seguintes propriedades são úteis para os Resultados-Chave:
- Resultado-Chave (Título)
- Objetivo (Relação)
- Valor Inicial (Número)
- Valor Atual (Número)
- Valor-Alvo (Número)
- Progresso (Fórmula)
- Equipe (Seleção)
- Responsável (Pessoa)
- Prazo (Data)
- Trimestre (Relação)
Uma particularidade aqui são as propriedades do tipo "Relação". Nesse caso, é criado um vínculo recíproco entre dois bancos de dados (tabelas).
Passo 3: adicione as fórmulas de progresso
Com alguns cliques e a fórmula a seguir, você cria um indicador visual de progresso para os Resultados-Chave na propriedade "Progresso", em formato de porcentagem:
((Valor Atual - Valor Inicial)/(Valor-Alvo - Valor Inicial))
Para mostrar o progresso dos Objetivos, a configuração da propriedade rollup no banco de dados de Objetivos deve ficar assim:
Passo 4: defina os Objetivos e Resultados-Chave
Depois que todos os bancos de dados estiverem criados e a estrutura da visão geral de OKR estiver pronta, o próximo passo é dar vida a ela.
Primeiro, você insere os Objetivos e Resultados-Chave já formulados (aqui vamos chamá-los simplesmente de Objetivo 1, Resultado-Chave 1 etc., como exemplo). Depois, você acrescenta o restante das informações até a página ficar parecida com isto:
Os próprios usuários podem definir as opções dos menus suspensos, como a equipe ou o status dos Objetivos (por exemplo, "Em risco", "Em andamento" e "No caminho certo" para o status), além de atribuir cores a elas. Assim, a visão geral pode ser parcialmente personalizada para o sistema de OKR da empresa.
Passo 5: personalize a visão geral
Depois de inserir todos os OKRs, você pode testar filtros, ordenações e layouts para criar visões diferentes e personalizar a página do Notion. Você pode soltar a criatividade (dentro do que o Notion permite) e testar o que funciona melhor para as suas necessidades. Por exemplo, dá para ocultar colunas que você não precisa usar no momento. Isso deixa a visão geral mais simples.
Algumas opções possíveis para os Resultados-Chave são, por exemplo:
- Uma visão em tabela dividida por equipe, em ordem decrescente pelo prazo
- Uma visão Kanban agrupada por trimestre, mostrando também a equipe responsável e o progresso
- Uma visão de linha do tempo, filtrada pelo trimestre atual, que também mostra a equipe responsável e o progresso de cada Resultado-Chave
Os Objetivos, por exemplo, podem ser exibidos como um quadro Kanban e agrupados por status ou trimestre.
No fim, uma visão geral de OKR no Notion pode ficar assim:
💡 Dica: emojis, textos e imagens também podem ser usados para personalizar ainda mais uma página de OKRs no Notion. Vale tudo que ajude a manter a visão geral clara e faça os colaboradores gostarem de trabalhar com OKRs.
Trabalhando com a visão geral e acompanhando o progresso
Mas só a visão geral não é suficiente para trabalhar bem com OKRs. Se os OKRs forem apenas inseridos no Notion, é fácil que eles se percam na correria do dia a dia. Para evitar isso, cada equipe deve estabelecer uma rotina de reporte.
- Todos os responsáveis por OKRs devem inserir os valores reais dos seus Resultados-Chave semanalmente. O Notion compara isso automaticamente com o status desejado e ajusta o progresso.
- O status atual dos Objetivos também deve ser atualizado semanalmente, tarefa que também cabe aos respectivos responsáveis pelos OKRs.
Assim, dá para mapear e acompanhar OKRs no Notion, sim. Mas o Notion não é adequado para escalar os OKRs. Há dois motivos principais para isso:
- quem precisa de funcionalidades mais avançadas (como análises, atualização automática de Resultados-Chave e visualizações) esbarra rápido nos limites da ferramenta.
- o princípio modular aberto do Notion gera caos. Em implementações de OKR maiores (mais de 50 funcionários), isso costuma fazer os colaboradores rejeitarem os OKRs.
A seção a seguir detalha as vantagens e desvantagens do Notion para OKRs e explica quando vale mais a pena optar por um software de OKR especializado.
Prós e contras dos OKRs no Notion
Usado da forma certa, o Notion oferece uma série de vantagens para trabalhar com OKRs:
- ✔️ Plataforma central: os OKRs são gerenciados no mesmo lugar onde ficam tarefas, projetos e informações. Tudo fica acessível em uma única ferramenta.
- ✔️ Ferramenta conhecida: quem já usa o Notion não precisa trocar de ferramenta ao introduzir OKRs. Isso facilita bastante a vida de quem é novo em OKR, de equipes pequenas e de empresas pequenas.
- ✔️ Acesso para todos: em geral, todos os colaboradores podem acessar os OKRs no espaço de trabalho do Notion (com as permissões certas). Isso significa que sempre dá para ver no que as pessoas estão trabalhando durante o ciclo de OKR atual.
Por outro lado, também existem várias desvantagens:
- ❌ Simplicidade demais: o Notion não foi feito para a estrutura de OKR. Por isso, exibir OKRs exige muita improvisação. O conceito aberto do Notion facilmente leva a estruturas confusas e a um "crescimento descontrolado" quando você trabalha com OKRs. Mesmo em empresas pequenas, isso pode virar uma bagunça rapidamente. Para empresas grandes, é ainda mais importante usar um software de OKR especializado em vez do Notion.
- ❌ Análise e reporte: as opções de análise e reporte no Notion são bem limitadas. Você vai procurar em vão por funcionalidades avançadas para analisar os OKRs em detalhe.
- ❌ Visualização: o Notion até oferece algumas opções de layout e filtro para os bancos de dados de OKR. Ainda assim, não é possível visualizar os OKRs, por exemplo, em uma visão em árvore ou como rede. Isso significa que as dependências não podem ser visualizadas no Notion, o que dificulta o alinhamento e prejudica a transparência.
- ❌ Assistência e suporte: o foco do Notion está em notas, wikis e organização. Existem algumas instruções e páginas de ajuda sobre OKRs. Mas o Notion não consegue oferecer o acompanhamento próximo necessário para uma implementação de OKR bem-sucedida, nem suporte especializado.
- ❌ Suporte ao processo: as empresas podem gerenciar OKRs no Notion e acompanhar o progresso deles. Mas não dá para mapear todo o processo de OKR. Por exemplo, a ferramenta não oferece funcionalidades avançadas para os check-ins de OKR, essenciais para a adoção de OKR.
Por que vale a pena um software de OKR
Empresas que querem introduzir e executar OKRs em maior escala devem pensar cedo em migrar para um software de OKR. Quem se sente à vontade com o Notion tem tudo para gostar do Mooncamp. O Mooncamp também aposta em uma interface minimalista e moderna, com um software de OKR de design intuitivo, funcionalidades completas e personalização total.
Com o Mooncamp, as empresas conseguem mapear todo o processo de OKR: do planejamento aos check-ins e à retrospectiva. O software se adapta à empresa, não o contrário.
Além disso, no Mooncamp você cria e atualiza os OKRs de forma fácil e sem complicação. O software oferece a flexibilidade que você já conhece do Notion, combinada com uma interface pensada especificamente para OKRs. A interface clara e intuitiva permite editar equipes, responsáveis, ciclos de OKR e outras propriedades personalizadas com poucos cliques.
As empresas também podem criar painéis personalizados e analisar os OKRs em detalhe. No nosso blog, você encontra dicas de como estruturar o painel de OKR ideal. A variante mais flexível são os Painéis Personalizados, totalmente configuráveis. O Mooncamp também oferece painéis especiais de Progresso de OKR e Saúde do Processo.
Também dá para visualizar os OKRs com clareza em diferentes visões. A visão em árvore, por exemplo, oferece uma visão estratégica completa. A visão em rede deixa visíveis as dependências, os "pontos focais" ou os agrupamentos.
Para integrar ainda melhor os OKRs ao dia a dia de trabalho, você pode vincular facilmente as ferramentas que já usa, como o MS Teams e o Slack. Integrações de dados com ferramentas como Asana, Excel Online ou Jira também permitem atualizações automáticas dos Resultados-Chave. Isso torna o trabalho com OKRs no dia a dia muito mais fácil.
Em todo esse processo, as empresas sempre podem contar com o suporte especializado de profissionais experientes em OKR. Cada cliente recebe acompanhamento próximo durante toda a implementação de OKR.
Conclusão: dá para gerenciar OKRs no Notion?
No fim das contas, sim, dá para mapear OKRs no Notion. Mas a ferramenta só é indicada para acompanhar um número pequeno de OKRs em equipes ou empresas pequenas.
Ela é especialmente indicada se você quer dar os primeiros passos no mundo dos OKRs, principalmente se já trabalha com o Notion. Mas, na hora de se aprofundar nos OKRs ou de implementá-los em várias equipes de empresas grandes, o Notion esbarra nos seus limites mais cedo do que se gostaria.
É preciso muita improvisação. O conceito aberto do Notion também pode gerar rapidamente estruturas emaranhadas e confusão. Como resultado, a transparência e o alinhamento saem prejudicados. Além disso, faltam funcionalidades importantes (como a visualização) e suporte especializado para OKRs. Tudo isso pode levar à rejeição dos OKRs em implementações maiores.
O forte do Notion está claramente na organização de informações, não na implementação de OKRs ou de estratégias de negócio. Por isso, o Notion não é adequado para introduzir e escalar OKRs de forma sustentável em equipes e empresas maiores.
Empresas com ambições de OKR devem migrar para um software de OKR especializado, como o Mooncamp, depois dos primeiros passos no Notion. O software pode ser totalmente personalizado, oferece funcionalidades completas e é intuitivo de usar. Se você quiser continuar usando o Notion para anotações, gestão de projetos e organização, é só combinar o melhor dos dois mundos e vincular as ferramentas entre si.
