- Comece com um piloto: comece com no máximo 100 a 250 funcionários. Crie casos de sucesso antes de escalar para toda a empresa.
- O escalonamento misto vence: introduza os OKRs em uma unidade de negócio completa (de cima a baixo) e depois expanda horizontalmente. Essa é a abordagem mais promissora.
- Pelo menos dois ciclos: não escale depois de um único trimestre. Você precisa de, no mínimo, dois ciclos para aprender o que funciona antes de expandir.
- O método não é a parte difícil: os OKRs são simples de entender. O desafio é estabelecer novas formas de pensar e trabalhar que permitam que o framework dê certo.
Implementar OKRs se tornou uma ambição comum entre líderes de empresas. Mesmo assim, até organizações que já dominam o básico do framework de OKR costumam descobrir que colocá-lo em prática é mais exigente do que imaginavam.
No Mooncamp, já ajudamos centenas de empresas ao redor do mundo a implementar e escalar OKRs com sucesso.
Isso significa que sabemos o que funciona e o que não funciona.
Com base nessa experiência e nas melhores práticas, criamos “O guia completo de implementação de OKR: como escalar OKRs para milhares de funcionários”.
Neste artigo, compartilhamos alguns insights iniciais do guia e mostramos oito passos importantes para uma implementação de OKR bem-sucedida.
O que você vai encontrar:
- Primeiros passos com os OKRs
- Implementar OKRs: por onde começar
- 8 passos para uma implementação de OKR bem-sucedida
- Escalonamento de OKRs dentro da empresa
- Conclusão: a implementação de OKR só funciona com planejamento cuidadoso
- Como implementar OKRs: perguntas frequentes
Primeiros passos com os OKRs
Antes de se comprometer a implementar OKRs na empresa, é importante garantir que todo mundo entendeu o básico. As chances são de que você já tenha lido alguns livros sobre OKR ou assistido a palestras do TED e ao famoso vídeo do Google sobre OKR. Então, vamos recapitular rapidamente o que mais importa:
OKR (sigla de “Objectives and Key Results”, ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para definir e alcançar metas estratégicas dentro das organizações que, quando usado corretamente, gera mais flexibilidade, transparência e sucesso.
💡 Dica: se você quiser relembrar todos os benefícios dos OKRs, confira no nosso blog nove boas razões para começar a usar OKRs hoje mesmo.
A metodologia OKR em si é fácil de entender. Escrever bons OKRs, porém, não é tão simples assim: você precisa encontrar, entre muitos objetivos possíveis, só os que são realmente importantes, e colocá-los no papel.
- Os Objetivos descrevem o que você quer alcançar. São formulados de forma qualitativa, simples e inspiradora.
- Os Resultados-Chave definem como você sabe que a meta foi alcançada. São mensuráveis quantitativamente, SMART, orientados a outcomes e com prazo definido.
- As Iniciativas derivam dos OKRs e determinam como alcançar a meta. São formuladas como atividades concretas que você pode influenciar diretamente.
Uma característica marcante dos OKRs é que eles são criados tanto top-down quanto bottom-up. Normalmente, 40% dos OKRs vêm do nível de liderança. O foco aqui está nas metas estratégicas que abrangem toda a empresa. As equipes desenvolvem os 60% restantes.
💡 Dica: se você quiser relembrar com mais detalhes os fundamentos do framework de OKR, dê uma olhada no nosso Guia de OKR.
Implementar OKRs: por onde começar
Os OKRs só funcionam de verdade quando as condições da empresa são adequadas. Por isso, antes de começar a introduzir OKRs, vale a pena analisar bem o status quo.
Os seguintes requisitos devem ser atendidos:
- Abertura e transparência: todos os colaboradores e gestores devem enxergar a transparência total como algo positivo, estar abertos à nova forma de trabalhar e prontos para mudanças.
- Visão e missão: a empresa deve ter uma visão e uma missão significativas, que ofereçam uma direção estratégica clara.
- Cultura corporativa: deve prevalecer na empresa uma cultura aberta e de valorização, em que os erros sejam vistos como uma oportunidade de aprendizado.
- Distinção da avaliação de desempenho: os OKRs não servem para julgar, e sim para motivar as pessoas a trabalhar de forma mais eficiente e alcançar mais.
- Liderança adequada: os OKRs exigem um estilo de liderança que valorize o coaching e a responsabilidade pessoal em vez de instrução e controle.
8 passos para uma implementação de OKR bem-sucedida
Os fundamentos estão claros e todos os requisitos foram atendidos? Então é hora de planejar a implementação. Introduzir OKRs em organizações com várias centenas ou até milhares de funcionários exige uma estratégia e uma abordagem clara. Nossa experiência no Mooncamp mostra que uma implementação de OKR bem-sucedida costuma acontecer em oito passos.
1. Defina uma meta clara
Antes de planejar o processo de implementação em termos concretos, é preciso ter claro qual meta está sendo perseguida com a transformação. Isso nem sempre precisa ser uma implementação completa de OKR em toda a organização.
Na prática, existem duas abordagens possíveis: tornar-se totalmente ágil ou seguir por uma abordagem mista. Uma organização fortemente orientada pelo mercado e sujeita a mudanças rápidas no ambiente pode se beneficiar muito da agilidade total. Já se existem divisões na organização que podem ser gerenciadas de forma mais previsível, talvez seja mais sensato não trabalhar com OKRs em toda a organização.
2. Defina o escopo e os parâmetros
Depois de definidas as metas da empresa para a transformação, o próximo passo é definir o escopo da implementação passo a passo. Nesse contexto, os seguintes pontos são importantes:
- Tamanho do grupo piloto
- Área
- Duração
- Tempo de preparação
- Critérios de sucesso
- Sistemas
- Comunicação
- Reuniões
Recomendamos começar por uma área da organização que já tenha experiência com métodos ágeis ou que, no mínimo, demonstre afinidade com eles. Antes de o primeiro ciclo ativo começar, também é preciso definir como acompanhar e avaliar o sucesso dos OKRs ao longo do processo (por exemplo, um sistema de semáforo com “Em risco”, “Fora do caminho” e “No caminho certo”, ou uma escala de 0,0 a 1,0), onde gerenciar os OKRs de forma centralizada (por exemplo, em um software de OKR como o Mooncamp), e qual deve ser a estratégia de comunicação.
💡 Dica: nossas recomendações para todos os pontos citados acima estão resumidas no Guia de implementação de OKR, incluindo uma checklist para garantir que nada seja esquecido.
3. Selecione o grupo piloto com cuidado
Depois de definir os parâmetros de referência, o próximo passo é encontrar o grupo piloto certo. Além do tamanho, é importante
- criar uma base estável para a transformação ágil,
- escolher um grupo piloto no qual os OKRs possam ser integrados com facilidade aos processos de planejamento e reporte já existentes, e
- envolver colaboradores e gestores de diferentes níveis hierárquicos e departamentos, se possível.
Por fim, também é útil envolver colaboradores que tenham vontade genuína de contribuir para a mudança na empresa, tornando-se assim influenciadores internos.
💡 Dica: uma regra geral para as empresas é começar com grupos piloto de, no máximo, 100 a 250 funcionários. Alguns estarão altamente engajados, outros apenas vão participar.
4. Envolva as pessoas-chave desde cedo
Uma parte importante do planejamento é responder logo no início à seguinte pergunta: quem deve estar envolvido? É importante ter o apoio do mais alto nível de liderança (OKR executive sponsor, por exemplo o CEO) e do departamento de RH (OKR people lead). Você também deve ter um gestor (de preferência da alta liderança) apoiando e liderando o projeto (OKR project lead). Por último, mas não menos importante, você precisa saber quais colaboradores e líderes de equipe (OKR owner) são responsáveis pelo processo de OKR.
Os chamados OKR coaches também são fundamentais na hora de colocar os OKRs em prática no dia a dia. Eles acompanham o programa de OKR a longo prazo, atuam como moderadores do processo, orientam sobre a metodologia, contribuem com boas práticas e envolvem todos os principais stakeholders. Principalmente no primeiro ciclo de OKR, pode valer a pena atribuir esse papel a especialistas externos em OKR, para aproveitar o conhecimento e as habilidades deles (mais sobre isso no passo 5).
💡 Dica: dependendo do tamanho da empresa, às vezes faz sentido ter vários OKR coaches. Você descobre o número máximo de equipes que um OKR coach deve supervisionar no nosso Guia de implementação de OKR.
5. Apoie todos os participantes com coaching
Trabalhar com OKRs exige conhecimento específico. Para garantir que todos os envolvidos tenham esse conhecimento, faz sentido apoiar o processo com treinamentos, workshops e coaching.
Ofereça treinamentos personalizados, conduzidos por especialistas (externos) em OKR, de acordo com o papel que cada pessoa vai assumir. O treinamento deve acontecer tanto antes (por exemplo, coaching de liderança, instrução teórica, treinamento de comunicação) quanto durante os primeiros ciclos ativos de OKR.
💡 Dica: consultores externos de OKR podem construir uma base sólida nas primeiras sessões de treinamento e coaching, ensinando os fundamentos. Depois, esse conhecimento pode ser repassado internamente. Os participantes do projeto piloto se tornam então embaixadores ou OKR champions.
6. Implemente os primeiros OKRs no projeto piloto
Depois de concluídos todos os preparativos, o primeiro ciclo de OKR pode ser colocado em prática no grupo piloto. Ou seja, Objetivos específicos e Resultados-Chave mensuráveis para o primeiro ciclo são elaborados e definidos em conjunto em workshops. Em seguida, o ciclo começa, os OKRs são implementados e o progresso é medido.
7. Reflita sobre a fase piloto e peça feedback continuamente
Enquanto a Revisão de OKR reflete o conteúdo, ou seja, o status dos OKRs, você também deve observar o processo ou o próprio método de OKR e buscar potencial de melhoria em uma Retrospectiva de OKR. Em geral, isso deve acontecer sempre que você trabalhar com OKRs, mas é especialmente importante nos primeiros ciclos.
Nesse contexto, é importante que a reunião esteja bem preparada.
- A reunião deve ser anunciada com bastante antecedência. O ideal é agendá-la logo no início do processo e lembrar todos os participantes com pelo menos duas semanas de antecedência.
- Antes da reunião, cada participante deve revisar individualmente o último ciclo de OKR e analisar o processo.
- A reunião deve seguir uma pauta definida.
A meta desta etapa é criar um exemplo de sucesso excepcional que inspire e motive outros grupos, e que sirva de base para o escalonamento seguinte.
8. Planeje a implantação: vamos escalar! 🚀
Normalmente, são necessários pelo menos dois ciclos para que o piloto gere insights suficientes para o próximo passo: implantar os OKRs em mais equipes e departamentos.
📝 Nota: os OKRs são um framework de definição de metas, não um conjunto fixo de regras. Pode levar um tempo até que todos os aspectos de trabalhar com OKRs se adaptem ao contexto específico de cada organização. É normal ter dificuldades no início e achar os primeiros ciclos caóticos. Persista, reflita sobre os erros e encare-os como uma oportunidade de aprendizado. Fiel ao lema “crawl, walk, run” de Ben Lamorte, ou seja, sempre um passo de cada vez: primeiro engatinhe, depois ande, depois corra.
E agora? Como escalar os OKRs na empresa
Quando chega a hora de levar os OKRs para toda a empresa, surge uma pergunta: como vamos escalar? Dependendo de como o grupo piloto foi selecionado, existem abordagens diferentes. Nosso Guia de implementação de OKR explica os benefícios e os riscos de cada abordagem, e exatamente como elas funcionam.
Basicamente, existe uma distinção entre:
- Horizontal: ao longo das estruturas organizacionais (por exemplo, departamentos e funções) ou dos fluxos de valor.
- Vertical: bottom-up, top-down ou em uma abordagem mista (Mixed Scaling)
Bom, já podemos adiantar uma coisa: várias centenas de implementações de OKR bem-sucedidas com o Mooncamp ao redor do mundo mostraram que o Mixed Scaling é a abordagem mais promissora e, ao mesmo tempo, mais desafiadora. Essa abordagem consiste em introduzir os OKRs em toda uma unidade de negócio, do nível de liderança até a execução, e então escalar a partir daí.
💡 A propósito: nosso Guia de implementação de OKR também traz seis dicas extras que ajudam você a não esquecer de nada ao escalar e a introduzir os OKRs com sucesso, passo a passo, em toda a empresa, seguindo a abordagem Mixed Scaling.
Conclusão: introduzir OKRs só funciona com planejamento cuidadoso
Você não consegue passar a trabalhar de forma ágil com OKRs da noite para o dia. Isso exige tempo, dinheiro e recursos, além de uma implantação bem planejada com escalonamento posterior. Cada empresa é única, mas ainda assim existem aprendizados gerais e boas práticas que podem ajudar você a começar.
Em vez de “simplesmente sair fazendo”, vale a pena contar com o conhecimento de especialistas e desenvolver um plano claro. Nosso Guia de implementação de OKR tem tudo o que você precisa para implementar e escalar OKRs em grandes empresas: do conhecimento básico até as diferentes abordagens e opções de escalonamento.
Além disso: o desafio de introduzir OKRs não está na metodologia em si, mas no fato de que é preciso estabelecer novas formas de pensar e trabalhar para que o framework revele todo o seu potencial. Isso exige uma transição profunda dentro da empresa, com rotinas que precisam ser rompidas.
A tecnologia, principalmente um software de OKR como o Mooncamp, pode apoiar todas as etapas e ajudar a integrar os novos processos e estruturas à rotina de trabalho de forma sustentável. Ele visualiza metas e estruturas, funciona como um ponto central de comunicação e facilita a avaliação orientada por dados. Por isso, vale a pena pensar em uma ferramenta adequada desde cedo. O importante aqui é que o software se adapte às necessidades da empresa, e não o contrário.
💡 A propósito: com o Mooncamp, cada parte do sistema de OKR pode ser adaptada às suas necessidades, aos seus processos internos e à sua própria terminologia, de forma simples e intuitiva.
