Muchas empresas usan Notion para gestionar proyectos y centralizar toda su información en un solo lugar. Por eso tiene sentido llevar también los objetivos estratégicos de la empresa a Notion. En esta guía paso a paso te mostramos cómo mapear y gestionar OKRs en Notion. También veremos si realmente tiene sentido usar Notion para los OKRs y en qué momento merece la pena dar el salto a un software de OKR profesional.
- Arranque rápido, límites rápidos: Notion funciona para hacer seguimiento de un puñado de OKRs en equipos pequeños, pero su diseño modular y abierto genera caos en cuanto superas los 50 empleados
- Faltan funciones clave: no hay vistas de árbol para visualizar la alineación, no hay recordatorios automáticos de check-in, y el análisis es tan limitado que no puedes ver las dependencias entre equipos
- Vacío de proceso: puedes guardar los OKRs en Notion, pero no puedes ejecutar el proceso de OKR ahí. Los check-ins, las revisiones y las retrospectivas necesitan coordinación externa
- Ruta de aprendizaje: usa Notion para aprender los fundamentos de OKR y luego migra a un software especializado antes de escalar a varios equipos
Qué vas a encontrar:
- ¿Qué es Notion?
- ¿Para qué se usa Notion?
- OKRs en Notion: así se hace, paso a paso
- Ventajas y desventajas de los OKRs en Notion
- Por qué merece la pena un software de OKR
- Conclusión: ¿se puede gestionar OKRs con Notion?
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta para tomar notas y organizar información que las empresas usan para centralizar datos y facilitar la colaboración. Es un espacio de trabajo todo en uno para notas, tareas, wikis y proyectos que permite trabajar de forma productiva tanto en solitario como en equipo.
¿Para qué se usa Notion?
Notion funciona según un principio modular: distintos tipos de contenido, como párrafos de texto, títulos, imágenes, tablas, PDFs y más, están disponibles como bloques y se pueden combinar como quieras. La mayoría de las empresas usan Notion como base de conocimiento o para compartir información.
Estos son los casos de uso más importantes de un vistazo:
- Wiki: crea instrucciones, documenta las condiciones de trabajo y elabora directorios de empleados
- Gestión documental: crea, gestiona y guarda documentos de forma centralizada
- Notas: registra y personaliza notas en el editor de texto
- Gestión de proyectos: gestiona tareas y proyectos
Además, en Notion también se pueden mapear objetivos y OKRs. En esta guía profundizamos en cómo funciona.
💡 Recordatorio: OKR (siglas de "Objectives and Key Results" u objetivos y resultados clave) es un marco ágil para formular e implementar objetivos estratégicos en las empresas que consta de tres elementos centrales:
- Objetivos: ¿qué quiero lograr?
- Resultados clave: ¿cómo sé que he alcanzado el objetivo?
- Iniciativas: ¿cómo logro el objetivo?
Por norma general, se formulan de 2 a 4 objetivos por equipo y de 2 a 4 resultados clave orientados a resultados por cada objetivo. El resultado se traduce después en iniciativas (= actividades concretas). Encontrarás más conceptos básicos en nuestra guía de OKR. Las ventajas de los OKRs también están resumidas en nuestro blog.
OKRs en Notion: así se hace, paso a paso
Para mostrar y luego gestionar OKRs en Notion, puedes crear tu propia vista general o usar una plantilla de OKR para Notion (algunas son gratuitas). En esta guía nos centramos en cómo crear OKRs en Notion desde cero. La variante que mostramos aquí requiere cinco pasos. Por supuesto, la planificación de OKR debe estar completada de antemano.
💡 Consejo: si necesitas orientación para formular buenos OKRs, en nuestro blog encontrarás fórmulas y buenas prácticas útiles. También hemos resumido los once errores más comunes al implementar OKRs, con consejos para evitarlos.
Paso 1: crea las bases de datos
Primero, se añaden un total de tres bases de datos a una página nueva en Notion:
- Objectives (Objetivos)
- Key Results (Resultados clave)
- Quarters (Trimestres)
💡 Consejo: un texto introductorio breve es una buena oportunidad para incluir también la visión y la misión de la empresa en la vista general. Así, los equipos siempre tienen presente el objetivo global cuando actualizan sus OKRs.
Paso 2: añade y vincula propiedades
A continuación, añade todas las "propiedades" necesarias como columnas en las tres tablas. A continuación tienes una lista con las propiedades más útiles. En cada caso, el "tipo" aparece entre paréntesis.
Los objetivos deberían tener las siguientes propiedades:
- Objective / Objetivo (Título)
- Quarter / Trimestre (Relación)
- Key Results / Resultados clave (Relación)
- Status / Estado (Selección)
- Progress / Progreso (Rollup)
Para los resultados clave son útiles las siguientes propiedades:
- Key Result / Resultado clave (Título)
- Objective / Objetivo (Relación)
- Initial Value / Valor inicial (Número)
- Current Value / Valor actual (Número)
- Target Value / Valor objetivo (Número)
- Progress / Progreso (Fórmula)
- Team / Equipo (Selección)
- Owner / Responsable (Persona)
- Timeframe / Plazo (Fecha)
- Quarter / Trimestre (Relación)
Una característica especial son las propiedades del tipo "relación". En este caso, se crea un vínculo recíproco entre dos bases de datos (tablas).
Paso 3: añade las fórmulas de progreso
Con unos pocos clics y la siguiente fórmula, puedes crear un indicador visual de progreso para los resultados clave en la propiedad "Progreso", expresado como porcentaje:
((Valor actual - Valor inicial)/(Valor objetivo - Valor inicial))
Para mostrar el progreso de los objetivos, la configuración de la propiedad rollup en la base de datos de objetivos debería verse así:
Paso 4: define los objetivos y resultados clave
Una vez creadas todas las bases de datos y montada la estructura de la vista general de OKR, el siguiente paso es darle vida.
Primero se introducen los objetivos y resultados clave formulados (aquí los llamaremos simplemente Objetivo 1, Resultado clave 1, etc., como ejemplo). Después se añade el resto de la información hasta que la página tenga un aspecto parecido a este:
Los usuarios pueden definir por su cuenta las opciones de los menús desplegables, como el equipo o el estado de los objetivos (por ejemplo, "En riesgo", "En progreso" y "En el buen camino" para el estado), y asignarles colores. De este modo, la vista general se puede adaptar en parte al sistema de OKR de la empresa.
Paso 5: personaliza la vista general
Una vez introducidos todos los OKRs, puedes experimentar con filtros, ordenaciones y diseños para crear distintas vistas y personalizar la página de Notion. Puedes dar rienda suelta a la creatividad (dentro de lo que permite Notion) y probar qué se adapta mejor a tus necesidades. Por ejemplo, puedes ocultar las columnas que no necesites en cada momento. Esto simplifica la vista general.
Algunas opciones posibles para los resultados clave son, por ejemplo:
- Una vista de tabla dividida por equipo, ordenada de forma descendente según el plazo
- Una vista Kanban agrupada por trimestre, mostrando también el equipo responsable y el progreso
- Una vista de línea temporal, filtrada por el trimestre actual, que también muestra el equipo responsable y el progreso de cada resultado clave
Los objetivos, por ejemplo, se podrían mostrar como un tablero Kanban y agrupar según el estado o el trimestre.
Al final, una vista general de OKR en Notion podría verse así:
💡 Consejo: también puedes usar emojis, texto e imágenes para personalizar aún más una página de OKRs en Notion. Todo lo que aporte claridad y ayude a que los empleados disfruten trabajando con OKRs está permitido.
Trabajar con la vista general y hacer seguimiento del progreso
Pero una vista general por sí sola no basta para trabajar con éxito con OKRs. Si los OKRs solo se introducen en Notion, es fácil que se pierdan en el día a día. Para evitarlo, los equipos deberían establecer una rutina de reporting.
- Todos los responsables de OKR deberían introducir los valores reales de sus resultados clave cada semana. Notion los compara automáticamente con el estado deseado y ajusta el progreso.
- El estado de los objetivos también debería actualizarse semanalmente. De esto también se encargan los respectivos responsables de OKR.
Así, los OKRs sí se pueden mapear y hacer seguimiento en Notion. Sin embargo, Notion no es adecuado para escalar los OKRs. Hay dos razones principales para esto:
- Quien necesite funciones avanzadas (por ejemplo, análisis, actualización automática de resultados clave, visualizaciones) llegará rápido a los límites de la herramienta.
- El principio modular abierto de Notion genera caos. En implementaciones de OKR más grandes (más de 50 empleados), esto suele hacer que los empleados terminen rechazando los OKRs.
En el siguiente apartado analizamos con más detalle las ventajas y desventajas de Notion para los OKRs, y aclaramos cuándo tiene más sentido optar por un software de OKR especializado.
Ventajas y desventajas de los OKRs en Notion
Usado correctamente, Notion ofrece varias ventajas para trabajar con OKRs:
- ✔️ Plataforma central: los OKRs se gestionan en el mismo lugar donde también se guardan las tareas, los proyectos y la información. Todo se puede consultar desde una sola herramienta.
- ✔️ Herramienta conocida: quien ya trabaja con Notion no tiene que cambiar de herramienta al introducir los OKRs. Esto puede facilitar especialmente el arranque a quienes son nuevos en OKR, a equipos pequeños y a empresas pequeñas.
- ✔️ Acceso para todos: por lo general, todos los empleados pueden acceder a los OKRs en el espacio de trabajo de Notion (con la configuración de permisos adecuada). Esto permite ver en todo momento en qué se está trabajando durante el ciclo de OKR actual.
Sin embargo, también hay muchas desventajas:
- ❌ Excesiva simplicidad: Notion no está diseñado para la estructura de los OKRs. Por eso, mostrar los OKRs exige mucha improvisación. El concepto abierto de Notion tiende a generar estructuras confusas y un "crecimiento descontrolado" al trabajar con OKRs. Incluso en empresas pequeñas, esto puede volverse rápidamente caótico y engorroso. Para las empresas grandes, resulta aún más importante trabajar con un software de OKR especializado en lugar de Notion.
- ❌ Análisis y reporting: las opciones de análisis y reporting en Notion son muy limitadas. Buscarás en vano funciones avanzadas con las que analizar los OKRs en detalle.
- ❌ Visualización: Notion sí ofrece algunas opciones de diseño y filtrado para las bases de datos de OKR. Aun así, no es posible visualizar los OKRs, por ejemplo, en una vista de árbol o como red. Esto significa que las dependencias no se pueden visualizar en Notion, lo que dificulta la alineación y reduce la transparencia.
- ❌ Asistencia y soporte: el foco de Notion está en las notas, las wikis y la organización. Existen algunas guías y páginas de ayuda sobre OKRs. Sin embargo, Notion no puede ofrecer el acompañamiento cercano que requiere un despliegue de OKR exitoso, ni soporte especializado.
- ❌ Soporte de proceso: las empresas pueden gestionar OKRs en Notion y hacer seguimiento de su progreso. Sin embargo, no es posible mapear todo el proceso de OKR. Por ejemplo, la herramienta no ofrece funciones avanzadas para los check-ins de OKR, que son esenciales para la adopción de OKR.
Por qué merece la pena un software de OKR
Las empresas que quieren introducir y ejecutar OKRs a gran escala deberían plantearse pronto el salto a un software de OKR. Quienes se sienten cómodos con Notion encontrarán en Mooncamp una gran opción. Mooncamp también apuesta por una interfaz minimalista y moderna, y ofrece un software de OKR diseñado de forma intuitiva, con funciones completas y totalmente personalizables.
Con Mooncamp, las empresas pueden mapear todo el proceso de OKR, desde la planificación hasta los check-ins y la retrospectiva. El software se adapta con flexibilidad a la empresa, y no al revés.
Además, en Mooncamp los OKRs se crean y actualizan de forma sencilla y sin complicaciones. El software ofrece la flexibilidad a la que ya estás acostumbrado en Notion, combinada con una interfaz pensada específicamente para OKRs. La interfaz clara e intuitiva te permite editar equipos, responsables, ciclos de OKR y otras propiedades personalizadas con solo unos clics.
Las empresas también pueden crear dashboards individuales y analizar los OKRs en detalle. En nuestro blog encontrarás consejos sobre cómo debería estructurarse un dashboard de OKR ideal. La variante más flexible son los Dashboards personalizados, totalmente configurables. Mooncamp también ofrece dashboards especiales para el progreso de OKR y la salud del proceso.
También es posible visualizar los OKRs con claridad en distintas vistas. La vista de árbol, por ejemplo, ofrece una visión estratégica completa. La vista de red hace visibles las dependencias, los "puntos calientes" o los grupos.
Para integrar aún mejor los OKRs en el día a día laboral, puedes vincular fácilmente las herramientas que ya usas, como MS Teams y Slack. Las integraciones de datos con herramientas como Asana, Excel Online o Jira también permiten actualizaciones automáticas para los resultados clave. Esto hace que trabajar con OKRs en el día a día sea mucho más sencillo.
En todo este proceso, las empresas siempre pueden contar con el soporte especializado de profesionales de OKR con experiencia. Cada cliente recibe un acompañamiento cercano durante todo el despliegue de OKR.
Conclusión: ¿se puede gestionar OKRs con Notion?
En definitiva, sí es posible mapear OKRs en Notion. Sin embargo, la herramienta solo es adecuada para hacer seguimiento de un número reducido de OKRs en equipos o empresas pequeñas.
Es especialmente útil si quieres dar tus primeros pasos en el mundo de los OKRs, sobre todo si ya trabajas con Notion. Pero en cuanto se trata de profundizar en los OKRs o desplegarlos en varios equipos dentro de empresas grandes, Notion llega antes o después a sus límites.
Hace falta mucha improvisación. El concepto abierto de Notion también puede generar rápidamente estructuras enredadas y confusión. Como consecuencia, la transparencia y la alineación se resienten. Además, faltan funciones importantes (por ejemplo, la visualización) y soporte especializado para OKRs. Todo esto puede llevar a que los OKRs se rechacen en implementaciones más grandes.
El punto fuerte de Notion está claramente en la organización de la información, no en la implementación de OKRs o de estrategias empresariales. Por eso, Notion no es adecuado para introducir y escalar los OKRs de forma sostenible en equipos y empresas grandes.
Las empresas con ambiciones de OKR deberían dar el salto a un software de OKR especializado, como Mooncamp, después de sus primeros pasos en Notion. El software se puede personalizar por completo, ofrece funciones completas y es intuitivo de usar. Si quieres seguir usando Notion para tomar notas, gestionar proyectos y organizarte, simplemente combina lo mejor de ambos mundos y vincula las herramientas entre sí.
