Um dos grandes benefícios dos OKRs como framework estratégico é que eles criam alinhamento em toda a organização. Só que fazer todas as equipes e colaboradores remarem na mesma direção não acontece por mágica. Um workshop de OKR ajuda a alinhar as metas e abre caminho para uma colaboração mais fluida.
- Dois tipos de workshop: Planejamento (criar os rascunhos de OKR) e Alinhamento (coordenar as dependências entre as equipes). Faça o planejamento primeiro.
- Alinhamento de 360 graus: um representante de cada equipe funcional participa. Verifique a alocação de recursos, a contribuição para os OKRs da empresa e as dependências entre equipes.
- Publique em até 48 horas: os OKRs devem ser finalizados e compartilhados logo depois do alinhamento. Atrasos geram desalinhamento.
- A transparência pode substituir os workshops: se os rascunhos de OKR forem compartilhados abertamente desde o início, as reuniões formais de alinhamento podem se tornar desnecessárias.
Neste artigo, explicamos o que é um workshop de OKR e por que ele é importante. Também vamos ver como um workshop de alinhamento de OKR é estruturado, incluindo uma agenda e um checklist de preparação.
O que você vai encontrar:
- O que é um workshop de OKR?
- Por que os workshops de OKR são importantes?
- Workshop de alinhamento de OKR: preparação e processo
- Workshop de OKR: perguntas frequentes
O que é um workshop de OKR?
Os "workshops de OKR" podem ser definidos como alguns dos encontros e eventos fixos que giram em torno dos OKRs dentro de um ciclo de OKR. Eles formam o núcleo do sistema de OKR da empresa e acontecem tanto no nível da empresa quanto no nível de equipe. Nesse contexto, os workshops de OKR da empresa costumam ser agendados antes dos workshops das equipes.
💡 Lembrete: OKR (sigla de "Objectives and Key Results", ou Objetivos e Resultados-Chave) é um framework ágil para formular e implementar metas estratégicas nas empresas, composto por três elementos centrais:
- Objetivos: o que eu quero alcançar?
- Resultados-Chave: como eu sei que a meta foi alcançada?
- Iniciativas: como eu alcanço a meta?
Normalmente, são formulados de 2 a 4 Objetivos por equipe, com 2 a 4 Resultados-Chave orientados a resultado por Objetivo. Esse trabalho é então desdobrado em iniciativas (ou seja, tarefas específicas). Mais informações estão disponíveis no nosso guia de OKR.
Diferentes tipos de workshop de OKR
Um ciclo de OKR inclui os seguintes workshops:
- Sessão de planejamento de OKR (também chamada de definição de OKR)
- Workshop de alinhamento de OKR
A Revisão de OKR e a Retrospectiva de OKR também podem ser realizadas em formato de workshop. Na maioria dos casos, porém, são reuniões "normais".
💡 Observação: reuniões servem para discutir e debater ideias. Já os workshops têm o objetivo de trabalhar em conjunto para chegar a um resultado concreto. Vale pensar com cuidado sobre qual formato faz mais sentido na hora de estruturar o ciclo de OKR.
Por que os workshops de OKR são importantes?
Os workshops de OKR criam comprometimento por meio de datas fixas. Eles dão estrutura ao ciclo de OKR e determinam quando as equipes devem trabalhar juntas nos OKRs. Também garantem que os OKRs não sejam esquecidos no dia a dia da empresa e sejam revisados e reajustados regularmente.
Além disso, os workshops de OKR cumprem as seguintes funções:
- Aumentar o engajamento: o workshop envolve os colaboradores desde o início. Isso ajuda a entender melhor como as tarefas do dia a dia contribuem para as metas da empresa e aumenta o comprometimento deles com a implementação dos OKRs.
- Criar foco: os workshops de OKR levam empresas e equipes a priorizar e focar no que é mais importante no curto prazo.
O propósito do workshop de OKR pode variar dependendo de em que ponto do ciclo de OKR você está. O foco está sempre em criar algo em conjunto, seja os OKRs do próximo ciclo, seja um alinhamento entre equipes.
Em foco: o workshop de alinhamento de OKR
Neste artigo, olhamos mais de perto o workshop de alinhamento de OKR, incluindo uma agenda de workshop de OKR e um checklist de preparação. O objetivo desse tipo de workshop de OKR é identificar de quais outras equipes a sua depende. Ele também revela oportunidades de colaboração.
💡 Dica: o workshop de planejamento de OKR sempre acontece antes do workshop de alinhamento de OKR. Resumimos a melhor forma de conduzir esse workshop na prática em um artigo separado. Os critérios para bons Objetivos e Resultados-Chave, além de dicas concretas de como formulá-los, também estão no nosso artigo "Como escrever OKRs: um guia para Objetivos e Resultados-Chave eficazes".
Quais preparações são necessárias?
Para que o workshop de alinhamento de OKR seja o mais produtivo possível, alguns passos de preparação precisam ser seguidos.
- Todos os responsáveis pelos OKRs devem pensar em quais outras equipes ou OKRs podem precisar para alcançar os próprios OKRs. O resultado dessa reflexão prévia vai determinar quem participa do workshop.
- Todos os participantes devem ser avisados com bastante antecedência sobre quando o workshop vai acontecer. Por exemplo, as datas do alinhamento podem ser combinadas e comunicadas durante o planejamento de OKR, assim que os rascunhos estiverem prontos.
- A apresentação dos OKRs deve ser preparada antes do workshop, de forma clara e fácil de entender. Assim, todos os participantes conseguem captar rapidamente do que se trata e dar um feedback construtivo.
Além disso, defina com antecedência onde o workshop de OKR vai acontecer (presencial ou remoto, por exemplo), quanto tempo vai ser necessário e quem vai participar.
⏱ Duração e frequência
- De 2 a 6 horas (dependendo do número de participantes)
- Depois do workshop de planejamento de OKR e antes do início do próximo ciclo de OKR (geralmente trimestral, de 1 a 2 semanas antes)
- Quantos workshops forem necessários (dependendo da quantidade e da duração das discussões)
👥 Participantes
- Os responsáveis pelos OKRs das equipes cujos OKRs são interdependentes
- O executivo responsável pelos OKRs no nível da empresa
- O coach de OKR ou OKR Master responsável (opcional)
Como funciona o processo de um workshop de alinhamento de OKR?
Na prática, um workshop de OKR voltado ao alinhamento entre equipes ou departamentos costuma ser dividido em duas fases: a apresentação dos rascunhos de OKR vindos do workshop de planejamento de OKR e a publicação dos OKRs. A primeira fase é o workshop em si, e a segunda é a apresentação dos resultados.
Por exemplo, uma agenda de workshop de OKR pode ser assim:
- Introdução (10 minutos)
- Apresentação dos rascunhos do planejamento de OKR (5 minutos por responsável de OKR)
- Discussão, feedback e perguntas (± 15 a 20 minutos por responsável de OKR)
- Resumo dos resultados (10 a 15 minutos)
A segunda fase, a publicação dos OKRs, pode acontecer direto ao final de um workshop bem-sucedido ou depois (no máximo dois dias mais tarde). A melhor abordagem depende de os OKRs já terem sido visualizados e preparados entre o planejamento e o alinhamento, por exemplo em um diagrama em árvore de OKR. O recomendado é transferir os OKRs para um modelo de acompanhamento (por exemplo, o nosso Modelo de Acompanhamento de OKR no Google Sheets) ou para um software de OKR o quanto antes.
Importante: os OKRs devem estar formulados o suficiente para poderem ser publicados até o fim do workshop de alinhamento. Se, depois de uma sessão de OKR, ainda restarem dúvidas, é preciso marcar novas discussões.
O que é definido no workshop?
Existem várias formas de alinhar os OKRs dentro de uma empresa. Na prática, o mais comum é um workshop com alinhamento de 360 graus. Um representante de cada equipe funcional participa, normalmente o gestor da equipe.
Os seguintes pontos são definidos em conjunto durante as discussões do workshop:
- Há recursos suficientes (dinheiro, pessoas, máquinas)? E esses recursos estão distribuídos de forma adequada?
- Os OKRs de cada equipe contribuem de forma significativa para os OKRs da empresa?
- Todas as dependências em relação a outras equipes foram consideradas?
💡 Dica: se você apostar em total transparência ao longo do processo de OKR, talvez até consiga pular o workshop de alinhamento de OKR. Os rascunhos de OKR são então compartilhados abertamente e discutidos de forma proativa desde o início.
O Mooncamp funciona muito bem para isso: você pode criar quantos Planning Spaces quiser direto na plataforma. Nesses espaços virtuais fechados, as equipes registram seus rascunhos de OKR antes de publicá-los. Assim, os OKRs podem ser compartilhados e receber feedback antecipado.
No entanto, empresas que estão começando com OKRs costumam ter dificuldade com esse nível de transparência. Por isso, um workshop de OKR adicional para alinhamento é importante nas fases iniciais.
